Профессия «Секретарь»
материал (10 класс) на тему

Департамент образования администрации г.Братска

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Открытая (сменная) общеобразовательная школа № 1»

муниципального образования города Братска

(МБОУ «О(С)ОШ № 1»)

Профессия «Секретарь»

Подготовила: Паненкова С.Н.

Цели:

• Учебная: формирование установки на осознанный выбор профессии «Секретарь», через объяснение учащимся, какие функции и возможности у секретарей.
• Развивающая: развивать мотивы образовательной деятельности (необходимость в получении профессии).

             Воспитательная: воспитывать уважение к профессии.

Оборудование: презентация, видеоролик, раздаточный материал

План

1. Немного из истории.

2. Возможности секретаря-референта.

3. Основные функции секретаря.

4. Современные требования.

5. Классификация секретарей.

6. Обязанности.(+ игра)

7. Вывод.

1. Немного из истории.

Секретари появились в  Древнем  Риме  в  качестве  хранителей  чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы. А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и  пэров постепенно  превратились  в  делопроизводителей.   Традиционно   в   роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Возможности секретаря-референта.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается  пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день  руководитель,  первый,  кто  отвечает  на  телефонные  звонки.   От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в  которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в  «форме»  :  тщательно  и  продуманно одет, опрятен, готов  быстро  и  квалифицированно  выполнить  данные  ему поручения.,уметь спокойно  ,  без  растерянности,  резкости,  суеты  и  с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно  выходить  из  трудных ситуаций, в частности, не видеть и  не  слышать  того,  чего  не  следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел:  ведет работу  с  документами,  участвует  в   проведении   деловых   встреч   и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает  распоряжение  по поручению руководства,  осуществляет  запись  посетителей  на  прием.  Но иногда приходится делать и разовые поручения, например,  передачу  денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного  сослуживца  и  так

далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с  подчиненными  и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно,  четко  и  оперативно  классифицировать  ее  часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

3.Основные функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая  подготовка,  включающая как высокий уровень  общего  образования,  так  и  специфические  знания, которые могут  быть  определены  в  соответствии  с  основными  функциями секретаря:

.  знания,   необходимые  для   эффективного   участия   в   информационно- документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя  (владение такими техническими  средствами,  как  персональный  компьютер,  телефон, факс, ксерокс);

. знания,  связанные  с  основными  направлениями  деятельности  фирмы,  ее внутренней структурой и внешними  связями  ;  заниями  правовых  актов  и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

. знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы  и  ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей,  при  деловой   переписке   и   деловых   переговорах,   при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

4.Современные требования.

Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарь  должен  обладать

следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

5.Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на  телефоне.  В  ее  обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и  клиентов.  На

этой должности необязательно знание языка. Основное требование  –  умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность  информатора.  Только  в  этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая  же  высокая  должность   –PERSONAL   SEKRETARY   –   помощник  генерального директора или президента. В  этом  случае  девушка  работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так  и на  английских  языках,  сопровождает  директора  в  командировки.  Здесь большое    внимание    уделяется    внешним     данным,     аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем,   но   и    инициатором.   Знать,   что    ответить,    как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно  вырасти  из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится  в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль  секретаря в   ритмичном   эффективном   функционировании    фирмы,    в    создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

6.Обязанности.

Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

. учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей  корреспонденции

для доклада руководству;

.  оформление   (в  том  числе  печатание)  и  рассылка   распределительных

документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;

. подготовка  по  указанию  руководителя  и  согласование  со  структурными

подразделениями    проектов   отдельных   приказов,    справок,    писем,

командировочных удостоверений и других документов;

. оформление протоколов рассылок выписок из них;

. анализ справок и докладов  структурных  подразделений  с  заключениями  и

предложениями по ним;

. подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям,  совещаниям,

конференциям, семинарам и съездам;

. прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

. организация приемов посетителей;

. прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка

поступающей, исходящей и внутренней  корреспонденции,  подготовка  дел  к

сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы  с  документами   в  обязанности  секретаря  включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

. техническое обеспечение работы руководителя;

. подготовка и организация материально-технического обеспечения  заседаний,

совещаний;

. организация приема работников и посетителей;

. телефонное обслуживание;

. подготовка командировок;

. организация презентаций и специальных приемов гостей;

. стенографирование;

. контроль за праздничными и юбилейными датами;

. обработка почты;

. машинописные работы;

. сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора;

. сбор материалов для докладов и речей руководителя;

. ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные  служебные  обязанности  могут   быть   ограничены   и дополнены  другими.  Но  и  приведенный  перечень  дает  представление  о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть  главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря.

Особенностью работы  также  является  постоянная  нехватка  времени, работа в  условиях  стресса.  В  этом  случае  выручает  умение  слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать  быстрые  и верные решения.

Игра. «ПрофПроба»

Составление плана на неделю для себя или руководителя.

-   Расскажите   о  своих планах на неделю.

-   Что является для вас наиболее главным на этой недели?

            -   Какой ваш план на эту неделю?

7. Вывод.

Немного размышления, чуточку здравого смысла, оперативности – и  все готово.   Если   вы   целеустремленная   и    организованная,    деловая, доброжелательная в общении с окружающими, обаятельная и  привлекательная, то профессия секретарь ждет вас.