Открытый урок по дисциплине: "Документационное обеспечение управления". Тема урока: "Протокол. Выписка из протокола".
материал на тему

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КРАСНОДАРСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

П Л А Н

проведения открытого урока по дисциплине:

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема: «Протокол. Выписка из протокола»

группа 13-22

специальность: 080504 «Государственное и муниципальное управление»

преподаватель Руденко И.А.

                                                                        Дата проведения 22.10.2012 г.

                                                                        Время проведения 13.50-14.45

                                                                        Место проведения каб. 211

г. Краснодар, 2012 г.

Цели урока:

Развивающие:

1. Развивать творческие возможности, внимание, память, профессиональный интерес студентов.
2. Формировать умения по организации деятельности при коллективной и индивидуальной формах работы.
3. Уметь выделять в материале главное, правильно составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003), применять полученные профессиональные знания на практике.
4. Развивать умения действовать самостоятельно.

Обучающие:

1. Обобщить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках ДОУ при изучении темы «Требования к оформлению документов».
2. Ознакомить студентов с требованиями, предъявляемыми к составлению и оформлению протокола, выписки из протокола.
3. Научить пользоваться учебным материалом: схемами, формулярами-образцами.
4. Формировать интеллектуальные и общетрудовые знания и умения.
5. Ознакомить студентов с правилами оформления протокола, выписки из протокола на ПК (табуляция, интервалы).

Воспитательные:

1. Прививать культуру труда и поведения.
2. Воспитывать бережное отношение к оборудованию, строго соблюдать требования по безопасности труда.
3. Вырабатывать наблюдательность, усидчивость, формировать желание вносить элемент творчества в свою работу.
4. Воспитывать аккуратность в работе, желание доводить начатое дело до конца и укладываться с выполнением задания в отведенное время.

Тип урока: лекционное занятие (1 час)

                 практическое занятие (1 час)

Оснащение урока:

ПК, проектор, слайдовый материал, учебное пособие, формуляры, схемы, практические задания.

Межпредметные связи:

Документоведение. Делопроизводство. Информационное обеспечение управления. Технические средства управления в офисе. Машинопись.

ХОД  УРОКА

1. Организационный момент:

• приветствие студентов;
• определение отсутствующих;
• проверка готовности студентов к уроку;
• организация внимания.

2.   Этап подготовки студентов к активному усвоению нового материала:

• сообщение темы;
• определение цели и задачи урока;
• определение учебной проблемы для студентов;
• знакомство студентов с рабочими папками (слайды, учебное пособие, формуляры, схемы).

3. Выполнение практической работы:

с комментариями преподавателя (объяснение последовательности выполнения задания):

• открытие программы WORD;
• установка полей;
• определение шрифта и варианта расположения реквизитов (угловое, продольное);
• определение табуляции и интервалов;
• набор и сохранение документов.

IV.    Этап коррекции:

• разбор типичных ошибок;
• выяснить у студентов степень применения полученных знаний;
• выяснить, получили ли они удовлетворение от выполненной работы.

V.     Подведение итогов урока:

• аргументация оценок за урок;
• информация о домашнем задании (учебное пособие стр. 44-47, 56-57, составить протокол, выписку из протокола).

Протокол. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющие его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или проводится магнитная звукозапись, протокол может составляться после их расшифровки.

Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в обсуждаемые вопросы и разобраться в их сути зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные, краткие и стенографические.

Краткий протокол содержит:

1. указание фамилии докладчика;
2. темы доклада;
3. фамилии выступавших;
4. принятые решения.

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.

Полный протокол содержит, кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопроса.

Стенографический протокол содержит полную запись всего хода заседания.

Полный и стенографический протоколы должны:

• содержать записи всех выступлений;
• отражать работу собрания;
• показывать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.

Протокол содержит следующие реквизиты:

• наименование организации-автора;
• наименование вида документа (протокол);
• дата (заседания);
• регистрационный номер;
• место (заседания);
• гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола.

В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания, например: 12-14.03.2001.

Регистрационный номер протокола — это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

В реквизите «место заседания»- указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов.

• он отвечает на вопрос «чего?»;
• содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания);
• содержит название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности.

«Председатель» печатается от левого поля, затем ставится тире и указывают фамилию председателя, инициалы.

Далее — «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.

Затем перечисляются присутствующие в алфавитном порядке без должностей.

После слова - «Приглашенные», записываются фамилии приглашенных должностных лиц с указанием их должности и названия организации, которую они представляют.

На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 15 человек) их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, (список прилагается).

В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать.

Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).

Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

• «СЛУШАЛИ»;
• «ВЫСТУПИЛИ»;
• «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)».

Эти слова пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие.

Таким образом зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одной строке вслед за цифрами.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире и кратко или подробно записывается содержание доклада с предлогом «о».

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатается от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки. После тире записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после этого пишется фамилия докладчика (выступающего) и ответ на вопрос.

Слово «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Постановляющая часть протокола, должна быть максимально конкретной и содержать следующие составные части:

• что сделать;
• кому;
• к какому числу.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности руководителя, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

        Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня.

При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи).

        В конце составляется заверительная надпись. Выписка заверяется печатью.

        Протокол и выписка могут быть утверждены при соответствующем оформлении грифом утверждения.

Общего собрания членов

инициативной группы по созданию

ООО «Кристалл»

Председатель -      Котов А.М.

Секретарь -            Дынина О.М.

Присутствовали:   35 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об организации общества с ограниченной ответственностью (ООО) и утверждении его наименования. Выступление А.К. Дремина.
2. Об уставе ООО. Выступление М.Т. Петрова.
3. Выборы директора ООО. Выступление Л.К. Лунина.

1. СЛУШАЛИ:

        Дремина А.К. – предложил организовать ООО под названием «Кристалл».

ПОСТАНОВИЛИ:

        1. Организовать ООО «Кристалл».

2. СЛУШАЛИ:

        Петрова М.Т. – ознакомил собравшихся с проектом устава ООО.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Принять устав ООО «Кристалл».
2. Обратиться в префектуру Центрального административного округа с просьбой о регистрации ООО «Кристалл».

2. СЛУШАЛИ:

Лунина Л.К. – предложил избрать на должность генерального директора ООО «Кристалл» Иванова Л.Д.

ПОСТАНОВИЛИ:

3. Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ООО «Кристалл».

Приложение: Устав ООО «Кристалл» на 10 л. в 1 экз.

Председатель              А.М. Котов

Секретарь                О.М. Дынина

Совещание руководства фирмы

Председатель -      Иванов И.И.

Секретарь -            Петров П.П.

Присутствовали:   Бугров С.К., Егоров В.А., Сидоров С.С., Смирнова Н.Н.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об образовании функционального подразделения отдела информатизации. Информация юрисконсульта Егорова В.А.
2. О заключении договоров о хозяйственной деятельности фирмы. Информация заместителя директора Сидорова С.С.

1. СЛУШАЛИ:

        Егорова В.А. – о необходимости образования функционального подразделения – отдела информатизации – с целью качественного и своевременного обеспечения деятельности фирмы информацией.

ВЫСТУПИЛИ:

        Бугров С.К. – о формах и методах работы отдела.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации.
2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.

Председатель               И.И. Иванов

Секретарь                     П.П. Петров

ВЕРНО

Секретарь-референт                              л.п.        Ю.И. Краснова

06.12.2012                             М.П.

ЗАДАНИЕ № 1

Составить и оформить протокол.

ОАО «Московское речное пароходство». ПРОТОКОЛ. 12.10.2012 г. № 12. Совещание при заместителе министра транспорта РФ. Председатель. Секретарь. Присутствовали: 5 человек. Повестка дня: 1. О завозе песка в Москву в оставшийся период навигации. Докладчик Богданов Н.Ф. 2. О работе шлюзов и каналов Москворецкой системы. Докладчик Попов Л.В. 1. Слушали: Богданова Н.Ф. – начальника отдела снабжения. Доклад прилагается. Постановили: 1.1. Принять исчерпывающие меры по обеспечению завоза песка в Москву в договорных объемах. 1.2. Решить вопрос с получателя песка в Москве об открытии дополнительных причалов выгрузки песка. 2. Слушали: Попова Л.В. – главного инженера. Доклад прилагается. Выступили: Анишкин А.В. – начальник планового отдела – отметил, что в настоящее время... Постановили: 2.1. Каналу имени Москвы обеспечить работу шлюзов Москворецкой системы по пропуску судов в установленные сроки до 5 ноября текущего года. 2.2. К 20 октября разработать мероприятия по подготовке Москворецкой системы для продолжения работы после 5 ноября текущего года. Председатель. Секретарь.

Оформить выписку из протокола (второй вопрос протокола).

ЗАДАНИЕ № 2

Составить и оформить протокол.

Название учреждения. ПРОТОКОЛ. 02.07.2012 г. № 34. Москва. Заседание коллегии. Председатель. Секретарь. Присутствовали: 7 человек. Приглашенные: 5 человек. Повестка дня: 1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения. Доклад начальника отдела Сергиенко К.И. 2. О представлении Петрова О.О. к присвоению почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации». Доклад начальника отдела Титоренко М.С. 1. Слушали:  Сергиенко К.И. – текст доклада прилагается. Выступили: Кузнецов С.Л. – ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров типа «Pentium» для отдела. Сумцов А.С. – предлагает передать отделу массив имеющихся в других подразделениях информационных карточек. Загладина О.А. – сообщает о имеющихся в отделе новых разработках по улучшению организации информационных процессов. Постановили: 1.1. Одобрить основные направления работы отдела. 1.2. Разрешить административно-хозяйственной службе приобрести для нужд отдела информатизации 3 компьютера необходимой конфигурации. 2. Слушали: Титоренко М.С. - текст выступления прилагается. Выступили: Семенов Ф.Н. – поддерживает предложение о выдвижении Петрова О.О. на присвоение почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации». Лученков И.Н. – говорит о серьезных заслугах Петрова О.О. на присвоение ему почетного звания «Заслуженный работник культуры Российской Федерации». Председатель. Секретарь.

Оформить выписку из протокола (первый вопрос протокола).

ЗАДАНИЕ № 3

Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

ЗАДАНИЕ № 4

Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 415 тыс. руб.

ЗАДАНИЕ № 5

Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2013 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на месяц раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.