Занятие с элементами тренинга "Таймменеджмент"
план-конспект на тему

№

Содержание

Участ-

ники

Примечание

1

Вводная часть

1.Вед. «Я  рада приветствовать вас на занятии с элементами тренинга «Тайм-менеджмент». Давайте познакомимся, я предлагаю написать имя, которым вы бы хотели, чтобы вас называли во время занятия.

Каждого человека можно представить как потребителя времени. Он перерабатывает время на разные мысли, чувства, работу. Мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, социального и материального положения. В области времени нет миллионеров. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время,  в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

2. Упр. «Поменяйтесь местами те, кто…»

Ведущий обращается к присутствующим со словами «Поменяйтесь местами те, кто…», заканчивая предложение отдельной фразой. Задача участников – поменяться местами в зависимости от указанного условия, не договариваясь между собой. Примеры фраз:

• …кто никогда не опаздывает на работу;
• …кто всегда успевает в рабочее время выполнить все необходимое;
• …кто планирует свой рабочий день заранее;
• …кто не успевает отдохнуть в выходные;
• …кто часто не замечает нехватку свободного времен.

Сегодня мы поговорим с вами об искусстве успевать, раскроем несколько секретов управления временем.

Исследования показывают, что в среднем каждый человек в своей жизни проводит:

7 лет – в ванной

6 лет- уходит на прием пищи

5 лет – на стояние в очередях и ожидания

4 года – уходит на уборку квартиры

3 года – мы проводим на различных собраниях

1 год тратим на поиски вещей

8 месяцев на чтение почты

6 месяцев в машине, стоя на светофорах

120 часов занимает чистка зубов

Другие исследователи говорят о том, что за всю свою жизнь человек имеет в своем распоряжении всего от 200000 до 400000 рабочих дней. Это составляет приблизительно от 22 до 45 лет.

Маленькие дети плохо чувствуют время. Ощущение его растет и обостряется с возрастом, и к старости – чем  меньше остается времени, тем слышнее становится его ход».

2. Упр. «Чувство времени». «Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте глаза и постарайтесь после моей команды «начали» уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом сидите молча до тех пор, пока все на откроют глаза. Итак, начали. (На листе рисуем шкалу времени, т.е. прямую линию с отмеченными на ней временными интервалами. Когда останется 20 секунд, начинайте отмерять указкой это время на шкале. Участники, открывшие глаза, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись).

Общ. круг

Общ. круг

2

Основная часть.

·       1. Вед.«То, что временем необходимо сознательно управлять, доказывать сегодня уже никому не нужно. Для того, чтобы помочь людям в решении сложных проблем организации своего времени существует так называемый «тайм-менеджмент» - это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

                Вам нужен тайм-менеджмент, если вы ответите «да» на следующие вопросы:

-Вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?

-Никак не выберетесь из завала дел?

-Из множества задач Вам нужно выбрать одну, и Вы не знаете какую?

-Вы спешите и суетитесь, но при этом ничего не успеваете выполнить?

-Опаздываете на деловые встречи, работу?

На нашей встрече мы попытаемся кратко рассказать об основных приемах тайм-менеджмента, сочетание которых может помочь любому человеку оптимизировать свое время и деятельность.

Прием первый - целеполагание (постановка целей)

Упр. «Немного лучше»

Вызываем одного добровольца. Просим подойти к стене комнаты, поднять руки и дотянуться как можно выше. Отмечаем место, до которого он дотянулся, а потом просим попробовать еще раз. Отмечаем еще раз (как правило, в этот раз всегда получается выше).

Можно пригласить сразу нескольких добровольцев. Так упражнение будет ещё нагляднее.

Итоги:

-Как это упражнение соотносится с планированием и постановкой целей?

-Какие выводы мы можем сделать из этого упражнения?

Основной вывод в этом упражнении может звучать так: «Когда есть очевидная планка — мы всегда способны на большее. Цели — это планки. Они позволяют вам добиться в жизни большего!»

Цель — это фиксация результата, который должен быть достигнут за определённый период времени. По-другому, это образ желаемого результата.  Но есть несколько правил целеполагания. И упражнение «Золотая рыбка» поможет их сформулировать.

Упр. «Золотая рыбка»

Начинайте говорить быстрее, чтобы был момент растерянности: «Вы поймали золотую рыбку. У вас есть 15 секунд, чтобы загадать ей три желания».

Далее ведущий ведет отсчет или загибает пальцы по секундам. После окончания 15 секунд ведущий просит озвучить свои желания добровольца. Молчит? Загадал, но не произнес. Если вы не произнесли свои желания, как они догадаются? Если произнесли, ведущий повторяет их именно так, как было сказано. Обсуждение желаний.

Итоги:

-Что сейчас происходило?

-Как нужно было загадывать желания, чтобы они были исполнены?

Тренер подводит участников к постановке целей по схеме SMART:

• Specific — конкретные
• Measurable — измеримые
• Agreed — согласованные (с целями более высокого уровня)
• Realistic — реалистичные
• Timed — определенные во времени

Прием второй – планирование.

Вед.«Планирование – один из основных элементов управления временем. Ведь главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на работу в целом. Составить список дел достаточно просто, а вот определить приоритеты – сложнее.

Упр. «Планирование». «Запишите на листе бумаги в одной части дела важные и срочные; в другой – важные и не срочные; в третьей – не важные и срочные; в четвертой -  не важные и не срочные. Посчитайте приблизительно, сколько времени вы планируете затратить на эти дела, сколько процентов от всего рабочего времени займет решение этих дел»

Обсуждение:

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать  следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Упр. «Мотиваторы времени»

Наше занятие подходит к концу, но впереди у каждого из нас долгий путь к самосовершенствованию. Давайте соберем  мотиваторы, необходимые нам для эффективного распределения времени. (Каждый из участников выбирает  одну из предложенных карточек, комментирует свой выбор и клеит ее на часы).

Карточки:

• Позитивное начало дня.
• Начинать рабочий день в одно и то же время.
• Перепроверять план дня.
• Составить список приоритетных дел.
• Разбить цель на небольшие, быстро осуществляемые задачи.
• Планируя свой день, 20% времени оставляйте на непредвиденные дела.
• Реально оценивать соответствие своих возможностей и желаний.
• Выполнение работы начинать с ключевых задач.
• Уделить время подготовительной работе.
• Разбивать работу на несколько этапов, учитывать свои индивидуальные особенности.
• Находить время для отдыха и здоровья.
• При необходимости делегировать полномочия.
• Уметь отказывать и говорить «нет»  задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов.
• Избегать незапланированных импульсивных действий.
• Выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные и работать за чистым столом.
• Контроль за результатами и самоконтроль.
• Составлять план следующий день
• Поощрять себя за выполнение большой и важной работы
• Домой – с хорошим настроением.

Матрица Эйзенхауэра каждому.

Карточки, часы, клей

3

Заключительная часть

 Педагогам предлагается по кругу показать на пальцах, исходя из 10-бальной системы оценки:

• Их эмоциональную удовлетворенность от проведенного тренинга
• Полезность информации и опыта с точки зрения возможности их практического применения.

Общ. круг