Применение АБИС при каталогизации фондов библиотек и ИБЦ в системе профессионального образования.
проект (9 класс)

ПРОЕКТ

ПРИМЕНЕНИЕ АБИС ПРИ КАТАЛОГИЗАЦИИ ФОНДОВ БИБЛИОТЕК И ИБЦ В СИСТЕМЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПО НАПРАВЛЕНИЮ ПОДГОТОВКИ

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ БИБЛИОТЕКАРЯ

слушателя

курса профессиональной переподготовки

Сахно Екатерины Сергеевны

I. Перечислить и охарактеризовать программы АБИС, использующиеся при каталогизации библиотечных фондов.

 Программное обеспечение АБИС в первую очередь должно реализовать следующие функции:

● обработку, хранение библиографической и фактографической информации, еѐ поиск по любым элементам записей и их сочетаниям;

● поддержку иерархических классификаций и тезаурусов и использование зафиксированных в них смысловых отношений между поисковыми признаками при тематическом поиске;

● подготовку материалов для библиографических изданий, подборок материалов в виде списков, фактографических и библиографических записей, отсортированных по индексам какой-либо классификации и алфавиту;

● вывод данных о занятости экземпляра издания, осуществление заказа единицы хранения читателем непосредственно при работе с ЭК с автоматическим формированием читательского требования;

● фиксацию выдачи и возврата единиц хранения с параллельным изменением данных об их местонахождении и сведений в читательском формуля- ре о полученных документах;

● поддержку использования при поиске нормативных записей об индивидуальных авторах и коллективах;

● наличие справочных данных для ситуаций, вызывающих затруднения у пользователя;

● ввод записей о заказываемых документах и учѐт поступления их в библиотеку;

● выдачу в принятой форме результатов поиска на экран и на принтер;

● загрузку данных из текстовых файлов и выгрузку записей из базы данных в текстовые файлы;

● защиту базы данных от несанкционированного доступа;

● восстановление базы данных в случае аварийной ситуации. В АБИС используются: табличные, текстовые БД, универсальные и специальные оболочки (СУБД), а также другие специальные программы, которые в общем случае должны быть ориентированы на создание АСУ библиотекой. То есть применяемые программно-технические комплексы в библиотеке следует ориентировать не только на автоматизацию собственно библиотечных процессов, но и административно-управленческой, культурно-досуговой и иной, связанной с библиотекой, деятельности. Автоматизированная библиотечная система, также как и АИС, является человеко-машинной системой.

 Кратко представляю наиболее популярные АБИС.

1. СУБД и приравненные к ним организованные программные средства хранения и переработки информации (DBASE, CLIPPER, CDS/ISIS, INFORMICS, ORACLE и др.);
2. 2) АБИС «РУСЛАН» (http://www.ruslan.ru/),
3. ЗАО «Научно-производственное объединение Информ-система» АБИС «МАРК-SQL» (http://www.informsystema.ru/);
4. ЗАО «Компания Либэр» АБИС «Liber-media» и «ABSOTHEQUE Unicode» (http://www.libermedia.ru/);
5. Компания «Документальные информационные технологии Межбиблиотечный онлайн центр» (ДИТ-М) «OPAC Global» (http://www.ditm.ru/) и др.

II. Написать алгоритм применения одной из программ АБИС для каталогизации библиотечного фонда.

Обслуживание читателей. Выдача и возврат книг.

Обслуживание читателей в АБИС «1С:Школьная библиотека» идёт по пути автоматизации традиционных процедур:

• формирования базы данных учащихся и других читателей библиотеки;

• обработки читательских запросов на издания;

• поиска и выдачи заказанных изданий;

• контроля сроков возврата;

• оформления возврата;

• оформления замены утерянных из фонда изданий;

• составления отчётов.

Формирование базы данных учащихся и других читателей библиотеки

Традиционно запись читателя в школьную библиотеку производится по списочному составу класса в индивидуальном порядке, а учителей, административного персонала, других сотрудников школы и родителей учеников – по паспорту. На каждого зарегистрированного читателя заводится читательский формуляр, где отображаются основные сведения о читателе и вся информация о документах, которые брал/берёт ученик/сотрудник, дата их выдачи и дата возврата.

В АИБС «1С:Школьная библиотека» процесс обслуживания читателей организован в соответствии с традиционными направлениями данной работы в школе, а вся информация о читателях хранится в справочнике «Читатели» («Справочники/ Данные по библиотеке/ Читатели»).

Напомним, что на одном из первых занятий, когда мы учились настраивать параметры (метод расстановки фонда, тип инвентарного номера, язык каталогизации), вводили данные о школе и формировали структуру школы (классы и параллели), мы уже фактически начали создавать базу читателей, регистрируя директора и сотрудников.

Справочник «Читатели» (рис. 1) может быть заполнен как ручным способом, так и с помощью импорта данных, предварительно сформированных и выгруженных из программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5».

1. Выгрузка списка пользователей из программы «1С:ХроноГраф Школа 2.5»

Для того чтобы выгрузить список пользователей из системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» в АИБС «1С:Школьная библиотека», нужно выбрать в меню системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» пункт «Регламенты/ Выгрузка цифровых объектов/ Выгрузка пользователей в формате ИПРО 2003». При этом название программного продукта, в который нужно экспортировать данные о пользователях, отображается в списке, раскрываемом с помощью кнопки  в окне «Выгрузка пользователей» (рис. 2 и 3). В нашем случае нужно выбрать: название программы «Школьная библиотека» и название файла Users. xml, который потом может быть загружен в «1С:Школьную библиотеку».

Далее нужно нажать кнопку «Выгрузить», после чего начнётся процесс передачи данных. После завершения процесса передачи списка пользователей из системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5 ПРОФ» в систему «1С:Школьная библиотека» требуемый контингент пользователей будет зарегистрирован с учётом группы.

2. Загрузка персональных данных о читателе из файла импорта в формате XML

Сформированный с помощью системы «1С:ХроноГраф Школа 2.5» файл, содержащий сведения о пользователях, загружают в программу «1С:Школьная Библиотека», используя меню «Обмен данных/ Обработки/ Служебные/ Загрузка читателей» (рис. 4). Перед загрузкой файла необходимо выбрать группу читателей (ученики, преподаватели и пр.), куда должны загружаться данные.

Добавить данные читательских паролей и контактную информацию можно после загрузки файла в форме данных о читателе в справочнике «Читатели».

Если вы не используете программу «1С:ХроноГраф Школа 2.5.», то данные о читателях можно ввести «ручным способом» в форме справочника «Читатели».

3. Редактирование и ввод данных о читателях

Новый элемент (запись нового читателя) создаётся в справочнике «Читатели» («Справочники/ Данные по библиотеке/ Читатели»). Для этого нажимаем значок слева  («Новая строка»). Появляется форма для ввода новых данных – «нового элемента» справочника (рис. 5).

В форму вносятся персональные данные о читателе: имя, фамилия, а также: серия и номер паспорта, кем выдан, место жительства, дата рождения (с согласия читателя). [Согласия требует Федеральный закон Российской Федерации от 01.01.01 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». Закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти… юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации… если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации. Согласно закону, «персональные данные – любая информация, относящаяся к определённому или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация»].

Читателю присваивается пароль по которому он получает вход в систему: доступ к подбору литературы и формированию заявок на книги.

Выдача изданий

Автоматизированная книговыдача позволяет значительно повысить скорость этого процесса и сократить трудозатраты библиотекаря, особенно в случае работы в сетевом режиме. Это происходит так:

• читатели самостоятельно ищут в электронном каталоге издания, отбирают нужные и оставляют электронные заявки на литературу;

• учителя самостоятельно формируют комплекты для выдачи учебных пособий;

• библиотекарь рассматривает заявку и выдаёт заказанную литературу.

Замена изданий

Если происходит потеря книги или порча по вине читателя, то ему предоставляется возможность заменить книгу. При выполнении процедуры замены в программе очень важно соблюдать следующую очерёдность действий:

Перед тем как списать издание, необходимо оформить возврат издания, указав, что издание потеряно (рис. 7). Утерянный (испорченный) экземпляр должен быть сначала списан (оформляется «Актом списания»), после чего он заменяется другим изданием. Другое издание должно быть оформлено «Актом поступления».

Для оформления замены изданий фонда в конфигурации предназначена обработка «Замена – Новый» («Документы/ Замена книг») (рис.8).

При оформлении замены указываются:

• документ выбытия (выбирается из выпадающего списка «Журнала списания книг»);

• документ поступления (выбирается из выпадающего списка «Журнала поступления книг»).

Информацию обо всех заменах можно найти в «Журнале замен изданий фонда».

Интерфейс читателя

Как мы уже сообщали ранее, АИБС «1С:Школьная библиотека» включает специализированные интерфейсы, предназначенные для разных групп пользователей и выполняющие свойственные только данным группам пользователей задачи: администратора, библиотекаря, преподавателя, читателя. В зависимости от типа пользователя, работающего в системе, ему будут предоставлены те или иные функциональные возможности.

«Читателю» доступны: поиск, отбор, заказ литературы.

III. Рассчитать эффективность применения этой программы АБИС в работе библиотекаря.

Эффективность - это одно из наиболее общих  понятий, не имеющих пока единого общепризнанного определения. Можно рассматривать эффективность, как одну из возможных характеристик качества системы, а именно ее характеристику с точки зрения соотношения затрат и результатов функционированиия системы.

«1С: Школьная библиотека» в решении задач комплектования фонда и книгообеспеченности учебного процесса Программа учебного модуля (3 часа) Цель обучения Получение знаний о возможностях реализации средствами программы «1С:Школьная библиотека» всего комплекса работы по комплектованию фонда библиотеки в целом, а также решения конкретных задач: формирования комплектов литературы по предметам (дисциплинам); анализа и расчета книгообеспеченности учебного процесса; формирования заказа на недостающую литературу, получения заказа и его оформления. Приобретение знаний о порядке и последовательности выполняемых операций при работе с информационными модулями: комплектование, книгообеспеченность и заказ литературы. Конкретизация знаний о сущности предоставляемых системой программных возможностей для решения задач распределения функциональных обязанностей между библиотекарем и учителем предметником, с целью формирования комплектов рекомендуемой литературы. Получение знаний о формируемых программными средствами перечнях (комплектах), рекомендуемой литературы, с учетом специфики обучения каждого класса, а также формирование умений и практических навыков составления комплектов учебников для осуществления организованной книговыдачи на класс и расчета коэффициента книгообеспеченности учебного процесса. Приобретение знаний о предоставляемых системой «1С: Школьная библиотека» механизмах и разновидностях заказа литературы для школы, а также умений и практических навыков работы по формированию заказа и анализу укомплектованности библиотечного фонда. Требуемый начальный уровень подготовки слушателей Знакомство с основами ОС Windows. Структура учебного модуля Реализация задач комплектования литературы программными средствами АИБС «1С: Школьная библиотека» Анализ книгообеспеченности. Механизмы формирования заказа литературы для учреждения с использованием возможностей АИБС. Формирование отчетных форм по книгообеспеченнности, комплектованию и заказу Содержание занятий практическое занятие практическое занятие 1 час 2 часа Реализация задач комплектования литературы программными средствами АИБС «1С:Школьная библиотека (практическое занятие) 1. Общий порядок комплектования фонда литературы средствами АИБС «1С:Школьная библиотека» Комплекс задач по комплектованию фонда и возможности их автоматизации средствами программы «1С:Школьная библиотека» Порядок и последовательность процедур комплектования фонда: - подбор рекомендованной литературы для изучения предметов/дисциплин; - создание комплектов литературы для каждого класса; - анализ и расчет книгообеспеченности; - формирование заказа недостающей литературы; - получение заказа и оформление поступлений для завершения комплектования фонда. Возможности «Администратора»/» Библиотекаря» и «Преподавателя» для формирования комплектов учебников и другой литературы.

IV. Ожидаемые результаты проведения каталогизации с применением системы АБИС.

1.Сократить время проведения инвентаризации в библиотеке (сокращается примерно в 20 раз.)

2. Сокращение и выявление ошибок при инвентаризации

3. Возможность регулярного проведения инвентаризации в библиотеке.

4. Автоматически формировать инвентаризационные описи и другую отчетность.

5. Достоверность инвентаризации.      

Список литературы:

1. Новинская Л.В. Необходимые условия и принципы успешного внедрения АБИС.
2. Обзор рынка библиотечных информационных систем.
3. Сидоренко В.С., Галета А.В. Совершенствование информационного обеспечения средствами региональной АБИС.
4. Камалетдинов Р.К. Автоматизированные библиотечные и информационные системы как средство освоения и внедрения ИКТ: опыт республики Татарстан.
5. Савотченко С.Е., Стукалов В.А. Критерии выбора системы управления базами данных при разработке библиотечной информационной системы // Теория и практика общественного развития. 2012. № 10. С. 91–93.