Учебное пособие "Русский язык и деловая документация":
учебно-методическое пособие по русскому языку (11 класс) на тему

ГОБУ СПО ВО  «Острогожский аграрный техникум»

С.А.ЕГОРОВА

УЧЕБНОЕ      ПОСОБИЕ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ  

«РУССКИЙ  ЯЗЫК  И  ДЕЛОВАЯ  ДОКУМЕНТАЦИЯ»

Оглавление

Введение        

1. История формирования делового стиля        

2. Основные черты официально–делового стиля        

3. Нормы официально – делового стиля        

3.1. Фонетические  нормы  деловой речи        

3.2. Лексические нормы деловой речи        

3.3. Особенности употребления грамматических норм        

3.4. Особенности синтаксических норм в деловой речи        

4. Понятие о документах  и  их  классификация        

5. Виды и основные требования  к оформлению деловой документации        

5.1. Организационная документация        

5.2. Распорядительная   документация        

5.3. Справочно-информационная  документация        

5.4.  Документы  личного  характера        

Контрольные  вопросы        

Тесты        

Практические задания        

Заключение        

Рекомендуемая      литература        

Введение

«Русский язык и деловая  документация» – дисциплина, изучающая нормы современного делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса и стилистики.  Деловая речь – это нормативная литературная речь, особенности ее проявления связаны с официально-деловым стилем, который  закреплен за сферой социально–правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и дипломатической деятельности.

Слово официальный (от лат. officialis – «должностной») имеет такие значения: 1) «установленный правительством, администрацией, должностным лицом, от них исходящий»; 2) «с соблюдением всех правил, формальностей».

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющей ряд отличительных черт на всех языковых уровнях: лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально–правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управлении и дипломатической деятельности.  

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная.

Высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов.

Учебное пособие составлено в соответствии с ГОС СПО и рабочей программой учебной дисциплины «Русский язык и деловая  документация» для средних специальных учебных заведений (повышенный уровень обучения).

Настоящее пособие включает в себя следующие части: история формирования делового стиля; основные черты и нормы официально – делового стиля; понятие о документах  и  их  классификация; виды и основные требования  к оформлению деловой документации.

Оно содержит краткие теоретические сведения, тесты, практические задания,   а   также   вопросы   для   самопроверки, которые позволяют определить степень усвоения изученного    материала    и    закрепить    полученные    навыки  нормативного  словоупотребления.  В   практических  заданиях значительное место уделено предупреждению речевых ошибок. Предлагаемые упражнения нацелены на их устранение, а также на  стилистическую   правку   и  литературное   редактирование текстов официально-делового стиля.

Пособие в первую очередь предназначено для студентов, изучающих дисциплину «Русский язык и деловая документация».

Цель данного пособия – познакомить с историей  формирования делового стиля, нормами делового языка в области лексики, морфологии, синтаксиса, стилистики; раскрыть особенности официально-делового стиля; помочь овладеть специфическими языковыми средствами; развить стилистическое чутье; обучить оформлению и составлению некоторых видов документов.

1. История формирования делового стиля

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни:

внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю. Необходимость письменного закрепления договоров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» – оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года».

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХVII–ХVIII вв. – обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХV–ХVIIвв. при всей лексической пестроте – это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т.п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

А в «Генеральном регламенте» петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определенный набор реквизитов,

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.

В результате реформы делопроизводства (правил оформления документации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появляются трафаретные тексты.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из нескольких возможных оправдано экономически, диктуется требованиями все усложняющейся экономической и социально–политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчивых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафаретных писем, анкет, таблиц, текстов–аналогов и т.п., позволяет кодировать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты–аналоги, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализованного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих заранее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текстовой организации: трафарет, анкета, таблица.

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций родовидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная – в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма. Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию – и определяет своеобразие и специфику официально–делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложения утверждающе констатирующего или предписывающе-констатирующего характера. Отсюда синтаксическая монотонность, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой разновидности согласно ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это – представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора.

Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле–продаже). Сам текст начального модуля договора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические термины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон.

Все особенности официально–делового стиля, его знаковая природа обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально–регулирующую значимость деловых текстов.

Экономическая необходимость и развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

Язык деловой переписки представляет собой периферию официально–делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят и практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными – полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то и одну, то в другую сторону.

Несомненно, официально–деловой стиль, как и в целом, русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства, прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

2. Основные черты официально–делового стиля

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально–делового стиля:

а)  высокая степень терминированности лексики:

– юридические термины (собственник, закон, регистрация, владение, выкуп, личное дело);

– экономические термины (дотация, затраты, купля–продажа, бюджет);

– экономико-правовые термины (погашение кредита, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества);

б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие (погашение кредита, отсрочка платежа), в высокой частотности отыменных предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по истечении, по причине, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с переходом причастий в классе прилагательных и местоимений:  настоящие правили – эти правила; настоящий договор – этот договор (в установленном порядке – в законном порядке);

г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: контроль обычно возлагается, сделка – заключается, цена – устанавливается. Позиции бывают конструктивными/неконструктивными; деятельность – успешной; необходимость – настоятельной; скидки – значительными;  разногласия – существенными/несущественными и т.д.;

д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосочетания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию социально–правовых отношений: в установленном порядке; в соответствии с принятой договоренностью; в случае невыполнения долговых обязательств;

е) формально–логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами:

I. Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

ж) отсутствие манифестации идиолекта, отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии, в деловом стиле «речевое действие одного лица имеет квазииндивидуальное языковое содержание» благодаря установке «говорить (писать) как все» в силу необходимости;

з) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Официально–деловому стилю присущи функции волеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановления, распоряжения до просьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке; функция фиксации правовых отношений (договор, контракт); функция передачи информации (информационные письма, отчеты, справки).

Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Формула «типовая ситуация – стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги.

Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, содержащейся в документе. Таким образом, официально–деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.

3. Нормы официально – делового стиля

3.1. Фонетические  нормы  деловой речи

Нормы языкового социального общения – это нормы литературной речи. Они кодифицируются, т.е. описываются, фиксируются в справочниках, словарях, учебниках. В частности, акцентологические нормы фиксируются в специальных словарях ударения, в орфоэпических словарях, словарях трудностей (грамматических и лексических) русского языка. Однако речевая практика часто опережает процесс кодификации, т.е. реальная языковая норма опережает кодифицированную. Вот отчего в орфоэпические словари изменения вносятся чаще, чем в словари других типов: раз в 7-8 лет.

Процесс смены нормы включает стадию сосуществования вариантов: дэмпинг и демпинг, риэлтэр и риэлтер, оферта и офферта. Особенно это касается слов, недавно вошедших в лексику русского языка и еще не вполне усвоенных ею. В основном это экономические, политические и технические термины. Вместе с тем существует социолингвистический фактор нормирования. Представители различных возрастных групп, различных типов речевых культур при наличии дублетных форм будут выбирать различные варианты произношения: представители старшего поколения [сэсс'иj'а] и [дэкан], студенты и молодые преподаватели скажут [cecc'иj'a] и [д'икан].

Норма литературного произношения предусматривает полное проговаривание слогов. Особенно недопустима подобная редукция в обстановке официального общения при обращении к официальному лицу. Не «Виктор Степаныч», а «Виктор Степанович», не «Сан Саныч», а «Александр Александрович». С другой стороны, такие слова, как констатировать, прецедент, инцидент, компрометировать нередко произносятся с лишним «н» (инциндент).

Для делового человека речь является своеобразной визитной карточкой. Орфоэпические ошибки особенно заметны в чужой речи и отвлекают внимание слушателя от сути изложения. Существует целый ряд профессиональных ошибок, к сожалению, закрепляющихся в массовом сознании. У юристов это «прúговор», «осужденный», вместо «приговор», «осуждённый». У управленцев это «квáртал», «обеспечéние» вместо «квартáл», «обеспéчение».

3.2. Лексические нормы деловой речи

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетаемости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи, тем более, что денотативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.

На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм.

Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.

Постоянное «общение» со словарями отличает культурного и грамотного человека. Представителю низких типов речевых культур кажется, что он все знает и без словаря. Отсюда «приблизительное» знание значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа.

Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости. Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы – настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.

В последнее десятилетие в сфере экономики, политики, информационных технологий стала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер – это управленец или хозяйственный руководитель предприятия.

Точно так же размывается лексическое значение слов «презентация» и «бизнес-план». Слово «презентация» часто заменяет слово «открытие», а «бизнес-план» – план хозяйственной деятельности или план мероприятий.

Незнание или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность.

Паронимы – это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный – гарантированный, эффектный – эффективный, экономный – экономичный, страховщик –страхователь и т.д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

представить – 1) предъявить, сообщить: представить список сотрудников, представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника; 3) ходатайствовать (о повышении, о награде): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представить значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представить (себе) картину боя; 6) изобразить, показать: представить в смешном виде.

предоставить – 1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства; 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоставить слово; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело случаю.

Плеоназмом (от гр. pleonasmos – переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант – справочник, список цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное – это и значит взаимное), свободная вакансия.

Другой вид речевой избыточности – тавтология (от гр. tautologia от tauto – то же самое + logos – слово) – неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте.

Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей. Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования. Это облегчает восприятие фразы, позволяя новому тексту соответствовать требованию точности, конкретности и ясности, которым не отвечал неотредактированный текст. Кроме того, выражение «правоустанавливающие документы» вообще лишено смысла, так как документ не может не быть правоустанавливающим. Закрепление правовых отношений – основная функция документа.

Особенно часто в качестве лишнего слова выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.

Переизбыток местоимений загромождает фразу, создавая помехи на пути ее восприятия.

Отличительной чертой текста документа является  повторение одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения.

В языке документов слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). Понятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.

Образно говоря, каждое слово в языке имеет свой «паспорт», в котором указано, как и где оно используется, какова сфера его употребления. Яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и процедурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, исполнитель, ходатайство и т.п. Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-письменную окраску. А разговорная лексика, как уже было отмечено, проникает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые.

Профессионализмами называются слова, выражения, ограниченные в сфере использования границами какой-то отрасли, профессии.

Специфические профессионализмы – разговорные наименования того или иного явления нужно отличать от книжно-письменной лексики:

Профессионализмы – это слова с усеченной основой, образованные чаще всего при помощи суффиксов -к/-ка, -ик.

Подобная лексика, уместная в неофициальной обстановке делового общения, абсолютно неуместна в языке документов.

3.3. Особенности употребления грамматических норм

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них – грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире – в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации. Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм): неправильный выбор формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения.

Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо нормативных на-ы/-и:

Литературная норма                         Разговорная норма

договор–договоры                              договор-договора

инструктор–инструкторы                   инструктора

лектор–лекторы                                 лектора

шофер–шоферы                                  шофера

бухгалтер–бухгалтеры                        бухгалтера

инженер–инженеры                            инженера

Не следует смешивать со стилистически маркированными формами использование окончаний -ы, -и, -а, -я для различения смысла в словах: корпуса (здания, войсковые соединения) –корпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) – лагери (общественно-политические); пропуски (букв) – пропуска (на предприятии).

Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

• названия парных предметов: ботинок, сапог, чулок (но: носков);
• названия   национальностей,   территориальной   принадлежности:   армян,   башкир,   англичан, болгар, южан, киевлян (но: монголов);
• названия воинских групп: солдат, кадет, партизан (но: офицеров);
• названия  единиц  измерения:  ампер,  вольт,   ватт,  аршин,   микрон, рентген  (но:  граммов, килограммов).

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Предложные сочетания с временным значением – «после чего-нибудь» (род. п.) – пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, – если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции.

К среднему роду относятся существительные, обозначающие неодушевленные предметы, и субстантивированные несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра); к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лиц мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся), а также слово кофе; к женскому роду относятся существительные, обозначающие лиц женского пола (леди, мадам).

Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посредством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорного слова: МГУ (Московский государственный университет – муж. род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция – жен. род), КРУ (управление – ср. род) объявило.

Распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Часто используются различные падежи управления, т.е. имеются различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механический перенос синтаксических сочетаемых свойств на близкие по значению или однокоренные слова:

говорить о том  

указывать на то                           указывать о том (ошибочно)

анализировать это                       анализировать об том (ошибочно)  

рассуждать об этом

Очень часто даже однокоренные слова имеют разное управление: плата за проезд (В.п.), но оплата проезда (Р.п.) вера в победу (В.п.), но уверенность в победе (П.п.) заслужить награду (В.п.)., но заслуживать награды (Р.п.) обрадоваться известию (Д.п.), но обрадован известием (Тв. п.).

Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста. Для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа: Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сторон подряда... Гипертрофируясь, превышая по количеству компонентов оптимальную длину (4-5 слов), такие цепочки затрудняют восприятие текста. Поскольку непременной составляющей таких цепочек являются отглагольные существительные с суффиксом -ния, легко заменяемые глаголом, предложения достаточно просто подвергаются стилистической правке: Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

В деловой письменной речи некоторые словосочетания с одним и тем же предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

• поступать сообразно (чему) правилам, требованиям и поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;
• действовать согласно (чему) закону, приказу и действовать согласно (с чем) с законом, с приказом

При составлении словосочетаний с предлогами «по» и «на» нужно помнить, что предлог «по» традиционно используется в словосочетаниях со значением:

• названия лица по профессии, деятельности: менеджер по продажам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;
• названия разного рода бумаг, документов, учреждений, предприятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения, агентство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы, пункты по выдаче приватизационных чеков, группы по сбору подписей, комитет по правам и обращениям граждан, расходы по транспортировке товара, план по реорганизации предприятия;
• названия какого-либо вида деятельности: действия по недопущению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

Наиболее типичные грубые нарушения речевых норм могут проявляться в устной деловой речи. Так, весьма живучи ошибочные грамматические формы типа мн. ч., род. п. делов, местов вместо дел, мест. В деловой речи специфическое использование этой падежной формы закреплено за словосочетаниями: дело о поджоге, справка о доходах, отчет о командировке, сведения о регистрации. В остальных случаях несогласованные определения чаще всего имеют форму родительного падежа (без предлога): программа погашения кредита, реклама стройматериалов, факт дачи взятки.

Нередко причиной неоправданного употребления предлога «о» является речевая неполнота - пропуск дополнения, например: изложил о фактах, вместо изложил мнение о фактах, незнание о налогах, вместо незнание сведений о налогах. Указательное местоимение о том + союз что часто неоправданно используются в сложноподчиненных конструкциях, без учета нормативного управления глагола, что расшатывает синтаксическую норму.

Другим распространившимся ненормативным явлением стала замена творительного падежа существительного сочетанием сравнительного союза как + Им.п. существительного: Они выставляли себя как американская фирма, вместо Они выставляли себя американской фирмой; Это помещение числится у нас как жилое, вместо: Это помещение числится у нас жилым. Иногда как неоправданно вставляется в конструкции с творительным падежом: Нас признали как полноправными членами организации (как – здесь лишнее слово).

Нередки ошибки в употреблении форм сравнительной степени прилагательных: Эти факты выглядят более убедительнее, хотелось бы более нагляднее. Более не сочетается с формами сравнительной степени. Следствием недостаточной подготовленности является обилие незнаменательной лексики, которая «захламляет» устную спонтанную речь как монологическую, так и диалогическую. «Эканье», «мэканье», злоупотребление вводными словами и частицами, превращающимися в слова-паразиты, засоряет устную речь: как бы, вот – не уместны.

Не всегда адекватно в устной диалогической речи используются контактоустанавливающие средства, представляющие собой глагольные лексемы, употребление которых является следствием прямой диалогичности: видите, понимаете, знаете, смотрите. Частое и немотивированное их использование превращает их также в сорные слова. То же касается и этикетных глагольных лексем простите, извините: Мы / извините / здесь берем / видите / даже больше берем / так сказать / из того / что нужно / восемь тонн // Но как это реально будет /извините /я не знаю... Неподготовленность к деловым переговорам, слабое знание фактического материала обнаруживает себя в использовании целых высказываний, предикативных единиц, не несущих никакой информативной нагрузки.

3.4. Особенности синтаксических норм в деловой речи

Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже – числа). Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

• составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
• клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
• клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль за выполнением данною постановления возложить на...;
• причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);
• нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону.

Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий – деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания.

Поэтому ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено...; невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:

• в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие «бытовая техника» и видовое «телевизоры»;
• однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся   понятия,   т.е.   слова,   значение   которых   в   чем-то   совпадает.   Недопустимы конструкции:  Руководство  отметило  и  премировало  лучших  сотрудников  ценными   подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
• недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

В качестве однородных членов не могут использоваться: причастные обороты и придаточные предложения.

В деловой письменной речи, преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ...., но и; как.... так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:

• иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
• встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
• нередко составители документов неоправданно усложняют текста, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины.

Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1.  Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2.  Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия подчиняется непосредственно начальнику службы информатизации.

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

1.1.1.2.1.1.

1.1.2.2.1.2.

1.1.3.2.1.3.

При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки: Приказ, Должностная инструкция. Договор, Распоряжение и т.д. Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ. Располагается заголовок после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превышать двух строк. Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Если в деловой письменной речи простые предложения достигают нескольких сот слов и это не противоречит требованиям, предъявляемым к языку документов, то в устной речи длина предложения должна соизмеряться с таким понятием, как оперативная память человека. В ней удерживается начало высказывания, его продолжение и конец. Объем оперативной памяти невелик: 7±2 элемента. По нашим наблюдениям, длина предикативной единицы редко превышает 11-12 слов. Сложные конструкции, развернутые и осложненные предложения в спонтанной речи встречаются редко. В неподготовленной речи сложные конструкции, включающие несколько придаточных предложении нередко рассыпаются, смещаются, остаются незаконченными. Наиболее характерны для устной речи однородные члены предложения, вводные слова, наименее характерны причастные и деепричастные обороты, являющиеся яркой приметой синтаксиса книжно-письменных стилей речи. Причастные и деепричастные обороты придают речи подчеркнуто книжный характер, и поэтому могут использоваться в условиях строгого официального общения. Они входят в состав стандартных выражений деловой речи:

В свете решений, принятых правительством, ...

По принятой ранее договоренности ...

По причинам, не зависящим от нас...

Учитывая прежние договоренности...

Письменную речь трудно воспринимать на слух. Это знают опытные докладчики и люди, часто выступающие публично. Они во время выступления часто адаптируют речь, упрощая конструкции предложений, разбивая сложные периоды и минимизируя использование причастных и деепричастных оборотов.

4. Понятие о документах  и  их  классификация

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их следует различать по значимости и характеру. Документы служат подтверждением  факта, события, явления. О ни могут иметь политическое, юридическое, экономическое значение. Документом государственной важности является  Конституция государства, которая закрепляет основы общественного строя и политики государства, гарантирует права, устанавливает свободы и обязанности. Документы выражают решения правительства и Думы, обязательные для исполнения, эти решения находят конкретное выражение в  документации организаций и учреждений. Документы могут быть историческим источником, основанием для написания истории, они могут быть средством доказательства или свидетельства. Жизнь человека тоже связана с документами. С рождением его выписывается первый документ – свидетельство о рождении. При поступлении в учреждении нужны документы, подтверждающие возраст, место жительства, состояние здоровья. При достижении 14-летнего возраста выдается паспорт, который выдается на основании свидетельства о рождении, окончание школы подтверждает аттестат  о среднем образовании, по окончании вуза выдается диплом о присвоении квалификации, главным подтверждением трудовой деятельности является   трудовая книжка.

Для обмена информацией между организациями служат документы: письма, телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения. Посредством организационно-распорядительных документов: положений, уставов, постановлений, приказов осуществляется руководящая деятельность.

В управленческой деятельности документ выступает как предмет и результат труда.

Как только человек научился писать, он начал создавать документы.

Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете. Такую формулировку дает Поль Отле в изданной в 1924 г. в книге «Руководство к администрированию». Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли  в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo – учу, извещаю) означало «доказательство», «свидетельство».

В русском языке термин «документ» появился в ХVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство». С появлением документов началась регламентация работы с ними, которая сегодня называется делопроизводством. Помимо работы с отдельным документом исключительно важным вопросом является организация системы делопроизводства. Понимая это, Петр I издал специальный указ о подписании протоколов. В 1720 г. бы л издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. В 1857 г. в Санкт -Петербурге появилась книга Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному и одноличному письмоводству».

Деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документирование представляет собой процесс создания, оформления, хранения документов и обеспечение санкционированного доступа к ним и их фрагментам. Достаточно часто документирование является обязательным процессом, устанавливаемым законами или иными нормативными правовыми актами. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.04.95 № 24-ФЗ определяет понятие документа как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Основной целью документирования делового общения хозяйствующего субъекта является организация, руководство, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Данная цель может быть структурирована следующими задачами:

– совершенствование форм и методов работы с документами;

– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГОСТами и другими действующими нормативами;

– сокращение документооборота, сокращение количества применяемых документов и унификация их форм;

– разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

Существующие документы делятся на группы: организационно-распорядительная документация; по вопросам руководства; по функциям управления; по наименованиям; по месту составления; по сложности содержания; по содержанию операции; по форме; по стадиям создания; по срокам исполнения; по происхождению; по средствам фиксации; по направлениям документооборота.

Деятельность любого хозяйствующего субъекта сопровождается  составлением разного рода служебных документов. При всем разнообразии вне зависимости от специфики организаций можно выделить основные группы организационно-распорядительной документации, используемой  для оформления распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления:

– организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция работника);

– распорядительные документы  предприятия (приказ по основной деятельности, распоряжения, указания, решение);

– информационно-справочные документы предприятия (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма, факсимильное сообщение);

– документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, личные карточки, трудовые книжки, лицевые счета по заработной плате);

– обращения граждан (предложения, заявления, жалобы);

– финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, кассовая книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибыли и убытках, отчет об изменениях капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу, планы, отчеты, сметы, бюджеты, счета, ведомости);

– нормативные документы государственных органов (от государственных и муниципальных предприятий в организации могут поступать документы, регулирующие различные вопросы его деятельности - налогообложение, охрана окружающей среды и т.д.);

– коммерческие контракты (договоры) регулирующие основные вопросы предпринимательской деятельности.

Из всех перечисленных документов достаточно условно можно отнести к организационно-распорядительной документации группу финансово-бухгалтерских документов, имеющую специфические особенности составления и обработки, регулируемые специальными инструкциями.

По вопросам руководства документы следует разделить на две группы: документы по общими административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

Документы по функциям управления составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они разные.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние создает само учреждение в процессе документирования своей деятельности. Внешняя документация приходит извне, от других учреждений и отдельных граждан.

По сложности содержания выделяют простые документы, отражающие один вопрос, тему, и сложные документы, содержание которых посвящено рассмотрению нескольких вопросов, тем.

По содержанию операций документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы – это документы, в которые вводятся исходные данные, сводные – документы, в которые вводятся данные из первичных документов.

По форме документы следует разбить на три группы: индивидуальные, типовые и трафаретные. Индивидуальные составлены по произвольному признаку, типовые составляются по тексту-образцу, трафаретные – часть документа отпечатана заранее (постоянная информация), а часть вписывается при заполнении (переменная информация). Все типовые и трафаретные документы изготовляют типографским способом или на множительной технике.

По стадиям создания выделяют  оригиналы и копии. Оригинал-документ, созданный в первый раз индивидуальным или коллективным автором. Копия –повторное, абсолютно точное воспроизведение оригинала, засвидетельствованного в установленном порядке.

Основные виды копии: выписка, отпуск, дубликат. Выписка – это копия части документа, которая вы дается на руки. Отпуск - это полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело организации-отправителя. Правильность отпуска удостоверяется пометкой «Верно» и подписью лица, ответственного за делопроизводство. Дубликат – это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником. Выдается в случае утери владельцем подлинного документа: аттестата, удостоверения, свидетельства о браке.

По срокам исполнения выделяют срочные документы, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

По происхождению документы могут быть служебные, личные или служебно-личные. Служебные исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц. Личные созданы отдельными гражданами: автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения. Служебно-личные созданы отдельными учреждениями и организациями и выданы ими на руки гражданам: паспорт, удостоверение, документ об образовании.

По средствам фиксации выделяют письменные, графические, фото-, звуко-, кинодокументы. Документ создается посредством письма (рукописно и машинописно), рисунка, фотографии, кино- и звукозаписи. Он  может быть изготовлен на бумаге, фотопленке, магнитной ленте, копировальной технике и т.д. Газеты, журналы, брошюры, бланки с трафаретным  текстом относятся к документам. Магнитный носитель подразумевает изготовление документа с использованием современных средств вы числительной техники.

Технология работы с документами предусматривает обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами, возникающих в процессе документооборота (движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело).

С этой целью принято различать три основных потока документации:

– входящие – документы, поступающие из других организаций;

– исходящие – документы, отправляемые в другие организации;

– внутренние – документы, создаваемы данным хозяйствующим субъектом и используемые работниками организации в управленческом процессе.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от:

– организационно-правовой формы организации;

– вида деятельности хозяйствующего субъекта;

– типа ведения делопроизводства (традиционным способом или на основе современных информационных технологий).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

– юридическую силу документов;

– качественное и своевременное составление и исполнение документов;

– организацию оперативного поиска документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация – это форма  юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях:

– сокращения количества применяемых документов, типизации их форм;

– повышения качества выполнения документов;

– снижения трудоемкости их обработки;

– достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления;

– более эффективного использования вы числительной техники.

5. Виды и основные требования  к оформлению деловой документации

5.1. Организационная документация

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационных документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационные документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационные документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационного документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности – организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6.  Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9.  Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13.Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью. Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1.  Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6.  Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Общее собрание акционеров ОАО «Данко» (протокол от 28.06.08 № 4)

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации.

Положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации содержит разделы:

1.  Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6.  Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности « содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство « устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе «Взаимоотношения « устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности « устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

– положения о структурных подразделениях;

– положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

– положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5.  Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» – это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности « перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4.  Ответственность.

5.  Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.

В разделе «Должностные обязанности» перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел «Права» определяет полномочия работника по выполнению возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях; участвовать в совещаниях; запрашивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем совместно подготавливает документы, и рассматриваются другие вопросы информационных взаимосвязей работника с подразделениями, лицами, организациями.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предоставлено это право.

Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятельные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразделения, ответственного за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: Инструкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции.

Документы инструктивного характера могут также называться правилами и положениями.

5.2. Распорядительная   документация

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов –регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

– с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

– их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

– они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

– правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

– правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации – республик, краев, областей, городов республиканского значения – Москвы и Санкт–Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

– правовые акты организаций, учреждений, предприятий. Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.

 Их можно разделить следующим образом:

 – акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы  граждан Российской Федерации;

– акты межведомственного характера;

– акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

– необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

– необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

– документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

– документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т. п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации – ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6.  Принятие решения (подписание документа).

7.Доведение распорядительного документа до исполнителей. Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации.

Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т. е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях – «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом:

Совет директоров РЕШИЛ: ...

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение 1)» или «(приложение 3)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к постановлению Правительства Российской Федерации

от 27 января 2008 г. № 18

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т. е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер. Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по документационному обеспечению деятельности фирмы.

При составлении проекта приказа необходимо:

– увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

– излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

– намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

– обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

– указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

– указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные.

В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п. До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)».

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа-управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть:

«ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно.

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку. Текст указания в большинстве случаев имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

5.3. Справочно-информационная  документация

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень. Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя –руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т. п. Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представление – это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации. Представление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию:

– фамилия, имя, отчество;

– дата рождения; образование работника, на которого составляется представление;

– занимаемая им должность и структурное подразделение;

– стаж работы (общий, в данной организации, в данном подразделении и должности);

– оценка служебной деятельности;

– повышение профессионального уровня;

– оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе;

– мотивы назначения, перемещения или поощрения;

– должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации.

Заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях – руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса. Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем.

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах — отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах — печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной–двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату («Уважаемый господин мэр!») и заключительную формулу вежливости («С уважением»). Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два вопроса и более, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?»:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи».

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ: «На №__от__». Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнитель составляет список рассылки.

Письма визируются составителем, руководителем подразделения-автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая правительственная», «Правительственная» и др. В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата «обыкновенной» телеграммы составляет до 6ч, «срочной» – до 3ч. Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге). Телеграмма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ. При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.  Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка – «тчк», запятая – «зпт», двоеточие – «двтч», кавычки – «квч», скобки – «скб», номер – «нр». Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «-», «+» и др. следует писать словами – соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.  Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. Иначе говоря, телекс – это телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту) – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек (.) и запятых (,) – и различных шрифтов. Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя. Требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм. Телекс отличается от телеграммы содержанием служебного заголовка, в котором приводится информация об адресате и отправителе и указывается время передачи сообщения. Значительную часть служебного заголовка телекса занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:

– маршрутный номер станции, состоящий из определенного набора цифр и букв;

– индивидуальный номер абонента;

– сокращенное название организации (фирмы);

– сокращенное наименование страны.

Автоответ может состоять из двух разделов: автоответ передающего абонента и автоответ принимающего абонента. Вторая часть служебного заголовка – указание времени выхода на связь и даты. В некоторых случаях указывается время окончания передачи телекса. Структура служебного заголовка может иметь и другие компоненты – в зависимости от практики, принятой в той или иной организации или стране. Текст телекса излагается кратко и может начинаться с обращения. Использование сочетаний из цифр и букв допускаются только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, квартир, исходящих номерах документов, номерах войсковых частей и полевых почт, номерах поездов и вагонов и некоторых других случаях. Текст телекса не должен начинаться и заканчиваться цифрами, так как в начале ответного телекса ставится индекс документа, на который дается ответ, а в конце текста ставится его исходящий номер. В текстах телекса не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем; предпочтение отдается наиболее коротким словам и нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различного толкования. Текст телекса должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации. В отдельных случаях допускается краткое доказательство, аргументация. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком «++». Знак «+?» в конце телекса – ожидание ответа или нового сообщения – исключает необходимость вновь набирать номер. В конце телекса могут встречаться цифры и слова, по смыслу не относящиеся к содержанию телекса, – это знаки сличения, относящиеся к техническому контролю передачи телекса, и смысловой нагрузки не несут. Оплата за телекс зависит от времени, в течение которого передается информация.

Факсограмма (телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол и др.; чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой – в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.). Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.  Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик», которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (в сети RelCom это обычно «rи» – Россия), предпоследний обозначает город (fnsk – Москва) или организацию внутри страны и т. д. 

Протокол заседания – это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.  Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например:

Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.  Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(Текст доклада прилагается)».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т. д. Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.  Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.  В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера. Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: 

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2009 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.). В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем. 

Заключение – это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет». Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень – это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, оформляется в виде таблицы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом. Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

Список – это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации.

5.4.  Документы  личного  характера

При приеме на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А 4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.  В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказывать»).
Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресовано заявление); заявитель; наименование вида документа; текст; подпись;  дата составления.

заявление.

Прошу  принять  меня  на  должность  экономиста.

Приложение:

1)личный листок по учету кадров;

2)трудовая книжка;

3)автобиография;

4)копия диплома.

«___»________2008 г.                    _______________

 (подпись)

Расписка – это документ, подтверждающий произведенное действие.

Реквизиты расписки: наименование документа; именование автора документа (фамилия, имя, отчество, паспортные данные); текст; подпись.

Расписка

Я, студент 3 курса отделения «Ветеринария» ФГОУ  СПО «Острогожский   аграрный техникум»   АШУКИН В.А., получил от преподавателя физвоспитания САВЧЕНКО Л.П. во временное пользование для участников турпохода по  Подмосковью одиннадцать (11) рюкзаков, четыре (4) брезентовые палатки, два (2) жестяных ведра , одну (1) волейбольную сетку , два (2) волейбольных мяча.

«______» _________2008г.                  ________________(подпись)

Резюме в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу на негосударственные предприятия. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т. д. В некоторых организациях резюме содержит пункты: цель (какую работу хотел бы получить претендент) и устраиваемый его размер оплаты труда.

Резюме

Орлова Ирина Ивановна

11.03.80 г.р.

АДРЕС: 127322, г. Воронеж, ул. Лескова, д. 7, кв. 11.

ТЕЛ.: 210 331 (Р), 972 761 (Д)

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Замужем, имею дочь.

ЦЕЛЬ: Получение должности начальника отдела информационного обеспечения.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: От 4 до 6 тысяч руб. в месяц.

ОБРАЗОВАНИЕ: 1997-2002 – Московский институт стали и сплавов по специальности ЭЛЕКТРОННЫЕ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНЫЕ МАШИНЫ с присвоением квалификации

ИНЖЕНЕР-СИСТЕМОТЕХНИК.

1987-1997 - средняя школа № 27 (г. Воронеж). По окончании школы получила свидетельство о присвоении квалификации ПРОГРАММИСТ.

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ОПЫТ: С 2002 г. – до настоящего времени – начальник отдела информатики в финансовой компании «ФИН-ТРАСТ» (обеспечиваю программную поддержку деятельности компании и функционирование вычислительной техники).

С 1982 по 2002 г. – инженер НИИ приборостроения, с 2005 г. начальник сектора (разрабатывала вычислительные комплексы).

С 2000 по 2002 г. – старший техник в Московском статистическом управлении (разрабатывала алгоритмы АРМ).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми и графическими редакторами, базами данных, электронной почтой, Интернетом.

Имею ряд публикаций в специальном журнале «Домашний компьютер». Владею английским языком (читаю и перевожу со словарем). По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись                                                             И. И. Орлова

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения; место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Автобиография

Я, ФИСЕНКО Раиса Михайловна, родилась 29 октября 1992 года в селе Русская Журавка Острогожского района Воронежской области.

Отец мой, Фисенко Михаил Иванович, работает слесарем  в  АОО «Рассвет».

Мать, Фисенко Анна Васильевна, работает бухгалтером   в АОО «Рассвет».

В 1998  году я поступила учиться в Русско-Журавскую среднюю школу, которую окончила в 2006 году. В школе выполняла общественные поручения, была старостой класса и редактором стенной газеты.

С 1 сентября 2006 года обучаюсь в Острогожском аграрном техникуме, на отделении «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».

«____»_________2007г.                                 ___________________ (подпись)

Доверенность – документ, поручающий кому–либо определенные действия. Реквизиты доверенности: наименование документа; именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); именование доверенного лица (фамилия, имя, отчество); формулировка доверяемой функции; дата; подпись.

Доверенность имеет юридическую силу только при удостоверении подписи доверителя какой–либо организацией, с приложением печати организации.

Доверенность

Я, Петров Иван Николаевич, доверяю Смирнову Василию Петровичу получить по почтовому переводу деньги в сумме ста двадцати тысяч (120000) рублей по паспорту ___________________________________________

                             (указать серию и номер паспорта доверенного лица)

выданному _____________________________________________________________________

(указать отделение милиции)

от «___»____________200__г.

«____»___________2007г.

(дата составления доверенности)

_____________________________

            (подпись доверителя)

Контрольные  вопросы  

1. Назовите основные признаки официально–делового стиля.
2. Охарактеризуйте ведущие признаки официально–делового стиля.
3. Опишите особенности лексики официально–делового стиля.
4. Опишите особенности грамматики официально–делового стиля.
5. Опишите особенности синтаксиса официально–делового стиля.
6. Приведите примеры канцелярских штампов. Какова их роль в документе?
7. Дайте определение «Паронимы». Приведите примеры смешения паронимов.
8. Охарактеризуйте именной характер текстов официально–деловой речи.
9. Приведите примеры устойчивых речевых формул, употребляемых в документах.
10. Что противопоказано официально–деловому стилю?
11. Дайте определение «Документ». Какие вы знаете документы?
12. Назовите основные требования к составлению текста документа.
13. Дайте определение «Реквизит».
14. Назовите основные реквизиты, без которых не может быть составлен документ. Правила оформления некоторых реквизитов (адресат, дата, подпись).
15. Терминология деловой речи. Что называют термины (примеры)?
    

16. Тесты

Тест 1.

1.  Какой перевод на русский язык получил термин «документ»?

•  протокол;
•  письменное свидетельство;
• обучение.

2.  Какие документы следует отнести к понятию личные?

• документы, созданные отдельными гражданами (доверенность, автобиография);
• документы, исходящие от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих должностных лиц и используемые для практической деятельности отдельных граждан (приказ по личному составу);
•  документы, созданные государственными учреждениями и выдаваемые на руки гражданам (паспорт).

3.  Какие документы можно считать индивидуальными?

• документы, исходящие от конкретного гражданина;
• документы, составленные по произвольному признаку;
• документы, содержание которых отражает один вопрос (тему).

4. Для  каких целей применяется организационно-распорядительная документация?

• для оформления распорядительной и исполнительной деятельности  аппарата хозяйствующего субъекта;
• для организации архивного хранения;
• для осуществления формирования первичной документации.

5.  Что такое дубликат?

• это особый вид копии, имеющий одинаковую силу с подлинником;
• это подлинный документ;
• это документ, вы даваемый в случае утери аттестата.

6.  Как оформляются трафаретные документы?

• часть документа изготовлена заранее (постоянная информация), а другая часть вносится при заполнении (переменная информация);
• для составления используется текст-образец;
• это копия с оригинального документа.

7. Почему при организации документооборота организации целесообразнее разрабатывать типовые формы (шаблоны) документов?

• это регламентируется законодательством РФ;
• для экономии времени, затрачиваемого на их создание;
• для обеспечения сохранности документов.

8.  Какие документы следует отнести к первичным?

• документы, созданные в первый раз индивидуальны м или коллективным автором;
• документы, в которые вводятся исходные данные;
• входящие документы, поступающие от других хозяйствующих субъектов впервые.

9.  Унификация документов заключается:

• в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций;
• в сокращении количества применяемых форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации;
• в закреплении совокупности реквизитов документа, отражающих его форму.

10.  Что такое выписка?

• это документ, составленный от руки по произвольному признаку;
• это копия части документа, выдаваемая на руки;
• это приложение.

Тест 2.

1.Устав организации, положение о структурном подразделении относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

2.Должностная инструкция, положение о структурном подразделении относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

3.Штатное расписание, структура и штатная численность, договор-контракт относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

4.Приказ, распоряжение относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

5.Указание относится к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

6. Акты, справки, докладные записки относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

7. Объяснительные записки, деловые письма относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

8. Служебные телеграммы, телефонограммы относятся к документам:

– распорядительным;

– организационным;

– информационно-справочным.

9. Информационно-справочные документы предназначены:

– для регламентации деятельности организации;

– для отражения деятельности организации;

– для использования в информационно-справочных целях.

10. Распорядительные документы предназначены:

– для регламентации деятельности организации;

– для отражения деятельности организации;

– для использования в информационно-справочных целях.

11. Организационные документы предназначены:

– для регламентации деятельности организации;

– для отражения деятельности организации;

– для использования в информационно-справочных целях.

12. Наименование организации-автора документа, наименование вида документа, дата издания, регистрационный номер документа – это реквизиты

– содержательной части документа;

– заголовочной части документа:

– оформительной части документа.

13. Заголовок к тексту, текст документа – это реквизиты

– содержательной части документа;

– заголовочной части документа:

– оформительной части документа.

14. Подпись, печать, гриф утверждения – это реквизиты

– содержательной части документа;

– заголовочной части документа:

– оформительной части документа.

15. Документы оформляются в соответствии с требованиями

– научного стиля;

– публицистического стиля;

– официально-делового стиля.

16. Отличительная особенность официально-делового стиля обязательное наличие:

– изобразительных средств речи;

– элементов разговорного стиля;

– устойчивых словосочетаний;

– научных терминов.

17. «Адресовать в адрес», «направляться в заданном направлении», «использовать все неиспользованные ресурсы» – это пример

– плеоназма;

– паронимов;

– тавтологии.

18. Промышленная индустрия, май-месяц, рублей-денег, маршрут движения – это пример

– плеоназма;

– паронимов;

– тавтологии.

19. Документооборот – это

– объем документов, проходящих через организацию за определенный период времени;

–  движение документов в заданном направлении;

– движение документа от момента его создания или получения до отправления или уничтожения.

Практические задания

1. Подберите синонимы к словам и словосочетанию.

Получатель, послание, человек, отправитель, деловая бумага, название, проверка, ходатайство.

Для справок: адресант, документ, наименование, письмо, лицо, ревизия, адресат, просьба.

2. Подберите антонимы к словам и словосочетаниям.

Получить, разрешить, адресат, получатель, присутствовать, удовлетворить просьбу, положительно, удовлетворительный ответ, письмо–запрос, ответственность.

Для справок: отправить, отказать, адресант, отсутствовать, неудовлетворительный ответ, отказать в просьбе, отрицательно, письмо–ответ, безответственность.

3. Составьте синонимические ряды из слов, уместных в деловых бумагах.

1. Изъян.  2. Уведомление.  3. Оповестить.  4. Помогать.  5. Отправлять.  6. Затруднять.  7. Приказ.

Для справок: 1) недочет, недостаток, пробел; 2) извещение, оповещение, информирование; 3) уведомить, информировать, известить; 4) содействовать, способствовать; 5) посылать, адресовать, направлять; 6) препятствовать, тормозить;7) распоряжение, директива, указание.

4. Предупредить ошибки в смешении паронимов.

1) Каждому ………….. своевременно доставлять все почтовые отправления. ……….. следует возвратить бланк телеграммы, если в нем не указан обратный адрес (адресат, адресант).

2) Каждый …………. имеет право лично выбрать интересующие его книги. Все желающие приобрели ………… в плавательный бассейн (абонент, абонемент).

3) Наши выводы………… убедительными фактами. Наши выводы …….. основаны на неоспоримых фактах (обоснованы, основаны).

5. Различение слов–паронимов, употребляемых в деловой речи:

Выплата, оплата, плата: премия, проезд, квартира.

Заверение, заверка: администрация, доверенность.

Предоставить, представить: отпуск, гостя, решить вопрос, отчет, встречу.

6. Раскройте скобки и выберите правильное слово из паронимов.

1. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (представляем – предоставляем). 2. Прошу (оплатить – заплатить) мне расходы по командировке. 3. (Командированные – командировочные) должны зарегистрировать свои документы. 4. Совет директоров потребовал (гарантийных – гарантированных) обязательств от клиентов–неплательщиков. 5. Необходимо вести хозяйствование (экономными – экономичными – экономическими) методами.

7. Образовать отглагольные существительные на –ние:

Привлечь, составить, организовать, проявить, рекомендовать, заявить, объявить, наполнить, ремонтировать, награждать, формировать, посылать, показывать.

8. Расшифруй сокращенные слова:

Кг, мин., м, га, и.о., зам., акад. Иванов, проф. Лебедев, вуз.

9. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их:

Играть роль, играть значение; решить проблему, разрешить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; представлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмотреть случай; погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюджет, соблюдать законы; возместить ущерб, возместить кредит, возместить предмет аренды.

10. Воспроизведите устойчивые словосочетания по главному члену – глаголу: например, вносить (что?) предложение, вопрос, кандидатуру.

Решать – ..., оказать – ..., разрешать –..., рассмотреть –..., предъявлять –..., удостоить –..., достигать –..., выставить – ..., предоставлять –..., заключить…, представлять – ..., достичь ..., погашать – ..., принять –..., оплатить –..., расторгнуть – ..., возложить –....

11. Образуйте форму именительного падежа множественного числа.

Директор, архитектор, компрессор, сорт, рапорт, слесарь, отпуск, ордер, сектор, штемпель, вектор, диспетчер, допуск, редактор, табель, цех, корм, квартал, отгул, шофер, месяц, инструктор, бухгалтер, брокер, дилер, ректор, профессор, порт.

12. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1. Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года. 2. Прошу оплатить услуги согласно (договор). 3. Согласно (приложение к лицензии) разрешены следующие виды работ. 4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу выслать в наш адрес образцы товара и упаковки. 5. Соответственно (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции. 6. Согласно (прилагаемый список) наградить работников денежной премией в размере месячной зарплаты. 7. Согласно (настоящий контракт) Исполнитель оплачивает работу Агентства в сумме восемьсот тысяч рублей. 8. Просим сообщить дополнительные сведения относительно (изменения в финансировании) нашего предприятия.

13. Распределите устойчивые речевые формулы согласно тем типовым задачам, которые они решают:

– информирование адресата;

– привлечение внимания к проблеме;

– побуждение к действию;

– придание юридического статуса;

– инициирование и поддержание деловых отношений;

– решение конфликтных ситуаций.

Устойчивые речевые формулы: ввести в эксплуатацию, информируем Вас о том, что; заключили настоящий договор о нижеследующем, убедительно прошу Вас решить вопрос;…доверяю…, обязываю всех начальников, сообщаем, что, дана в том, что…; Ваше предложение отклонено по следующим причинам; напоминаем, что; гарантируем, что…; мы будем весьма признательны за участие в…; организация в лице администрации обязуется…; уведомляем, что…; … настоящей доверенностью уполномочиваю… .

14. Проанализируйте текст объявления о приеме в техникум с точки зрения использования в тексте общеупотребительных и профессиональных слов. Определите стилевую окраску контекста.

Объявление.

Воронежский автодорожный техникум объявляет прием студентов на 2009/10 учебный год на следующие отделения:

– ремонт и обслуживание автомобилей;

– эксплуатация автомобильного транспорта…

15. Замените заимствованные слова общеупотребительными. Во всех ли случаях оправдано употребление заимствованных слов?

1. В докладе инспектора ГИБДД были отмечены все дефекты в работе постовой службы.
2. Информацию о ходе спортивных соревнований систематически помещать в областную газету.
3. В своем выступлении на родительском собрании классный руководитель констатировал все случаи нарушения дисциплины на уроках.
4. На повестке собрания акционеров стоят актуальные вопросы.

16. Образуйте допустимые сочетания со словами и словосочетаниями, данными в скобках (объясните причину, не позволяющую образовать словосочетания с некоторыми из существительных). Составьте со словосочетаниями предложения.

Оказать (поддержка, услуга, содействие, влияние, впечатление, встреча, доверие).

Одержать (верх, успех, победа, рубеж, престиж, высокая оценка).

Провести (соревнование, совещание, контроль, организация, собрание, конференция, занятие).

Проявить (сознательное отношение, желание, воля, умение, характер, равнодушие, образец поведения, почин, инициатива).

17. Устраните ошибки в употреблении устойчивых словосочетаний (отметьте случаи лексической несочетаемости слов, разрушения структуры сочетания и другие недочеты).

Большое значение в деле повышения спортивной работы играют систематически проводимые зимние спартакиады школьников.

Ежедневно проводить контроль за загрязнением окружающей среды.

Постоянно проявлять заботу и помощь о пожилых людях.

18. Выпишите термины деловой речи, объясните их лексическое значение.

Профессиональное училище текстильной промышленности объявляет прием учащихся на 2009\10 учебный год. Училище готовит квалифицированных текстильщиц по специальностям: размотчицы пряжи на автоматах, прядильщицы для работы на скоростных прядильных машинах, ленточницы по обслуживанию скоростных ленточных машин, ленточницы по обслуживанию автоматических станков и швеи–мотористки.

Срок обучения по всем специальностям 1 год.

В училище принимаются девушки в возрасте 15–20 лет с образованием 9–11 классов. Все принятые обеспечиваются общежитием, питанием, одеждой и льготным проездом согласно существующим нормам.

Для поступления в училище необходимо представить: заявление, документ об образовании, справку о состоянии здоровья, свидетельство о рождении.

Адрес училища: 174010, г. Воронеж, пр. Ленина, д. 76.

Профессиональное училище текстильной промышленности.

19. Выбери вариант, соответствующий официально–деловому стилю.

1) Читатели, не сдавшие в срок взятые в библиотеке книги, лишаются права пользования библиотекой на 10 дней.

2) Читатели, которые не сдали в срок взятые в библиотеке книги, лишаются права пользования библиотекой на 10 дней.

20. Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, вследствие с учетом их лексического значения.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования. 2. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена. 3. ... затопления части набережной ремонтные работы приостановить. 4.... большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов. 5. ... повышения цен на энергоносители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии. 6. ... активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

21. Выберите из каждого ряда слова, уместные в деловой речи.

Надо, необходимо, желательно, полезно, нелишне, невредно, хорошо бы, неплохо бы, целесообразно, нужно.

Часто, нередко, сплошь и рядом, то и дело.

Очень, совсем, совершенно, весьма, крайне.

Абсолютно, чрезвычайно, сугубо.

Коротенько, сжато, кратко, лаконично.

Раньше, ранее, прежде.

Даром, безвозмездно.

22. Замените словосочетание одним словом:

Лицо, доверяющее получить что–либо.

Постановление, принятое в результате обсуждения какого–либо вопроса.

Лицо, отправляющее по почте, телеграфу и т.д. письмо.

Лицо, которому доверяют получить что–либо.

23. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.

Приехать по (окончание техникума); возвратиться по (завершение строительства); приступить к обязанностям по (истечение срока стажировки); расписаться по (ознакомление с решением); принять решение по (рассмотрение вопроса); навести справки по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ). Действовать вопреки (совет); уезжать согласно (предписание); совершенствовать формы ведения хозяйства по мере (развитие демократии и рыночных отношений); отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела); корректировать план в сторону (уменьшение объема работы); дать директивы по линии (профсоюз); мероприятия в целях (увеличения товарооборота); интересное предложение со стороны (фирма-заказчик).

24. Перепишите предложения, раскрывая скобки.

1. По высланному Вами (счет-фактура) были оплачены только двенадцать путевок из шестнадцати. 2. Наши отношения с (фабрика-поставщик) на сегодняшний день зашли в тупик. 3. Инновации в области (бизнес-образование) стали предметом обсуждения на семинаре. 4. (Банк-гарант) в этой сделке выступает «Прима-банк». 5. В качестве (инструктор-испытатель) я привлекался для работы с новейшими марками самолетов. 6. В качестве (фирма-агент) будет выступать наше предприятие. 7. Руководство рассмотрело представленный Вами предварительный вариант (бизнес-план).

25. Составьте словосочетания с глаголами и существительными, близкими по значению, по предложенным моделям.

Основываться (на чем-либо), опираться (на что-либо); оплатить (что-либо), платить (за что-либо); превосходство (над чем-либо), преимущество (перед чем-либо); обращать внимание (на что-либо), уделять внимание (чему-либо); отчитаться (в чем-либо), сделать отчет (о чем-либо); доминировать (над чем-либо), превышать (что-либо); сослаться (на что), исходить (из чего); отразиться (на чем), повлиять (на что); информировать (о чем), сообщить (что, о чем).

26. Составьте предложения, используя в них словосочетания по следующим моделям:

1. Согласие (с чем), соглашение (о чем). 2. Идентичный (чему), сходный (с чем). 3. Соответственно (чему), в соответствии (с чем). 4. Располагать (чем), иметь (что).

27. Составьте словосочетания, используя в качестве зависимого компонента различные падежные формы одного слова. Например: решить вопрос — решение вопроса.

изготовить образец — изготовление...

рассчитать проектную смету — расчет...

погасить задолженность — погашение...

оценивать работу — давать оценку ...

уточнять стоимость — вносить уточнения...

примириться с неизбежностью — смириться ...

обрадоваться успеху — обрадован ...

заслуживать одобрения — заслужить ...

28. Отредактируйте предложения.

1. Прошу вас выслать нам для ознакомления расценки на приобретение оборудования. 2. Расходы произвести за счет средств, предусмотренных бюджетом. 3. При необходимости проверка продукции должна проводиться в соответствии с техническими условиями на продукцию. 4. Перед сдачей объекта под охрану проверять, закрыты ли окна, форточки и двери. 5, Покупатель обязуется принять продукцию по количеству и по качеству в соответствии с требованиями инструкций. 6. При этом транспортные расходы по централизованной доставке относятся на предприятие. 7. Арендатор обязуется заключить все необходимые договора на страхование. 8. Разработать программу учета потребляемых средств на объектах здравоохранения, народного образования и на объектах культуры.

29. Придумайте предложения со следующими деепричастными оборотами:

1. Отправляясь в загранкомандировку, ...  2. Рассчитывая на свои силы, ...    3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу,... 4. Приступая к рассмотрению следующего вопроса,... 5. Отмечая отдельные недостатки, ...         6. Подчеркивая значимость проекта,... 7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.08 г.,... 8. Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок, ...

30. Отредактируйте сложные предложения, определив предварительно тип ошибки.

1. Нам сегодня можно избежать крупных спадов производства, если вы поможете нам крупными вливаниями денежных средств. 2. Не только крупные и средние предприятия стоят сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов. 3. Доказательство, что содержание крупного рогатого скота ухудшается, сегодня мы имеем в виде уменьшения поголовья по всем регионам. 4. В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии. 5. В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок.

31. Какие элементы официально–делового стиля встречаются в данном отрывке? Какую деловую бумагу можно было бы составить на основании имеющихся в тексте данных?

1. Комендант со мною поздоровался с видом озабоченным. Он запер двери, всех усадил, кроме урядника, который стоял у дверей, вынул из кармана бумагу и сказал нам: «Господа офицеры, важная новость! Слушайте, что пишет генерал». Тут он надел очки и прочел следующее: «Господину коменданту Белогорской крепости капитану Миронову. По секрету.

Сим извещаю Вас, что убежавший из–под караула донской казак и раскольник Емельян Пугачев, учиня непростительную дерзость принятием на себя имени покойного императора Петра III, собрал злодейскую шайку, произвел возмущение в яицких селениях и уже взял и разорил несколько крепостей, производя везде грабежи и смертные убийства. Того ради, с получением сего, имеете вы, господин капитан, немедленно принять надлежащие меры к отражению помянутого злодея и самозванца, а буде можно, и к совершенному уничтожению оного, если он обратится на крепость, вверенную вашему попечению». (А. С. Пушкин)

2. Строгий старик, взял со стола открытое письмо и стал читать его вслух:

«На запрос вашего превосходительства касательно прапорщика Гринева, якобы замешанного в нынешнем смятении н вошедшего в сношения с злодеем, службою недозволенные и долгу, присяге противные, объяснить имею честь: оный прапорщик Гринев находился на службе в Оренбурге от начала октября прошлого 1773 года до 24 февраля нынешнего года, в которое число он из городя отлучился и с той поры уже в команду мою не являлся. Л. слышно от перебежчиков, что он был у Пугачева в слободе и с ним вместе ездил в Белогорскую крепость, в коей Прежде находился он на службе; что касается до его поведения, то я могу...» Тут он прервал свое чтение и сказал мне сурово: «Что ты теперь скажешь себе в оправдание?». (А. С. Пушкин)

3. «...От Советского Информбюро: Оперативная сводка за седьмое сентября...; вечернее сообщение: ...В течение седьмого сентября наши войска вели ожесточенные бой с противником Западнее и юго–западнее Сталинграда, а также в районах Новороссийск и Моздок... На других фронтах существенных изменений не произошло». (А. Фадеев)

4. «15 октября 1942 года получил от командира отряда боевое задание отправиться в» район» станций Индра. В группе было 7 человек – я, Богданович, Фокин, Гвоздев, Дегтярев, Сорокин, Лазарев. Предстоял длинный путь – около 150 километров. 19 октября группа в полном составе, прибыла в намеченное место в 3 километрах от станции Индра... В ночь с 20 на 21 октября были заложены две мины на обеих колеях железной дороги Полоцк – Даугавпилс, в 200 метрах – одна от другой. Двумя взрывами уничтожено: один эшелон с танками в количестве 25 платформ и один эшелон с живой силой – 32 вагона.

Возвращаясь в лагерь, напали, на полицейский гарнизон. Взяты трофей. В отряд доставлено 150 килограммов тола, 8 лошадей и 2 велосипеда.

Старший сержант Астахов».    (М. С. Прудников)

5. Чичиков выпустил из рук бумажки Собакевича, который, приблизившись к столу и накрывши их пальцами левой руки, другою написал на лоскутке бумаги, что задаток двадцать пять рублей государственными ассигнациями за проданные души получил сполна. Написавши записку, он пересмотрел еще раз ассигнации. (Н. В. Гоголь)

6. Синцов присел у печки и, развернув тетрадный листок, при слабом, догорающем свете прочел первые строчки: «Я, Малинин Алексей Денисович, член ВКП(б) с 1919 года, настоящим сообщаю свое мнение...»

Синцов дочитал до конца, до слов, которых в мирное время, наверное, трудно было дождаться от Малинина: «Могу лично подтвердить его прошлое только с октября сего года, но ручаюсь за него, как за самого себя»,– снова сложил бумажку вчетверо, засунул в карман гимнастерки и, услышав, как по улице прогромыхал танк, вышел на воздух. (К.Симонов).

32. Составьте  должностные инструкции главного  бухгалтера ФГОУ  СПО «Острогожский аграрный техникум».

33. Составьте  устав  ФГОУ  СПО «Острогожский аграрный техникум».

34. Составьте автобиографию.

35.  Составьте резюме.

36. Составьте расписку в получении суммы денег в размере 10000 рублей сроком на 1 месяц.

37. Составьте доверенность на передачу прав пользования автотранспортом.

38. Составьте объяснительную записку секретаря – референта руководителю предприятия об утере письма – запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

39. Составьте заявление о предоставлении учебного отпуска. Текст должен содержать указание на наличие справки с места учебы.

40. Составьте докладную записку начальника планового отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

41. Составьте справку с места работы для предоставления ее на место учебы. Укажите должность, размер оклада.

42. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации ФГОУ    СПО       «Острогожский    аграрный     техникум». На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации. Остальные данные определите по своему усмотрению.

43.Напишите  приказ:

– о  проведении олимпиады по «Бухгалтерскому учету» в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– о  создании отдела рекламы  в в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– о  проведении семинара для преподавателей в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– о премировании преподавателей в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– о проведении промежуточной аттестации студентов в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум»  с целью повышения их успеваемости.

– о передаче компьютера одним должностным лицом другому в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– об  отправке преподавателя в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум» на курсы повышения квалификации.

– о выделении материальной помощи работнику ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум» в связи с длительной болезнью.

– о  предоставлении планового отпуска преподавателям  в ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

– о  приёме на работу преподавателя иностранного языка  ФГОУ  СПО «Острогожский  аграрный  техникум».

Заключение

Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально–делового стиля речи.

Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств.

Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Рекомендуемая      литература

1.        Колтунова М.В. Язык и деловое общение. Нормы, риторика, этикет: Учебное пособие. – М.: ОАО «НПО «Экономика», 2000.

2.        Коробейникова Л.С. Документационное обеспечение  делового общения. – Воронеж: ВГУ, 2003.

3.        Красивова А.Н. Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие. – М.: МФА, 2001.

4.        Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и Кº, 2007.

5.        Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М.: Флинта, 1997.

6.        Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н.Ширяева. – М.: Норма-ИНФРА, 1998.

7.        Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Инфра-М, 1997.

8.        Русский язык делового общения / Под общ. ред. И.А. Стернина. – Воронеж: Изд-во ВГУ, 1995.