Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
презентация к уроку по теме

ТЕМА УРОКА:
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К СОСТАВЛЕНИЮ ПИСЕМ
письма оформляются на бланке письма формата А4 или А5 и подписываются руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией
письма должны быть составлены грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений
независимо от содержания, письма должны излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополнительные материалы
Состоит из трех элементов: введения, доказательства, заключения
ТЕКСТ ПИСЬМА
ЭЛЕМЕНТЫ
ПРЯМОЙ ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ОБРАТНЫЙ ПОРЯДОК РАСПОЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ДОКАЗАТЕЛЬСТВО
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ТИПЫ
Введение
ПРОСТОЕ
Причина возникновения вопроса или его краткая история
Формулируется основная цель письма
Заключение
СЛОЖНОЕ
Излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения
ТЕКСТ ПИСЬМА
Введение
Заключение
Основная часть (доказательство)
обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
ЛИЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ ПЕРЕПИСКА ПоздравленияПриглашенияОтветы на приглашенияРекомендацииВыражение соболезнованийи т.п.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМАСопроводительноеДоговорное письмоНапоминаниеПодтверждениеПросьба и т.д.
ПИСЬМО
НЕРЕГЛАМЕНТИ-РОВАННЫЕПИСЬМАРекламныеИнформационныеПисьмо-представлениефирмыи т.п.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМАПисьмо-запросОфертаРекламацияРазличные виды ответов
КОММЕРЧЕСКИЕ ПИСЬМА

обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию об услугах, товарах (либо могут содержать претензии и т.п.)
обращения продавцов кпокупателям, которые имеют рекламный характер и рассматриваются как вид рекламной деятельности
составляются при заключении и выполнении контрактов
представляют собой
ПИСЬМО-ЗАПРОС
ОФЕРТА
РЕКЛАМАЦИЯ
РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ОТВЕТОВ
официальное письмо, требующее ответа
письменное предложение о заключении контракта на определенных условиях
письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе
ВИДЫ КОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Письмо-запрос – это коммерческий документ, оформляемый как письмо, являющееся обращением покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг)
КЛИШЕ
Просим Вас сообщить о возможности поставки…Просим сделать предложение на поставку…Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.
В ТЕКСТЕ УКАЗЫВАЮТСЯ:наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и другие).
Ответ на письмо-запрос оформляются как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующая покупателя. Ответом на запрос может быть ОФЕРТА
ТЕКСТ ПИСЬМА-ЗАПРОСАможет содержать преамбулу, в которой излагают причины, по которым запрашивается информация, или цели, в связи с которыми это делается.
ОФЕРТА (ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ)
Оферта (письмо-предложение) – это письмо, направляемое продавцом (импортером) покупателю (экспортеру) с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
ВИДЫ
КЛИШЕ
Предлагаем Вам…Предлагаем Вам твердо…В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…
ТВЕРДАЯПодразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковку, цену, срок поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.
СВОБОДНАЯПредложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца
ОТВЕТЫ НА ОФЕРТУСодержат различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, посылается ответ, выражающий согласие, именуемый АКЦЕПТОМ + заказ (контракт) – заключается сделка. Если покупатель не согласен со всеми пунктами предложения – посылается контрпредложение, где излагаются свои условия.
РЕКЛАМАЦИЯ (ПРЕТЕНЗИОННОЕ) ПИСЬМО
ПРЕДЪЯВЛЯЮТСЯ
Направляем Вам претензию на…Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…Заявляем Вам претензию в отношении…Высылаем Вам акт экспертизы от ___ № ___, из которого следует, что…Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…В партии товара, отгруженной…, обнаружена недостача…При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № ___ была установлена недостача… и т.п.
В отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента;В отношении качества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах;В отношении сроков поставки, если они нарушены;В отношении упаковки и маркировки товара;В отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов;В отношении других условий контракта.
Рекламационное (претензионное) письмо – это коммерческое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг, требованиям, заявленным в договоре.
КЛИШЕ
СВЕДЕНИЯ
Основание для предъявления претензии;Предмет претензии;Доказательства;Конкретные требования составителя претензии.
СВОДНАЯ ТАБЛИЦАКОММЕРЧЕСКИХ ПИСЕМ
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Получение каких-либо официальных сведений или документов
Просим Вас сообщить..Просим Вас предоста-вить…
ОФЕРТА (ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ)
Направляется потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества
Предлагаем Вам…
РЕКЛАМАЦИЯ
Возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора
Настоящим письмом…
ВИД
ЦЕЛЬ
КЛИШЕ
РЕКВИЗИТЫ БЛАНКА ПИСЬМА
Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или герб муниципального образования)
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации по ОКПО
Наименование вышестоящей организации (если оно имеется)
Наименование организации
Справочные данные об организации
Дата
Регистрационныйномер документа
Ссылка на регистрационныйномер и дату входящего документа
БЛАНК ПИСЬМА(угловое расположение)
РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393 Тел./факс (095) 718-78-74E-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 ________________ № ___________На № ___________ _______________
БЛАНК ПИСЬМА(продольное расположение)
РОСАРХИВ Государственное учреждениеВсероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела(ВНИИДАД)Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ruОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795ИНН/КПП 7708033140/771001001_____________ № ____________ На № ________ _______________ 
МАКЕТ ПИСЬМА
РОСАРХИВНаименование организации Государственное учреждение Наименование должностного лица Всероссийский научно-исследовательский ИН.Фамилия институт документоведения и архивного делаПодробный почтовый адрес (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва,117393 Тел./факс (095) 718-78-74E-mail: mail@vniidad.ru http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 ________________ № ___________На № ___________ ______________ Заголовок ___________________________________________________________________Текст _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Приложение: __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________  Наименование должности л.п.ИН.Фамилия 
ПИСЬМО-ЗАПРОС
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002Тел./факс (861) 218-38-74E-mail: mail@niad.ru http://www.niad.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___20.10.2005 __ № ____105_____На № ___________ _ ______________
Генеральному директору ООО «ПЛЮС» А.С. Иванову Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Уважаемый Александр Сергеевич! Мы получили Ваш каталог в котором представлены новые товары. Некоторые из данных товаров могут найти применение и в нашем производственном процессе. Мы будем Вам признательны, если Вы направите в наш адрес более полные данные комплекса оборудования по производству круп, вместе с ценами по этой продукции. С уважением.Директор Н.Сидор Н.В. Сидоров
О получении данных
ОТВЕТ НА ПИСЬМО-ЗАПРОС
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742 Тел./факс (863) 321-67-34E-mail: mail@plusd.ru http://www. plusd.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___28.10.2005 __ № ____115_____На № ___105____ __20.10.2005 ___
Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ» Н.В. Сидорову Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Уважаемый Николай Васильевич! Благодарим Вас за запрос. Мы рады, что Вам понравилась наша новая линия товаров и с удовольствием высылаем подробную информацию о комплексе оборудования по производству круп и муки. Мукомольно–крупяной комплекс позволяет производить из различного сырья высококачественные крупы: пшеничные, ячневые, кукурузные, гороховые, пшено, рис. Несложная переналадка комплекса позволит получать пшеничную, ржаную, гречневую и кукурузную муку. Все оборудование защищено патентами. Предоставляется сертификат соответствия и гарантия 18 месяцев.Приложение: прайс-лист на 5 л. в 1 экз. С уважением. АИва А.С. Иванов
Генеральный директор
О получении информации
О получении информации
ОФЕРТА
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742 Тел./факс (863) 321-67-34E-mail: mail@plusd.ru http://www. plusd.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___10.11.2005 __ № ____119_____На № ____108___ ____05.11.2005__
Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ» Н.В. Сидорову Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Уважаемый Николай Васильевич! Благодарим Вас за запрос и предлагаем твердо-микромельницу МиМ на следующих условиях:       Минимальный заказ – 8 комплектов, масса – 190 кг;      Цена одного комплекса – 165000 руб. Поставка товара будет произведена с 09.01.2006 по 19. 01.2006 г. Просим подтвердить данное предложение в течении 10 дней с момента получения нашего письма. С уважением. АИва А.С. Иванов
О реализации товара
Генеральный директор
ОТВЕТ НА ОФЕРТУ
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002Тел./факс (861) 218-38-74E-mail: mail@niad.ru http://www.niad.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___17.11.2005 __ № ____115_____На № ___119___ ___10.11.2005 __
Генеральному директору ООО «ПЛЮС» А.С. Иванову Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Уважаемый Александр Сергеевич! Подтверждаем получение Вашего предложения на микромельницу МиМ. В ближайшее время мы сообщим свое решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара. С уважением.Директор Н.Сидор Н.В. Сидоров
О подтверждении предложения
РЕКЛАМАЦИЯ
Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002Тел./факс (861) 218-38-74E-mail: mail@niad.ru http://www.niad.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___01.12.2005 __ № ____125_____На № __________ ____________ __
Генеральному директору ООО «ПЛЮС» А.С. Иванову Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742
Уважаемый Александр Сергеевич!Мы официально заявляем Вам рекламацию на задержку в передаче технической документации на универсальный комплекс оборудования, по контракту № 67.В связи с этим мы настаиваем на возмещение всех расходов в сумме двух тысяч долларов.Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам свое решение. С уважением.Директор Н.Сидор Н.В. Сидоров
О предъявлении претензии
ОТВЕТ НА РЕКЛАМАЦИЮ
Кирова ул., д. 4, г. Ростов-на-Дону, 445742 Тел./факс (863) 321-67-34E-mail: mail@plusd.ru http://www. plusd.ru ОКПО 06842508, ОГРН 1028700170794 ИНН/КПП 6708532170/5713310814 ___15.12.2005 __ № ____132_____На № ___125 ____ __01.12.2005 ___
Директору фирмы «ЮГ-ПРОМ» Н.В. Сидорову Кузнечная ул., д. 8, г. Краснодар, 350002
Уважаемый Николай Васильевич! Подтверждаем получение Вашего письма, в котором Вы предъявляете нам претензию на сумму двух тысяч долларов за задержку в передаче технической документации по контракту № 67. Мы тщательно рассмотрели Вашу претензию и должны сообщить, что задержка в передачи документации произошла не по нашей вине. Мы хотели бы напомнить Вам, что пункт 6 вышеуказанного контракта предусматривает передачу технической документации в течении 3 месяцев. Таким образом, Вы не можете требовать уплаты неустойки. С уважением. АИва А.С. Иванов
Генеральный директор