Презентации по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"
презентация к уроку на тему

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых, в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте ПРИ ВЕДЕНИИ ПЕРЕПИСКИ ДОЛЖНЫ СОБЛЮДАТЬСЯ СЛЕДУЮЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ:- документы оформляются на специальных для письма бланках формата А4 и А5 и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;- текст должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений;- текст излагается спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;- события и факты в необходимых случаях должны иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
ТЕКСТ
заключение
вступление
Просьба, предложение, напоминание, требование и т.д.
Причина возникновения вопроса или его краткая история
ВИДЫ ПИСЕМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА;- ПИСЬМО-ПРОСЬБА;- ПИСЬМО-ЗАПРОС;- ПИСЬМО-ОТВЕТ;- ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ;- ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ;-ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО;- ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО;- ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ;- ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ;- ПИСЬМО ПРЕДЛОЖЕНИЕ;- ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ;- ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ;- ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ;- ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ. «СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА»Цель письма:используется для отправки документов, не имеющих адресной части «СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА»- Направляем на утверждение…- В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…- В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…- В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… «ПИСЬМО-ПРОСЬБА»Цель письма:используется для получения информации, услуг, товаров, необходимых организации «ПИСЬМО-ПРОСЬБА»- Просим Вас провести…- Просим Вас сообщить…- Просим Вас предоставить…- Надеемся на положительное решение вопроса… «ПИСЬМО-ЗАПРОС»Цель письма:используется для получения каких-либо официальных сведений или документов «ПИСЬМО-ЗАПРОС»- Просим Вас сообщить…- Просим Вас предоставить… «ПИСЬМО-ОТВЕТ»Цель письма:составляется как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос «ПИСЬМО-ОТВЕТ»- Мы не можем принять Ваше предложение…- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…- Предлагаемые Вами сроки проведения…- Ваше предложение отклонено по следующим причинам… «ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ»Цель письма:информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес «ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ»- Сообщаем Вам, что…- Доводим до Вашего сведения, что…- Считаем необходимым поставить Вас в известность о... «ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ»Цель письма:подтверждает получение сведений, документов или других материалов «ПИСЬМО-ПОДТВЕРЖДЕНИЕ»- Подтверждаем получение Вашего заказа…- Подтверждаем условия поставки…- Организация не возражает против…- Подтверждаем телефонный разговор… «ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО»Цель письма:содержит полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения «ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО»- Сообщаем Вам, что… «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО»Цель письма:дает гарантии выполнения каких-либо обязательств, оплаты, сроков и т.п. «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО»- … Качество продукции фирма гарантирует- Просим изготовить и выслать комплект мебели по Вашему каталогу. Оплату гарантируем «ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ»Цель письма:информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках и т.п.) «ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ»- Ставим Вас в известность…- Сообщаем Вам о переносе… «ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ»Цель письма:разновидность письма-извещения «ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ»- Приглашаем Вас на заседание…- Просим принять участие в… «ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ»Цель письма:направляется потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества «ПИСЬМО-ПРЕДЛОЖЕНИЕ»- Предлагаем Вам… «ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ»Цель письма:используется в случаях, когда организация – партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности «ПИСЬМО-НАПОМИНАНИЕ»- Просим ускорить ответ на…- Напоминаем Вам…- Вторично напоминаем Вам…- Обращаем Ваше внимание на то, что…- Ставим Вас в известность, что… «ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ»Цель письма:заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей «ПИСЬМО-ТРЕБОВАНИЕ»- Требуем выполнить взятые на себя обязательства…- Срочно требуем выполнить…- Требуем незамедлительно выполнить… «ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ»Цель письма:направляется организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия «ПИСЬМО-БЛАГОДАРНОСТЬ» - Благодарим за оказанную помощь в …- Выражаем Вам благодарность за …- Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за …- Позвольте Вас поблагодарить за … «ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ»Цель письма:составляется в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации «ПИСЬМО-ПОЗДРАВЛЕНИЕ» - Поздравляем Вас в связи с …- Сердечно поздравляем Вас с … - Примите наши искренние поздравления в связи с …- Искренне поздравляем Вас с … МакетСЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА(угловое расположение) Наименование организации Наименование должностного лицаИН. ФамилияПодробный почтовый адрес
Заголовок _____________________________________________________
Текст _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение: _____________________________________________ _____________________________________________
Наименование должности л.п.И.Н.Фамилия
Наименование министерства или ведомстваНаименование организацииНаименование структурного подразделенияПодробный почтовый адресТел.__________ Тел./факс ____________________________ № _______________На № __________ от _______________ МакетСЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА(продольное расположение) Наименование организации Наименование должностного лицаИН. ФамилияПодробный почтовый адрес
Заголовок _________________________________________________
Текст _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Приложение: _____________________________________________ _____________________________________________
Наименование должности л.п.И.Н.Фамилия
______________ № __________На № ________ от __________
Наименование министерства или ведомстваНаименование организацииНаименование структурного подразделенияПодробный почтовый адресТел. __________ Тел./факс ____________