Основные правила создания презентаций .
статья по теме

       Основные правила создания презентации

                                                         (MS Power Point)

В современном мире все сферы деятельности людей подвержены влиянию новых информационных технологий, что приводит к многообразным преобразованиям в сфере социальных отношений, материального и духовного производства. Одним из относительно новых для России, но уже давно и шировоко используемых зарубежом инструментов наглядного предоставления инофрмации являются мультимедийные  презентаци. Одним из самых мощных программных решений на сегодняшний день является продукт компании Microsoft офисного пакета Microsoft Office – программа Power Point (MS Power Point).

Презентация это представление обществу или узкому кругу лиц материальных или иных вещей, идей с целью достижения определенных целей.

Мультимедийные презентации отличаются от стандартных тем, что они, как правило, содержит комбинации следующих основных элементов: видео, аудио, рисунки, фотографии, текст, анимация. Мультимедийная презентация – это мощный и многофункциональный маркетинговый инструмент. Возможность использовать мультимедиа в самых разных направлениях образования позволяет практически неограниченно расширять сферу применения интерактивных презентаций

Стремительное развитие и масштабность применения в сфере образования мультимедийных презентаций объясняется в первую очередь многочисленными преимуществами использования мультимедиа в качестве маркетингового инструмента

1. Информационная емкость.

Возможность в одной мультимедийной презентации разместить большой объем графической, текстовой и звуковой информации, позволяет в полной мере продемонстрировать преимущества и достоинства учебного материала.

2. Компактность и мобильность.

В качестве носителей для мультимедийной презентации могут быть использованы различные типы дисковых нокопителей, независимо от формы и емкости, все типы носителей отличаются компактностью и удобством хранения. Мини-диск, USB-флеш-карту и пр. можно носить в кармане, портмоне или даже на руке, при этом в каждом из носителей может быть размещено множетсво мультимедийных презентаций. Все, что нужно для демонстрации – это носитель и компьютер или телевизор.

3. Эмоциональная привлекательность, наглядность.

Мультимедийные презентации дают возможность представить информацию не только в удобной для восприятия последовательности, но и эффектно сочетать звуковые и визуальные образы, подбирать доминирующие цвета и цветовые сочетания, которые создадут у учащихся позитивное отношение к представляемой информации. Наглядность - это ключевой аргумент использования мультимедийных презентаций. И лучше всего он выражается расхожей фразой: «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать», или даже прочесть.

4. Интерактивность.

Возможность непосредственно воздействовать на ход презентации - это одно из важнейших преимуществ мультимедиа. Выбрать язык презентации, нужный для представления раздел или блок информации - неоспоримое достоинство мультимедийных презентаций, которое дает возможность фокусировать внимание учеников на выбранных именно Вами ключевых моментах.

Таким образом, актуальность выбранной темы беспорна, создание презентаций – это незаменимый инструмент ведения образовательного процесса, обладающий убедительными методами, но помимо этого – это еще и требование времени.

Данная работа представляет собой обзор возможностей программы Microsoft Power Point пакета Microsoft Office компании Microsoft. В работе рассмотрены основные возможности программы Microsoft Power Point.

Целью работы является изучение основных правил создания презентаций в Microsoft Power Point.

Для достижения цели работы изучен теоретический материал и научная литература. Основные возможности «MS Power Point».

Программа MS Power Point является специализированным средством автоматизации для создания и оформления презентаций, призванных наглядно представить работы исполнителя группе других людей. Программа обеспечивает разработку электронных документов особого рода, отличающихся комплексным мультимедийным содержанием и особыми возможностями воспроизведения, с ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед аудиторией. После завершения работы над презентацией можно напечатать полученные слайды на бумаге, вывести их на фотопленку, добавить к слайдам заметкиучителя.

MS Power Point позволяет разрабатывать следующие документы

1. презентации, рассчитанные на распечатку на прозрачной пленке с целью их демонстрации через оптический проектор  на 35-мм диапозитивной фотопленке с целью их демонстрации через оптический слайд-проектор;
2. презентации, рассчитанные на воспроизведение через компьютерный проектор / компьютер / телевизор;
3. материалы презентации для публикации в сетевом окружении с последующим автономным просмотром;
4. материалы презентации для рассылки по электронной почте с последующим автономным просмотром адресатами;
5. материалы презентации для распечатки на бумаге с целью последующей раздачи.

Презентация - это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. Основные объекты презентации в Power Point представлены на рисунке 1 в Приложении.

Слайд – это логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции. В составе слайда могут присутствовать следующие объекты: заголовок и подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы, организационные диаграммы, тексты, звуки, маркированные списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, различные внешние объекты.

Таблица 1

Параметры объекта «Слайд»

Хотя существует много способов запуска программы, наиболее простой путь – это использования кнопки Пуск, которую можно найти в нижнем левом угле экрана на панели задач. Откроем с помощью этой кнопки программу Power Point.

При запуске программы одновременно откроются диалоговые окна Помощника по Office и стартовое диалоговое окно power Point предложит вам выбрать опцию создания новой презентации или открытия уже существующего документа. Можно убрать это диалоговое окно, просто нажав клавишу или, щелкнув по кнопке Отмена.

Панель инструментов значительно облегчает работу с программой. На этой панели можно найти все команды, которые есть в меню. При этом выполнить щелчок мыши проще и быстрее, чем рыться в многочисленных меню и подменю.

Power Point предлагает в помощь много разных панелей инструментов. В зависимости от того, какой режим вы выбрали для работы, некоторые панели инструментов могут оказаться недоступными. Например, панель инструментов Структура недоступна в режиме Слайды.

Ещё один помощник при работе с Power Point – это помощник по Office, который открывает собственные окна при запуске Power Point. Это самый простой и приятный способ получения полезной информации. Во время работы с Power Point этот помощник будет давать подсказку как использовать некоторую специфическую технику программы для успешного выполнения задачи. О том, что подготовлена подсказка можно узнать после появления в окне помощника по Office лампочки. Если возник вопрос, надо щёлкнуть в любом месте в окне Помощника по Office. В появившемся окне предложат ввести ключевой слово по интересующей теме. Помощник ответит, раскрыв список соответствующих тем вспомогательной информации.

                Создание презентации в MS Power Point.

Программа Power Point предоставляет пользователям большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны включают оформленные слайды, в которые пользователи вносят данные. Каждый шаблон слайда имеет свою композицию, соответствующую его назначению. Изначально все слайды содержат либо стандартные текст и встроенные объекты, которые следует заменить при создании презентации, либо место - заполнители, предназначенные для вставки определенных объектов. Любой стандартный шаблон презентации можно изменить по своему вкусу. Если же пользователь располагает временем и чувствует в себе способности дизайнера, он может начать работу над презентацией "с нуля" — в Power Point для этого есть все средства.

После щелчка на кнопке Power Point панели инструментов Microsoft Office появляются главное окно программы и диалоговое окно Power Point, в котором программа предлагает образовать пустую презентацию или создать презентацию с помощью мастера автосодержания либо шаблона презентации. При этом предоставляется также возможность открыть файл существующей презентации.

Форматирование слайда.

Чтобы изменить формат слайда, вначале необходимо его выделить в режиме сортировщика или сделать текущими. После этого можно воспользоваться одной из команд меню Формат.

Разметка слайда – данная команда позволяет изменить разметку для выбранного слайда с помощью диалогового окна Разметка слайда, аналогичного окну Создание слайд. Чтобы выполнить изменения, необходимо выбрать в данном окне требуемую разметку для слайда и нажать кнопку  Применить.

Цветовая схема слайда – это команда используется для установки цветовой схемы для выбранного слайда или для всей презентации.

Фон – позволяет выбрать заливку, которая будет использоваться для фона слайдов. После выполнения команды отображается диалоговое окно Фон, в котором можно с помощью раскрывающегося списка выбрать требуемый цвет или способ заливки.

Применить шаблон оформления – дает возможность установить новый шаблон оформления, т.е. установить определенную цветовую палитру для фона и объектов слайда, а также определить расположение элементов на слайдах. Для того следует открыть презентацию в любом режиме и выполнить данную команду. Затем в диалоговом окне применить шаблон оформления следует выбрать новый шаблон для оформления презентации, после чего нажать кнопку Применить.  В результате выполнения действий все слайды презентации будут оформлены по новому шаблону.

Вставка объектов мультимедиа.

Ничто так не оживляет презентацию, как добавление в слайд – фильм объектов мультимедиа – видеофрагментов, звука и музыки. Добавление в презентацию объектов мультимедиа осуществляется очень просто и производит поистине потрясающий эффект.

В любой слайд можно внедрить один или несколько объектов мультимедиа. Возможно, это будет короткий музыкальный клип, который воспроизводится в то время, когда слайд появляется перед зрителями. Может быть, за музыкальным клипом последует видеоролик, записанный кем–нибудь из участников проекта. Эти клипы могут запускаться автоматически во время появления слайда или по истечении некоторого интервала времени. Кроме того, чтобы начать воспроизведение, учитель может дважды щелкнуть на расположенном на слайде значка видеоролика, звукового или музыкального фрагмента.

Чтобы вставить в слайд звук, музыкальный фрагмент или видеоролик можно воспользоваться библиотекой Clip Gallery.

Библиотека Clip Gallery является одним из необязательных компонентов программного комплекса Power Point. Если этот модуль был установлен в процессе работы программы Setup при инсталляции Power Point, то коллекция Clip Gallery будет всегда доступна в режимах слайдов и страниц заметок, что позволит украшать эти страницы картинками.

Анимация слайдов.

В ходе демонстрации слайд – фильма абзацы маркированных списков, а также размещенные на слайдах графические объекты могут появляться на экране либо все сразу, либо последовательно. Чтобы маркированный текст постепенно «выстраивался» на слайде, необходимо назначить ему тот или иной эффект анимации.

В режиме сортировщика слайдов можно быстро выбрать и применить готовые, заранее встроенные в программу эффекты анимации текстовых слайдов, так чтобы заголовок и абзацы маркированного списка появлялись последовательно (по заранее продуманной схеме). Для включения такого режима демонстрации надо выделить один или несколько слайдов с маркированным списком, а затем выбрать вариант анимации в раскрывающемся списке Встроенная анимации текста панели инструментов Сортировщик слайдов или в подменю Встроенная анимация текста контекстного меню.

Для расширенного управления анимацией слайдов и для настройки эффектов анимации графических объектов необходимо дважды щелкнуть на слайде, чтобы перейти в режим просмотра слайдов, где и осуществляется дальнейшая настройка.

В режиме слайдов щелкнуть на фоне слайда, чтобы отменить выделение всех объектов. Затем выполнить команду Настройка анимации меню Показ слайдов. Появится окно диалога Настройка анимации.

Щелкнув на кнопке Эффекты анимации панели инструментов Форматирование, можно вывести на экран панель инструментов Эффект анимации. Тот же результат можно получить, указав на подменю Панели инструментов меню Вид и щелкнув затем на пункте Эффекты анимации. Этой панелью инструментов можно пользоваться для анимации отдельных объектов.

На вкладке Время окна диалога Настройка анимации расположен список объектов, которым ещё не назначен эффект анимации. Можно выделить любой объект и щелкнуть на переключателе включить в разделе Анимация вкладки Время. По умолчанию для запуска анимации объекта требуется щелкнуть на нем кнопкой мыши, однако можно включить автоматическое инициирование анимации объекта через определенное число секунд после окончания предыдущего события или после появления слайда на экране, если до этого в слайд – фильме не производилась анимация других объектов.

Указав объекты для анимации, можно изменить ее порядок с помощью списка Порядок анимации того же окна диалога.

Теперь можно выбрать конкретный эффект анимации для каждого объекта. Нужно щелкнуть в окне диалога Настройка анимации на ярлык вкладки Эффекты. Для отмеченного объекта можно указать эффект анимации, звука, воспроизводимый при появлении объекта, и цвет, с помощью которого объект будет выделен с момента появления на экране до начала анимации следующего объекта.

Если объект является текстом, можно осуществить настройку параметрров раздела Появление текста вкладки Эффекты. Текст может появляться в режимах Все вместе, по словам и по буквам.

Основные правила создания презентации в MS Power Point.

Прежде чем приступить к созданию презентации, следует четко представлять (понимать), что нужно донести до аудитории, что ей (аудитории) рассказать. Поэтому необходимо просмотреть как можно больше литературы по данной теме, составить список материалов и иллюстраций, которые необходимы. Определить, какие материалы и иллюстрации необходимо отсканировать, найти в Интернете или, наконец, нарисовать самим.

Необходимо знать, кто будет слушателями. Тогда можно будет настроиться на аудиторию и тем самым задать нужный лад. Это является важным шагом к успеху.

В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой звено, логически связанное с темой повествования, и работать на общую идею презентации.

Не следует перегружать слайды лишними деталями (не увлекаться анимацией). Анимацию следует использовать только с целью привлечения внимания к основным, ключевым моментам слайда. Не нужно забывать, что звуковые и визуальные эффекты не должны отвлекать внимание от основной (важной) информации.

Остановимся более подробно на основных этапах и правилах создания презентации.

Этап 1. Начало работы. Выбор темы, постановка цели и задач презентации. Этап 2. Определение содержания и дизайна презентации.

1. Составление плана будущей презентации. Желательно, чтобы план был подробным. Необходимо на бумаге нарисовать, структуру презентации, схематическое изображение слайдов и распределить, какой текст, рисунки, фотографии или другие материалы будут включены в тот или другой слайд. Составление списка рисунков, фотографий, звуковых файлов, видеороликов (если они необходимы), которые будут размещены в презентации. Определение текстовой части презентации

2. Определение условий демонстрации. От этого будет зависеть объем текстовой информации, располагаемой на слайдах, и, как мы говорили выше, размер шрифта и вид навигации.

3. Определение количества слайдов в презентации (оно может потом изменяться).

4. Определение примерного дизайна слайдов. Цветовая гамма фонов слайдов, формат заголовков (желательно, чтобы во всех слайдах был выдержан один формат и соблюден единый стиль).

Этап 3. Порядок создания презентации 

1. Ввод и редактирование текста. Создаются текстовые слайды, на каждом слайде вводится только текстовая информация. После ввода текста необходимо определиться с его расположением на каждом слайде, продумать его форматирование, т.е. определить размер, цвет шрифта, заголовков и основного текста. При подборе цвета текста следует помнить, что текст должен быть «читаем», то есть фон слайдов не должен «глушить» текст. Не использовать редкие виды шрифтов, их может не быть на других компьютерах, с помощью которых презентация будет демонстрироваться в других аудиториях. Определить, не перегружены ли слайды текстом, возможно, придется часть текста включить в устный доклад, а если презентация демонстрируется без сопровождения докладчика, то необходимо продумать содержание текста так, чтобы он не потерял смысл и был доступен для понимания. И не забывать об орфографии, ничто не портит так представление о вас и вашей работе, как орфографические ошибки в тексте презентации.

2. Графики, диаграммы, таблицы. Если планируется разместить в презентации графики и диаграммы, то продумать их расположение, определите, читаются ли надписи, и не перегружать один слайд несколькими графиками или диаграммами – информация будет хуже восприниматься. То же самое относится и к таблицам, текст в таблицах должен быть хорошо виден, для наглядности в таблицах можно применять слабую (по цвету) заливку ячеек.

3. Изображения, рисунки, фон. Очень важным является фон слайдов, он создает определенное настроение у аудитории и должен соответствовать теме презентации. Серьезные презентации не должны быть пестрыми, содержать яркие, «ядовитые» цвета и менять цветовую гамму от слайда к слайду. Если презентация состоит из нескольких больших тем, то каждая тема может имеет свою цветовую гамму, но не сильно отличаться от общей цветовой гаммы презентации. Не рекомендуется делать фон слишком пестрым, это отвлекает аудиторию и затрудняет чтение текста. Размещенные в презентации графические объекты должны быть, в первую очередь, оптимизированными, четкими и с хорошим разрешением. Графические объекты не располагаются в средине текста, это плохо смотрится.

4. Следующий шаг в создании презентации – это вставка анимации. С помощью анимационных эффектов можно существенно улучшить восприятие презентации и обратить внимание аудитории на наиболее важные моменты, отраженные на слайдах или в самой презентации. Прежде чем применять эффекты анимации, необходимо внимательно изучить возможности внутрислайдовой и межслайдовой анимации и продумать, как и где ее применять. Необходимость и тип анимации должен быть логически увязан со структурой доклада, зритель должен быть готов увидеть объекты расположенные на слайде в определенном месте, а не бегать глазами по слайду. Можно использовать указку или указатель мышки для подсказки зрителям в поиске того, о чем уже начали говорить. Делать небольшие паузы между слайдами, чтобы аудитория успела усвоить то, что рассказывает докладчик. Выступление должно быть энергичным, но не оглушать слушателей.

5. Звуковое сопровождение. Если решено в презентации использовать звуковое сопровождение, то это нужно делать аккуратно. Музыка не должна в первую очередь заглушать докладчика, раздражать слух, иметь резкие переходы, а также усыплять слушателей. Звуковое сопровождение должно органично вписываться в тему презентации. Если нет уверенности в необходимости или выборе звукового сопровождения презентации, то лучше вообще от него отказаться.

6. Доводка презентации. Доводка презентации заключается в неоднократном просмотре всей презентации, определении временных интервалов, необходимых аудитории для просмотра каждого слайда, и времени их смены. Слайд должен быть на экране столько времени, чтобы аудитория могла рассмотреть, запомнить, осознать его содержимое. Между тем большой интервал между сменами слайдов снижает интерес. Возможно, при окончательном просмотре придется поменять местами некоторые слайды для создания более логической структуры презентации или внести в нее другие коррективы.

Преимущества и недостатки MS Power Point.

Преимущества:

• удобный интерфейс программы позволяет педагогу быстро реагировать на изменение настроения аудитории, и корректировать свою презентацию ориентируясь на него;
• демонстрация красочных материалов с использованием анимации: графиков, таблиц, диаграмм, таблиц и рисунков, для более легкого восприятия сложной информации;
• психологический комфорт участников, так как каждый находится в привычной обстановке на своем  месте;
• простота использования программы позволяет создавать презентации не только профессиональным пользователем, но и новичкам.

Недостатки:

• при проведение презентации нет визуального контакта с аудиторией;
• так Power Point не поддерживает голосовую связь приходится пользоваться дополнительным оборудованием: микрофонами или телефонами.

          Любой монотонный отчет при использовании программы Power Point и ее возможностей превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с музыкой и другими спецэффектами.

На сегодняшний день различные виды презентаций - один из самых комфортных и эффективных способов ознакомления учащихся с учебным материалом. Презентация - это также удобный способ демонстрации достижений учащихся и педагогов.

Наиболее простым и распространенным вариантом презентации является презентация в Power Point, получившая широкое распространение.

Формат Power Point позволяет интегрировать в презентацию видео и аудио файлы, создавать анимацию на уровне «слайд шоу». Главный плюс данного формата презентации - возможность оперативно вносить изменения в презентацию, адаптируя ее под разные аудитории и цели.

В процессе написания работы использована специализированная литература, подробно изучены возможности программного продукта MS Power Point и основные принцыпы и правила создания успешной презентации в  MS Power Point. Полученные знания и навыки несомненно пригодятся в дальнейшей учебной и профессиональной деятельности.

Список литературы.

Кушнер, М. Создание презентаций для чайников. Организация, создание и разработка, примеры / Малкольм Кушнер. – М.: Диалектика, 2012. – 544 с.

1. Попов, К.А. Учебный курс пользователя: В 2 ч.: Ч. 1: Основы работы в Microsoft Windows и средства работы с растровой графикой// Ч. 2: Возможности текстового редактора Microsoft Word и создание презентаций средствами Microsoft Power Point / К.А.Попов. – М.: Учитель, 2012. – 257 с.
2. Саак, А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков.- М.: Экономика, 2011.-320 с.
3. Вашкевич, Э.В. Видеосамоучитель. Power Point 2007. Эффективные презентации на компьютере / Э.В.Вашкевич. – СПб.: Питер, 2012. – 240 с.
4. Преппернау, Дж. Microsoft Office Power Point 2007. Русская версия / Дж.Преппернау, Дж.Кокс. М.: Эком, 2012. – 448 с.
5. Безека, С.В. Power Point 2007. Как создать красочную и информатиную презентацию = создание презентаций в Power Point 2007 / С.В.Безека. – М.: НТ Пресс, 2012. – 194 с.
6. Белянин, М. Microsoft Office 2007 / М.Белянин. – М.: НТ Пресс, 2011. – 256 с.
7. Боргено, Я.Я. Офисные технологии / Я.Я.Боргено, М.В.Кирсанова. – М.: Инфра-М, 2012. – 256 с.

Рис.1. Основные объекты презентации в Power Point