Документ сегодня является основным способом представления информации в любой организации. Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов организации для успешного функционирования. Эффективность управления образовательной организацией зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Увеличение информационных потоков в образовании требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Цифровизация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходимы средства, которые могли бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией.

Внедрение электронного документооборота позволит: упростить работу с документами; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.

В рамках Государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)" большое внимание уделяется порядку создания и обработки электронных документов и осуществлению электронного документооборота. Разработка Федерального закона "Об электронном документе" включена в основное мероприятие 4.1 "Управление развитием информационного общества".  Также стоит отметить и Национальный проект “Образование” в одном из федеральных проектов “Цифровая образовательная среда” поставлены задачи по созданию и функционированию единой информационной системы “Цифровая школа” с использованием технологий “больших данных”, “облачного” хранения данных и искусственного интеллекта для обеспечения полного электронного документооборота образовательной организации, в т.ч.: ведение административно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности (“Управление”, “Делопроизводство”, “Облачная бухгалтерия”, “Электронная отчетность” и т.д.).

Оптимизация средств в целях повышения качеств управления образовательным процессом и определяет актуальность данной работы.

Внедрение и разработка модели электронного документооборота для дополнительной профессиональной образовательной организации позволит решить следующие задачи:

• определить потоки информации, связанные с делопроизводством в образовательной организации;
• провести анализ ресурсов образовательной организации для внедрения электронного документооборота;
• выявить проблемы и риски при внедрении электронного документооборота;
• изучить опыт ведения документооборота в образовательных организациях Санкт-Петербурга.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.

При использовании созданной системы управления документооборотом организации пользователь получает возможность работать с различными категориями документов, выполнять действия по приему и регистрации, контроля их выполнения, что значительно облегчает и ускоряет этот трудоемкий процесс, также пользователь может сам внести некоторые изменения.

Полный переход на электронный документооборот в образовательных организациях мгновенно невозможен, это долгий, но неизбежный процесс. Останавливающим фактором полного перехода являются:

• низкий уровень ИКТ-компетентность педагогического и административного состава образовательных организаций;
• техническая оснащенность образовательных организаций;
• отсутствие желания у сотрудников образовательных организаций использовать современные технологии.

На сегодняшний день многие управленцы понимают, что успеха организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.