Организация делопроизводства в школе
статья по теме

 «Организация делопроизводства в МОУ СОШ № 1

с валеологическим направлением»

      (слайд № 1. Обозначение темы выступления.)

      Деятельность образовательного учреждения неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения.

       Школа в соответствии с Законом «Об образовании» получила широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. Принятые директором школы и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением. Результаты данной работы, зафиксированные в определенном порядке, отображают действительное состояние дел в школе, являются зеркалом уровня управленческой культуры.

       Систематизация школьных дел способствует правильному ведению школьной документации, своевременной обработке первичной информации, упрощению учёта, соблюдению принципов доступности и сопоставимости учётных данных.

        Школьная документация отражает состояние образовательного процесса, его содержательность, кадровое обеспечение, финансово-хозяйственную деятельность, осуществляемую школой.

       Фиксирование организационно-управленческих и иных решений в школе осуществляется по определенным общепринятым правилам и нормам и в соответствии с нормативно-правовой базой.

        (слайд № 2. Нормативно-правовая база.)

       Во время проведения государственной аккредитации  особое внимание было направлено на изучение  нормативно-правовой базы ведения делопроизводства в школе.  

       В нашей школе организация делопроизводства основывается на следующей нормативно-правовой базе:

1. Инструкция по ведению делопроизводства,
2. Номенклатура дел школы,
3.  Локальные акты, разработанные директором школы, заместителем директора по научно-методической  работе совместно с городским архивом:

1. Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1 с валеологическим направлением;
2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;
3. Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся.  Данное Положение разработано в 2010 году в соответствии с требованиями Федерального закона № 152 «О персональных данных» и другие.

          (слайд № 3. Разделы Инструкции.)

 В 2007 году для совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана  Инструкция по ведению делопроизводства.  Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов и дел в школе возложена на секретаря. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется директором Школы.  

     (слайд № 4. Разделы Номенклатуры дел.)

Делопроизводство ведется в соответствии с утвержденной директором школы Номенклатурой дел. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований дел), заводимых Учреждением, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков  их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (менее 10 лет) хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Уставом школы, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, предшествующими номенклатурами.

Хочется обратить особое внимание на раздел, ранее не выделяемый, «Деятельность школы по усилению безопасности и вопросам гражданской обороны и предупреждению чрезвычайных ситуаций».

 Номенклатура дел подписывается секретарём, согласовывается с экспертной комиссией школы, 1 раз в три года – с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР, утверждается директором школы. Составляется в 4-х экземплярах:

- 1 является документом постоянного срока хранения и включается в дело фонда,

- 2 используется в качестве рабочего,

- 3 применяется в архиве школы,

- 4 – в муниципальном архиве.

(слайд № 5. Положения)

Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается директором школы. Данный документ определяет состав документов архива, его задачи, функции, права и ответственность.

(слайд № 6. Протоколы)

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии регламентирует работу школьной экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Архивный отдел Администрации. Она назначается приказом директора школы, возглавляется заместителем директора по научно-методической работе, секретарём является ответственный за ведение архива.

(слайд № 7. Бланк письменного согласия на обработку персональных данных обучающихся)

       Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся разработано с целью определения порядка обработки персональных данных работников школы и обучающихся; обеспечения защиты прав и свобод при обработке  персональных данных; установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников школы и обучающихся. При  поступлении в школу обучающегося, родитель (законный представитель) оформляет письменное согласие на обработку персональных данных своего ребёнка (воспитанника).

       (слайд № 8,9. Специальная литература.)

       Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Поэтому кадровая документация ведётся в соответствии  с Инструкцией по делопроизводству, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкциями, утвержденными  постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Данная документация должна хранится в сейфе.

        С каждой новой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.

Приказы директора школы регистрируются в Журналах регистрации приказов. Приказы, журналы регистрации пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью директора школы.

На основании представленных документов и сведений на каждого работника заполняется личная карточка Т-2. При увольнении карточка хранится в архиве 75 лет.

Личные дела ведутся на всех педагогических работников школы с момента поступления на работу и до момента увольнения, регистрируются в Книге регистрации личных дел сотрудников школы, хранятся в архиве 75 лет. Приём и увольнение работника  регистрируется в Книге  учёта личного состава работников школы, которая хранится 75 лет.

График предоставления отпусков на следующий год утверждается директором школы не позднее 15 декабря текущего года.

Личные медицинские книжки на всех работников с регистрацией о прохождении ежегодного медицинского осмотра хранятся в несгораемом шкафу.

Проходят через учёт и регистрацию:

- приказы директора школы по личному составу работников,

- приказы директора школы по основной деятельности;

- приказы директора школы по личному составу учащихся;

- трудовые договоры;

- личные карточки  Т-2 работников,

- личные дела работников школы,

- аттестационные листы.

(слайд № 10. Справка, извещение о прибытии-выбытии. )

Личные дела ведутся на каждого обучающегося с момента поступления в школу и до его окончания или выбытия. Каждое дело имеет номер, соответствующий записи в алфавитной книге учащихся. Личные дела каждого класса хранятся в отдельных папках. Личное дело выдается родителям (законным представителям) обучающихся на основании письменного заявления, о чем делается отметка в алфавитной книге. Ведение личных дел проверяется заместителем директора по учебно-воспитательной работе 2 раза в год. По окончании школы личные дела хранятся в архиве 5 лет или выдаются на руки по требованию.

 В алфавитную книгу вписываются все обучающиеся школы. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Книга постранично пронумерована, прошнурована, скреплена печатью школы и подписью директора.

Зачисление и выбытие из школы оформляется приказом директора  с указанием причин выбытия. С  2010 года, в соответствии с требованиями закона по профилактике безнадзорности, родители (законные представители) выбывших обучающихся предоставляют справку из учебного заведения, где продолжает обучение их ребёнок.

 А на экране - бланк справки-извещения, который мы предлагаем для работы с выбывающими обучающимися.

В заключение  нужно сказать, что с течением времени характер получаемых в документооборот бумаг несколько изменился. Мы почти не работаем с оригиналами, а больше с копиями и электронными версиями документов, создаём огромное количество своих собственных документов, которые сохраняются в электронном и печатном видах. Для создания условий правильного хранения оригинальных документов требуются оснащенные помещения, соответствующие всем установленным нормам: от освещения и температурного режима до толщины бумаги папок и необходимого номера ниток для подшивания дел. Поэтому в перспективе мы видим хранение документов и создание школьного архива в электронном виде и на электронных носителях.

Декабрь, 2010