Учебно-методическое пособие по дисциплине Менеджмент , для специальности 080302 (часть1, часть 2, часть 3)
учебно-методическое пособие на тему

Департамент образования города Москвы

Государственное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

Технологический колледж № 28

Куция Надежда Анатольевна,

преподаватель специальных дисциплин

Учебно-методическое пособие для студентов, обучающихся по специальности

080302 Коммерция (по отраслям), по дисциплине «Менеджмент» по разделу «Внешняя и внутренняя среда организации»

Часть II

Москва, 2009 год

Содержание

2.1. Понятие организации.

2.1.1. Общие характеристики организаций.

2.2. Формальная и неформальная организация.

2.3. Горизонтальное и вертикальное разделение труда.

2.4. Сущность управленческой деятельности.

2.5. Уровни управления.

2.6. Объект и субъект управления.

2.7. Ключевые термины.

2.8. Вопросы для самоконтроля.

2.9. Тест к теме № 1. Тест к теме № 2.

3.0. Деловая игра № 1 «Анализ факторов внешней и внутренней среды организации».

3.1. Деловая игра № 2 «Кризис на швейной фабрике».

3.2. Практическое занятие № 1: «Составляющие успеха организации».

3.3. Практическое занятие № 2: «Организация: основные понятия».

2.1. Понятие организации.

Внешняя и внутренняя среда организации

Основой общества является организация, т.е. группа людей, объединяющая свои усилия для достижения конкретной цели. Цели обычно выбираются из потребностей внешней среды, т.е. из потребностей остальных членов общества. Иными словами, всякая организация создается и существует для удовлетворения общественных потребностей, которые могут быть самыми различными. А удовлетворяются они переработкой ресурсов, которыми человек или организация располагают (сырье, материалы, финансы и пр.), в конкретные продукты своей деятельности, необходимые для удовлетворения общественной потребности и являющиеся конечной целью такой работы.

Характерной чертой любой групповой деятельности (в отличие от индивидуальной) является необходимость ее координации для того, чтобы групповые цели были достигнуты наиболее эффективно и с наименьшими затратами имеющихся групповых ресурсов. Для этого в любой организованной группе выделяются специальные работники - управляющие (менеджеры). Таким образом, управление является необходимым во всяком организованном сотрудничестве, равно как и на всех уровнях организации. При этом задача каждого управляющего спроектировать и поддерживать внешнюю и внутреннюю среду, в которой люди, работающие совместно, побуждаются действовать производительно и эффективно в направлении достижения групповых целей. Тем самым особенностью такой работы, рассчитанной на достижение групповых целей с минимальными затратами времени, денег, материалов или минимальными неудобствами, является применение принципов и методов управления.

2.1.1. Общие характеристики организаций

Все организации, несмотря на их большое разнообразие, имеют некие общие черты и особенности. Знание этих характеристик необходимо для того, чтобы правильно управлять любой организацией.

Ресурсы

В самом общем виде деятельность любой организации по осуществлению своей цели можно рассматривать как преобразование ресурсов, получаемых из внешней среды, для достижения результатов, передаваемых во внешнюю среду. Как правило, ресурсы делятся на материальные (сырье, материалы, запчасти и пр.), финансовые (наличные деньги, кредиты и т.п.), трудовые (рабочая сила) и информационные.

Любая организация, независимо от вида деятельности, использует все виды ресурсов.  Однако, следует отметить, что в развитии организаций огромную роль играло увеличение количественной доли информации в общей массе ресурсов. Если в начале века информация в качестве ресурса рассматривалась как нечто второстепенное и занимала небольшую долю в структуре ресурсов, необходимых организации, то по мере развития мировой экономической системы информационные ресурсы стали определяющими. Количество и скорость обработки информации менеджерами (как о внутренних процессах, идущих в организации, так и о внешней среде) являются определяющими в процессах управления. Именно это, в конечном счете, во многом определяет эффективность работы организации.

Внутренние переменные организации

Некоторые характеристики организаций можно объединить под общим названием - внутренние переменные.

Внутренние переменные — основные характеристики внутреннего устройства организации (являются следствием ранее принятых решений).

Внутренние переменные возникают в любой организации в процессе её создания и становления. Причем процесс их возникновения последователен.

К основным переме1шым внутренней среды организации относятся цели, структура, задачи, технология и люди. Как видим, все эти переменные не могут возникнуть одновременно. Они подготавливают управленческие решения, касающиеся того, что должна делать организация и кто в этой организации должен делать необходимую работу. Решения,          принимаемые    руководством    в    отношении    внутренних переменных, определяют, насколько результативна, эффективна и производительна будет данная организация по сравнению с другими.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие и влияние это имеет сложный, системный характер. Совершенствование одной переменной, например, такой как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, на людях.

Однако не все внутренние переменные полностью контролируются (регулируются). Есть неконтролируемые переменные, связанные с объективностью влияющих факторов (например, монотонная работа на конвейере и т.п.). Однако их тоже необходимо учитывать.

Подробнее многие внутренние переменные будут рассмотрены в связи с функциями менеджмента (см. следующий раздел), но в данном разделе охарактеризуем некоторые особенности внутренних переменных.

Цели

Целями называются конкретные конечные состояния или желаемые результаты, которых хотят достичь члены организации, работая вместе.

Формулирование и сообщение целей представляет собой важное средство координации работы, поделенной между специализированными группами, при условии, что цели подразделений увязаны с целями организации в целом.

Общая цель организации является фундаментом для разработки стратегии развития и установления ключевых целей по важнейшим подсистемам организации (маркетинг, производство, НИР, персонал, финансы, менеджмент).

Достижение целей осуществляется в системе ограничений. Есть ограничения внутренние (связанные с ресурсами организации) и внешние (определяемые факторами внешней среды) На каждом уровне организации имеется своя иерархия целей. Высший уровень - цель всей организации, затем - цели подразделений и отдельных работников.

Таблица Классификация целей по ряду критериев

Структура

Структура организации - это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных условиях достижение цели организации.

Функциональная область - перечень работ, выполняемых подразделением организации. Термин связан с термином "функция управления", но не тождественен ему, так как функция управления трактуется шире. Пример: планирование выполняют как плановый отдел, так и другие подразделения организации.

Формирование структуры осуществляется на основе горизонтального и вертикального разделения труда.

Горизонтальное разделение - это разделение труда между специалистами одного профиля. Иначе - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности. Горизонтальное разделение присуще как производственной, так и управленческой деятельности.

Вертикальное разделение включает в себя разделение двух уровней.

На первом уровне происходит разделение работы по непосредственному выполнению производственных заданий от работы по координации такой деятельности.

На втором уровне на основе преднамеренного разделения труда формируется иерархия собственно управленческих уровней.

Вертикальное разделение присуще только управленческой деятельности.

Задачи организации

Задача - это работа или часть ее, которая должна быть выполнена определенным способом в определенное время.

Вследствие тесных связей между задачей и технологией, существует тенденция со времен промышленной революции делать все задачи как можно более специализированными.

Должностные обязанности включают решения ряда задач, выполнение совокупности работ.

Задачи можно классифицировать по целому ряду признаков. Например: по объекту задачи подразделяются на:

>  работу с людьми;

>   работу с предприятиями;

>  работу с информацией.

По повторяемости их можно распределить на неповторяющиеся, эпизодически повторяющиеся, одноразовые задачи и пр.

По мере углубления разделения труда происходит рост многообразия решаемых задач, усиление их взаимосвязи.

Технологии

Технология - это способ преобразования исходных ресурсов в готовые услуги и продукты, информацию.

Современные технологии развивались параллельно с развитием общественного производства. С точки зрения менеджмента этапными в развитии технологий были:

1. Стандартизация и механизация (причем как в производстве, так и в конторской деятельности).

2. Конвейерные      сборочные     линии     (вначале     перемещения работников,     затем     -     изделия).     Особенности    —    узкая специализация работников, снижение требуемой квалификации, монотонность      работы.      Как      следствие      -      снижение производительности и нехватка рабочих (несмотря на высокий уровень оплаты). При   преодолении   недостатков   конвейерной   работы   возникли следующие виды технологий:

3.  Предметно-замкнутые участки. Результатом деятельности на таком участке - готовый узел или все изделие. Особенность - смена рабочих мест для ослабления влияния монотонности.

4.  Автоматизация (компьютеризация). Замена монотонных работ роботами и автоматизированными линиями. Последние достижения - технологии "CAD-CAM" (''Computer aided design — Computer aided manufacturing).

Классифицировать технологии достаточно сложно. Если брать производственную    сферу,    то    их    подразделяют    на  единичные (мелкосерийные), массовые и непрерывные. По другому критерию технологии можно разделить на многозвенные (сборка), посреднические (купля-продажа), интенсивные (редактирование текста, монтаж фильма). Такая классификация больше соответствует непроизводственной сфере.

Люди

Безусловно, важной внутренней переменной являются работники организации. Взаимодействие этой переменной с остальными переменными организации детально изучается в таких важных разделах менеджмента как «Менеджмент персонала» и других. Мы вернемся к данной переменной в разделе «Мотивация» и «Управление людьми в организации». Тем не менее, здесь отметим некоторые общие особенности этой внутренней переменной.

В процессе взаимодействия работника и его внешней среды (т.е. окружающей его среды в организации) формируется шаблон поведения. Задача организации - создавать и поддерживать условия, которые бы обеспечивали желательный тип поведения ее членов, стимулировали формирование необходимых качеств. Для этого формируется необходимая рабочая среда, т.е. некая совокупность внутренних переменных, которые в процессе    управления    модифицируются     и    приспосабливаются           к потребностям организации и её членов.

Важнейшие элементы рабочей среды - группы и лидерство.

Спонтанно возникающие или организованные группы характеризуются разделяемыми ее членами жизненными установками, ценностями и ожиданиями, относительно нормы поведения. По влиянию на цели организации различают нормы, помогающие или мешающие достижению этих целей.

Лидерство - это средство, позволяющее руководителю влиять на поведение и действия людей.

Понятие лидерства мы рассмотрим позже, в разделе «Роли руководителя».

Зависимость от внешней среды

В соответствии с системным подходом организация рассматривается как открытая система, взаимодействующая с внешней средой. Поэтому влияние внешней среды на организацию также может рассматриваться как некая внутренняя переменная.

Внешняя среда — элементы хозяйственной системы, которые влияют на организацию, но не относятся к ее внутренним переменным.

Т.е. сами составляющие внешней среды к внутренним переменным не относятся, но изменения внутри организации, вызванные ими, могут рассматриваться как внутренние переменные.

Характеристики внешней среды: сложность, динамизм, неопределенность.

Сложность внешней среды характеризуется:

>     большим количеством факторов влияния: технических, социальных (нормы, ценности и пр.), организационных (структуры, хозяйственные связи), экономических, правовых и пр.;

>     характером воздействия. По этому критерию внешняя среда подразделяется на среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия. Среда прямого воздействия - поставщики, потребители и конкуренты, а также организации, прямо влияющие на деятельность организации. К среде косвенного воздействия  относятся факторы  внешней среды,  которые влияют  на  нее  непосредственно  и   которые учитываются    при    разработке     стратегии     организации. (Общеэкономическая ситуация, уровень безработицы, уровень инфляции и т.п.)

>    взаимодействием элементов внешней среды между собой (как между элементами одного фактора, так и между различными факторами). Динамизм внешней среды   заключается в постоянном изменении внешней среды и неравномерности этих изменений.

Неопределенность    внешней   среды   —   это   ограниченность информации о ней и низкая степень её достоверности.

Остановимся   подробнее   на   характеристиках   среды    прямого   и косвенного воздействия.

2.2. Формальная и неформальная организация

В каждом трудовом коллективе наряду с формальной структурой взаимоотношений существуют и неформальные между членами коллектива.

Механизм образования формальных и неформальных организаций

Группы людей, созданные по воле руководства для достижения целей организации, называется формальными.

Стихийно образованные группы людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определенных целей, признается неформальной группой (организацией).

Неформальные группы существуют в каждой организации. Влияние неформальных отношений может контролироваться, менеджер должен иметь представление, как и почему функционирует неформальная организация. Неформальная организация людей может работать на вас и против вас. Как заставить ее работать на вас?

1. Менеджер должен согласиться и принять факт, что группа неформальная существует.
2. Понять, насколько неформальная организация может быть ценной, чтобы помочь менеджеру достичь его целей.
3. Выявить неформальных лидеров и управлять ими.
4. Необходимо попытаться объединить цели неформальной и формальной организации.

Причины, побуждающие людей вступать в неформальные отношения, можно сгруппировать: 1. Чувство принадлежности, 2. Взаимопомощь,                 3. Защита, 4. Общение, 5. Симпатия.

Признаки, характеризующие неформальные организации:

1. Социальный контроль.
2. Сопротивление переменам.
3. Неформальные лидеры.

2.3. Горизонтальное и вертикальное разделение труда

Организация труда на научной основе объективно требует соответствующих форм его разделения, главной целью которого является специализация работников на выполнении отдельных видов работ, операций и процедур. Работа распределяется между участниками трудового процесса по профессиональному признаку. Насколько полно и глубоко учтена квалификация будет зависеть эффективность труда, личный трудовой вклад исполнителей.

Горизонтальное разделение труда – разделение всей работы на составляющие компоненты.

По горизонтали труд разделяется по признакам: 1. функциональному; 2. товарно-отраслевому, 3. квалификационному.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку  работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Следовательно, в организации необходимо вертикальное разделение труда. В такой работе присутствуют два момента: интеллектуальный (подготовка и принятие решений) и волевой (проведение их в жизнь). В укрупненном плане вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям:

- общее руководство – выработка и проведение в жизнь главных, перспективных направлений деятельности организации;

- технологическое руководство – разработка и внедрение прогрессивных технологий. Это рационализация производственных процессов на основе внедрения современных методов управления, комплексной механизации и автоматизации производства;

- экологическое руководство – стратегическое и тактическое планирование, анализ экономической деятельности организации, внедрение хозрасчета и обеспечение ее рентабельной работы;

- оперативное управление – составление и доведение до микроколлектива и отдельных исполнителей оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, их инструктирование, систематический контроль за ходом и количеством производственного процесса;

- управление персоналом – подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов организации.

В организации существует две внутренние формы разделения труда. Первая – разделение труда на компоненты – горизонтальное разделение труда. Вторая, называемая вертикальной, отделяет работу по координированию действий от самих действий.

2.4. Сущность управленческой деятельности

Эффективность работы в организации определяется степенью и уровнем развития вертикального разделения труда. Управленческий труд выделился в особую категорию общественного труда.  Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформировать и достичь целей организации.  Т.е. управленский труд – это вид общественного туда. Основной задачей является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности, как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов.

Особенности управленческого труда:

1. Умственный труд работников аппарата управления, состоящий из трех видов деятельности:

а) организационно-административной и воспитательной;

б) аналитической и конструктивной;

в) информационно-технической.

2. Участие в создании материальных благ не прямо, а косвенно через труд других людей.

3. Предмет труда – информация.

4. Средства труда – организационная и вычислительная техника.

5. Результат труда – управленческие решения.

В зависимости от функциональной роли в процессе управления организацией выделяют: руководителей, специалистов и вспомогательный персонал.

2.5. Уровни управления

По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться от того они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне для того, чтобы организация могла действовать успешно, работа должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности. В результате такого разделения труда образуются уровни управления.

Иерархия управления

Управляющие высшего звена – представители высшего уровня управленческой иерархии, обладающие наибольшей властью и ответственностью в организации.

Управление среднего звена – представители среднего уровня в иерархии управления, которые служат связывающим элементом между высшим и непосредственным управлением, претворяя в жизнь задачи, поставленные на высшем уровне управления, и координируя работу менеджеров низшего звена.

Управление низшего звена – представители низшего звена – представители низшего уровня иерархи, чья власть и ответственность сводится к узкому кругу задач в деятельности организации, называются также менеджерами-контролерами.

2.6. Объект и субъект управления

Процесс управления предполагает наличие управляемого объекта и субъекта. Значит, что любая организация представляет собой единство двух подсистем управления: управляемой и управляющей – это взаимоотношение людей. Под объектом управления следует понимать отдельную структуру организации.

Субъект управления – орган либо лицо, осуществляющее управляющее действие.

Субъектами управления являются органы законодательной и судебной власти. Объекты, на которые воздействует государство посредством законов и судебных решений, классифицируется по нескольким признакам:

- по уровню решаемых задач – экономика республики в целом, отрасли, региона, фирмы;

- по видам регулируемой деятельности – доходы, капиталовложения, личное потребление, цены, различные рынки и т.д.;

- по адресату воздействия – частные национальные компании, различные фонды, научно-исследовательские центры, учебные заведения.

2.7. Ключевые термины

1.  Организация — группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

2. Внутренние переменные — ситуационные факторы внутри организации.

3. Цель — это конечный результат, которого стремится достичь организация.

4.  Задача — предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.

5. Структура — логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

6. Технология — средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги.

7.  Персонал — совокупность всех человеческих ресурсов, которыми располагает предприятие на данный момент времени.

8.  Внешняя среда — совокупность факторов окружающей среды, воздействующих на организацию.

9. Миссия — это наиболее общая цель организации, ее социальное назначение в обществе.

2.8. Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятию «управление». С чем связано возникновение управления?
2. Что составляет содержание понятия «организация»?
3. Что такое менеджмент? В чем его особенности и чем он отличается от других видов управления?
4. Назовите общие характеристики организации. В чем их особенности?
5. Дайте характеристику факторов внешней среды организации.
6. Опишите параметры внешней среды организации.
7. В чем суть неформальной организации?
8. Определите различия между горизонтальным и вертикальным разделением труда.
9. В чем отличие управленческого труда и других видов трудовой деятельности?
10. Выявите и опишите различия управленческой деятельности по трем уровня управления.
11. Дайте характеристику объекта и субъекта управления.

2.9. Тест к теме № 1. Тест к теме № 2

Тест № 1

1. Организация должна состоять из:

а)  хотя бы двух человек;

б)  трех или более человек;

в)  более десяти человек.

2. Какой организации не существует:

а)  формальной;

б)  неформальной;

в)  адаптивной.

3. Выберите верное определение организации:

а)  группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения совместных целей;

б)  группа людей, совместно определяющая цели;

в) группа вместе работающих людей.

4. Внешняя среда характеризуется:

а)  сложностью, непредсказуемостью, подвижностью;

б)  сложностью, масштабностью, предсказуемостью;

в)  стабильностью, предсказуемостью, управляемостью.

5. Как называется наиболее общая цель организации?

а)  задача;

б)  план;

в)  миссия.

6. Выберите верное определение цели:

а)  цель — это задача, которая стоит перед рабочим коллективом;

б)  цель — это конечный результат, к которому стремятся работники;

в)  цель — норма, установленная руководством фирмы.

7. Социальная ответственность организации — это отклик организации на проблемы общества и оказание помощи в их разрешении. Что может быть примером социальной ответственности?

а)  оказание посильной финансовой помощи обществу;

б)  ответственность, гуманность в поведении организации по отношению к членам общества, любая помощь;

в)  соблюдение законов работниками организации.

8. Какую цель обычно организация перед собой не ставит?

а)  выживание;

б)  приумножение прибыли;

в)  сокращение производства.

9. Четкое разделение труда:

а)  желательно для любой организации;

б)  необходимо для любой организации;

в)  не всегда обязательно для организации.

10. Наличие в организации должностных инструкций позволяет:

а)  четко распределить полномочия и зоны ответственности;

б)  расширить предприятие, открыть филиал;

в)  повысить квалификацию работников.

11. Какие качества должны быть развиты у менеджера?

а)  коммуникабельность,  решительность,  ответственность;

б)  терпение, усидчивость, пунктуальность;

в)  медлительность, осторожность, исполнительность.

12. Какого уровня менеджеров не существует:

а)  среднего;

б)  технического;

в)  базового.

13. Делегирование полномочий — это:

а)  отказ от полномочий;

б)  передача полномочий;

в)  превышение полномочий.

14. Делегирование полномочий является:

а)  обязательным элементом управления;

б)  желательным элементом управления;

в)  нежелательным элементом управления.

15. Первоначальное значение слова «стратегия»:

а) искусство ведения боя;

б)  искусство вести переговоры;

в)  искусство убеждать.

16. К анализу стратегических факторов не относятся:

а)  анализ потребителей;

б)  анализ конкурентов;

в)  анализ конкурентных преимуществ предприятия.

17. Общие цели формируются и устанавливаются:

а)  на основе общей миссии организации;

б)  на основе ценностей и целей высшего руководства;

в)  верны ответы а) и б).

18. Тактика — это:

а)  совокупность средств и приемов для достижения намеченной цели;

б)  программа действий, устанавливающая главные цели;

в)  описание порядка выполнения управленческих задач.

19. Поставщики, конкуренты, потребители, местные органы управления — это:

а)  факторы внутренней среды;

б)  факторы внешней среды прямого воздействия;

в)  факторы внешней среды косвенного воздействия.

20. Анализ внешней среды организации производится с целью:

а)  определить угрозы и возможности, с которыми сталкиваются организации;

б)  определить сильные и слабые стороны организации;

в)  определить ресурсный потенциал организации.

21. Стратегия — это:

а)  совокупность приемов и средств для достижения намеченной цели;

б)  программа действий, устанавливающая главные цели;

в)  описание порядка выполнения управленческих задач.

22. Какие из перечисленных ниже факторов относятся к факторам внутренней среды организации:

а)  цели, задачи, технология, реклама, персонал;

б)  цели, задачи, технология, структура, персонал;

в)  потребители, поставщики, местные органы управления.

23. Множество соподчиненных целей в организации называется:

а)  вереницей целей;

б)  системой целей;

в)  деревом целей.

24. Крупная организация, в структуре которой имеются филиалы, называется:

а)  сложной организацией;

б)  мегаорганизацией;

в)  мезоорганизацией.

25. Считается, что организация добилась успеха, если:

а)  получила дополнительную прибыль;

б)  достигла своей цели;

в)  выпущенный ею товар пользуется спросом у потребителей.

26.  Организации должны взаимодействовать с внешней средой для того, чтобы:

а)  получать ресурсы и находить потребителей для своей продукции;

б)  осуществлять реализацию выпущенной продукции;

в)  изучать ассортимент конкурентов.

27. Внутренние переменные организации взаимозависимы, поэтому изменения в одной из этих переменных:

а)  приведет к изменениям во всех других;

б)  не отразится на функционировании других переменных;

в)  отразится на функционировании некоторых переменных.

28.  Оптимальный выбор — это:

а)  научно обоснованный выбор;

б)  выбор того, что наиболее соответствует ситуации, сложившейся на данное время;

в)  выбор такого плана действия для организации, который исключает риск.

29. Идеальная модель организации менеджмента на предприятии с позиции Лайкерта включает:

а)  доверие и уверенность в подчиненных;

б)  контроль и мотивацию работников;

в)  умелую организацию работы.

30.  Задача — это:

а)  предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки;

б)  конечный результат, которого должна достичь организация;

в) индивидуальная работа, поставленная перед подчиненным.

31. Вертикальное разделение труда в организации означает:

а)  существование трех уровней управления;

б)  деление управленческой работы на три уровня, хотя реально их может быть и больше;

в)  существование четырех уровней управления.

32. Большая часть рабочего времени руководителя высшего звена приходится на:

а)  работу с бумагами;

б)  незапланированные встречи;

в)  запланированные встречи, заседания.

33. Как соотносятся понятия «менеджер» и «предприниматель» ?

а)  слова-синонимы;

б)  не пересекаются;

в)  предприниматель может быть менеджером.

34. Производительность труда в организации имеет:

а)  денежное выражение;

б)  количественное выражение;

в)  верны оба ответа.

35. Эффективный руководитель, принимая во внимание факторы внутренней и внешней среды, понимает, что:

а)  не существует единственно «правильного» способа совершения чего-либо;

б)  единственно верное решение может быть принято только в том случае, если принимается специалистом;

в)  нужно развивать интуицию.

Тест № 2

«Организованный ли вы человек?»

Все организованные люди всегда очень надежны, результативны, точны и внимательны. Организованный человек умеет управлять и временем, и делами.

Этот тест служит не только способом проверки личной организованности, но и средством, которое сможет побудить к постижению секретов самоорганизации и выработке организационных навыков и привычек.

1.  Имеются ли у вас главные цели в жизни?

а)  у меня есть такие цели (4 очка);

б)  разве можно иметь какие-то цели, ведь жизнь так изменчива... (О очков);

в)  у меня есть главные цели, и я подчиняю свою жизнь их достижению (6 очков);

г)   цели у меня есть, но моя деятельность мало способствует их достижению ( 2 очка).

2.  Составляете ли вы план работы, дел на неделю, используя для этого ежедневник, блокнот?

а)  да (6 очков);

б)  нет (0 очков);

в)  не могу сказать ни «да» ни «нет», так как держу главные дела в уме, а план на текущий день в лучшем случае — на листке бумаги (3 очка);

г)  составлять планы — это игра в организованность (О очков).

3.  «Отчитываете» ли вы себя за невыполнение намеченного на неделю, на день?

а)   «отчитываю» в тех случаях, когда вижу свою вину, лень или неповоротливость (4 очка);

б)   «отчитываю», несмотря ни па какие субъективные или объективные причины (6 очков);

в)  сейчас и так все ругают друг друга, зачем же еще «отчитывать» самого себя? (О очков);

г)   придерживаюсь такого принципа: что удалось сделать сегодня — хороню, а что не удалось — выполню, может быть, в другой раз (0 очков).

4.  Как вы ведете свою записную книжку?

а) я хозяин своей записной книжки. Как хочу, так и веду записи телефонов, фамилий, адресов. Если понадобится номер телефона, то я обязательно найду его (0 очков);

б)  часто меняю записные книжки, так как нещадно их «эксплуатирую». При переписывании телефонов стараюсь все сделать «по науке», однако при дальнейшем использовании вновь сбиваюсь на произвольную запись (0 очков);

в)  записи телефонов, фамилий, адресов веду «почерком настроения». Считаю, что были бы записаны телефоны, фамилии, имена, а на какой странице записано, прямо или криво — не имеет особого значения (0 очков);

г)  используя общепринятую систему в соответствии с алфавитом, записываю фамилию, имя, отчество, номер телефона, а если нужно, то и дополнительные сведения (адрес, место работы, должность) (6 очков).

5.  Вас окружают вещи, которыми вы часто пользуетесь. Каковы ваши принципы расположения вещей?

а)  каждая вещь лежит где попало (0 очков);

б)  придерживаюсь принципа: каждой вещи — свое место (6 очков);

в)  периодически навожу порядок в расположении вещей, затем кладу их куда придется. Спустя какое-то время опять навожу порядок и т. д. (О очков);

г)  считаю, что данный вопрос не имеет никакого отношения к самоорганизации (0 очков).

6. Можете ли вы по истечении дня сказать: где, сколько и по каким причинам вам пришлось напрасно терять время?

а)  могу сказать о потерянном времени (2 очка);

б)  могу сказать только о месте, где было напрасно потеряно время (1 очко);

в)  если бы потерянное время обращалось в деньги, тогда бы я считал его (0 очков);

г)  не только хорошо знаю, где, сколько и почему было напрасно потеряно времени, но и изыскиваю приемы сокращения потерь в подобных ситуациях (4 очка).

7. Каковы ваши действия, когда на совещании, собрании начинается переливание из пустого в порожнее?

а)  предлагаю обратить внимание на существо вопроса (3 очка);

б)  на любом совещании, собрании бывает и что-то нужное, и что-то пустое. И ничего тут не поделаешь — приходится слушать (0 очков);

в)  погружаюсь в «небытие» (0 очков);

г)  начинаю заниматься теми делами, которые и рассчитывал сделать в это время (6 очков).

8.  Предположим, вам предстоит выступить с докладом. Придаете ли вы значение и его продолжительности, а не только содержанию?

а)  уделяю самое серьезное внимание содержанию /     доклада. Думаю, что продолжительность нужно определять лишь приблизительно. Если доклад интересен, следует давать дополнительное время, чтобы его закончить (2 очка);

б)  уделяю в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада (6 очков).

9. Стараетесь ли вы использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного?

а)  стараюсь, но у меня не всегда получается в силу личных причин (упадок сил, плохое настроение и т. д.) (3 очка);

б)  не стремлюсь к этому, так как считаю, что не нужно быть мелочным в отношении времени (О очков);

в)  зачем стремиться, если время все равно не обгонишь (0 очков);

г)  стараюсь, несмотря ни на что (6 очков).

10. Какую систему фиксации поручений, заданий и просьб вы используете?

а)  записываю в своем еженедельнике, что выполнить и к какому сроку (6 очков);

б)  фиксирую наиболее важные поручения в своем еженедельнике. «Мелочь» пытаюсь запомнить. Если забываю о «мелочи», то не считаю это недостатком (1 очко);

в)  стараюсь запомнить поручения, задания и просьбы, так как это тренирует память. Однако должен признаться, что память часто подводит меня (1 очко);

г)  придерживаюсь принципа «обратной памяти»: пусть помнит о поручениях и заданиях тот, кто их дает. Если поручение важное, то о нем не забудут и вызовут меня для срочного исполнения (0 очков).

11.  Точно ли по времени вы приходите на деловые встречи, собрания, совещания, заседания?

а)  прихожу раньше на 5—7 минут (6 очков);

б)  прихожу вовремя, к началу собрания, заседания (6 очков);

в)  как правило, опаздываю (0 очков);

г)  всегда опаздываю, хотя и пытаюсь прийти раньше или вовремя (0 очков);

д)  если бы издали научно-популярное пособие «Как не опаздывать», то я, вероятно, научился бы не опаздывать (0 очков).

12. Какое значение вы придаете своевременности выполнения заданий, поручений, просьб?

а)  считаю, что своевременность выполнения — это один из важных показателей моего умения работать, это своего рода триумф организованности (3 очка);

б)  своевременность выполнения задания — это «зверь», который может «укусить» именно в ту минуту, когда задание выполнено. Лучше немного затянуть выполнение задания (0 очков);

в)  предпочитаю поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок (6 очков);

г)  своевременно выполнить задание или поручение — это верный шанс получить новое. Исполнительность всегда своеобразно наказывается (О очков).

13.  Предположим, что вы пообещали что-то сделать или в чем-то помочь другому человеку. Но обстоятельства изменились таким образом, что выполнить обещанное довольно затруднительно. Как вы будете себя вести?

а)  сообщу об изменении обстоятельств и о невозможности выполнить обещанное (2 очка);

б)  постараюсь сказать, что обстоятельства изменились и выполнение обещания затруднительно.

Одновременно скажу, что не нужно терять надежду на обещанное (0 очков);

в)  буду стараться выполнить обещанное. Если выполню — хорошо, не выполню — тоже не беда, так как я довольно редко не сдерживал(а) своих обещаний (0 очков);

г)  выполню обещанное во что бы то ни стало (6 очков).

Подсчет очков. Суммируйте результаты.

От 72 до 78 очков. Вы организованный человек. Единственное, что можно посоветовать: не останавливайтесь на достигнутом уровне, развивайте и дальше самоорганизацию. Пусть вам не кажется, что вы достигли предела. Организация, в отличие от природы, дает наибольший эффект тому, кто считает ее ресурсы неисчерпаемыми.

От 63 до 71 очка. Вы считаете организацию неотъемлемой частью работы. Это дает вам несомненное преимущество перед теми, кто призывает организацию «под ружье» в случае крайней необходимости. Но вам необходимо улучшить самоорганизацию.

Меньше 63 очков. Ваш образ жизни, ваше окружение научили вас быть кое в чем организованным. Организованность то появляется в ваших действиях, то исчезает. Это признак отсутствия четкой системы самоорганизации. Существуют объективные организационные законы и принципы. Постарайтесь проанализировать свои действия, расход времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно иметь волю и упорство и преодолевать свою лень.

3.0. Деловая игра № 1

«Анализ факторов внешней и внутренней среды организации»

Цель занятия — развитие навыков целеполага-ния; анализа задач, стоящих перед менеджером; выявление факторов, способных влиять на функционирование организации.

Задание 1.

1.1. Выберите сферу деятельности и сформулируйте предприятие с учетом экономических и политических реальностей в российских условиях. Обоснуйте свой выбор сферы деятельности организации.

1.2.  Сформулируйте миссию организации, цели в долгосрочной и краткосрочной перспективе.

1.3.  Постройте дерево целей, отражающее работу подразделений вашего предприятия.

Задание 2.

Руководство вашего предприятия серьезно обеспокоено снижением прибыли, которое продолжается в течение последнего полугодия. Распределить роли и провести анализ деятельности предприятия за последние полгода.

2.1.  Генеральному директору провести оперативное совещание, на котором довести до сведения персонала о сложившемся положении.

2.2.  Создать аналитическую (целевую) группу, назначить ее руководителя, обозначить время, по истечении которого группа должна предоставить результаты своей работы. Аргументировать выбор работников, вошедших в целевую группу.

2.3.  Целевой группе оценить факторы внутренней среды, способные вызвать подобные изменения в организации.

2.4.  Оценить факторы внешней среды прямого и косвенного воздействия.

2.5.  Результаты работы целевой группы представить в виде письменного отчета.

2.6.  Генеральному директору провести совещание, на котором обозначить причину (причины) снижения прибыли предприятия за последние полгода, и в связи с этим дать конкретные указания своим подчиненным.

2.7.  С учетом возникшей проблемы внести коррективы в краткосрочные цели предприятия.

Задание 3.

Руководитель одного из подразделений вашего предприятия по причине временной нетрудоспособности не сможет осуществлять свои полномочия в течение месяца.

3.1.  В зависимости от специфики работы назвать подчиненных, их должности, которым можно делегировать данные полномочия. Аргументировать свой выбор.

3.2.  Делегировать должностные полномочия конкретному подчиненному или распределить их между несколькими подчиненными.

3.3.  На оперативном совещании генеральный директор информирует своих подчиненных об изменениях в организации на ближайший месяц.

3.1. Деловая игра № 2 «Кризис на швейной фабрике»

Цель занятия — развитие навыков выявления и анализа факторов, влияющих на функционирование организации; грамотного изложения своих мыслей.

Задание. На швейной фабрике, работающей уже около сорока лет, и пережившей экономический кризис 1990-х гг., в последнее время значительно увеличилось количество некачественной продукции. Пересмотреть систему управления предприятием, внести необходимые изменения.

Порядок выполнения работы

1.   Студенты распределяют между собой роли:

- экспертов (5 человек, имеющих прочные знания по закрепляемой теме);

- работников предприятия (генерального директора, коммерческого директора, заместителей директора по производству, по сбыту, по снабжению, по персоналу, по маркетингу и рекламе, по связям с общественностью, главного бухгалтера и др.);

- представителей союза защиты прав потребителей (2 человека).

2.  Организовать учебную аудиторию таким образом, чтобы эксперты могли видеть и слышать работу руководства фабрики.

3.  Эксперты должны наблюдать за действиями и мерами, предпринимаемыми руководящим составом предприятия, фиксировать их. В процессе деловой игры они имеют право три раза вносить коррективы в действия менеджеров, консультировать или предлагать возможные решения.

4.  Представители от союза защиты прав потребителей готовят обвинения руководству фабрики для расширенного совещания, на которое они приглашены.

5. Каждый из менеджеров фабрики готовит себе речь к совещанию в кабинете у генерального директора. При этом в общих чертах известны их соображения. Генеральный директор уже 22 года руководит этой фабрикой и не помнит подобной проблемы, которая не только отражается на прибыли предприятия, но и может серьезно подорвать репутацию предприятия, продукцию которого потребители предпочитают за разумные цены. Заместитель директора по производству видит причину в устаревшем и требующем немедленной замены оборудовании.

Заместитель директора по персоналу видит решение проблемы в применении экономического метода управления.

Коммерческий директор и главный бухгалтер считают необходимым ужесточить требования, ввести политику штрафов.

Заместитель директора по сбыту считает, что у многих швей фабрики нет должного опыта и квалификации.

Заместитель по снабжению указывает на происки конкурентов.

Заместитель по маркетингу и рекламе считает, что причиной является экономия на качестве сырья, фурнитуры.

Заместитель по связям с общественностью указывает на необходимость изменения корпоративной культуры предприятия, воспитания ответственности у работников за качество выпускаемой продукции перед покупателем.

6.  Проведение расширенного совещания, посвященного вопросу качества выпускаемой фабрикой продукции. Важны не только позиции присутствующих, но и решение, которое директор принимает, чтобы разобраться в сложившейся ситуации.

7.   Разработка предложений по совершенствованию системы управления фабрикой.

8.  Выбор конкретных мер, которые будут предприняты руководством для повышения качества выпускаемой продукции; доведение их до сведения общественности, Союза защиты прав потребителей.

9.  Совещание экспертов по результатам работы менеджеров фабрики.

10.  Оценка деятельности менеджеров по мнению экспертов.

11.  Преподаватель подводит итоги.

3.2. Практическое занятие № 1:

«Составляющие успеха организации»

Цель занятия — развитие способности анализировать различные управленческие ситуации, формирование представления об уникальности неповторимости успеха каждой организации.

Задание. Ознакомьтесь с представленными ситуациями. Дайте ответы на вопросы к каждой ситуации.

Ситуация 1

Две фирмы в ресторанном бизнесе. Первая расположена в старом здании в самой старой части города, к тому же и не на первом этаже. Готовят и обслуживают здесь превосходно, но владельцы отказываются вывешивать в ресторане рекламу своих клиентов. Вторая компания имеет гораздо более низкие цены, повара ее не имеют такого опыта, готовится все сразу, большими порциями, хранится на мармитах и разогревается по мере надобности, пока все не продастся. Вторая компания удобно расположена в самой новой части города и предоставляет широкие возможности для рекламы своим клиентам. Кто из них скорее добьется большего успеха? Почему?

Ситуация 2

Совершенно очевидно, что мир быстро меняется, и для того, чтобы выжить, мы тоже должны меняться. Точно так же верно утверждение, что один человек не может непосредственно руководить тысячей подчиненных. Эти истины не кажутся столь очевидными для руководителей одной организации. Ее руководитель издает вердикты, не консультируясь с простыми смертными, и ожидает, что они беспрекословно будут выполнять его распоряжения. Может ли столь консервативная организация выжить в постоянно меняющихся условиях рыночной экономики? Почему?

Ситуация 3

В организации, переживающей не лучшие свои времена, руководство пытается предпринять спасительные меры. Однако действия руководства не получают высокой оценки у большинства работников. Вот распространенное мнение: «вместо того, чтобы предприятие спасать, заказы на производство продукции искать, они миссию определяют, анализ целей осуществляют... ». Дайте свою оценку действиям руководства данной организации. Аргументируйте.

Порядок выполнения работы

1.  Студенты объединяются в группы по 2-3 человека.

2. Знакомство с ситуацией 1.

2.1.  Проанализируйте известные вам возможности и недостатки обеих компаний.

2.2.  Письменно приведите аргументы в поддержку своего мнения.

3.  Знакомство с ситуацией 2.

3.1. Подумайте, насколько обязательно меняться всем организациям в условиях рыночной экономики.

3.2.  Письменно приведите доводы в пользу своей точки зрения.

4.  Знакомство с ситуацией 3.

4.1.  Оцените своевременность действий руководства организации.

4.2. Почему мнения большинства коллектива и руководства относительно преодоления предприятием кризиса столь различны?

5. Под руководством преподавателя проводится обсуждение результатов коллективной работы студентов.

3.3. Практическое занятие № 2:

«Организация: основные понятия»

Цель занятия — проверка имеющихся у студентов знаний по теме «Организация: ее внутренние и внешние переменные».

Задание. Ознакомьтесь с представленными ниже утверждениями. Отметьте неправильные утверждения и перефразируйте их так, чтобы получились верные. Результаты работы обсуждаются на занятии. Ответы студентов должны сопровождаться примерами.

1.  Об успехе организации судят по тому, достигла ли она своих целей.

2.  Подготовка приказа — это работа, которую нельзя делегировать.

3. Что касается организации, то цель всегда оправдывает средства.

4. Основными составляющими организации являются: оборудование, финансы, помещение, люди.

5. Цель представляет собой конечный результат, к которому стремится организация.

6.  Только достигнув финансовой стабильности, организация может принимать участие в благотворительности.

7. Существует такой термин — сложная организация.

8.  Социальная ответственность под силу не каждому предприятию, так как редко удается получить сверхприбыль.

9. Делегирование полномочий в организации так же важно и необходимо, как и распределение труда.

10. Конечной целью любого предприятия является получение прибыли.

11. В условиях конкуренции организация вынуждена работать на опережение.

12. Общая цель организации называется стратегией.

13. Задачи организации являются подробным планом действий на пути к выполнению ее миссии.

14. Люди не воспринимают не свои цели.

15. Если работникам предприятия известны его цели, они будут работать добросовестнее.

16. Организация предполагает как вертикальное, так и горизонтальное разделение труда.

17. Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

18. Цели организации измеряются количественными показателями.

19. Дерево целей представляет собой схему взаимозависимых целей.

20. Подчиненным не стоит забивать голову целями предприятия.

Ответы на тест «2.9. Тест к теме № 1. Тест к теме № 2»

1. а
2. в
3. а
4. а
5. в
6. б
7. б
8. а
9. б
10. а
11. а
12. в
13. б
14. а
15. а
16. в
17. а
18. а
19. б
20. а
21. б
22. б
23. в
24. а
25. б
26. а
27. а
28. б
29. а
30. а
31. б
32. в
33. в
34. б
35. а
36. б
37. в