Практические приемы создания и использования сложных электронных образовательных документов
компьютерная программа

Краткие рекомендации по созданию электронных
образовательных документов

Часть 1. Приемы оформления текста рабочей программы по предмету

При создании организационных документов (рабочих программ, учебных планов, отчетов и других), часто используются команды Microsoft Word:

• Вставка – Колонтитул;
• Разметка страницы (Макет)^[1] – Колонки;
• Разметка страницы (Макет) – Разрывы – Разделов;
• Вставка – Таблица
• Работа с таблицами

Колонтитул – это повторяющийся вверху или внизу каждой страницы текст или графическое изображение.

Для создания колонтитула установите курсор на первой странице документа, откройте вкладку Вставка, нажмите кнопку Верхний колонтитул, а затем выберите встроенный макет либо щелкните Изменить верхний колонтитул, чтобы написать собственный (рис. 1).

В зону колонтитула так же можно войти, дважды щелкнув на область верхнего или нижнего колонтитула, это сэкономит время создания колонтитула.

Колонтитулы первой страницы раздела могут быть пустыми или отличаться от остальных колонтитулов документа. Кроме того, можно установить разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Если вы хотите использовать верхний колонтитул только на титульной странице, перед началом ввода текста в зону колонтитула в появившемся меню Работа с колонтитулами – Параметры установите флажок Особый колонтитул для первой страницы (рис. 2).

На второй странице войдите в зону нижнего колонтитула и для нумерации страниц нажмите кнопку Номер страницы (рис. 3).

Далее выберите вариант размещения номера на самой странице и при необходимости настройте формат самого номера.

Завершив настройку, нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов вкладки Работа с колонтитулами – Конструктор или дважды щелкните в области основного документа.

Колонки – это разбиение страницы на вертикальные текстовые поля, которые используются для создания более выразительных документов и удобного расположения больших объемов текста на страницах. При необходимости разбить текст на колонки нужно выделить только ту часть текста, которая будет находиться в колонках, оставив хотя бы один абзац ниже не выделенным для того, чтобы весь текст до конца документа не был разбит на колонки. Выберите Разметка страницы (Макет) – Колонки и укажите нужные параметры (рис.4).

Если текст документа разбит на колонки, он будет автоматически переходить из колонки в колонку. В случае, если переход в другую колонку оказался не в том месте текста, можно вставить разрывы колонок в нужных местах, чтобы более точно управлять форматированием документа. Для этого:

• Поместите курсор в место, где должен быть разрыв колонки. Выберите Разметка страницы (Макет) – Разрывы. Появится меню с параметрами.
• Щелкните Колонка.

Часть 2. Работа с таблицами

Очень часто педагогу при работе с электронными документами, необходимо структурировать данные, для этой цели используют таблицы — способ передачи содержания, в которой отдельные элементы помещены в ячейки, каждой из которых сопоставлена пара значений — номер строки и номер столбца. Таким образом, устанавливается смысловая связь между элементами, принадлежащими одному столбцу или одной строке. Включение в документ таблиц и их форматирование в современных текстовых редакторах происходит очень просто: Вставка – Таблица, выбрать нужное количество строк и столбцов, редактировать ее как-угодно – расширять, сужать, объединять ячейки, удалять, печатать внутри текст и многое другое с помощью команд вкладки Работа с таблицами, появившегося после вставки таблицы. Мы же рассмотрим эффективные команды работы с таблицами, которые сделают использование таблиц более удобным.

В случае, если Ваша таблица располагается на двух и более страницах текста, заголовки столбцов в таблице удобнее видеть на каждой странице документа. Для этого, выделив строки заголовка таблицы, указать на вкладку Работа с таблицами – Макет – Повторить строки заголовков (рис.6).

Иногда нам нужно в ячейке таблицы выполнить простой расчет, найти сумму, среднее арифметическое и другое. Рассмотрим эту возможность, которая есть в текстовом редакторе.

Например, при создании учебных планов занятий в последней строке таблицы нужно посчитать итоговую сумму часов по базисному и индивидуальному плану. Для этого нужно щелкнуть ячейку таблицы, в которой вы хотите увидеть результат. На вкладке Работа с таблицами – Макет щелкните Формула (рис. 7)

Проверьте данные в круглых скобках, чтобы убедиться в том, что столбец содержит нужные непустые ячейки для подсчета суммы =SUM(ABOVE), нажмите ОК.

В случае изменения количества часов в таблице значение итоговой суммы можно исправить с помощью команды вызова контекстного меню выбрать команду – Обновить поле, указав правой кнопкой мыши на поле суммы (рис.9)

Перед работой по созданию организационных документов разного рода (программ, отчетов, анкет, опросных листов) попробуйте воспользоваться уже готовыми шаблонами документов. Шаблоны – это образцы или модели, позволяющие быстро создавать типовые документы. Для загрузки шаблона выберите вкладку Файл – Создать. В открывшемся окне доступно большое количество папок с шаблонами. Внимательно изучите папки и, скорее всего, найдете шаблон, который поможет Вам создать нужный документ. Щелкните на нем 2 раза левой кнопкой мыши и после загрузки документа вносите свои изменения.

Часть 3 Сохранение документа в других различных форматах

Для сохранения документа в различных текстовых форматах нужно воспользоваться командой Файл – Сохранить как…

В открывшемся окне выбрать нужную папку.

В поле Имя файла ввести название файла, в поле Тип файла выбрать (для сохранения в старых версиях) Документ Word 97-2003 и сохранить файл

или выбрать PDF и сохранить файл.

Для последующего открытия документа в LibreOffice или других открытых текстовых редакторов, его нужно сохранить в формате OpenDocument.