Методические рекомендации для составления деловых писем на английском языке
методическая разработка по английскому языку (10 класс) на тему

Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам: 

• Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.
• В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.
• Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).
• Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.
• Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.
• Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."
• Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.
• Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.
• Подпись автора ставится между приветствием и именем.

Образец делового письма на английском:

Mr Nikolay Roshin
ABC-company
Office 2002, Entrance 1B
Tverskaya Street
Moscow
RUSSIA 20 June 2004

Dear Nikolay,

I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths.

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Yours sincerely,

Tomas Green
Managing Director

Письмо-запрос информации (Inquiry Letter) отправляются, когда необходимо получить более подробную информацию о интересующем вас товаре или услуге.

В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

1. Официальное обращение, поскольку с адресатом вы не знакомы. 

Dear Sir or Madam, Dear Sirs

2. Указание источника информации о компании 

With reference to your advertisement (ad) in...
Относительно вашей рекламы в

Regarding your advertisement (ad) in ...
Касательно вашей рекламы в …

3. Просьба выслать необходимые данные

Сould you please send me ...
Не могли бы вы выслать мне

I would be grateful if you could…
Я был бы благодарен, если вы…

Can you give me some information about…
Можете ли вы дать мне информацию о…

Could you send me more details…
Могли бы вы выслать мне подробную информацию…

4. Дополнительные вопросы 

I would also like to know ...
Я бы также хотел узнать…

Could you tell me whether ...
Скажите, пожалуйста…

5. Подпись 

Yours faithfully, Искренне Ваш, (если имя Вам не известно)
Yours sincerely, (если имя Вам известно)


Пример 

Kenneth Beare
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501

Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009



September 12, 2000


Dear Sirs,

With reference to your advertisement in yesterday's «New York Times», could you please send me a copy of your latest catalogue. I would also like to know if it is possible to make purchases online.

Yours faithfully,

(Signature)



Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company

Когда компания получает письмо (Inquiry Letter) с просьбой выслать подробную информацию о ее продукции, товаре или услуге, в ответном письме очень важно произвести благоприятное впечатление на потенциального клиента или партнера. Вежливый, грамотно составленный ответ обязательно будет способствовать созданию подобного впечатления.

1. Обращение 

Dear Mr, Ms

2. Благодарность за оказанное внимание 

Thank you for your letter of
Спасибо за ваше письмо…

We would like to thank you for enquiring about ...
Мы хотели бы поблагодарить вас за проявленный интерес…

3. Предоставление требуемой информации

We are pleased to enclose ...
Мы с удовольствием вкладываем…

Enclosed you will find ...
В прикрепленном файле вы найдете...

We enclose ...
Мы прилагаем…

4. Ответ на дополнительные вопросы

We would also like to inform you ...
Мы также хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about ... Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about ... Отвечая на ваш вопрос…

5. Высказывание надежды на дальнейшее плодотворное сотрудничество 

We look forward to ...
Мы надеемся

hearing from you
услышать вас снова

receiving your order
получить от вас заказ.

welcoming you as our client (customer)
что вы станете нашим клиентом

6. Подпись 

Помните, когда вы обращаетесь к человеку, имя которого вам не известно, следует писать 'Yours faithfully' и когда имя известно - 'Yours sincerely',


Пример ответа на запрос информации 


Jackson Brothers
3487 23rd Street
New York, NY 12009


Kenneth Beare
Administrative Director
English Learners & Company
2520 Visita Avenue
Olympia, WA 98501


September 12, 2000


Dear Mr Beare,

Thank you for your enquiry of 12 September asking for the latest edition of our catalogue.

We are pleased to enclose our latest brochure. We would also like to inform you that it is possible to make purchases online at http://jacksonbros.com.

We look forward to welcoming you as our customer.

Yours sincerely,

(Signature)

Position

Электронная почта стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1. Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишите, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.
2. Составляйте послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения, но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”
3. Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.
4. Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будут лишним.
5. В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing. 
6. Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы, это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.
7. Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.
8. Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.
9. KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день - стоит экономить его время.
10. Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки , такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.
11. Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки уже нельзя.
12. Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай если письмо будет выведено на печать.
13. Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

Рекомендуемый порядок основных пунктов такой: 
1. дружеское приветствие
2. благодарность или другое упоминание предыдущего контакта
3. наиболее важный пункт письма или проблема
4. другие важные пункты
5. менее важные пункты
6. выражение надежды на будущий контакт
7. завершение (пожелания и подпись)

Пример:
Hello, Ili
Thanks for sending the agenda for our meeting.
I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.
Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.
Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.
I’m looking forward very much to seeing you next week.
Best regards, Jacqui

Составление удачного резюме на английском языке часто является одной из самых сложных задач при поиске работы за границей или в западной компании. Резюме должно отвечать всем необходимым требованиям, но при этом выгодно отличать вас от других претендентов на данную должность. Вам придется подвести итог своему жизненному опыту на 1-2 страницах, осветив при этом свои наиболее выдающиеся достижения. Обычно, работодатель не читает полностью каждое резюме, поэтому необходимо сразу заинтересовать его самой важной информацией.

В помощь тем, кто претендует на солидную должность в международной компании или собирается испытать себя в поиске работы за пределами России, мы предлагаем несколько советов по составлению резюме на английском языке и образец резюме на английском.

В США резюме принято называть Resume, в Европе - CV (Curriculum Vitae).

Стандартная форма резюме европейского уровня включает в себя 6 основных частей:

1. Личная информация (Personal Information) 
2. Цель (Objective) 
3. Опыт работы (Work Experience)
4. Образование (Education)
5. Специальные навыки (Additional Skills) 
6. Рекомендации (References) 

Основные моменты, которые должны быть учтены при составлении резюме:

1.Во-первых, весь ваш опыт работы, оплачиваемый и неоплачиваемый, с полной занятостью и по совместительству. Вспомните все виды деятельности, которые входили когда-либо в ваши обязанности.
2. Ваше образование: получение ученых степеней, свидетельств об окончании различных учебных заведений.
3. Какая-либо дополнительная деятельность: членство в различных организациях, служба в армии и т.д.
4. Выберите из предыдущих пунктов факты, наиболее, по вашему мнению, важные, в будущей работе, именно они и составят основу вашего резюме.
5. Резюме следует начать с личной информации (Personal Information). Напишите полностью свое имя, укажите адрес, телефон, электронный адрес.
6. Следующим пунктом является цель вашего устройства на данную должность (Objective). В нескольких словах опишите работу, которой вы хотите заняться и причины, по которым вы считаете свою кандидатуру подходящей для нее. Представьте ваши самые важные достижения в данной области. Рекламируя себя с наилучшей стороны, показывая, в чем именно вы преуспели, вы будете выгодно отличаться от других претендентов на данную должность, просто перечисляющих свои способности. Рассказывая о себе, используйте больше прилагательных, это сделает текст более ярким и иллюстративным, вот краткий перечень наиболее употребимых слов:

• directed, led managed, supervised;
• achieved, delivered, drove, generated, grew, increased, initiated, instituted and launched;
• cut, decreased, reduced, slashed;
• accelerated, created, developed, established, implemented, instituted, performed, pioneered, planned, produced, re-engineered, restructured, saved and transformed.
  
  Избегайте таких клише, как:
  Dynamic,
  people-oriented
  results-oriented
  self-motivated
  hands-on leader
  visionary

7. После этого перейдите к описанию опыта работы (Work Experience). Начать нужно с вашего последнего места работы. Необходимо дать название компании, род ее деятельности, вашу должность. Рассказывая о вашем предыдущем опыте, не стесняйтесь упомянуть о своих достижениях. Перечисляйте места своей предыдущей работы в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего.

8. Распространенной ошибкой является построение резюме по “функциональному” принципу, разделяя весь опыт работы на группы в зависимости от рода деятельности. Это может стать настоящим провалом для претендента на работу, так как работодатель может и не прочитать его резюме. Не указывайте причин смены работы, это может выглядеть как оправдание или указать на ваши возможные недостатки. В пункте, посвященном вашему образованию (Education) опишите когда, какое учебное заведение вы окончили, какую получили специальность. Не забудьте перечислить все дополнительные квалификации, стажировки, относящиеся к той должности, которую вы хотели бы получить.

9. Дополнительная информация, такая как уровень владения иностранными языками, умение работать с компьютером, наличие водительских прав и тому подобная, должна быть перечислена в пункте специальные навыки (Additional Skills), если она имеет отношение к вашим обязанностям в новой должности. 

10. Обычно резюме заканчивается пунктом рекомендации (References), в котором нужно назвать несколько людей с предыдущей работы (желательно непосредственных начальников) с указанием должности, названием организации, контактным телефоном, электронным адресом, которые могли бы за вас поручиться. Выпускники вузов, не имеющие опыта работы, могут назвать в качестве поручителя декана или заведующего кафедрой.

11. Последний пункт можно заменить фразой “ REFERENCES Available upon request.”

12. Объем резюме молодого специалиста не должен превышать 1 страницы, если же у вас за плечами большой стаж работы, информацию о себе нужно разместить не более чем на двух страницах.

13. Сделайте ваш документ удобным для чтения. Сформировав общий план резюме, убедитесь, что в нем есть достаточно чистого пространства. Верхнее и нижнее поля должны быть не менее 1.5 сантиметров высотой, а боковые поля не менее 2. Между отдельными частями резюме оставляйте пробелы. Жирным шрифтом выделяйте названия пунктов, а также названий компаний и имена. Если ваше резюме будет составлено неаккуратно и будет неудобно для чтения, не многие захотят с ним ознакомится. Не подчеркивайте слова и не используйте курсив, для придания выразительности. Такие уловки скорее снизят общее впечатление от прочитанного.

14. Не применяйте редкие шрифты для привлечения внимания читателя. Оригинальный шрифт не приветствуется в деловой документации, по одной этой причине его могут и не прочитать. Для полной уверенности, используйте такие стандартные шрифты, как Arial, Garamond, Helvetica, Tahoma or Times Roman. Не начинайте каждое предложение одинаковыми фразами и не вводите личные местоимения. Чтобы сделать текст более выразительным используйте разнообразную лексику.

15. Пишите резюме конкретно для определенной вакансии.

Цель написания резюме - получить конкретную должность в определенной компании. Поэтому рассказывать следует о том, что будет важно на новом месте работы. Пропускайте то, что не представляет большого значения. Чем меньше вы будете упоминать незначительные факты, тем большое значение приобретет самое главное.
Если вы посылаете резюме в различные компании, пишите отдельные резюме для каждого конкретного места.