Методическая разработка по теме "Методика обработки текстовых данных с использованием макросов" для курса "Цифровые образовательные технологии для работников ОУ"
методическая разработка по информатике и икт

Методика обработки текстовых данных с использованием макросов

Виды текстовых документов

В различных словарях можно найти следующие толкования понятия «текст»:

1) упорядоченный набор слов, предназначенный для того, чтобы выразить некий смысл;

2) всякая записанная речь (литературное произведение, сочинение, документ ит. п., а также часть, отрывок из них);

3) последовательность языковых и иных знаков, образующая единое целое, служащее объектом изучения.

С позиции информатики, текст — это последовательность знаков некоторого алфавита.

Вам известно, что в памяти компьютера тексты представляются в двоичном коде: 1) за каждым символом алфавита закрепляется определённый двоичный код; 2) в двоичном коде представляется и информация о типе и размере используемого шрифта, положении строк, полей, отступов и прочая дополнительная информация.

Практически в любой профессиональной деятельности работник сталкивается с необходимостью подготовки текстовых документов различного назначения и объёма: от заявления о приёме на работу до составления отчёта по результатам проделанной работы.

Можно выделить следующие виды текстовых документов:

• художественный текст;
• научный текст;
• деловой документ;
• рекламный документ;
• личный документ.

Для каждой из перечисленных разновидностей текстовых документов существует определённый набор правил, которых следует придерживаться при работе над ними. Личное письмо отличается по стилистике от официального документа, а художественное произведение — от научного текста. Различаются также словари наиболее употребляемых слов и терминов для перечисленных разновидностей документов.

Дайте характеристику каждому из видов текстовых документов — художественному тексту, научному тексту, деловому документу, рекламному документу, личному документу

Виды программного обеспечения для обработки текстовой информации

Существует множество программных продуктов, предназначенных для работы с текстовой информацией. Представим классификацию этой разновидности прикладного программного обеспечения по его назначению.

Текстовые редакторы — это программы, которые помогают подготовить текст простой структуры, но не обладают необходимыми средствами оформления его для печати. Типичный пример — редактор Блокнот (в ОС Windows).

Текстовые процессоры — более сложные программные комплексы, позволяющие выполнить оформление текста, точно задать его расположение, включить в него графические материалы. Примеры — Microsoft Word, OpenOffice Writer.

Специальные программные средства для подготовки научных текстов, содержащих математические, химические или другие формулы, сложные схемы и специфические обозначения, используемые в научных, учебных и технических публикациях и документах. При подготовке научных, технических и учебных текстов часто используется свободно доступная система подготовки публикаций ТEХ.

Издательские системы — комплексы программных средств, позволяющих выполнить весь цикл допечатной подготовки издания: импорт или набор текста, его оформление и расположение на листах, вставку иллюстраций и сложных объектов, и в итоге — вывод издания на печать. Примерами таких программ могут быть пакеты Adobe InDesign, Scribus, QuarkXPress. Процесс и результат создания страниц издания называют вёрсткой, а точную копию самого издания — оригинал-макетом. Использование издательских систем позволило значительно сократить срок подготовки печатных изданий, снизить трудоёмкость этого процесса, значительно расширить творческие возможности дизайнеров печатных изданий.

Создание текстовых документов на компьютере

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций: ввод, редактирование, форматирование.

Операции ввода позволяют сформировать содержимое и первоначальный вид текстового документа и сохранить его в памяти компьютера. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путём сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавания).

Напомним основные правила ввода текстовых документов с помощью клавиатуры.

• Между словами ставится только один пробел.
• Переход на новую строку в процессе набора текста происходит автоматически, не требуя ввода специального символа.
• Окончание абзаца маркируется нажатием клавиши Enter, позволяющей перейти на новую строку — первую строку нового абзаца.
• Перед знаками препинания (такими, как ; : . , ! ?) пробел не ставится. Перед тире вводится пробел. После любого знака препинания вводится один пробел или символ конца абзаца.
• Знак «дефис» в словах вводится без пробелов.
• После открывающих и перед закрывающими скобками ({} () []) и кавычками пробел не вводится.
• Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, С, D, М.

Знак «неразрывный (нерастяжимый) пробел» препятствует символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться, в отличие от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т. п. Например: А. С. Пушкин. Ставится знак «неразрывный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш Ctrl + Shift + пробел.

При вводе и редактировании текста полезно включать режим отображения скрытых символов — символов, которые вводятся пользователем при наборе текста, но при печати не выводятся на бумагу, а на экране отображаются только при включении соответствующего режима. Режим отображения скрытых символов даёт возможность лучше понять структуру документа.

Для автоматизации ввода в современных текстовых процессорах существуют инструменты Автозамена и Автотекст.

Бывает, что при вводе текста с клавиатуры пользователь допускает опечатки: вместо нужной клавиши нажимает соседнюю, пропускает букву, меняет две буквы местами. Такие опечатки исправляются автоматически инструментом Автозамена, имеющим встроенный словарь наиболее типичных опечаток и ошибочных написаний.

Для быстрого ввода стандартных фраз по нескольким первым буквам можно использовать инструмент Автотекст. Он автоматически предлагает вставить короткую фразу из списка элементов автотекста, как только будут набраны несколько первых букв этой фразы.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путём добавления или удаления фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д.

 На протяжении многих веков для внесения изменений в текст нужно было заново переписывать его. Основное преимущество компьютерной технологии создания текстовых документов заключается именно в удобстве его редактирования. Возможность быстро исправлять ошибки является одной из основных причин повсеместного перевода подготовки текстовой информации с бумажной на компьютерную основу.

Создание текстовых документов на компьютере

Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.

Совокупность значений свойств объекта называют форматом объекта, а изменение этих значений — форматированием объекта.

Операции форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Операции форматирования могут применяться как к отдельным объектам текстового документа, так и ко всему документу в целом. В первом случае говорят о прямом форматировании, во втором — о стилевом.

Такие действия по оформлению документа, как выравнивание абзацев, установка абзацных отступов и интервалов между абзацами, строками в абзацах и символами в словах и т. п., выполняются специальными средствами текстовых процессоров, а не вставкой пробелов и пустых строк.

Для облегчения анализа и последующего преобразования текста очень важно соблюдать основные правила его ввода, редактирования и форматирования.В современных текстовых процессорах есть специальные инструменты, обеспечивающие автоматическую нумерацию страниц, таблиц и рисунков.

При работе с большими текстами, как правило, применяют стилевое форматирование. Смысл этой операции заключается в том, что структурным элементам, несущим одну и ту же функциональную нагрузку (например, заголовкам одного уровня, основному тексту, примерам и т. д.), назначается определённый стиль форматирования — набор параметров форматирования (шрифт, его начертание и размер, абзацные отступы, междустрочный интервал и др.).

 Стиль — это имеющий имя набор значений свойств объектов каждого типа, входящих в текстовый документ.

В заключение приведём основные правила оформления текстов:

• основной текст документа желательно оформлять в одном формате, другой формат использовать для выделения заголовков, отдельных смысловых фрагментов;
• количество разных цветов и шрифтов в документе не должно превышать трёх;
• размер символов и междустрочный интервал следует подбирать такими, чтобы текст читался легко, без дополнительной нагрузки для глаз;
• цветовая гамма должна отвечать назначению документа — поздравительная открытка может иметь яркую, насыщенную окраску, а простое письмо стоит оформлять в более спокойных тонах;
• однотипную информацию целесообразно представлять в списках и таблицах;
• графические изображения в документе (рисунки, диаграммы, схемы) должны дополнять содержание текста, разъяснять или иллюстрировать его отдельные моменты; графические изображения следует оформлять в едином стиле;
• на всех страницах документа рекомендуется делать одинаковый фон и поля, если иное не требуется содержанием документа.

Средства автоматизации процесса создания документов

Мы рассмотрели основные операции ввода, редактирования и форматирования документов. Многие из них в той или иной мере направлены на автоматизацию процесса создания текстовых документов. Ещё больше возможностей в этом направлении обеспечивает использование шаблонов, макросов и средств, обеспечивающих работу со структурными компонентами документа.

Многие типовые документы должны иметь стандартный вид, который определяет, что и где размещается в создаваемом тексте, например: кому адресован документ, от кого он, дата создания документа и другие реквизиты.

В текстовых процессорах есть шаблоны для создания документов разного типа.

Шаблон — это отформатированный определённым образом документ-заготовка, который хранится в отдельном файле и используется в качестве основы для создания новых документов определённого типа.

Пользователю достаточно ввести свою информацию в отдельные блоки шаблона, и она автоматически приобретёт заранее заданное оформление. В недалёком будущем каждому из вас для поиска подходящей работы придётся составить и разослать резюме. Подготовить его лучше всего с использованием соответствующего шаблона.

В текстовом процессоре Microsoft Word все шаблоны распределены на три группы:

1) установленные — шаблоны документов определённых типов (писем, факсов, отчётов и др.), которые инсталлированы на компьютере в составе пакета Microsoft Office;

2) Microsoft Office — шаблоны документов разнообразных типов (поздравительных открыток, визиток, бюллетеней, сертификатов, грамот, приглашений, заявлений, календарей и др.), которые расположены на веб-сайте Microsoft Office Online;

3) шаблоны пользователя — шаблоны, которые созданы пользователем.

Средства автоматизации процесса создания документов

При запуске программы Microsoft Word автоматически открывается шаблон Новый документ (файл Normal.dotm). При этом по умолчанию устанавливается формат (значения свойств) основных объектов документа — страницы, абзаца, символа, а также задаётся стилевое форматирование заголовков, списков, таблиц и др.

Макрос — это последовательность команд, сгруппированных в одну макрокоманду, для автоматического выполнения определённого задания

Основное назначение макроса состоит в том, чтобы освободить пользователя от многократного повторения однообразных действий во время обработки текстового документа, выполнить за него рутинную работу. Макрос создаётся один раз, сохраняется в шаблоне или документе и может многократно выполняться для автоматизации и ускорения обработки текстового документа.

С помощью макросов можно существенно повысить эффективность обработки и работы с информацией благодаря тому, что множество одинаковых действий, которые мы вынуждены повторять, можно оформить в виде специального кода, который возьмет эту заботу на себя. В данном статье мы рассмотрим, каким образом можно создать новый макрос, а также, как изменить существующий.

Создание макросов

Создать макросы можно вручную или автоматически. Последний вариант предполагает запись действий, которые мы выполняем в программе, для их дальнейшего повтора. Это достаточно простой способ, пользователь не должен обладать какими-то навыками кодирования и т.д. Однако, в связи с этим, применить его можно не всегда.

Чтобы создавать макросы вручную, нужно уметь программировать. Но именно такой способ иногда является единственным или одним из немногих вариантов эффективного решения поставленной задачи.

Метод 1: Записываем макрос в автоматическом режиме

Чтобы иметь возможность записать макросы автоматически, для начала нужно их активировать.

После того, как макросы включены, можно перейти к нашей основной задаче.

1. Переключаемся во вкладку “Разработчик”. В группе инструментов “Код” щелкаем по значку “Записать макрос”.
2. На экране появится окошко, в котором мы можем выполнить настройки записи. Здесь указывается:

• имя макроса – любое, но должно начинаться с буквы (не с цифры), не допускаются пробелы.
• комбинация клавиш, которая будет использоваться для запуска макроса. Обязательной является Ctrl, а вторую мы можем назначить в специальном поле. Допустим, пусть это будет клавиша “r”. Если нужно использовать заглавную букву, нужно зажать клавишу Shift, которая будет добавлена в сочетание клавиш.
• место хранения макроса – это текущая книга, но, если требуется, можно выбрать новую книгу или личную книгу макросов. В нашем случае оставляем стандартный вариант.
• При желании можно добавить описание к макросу.
• По готовности кликаем OK.

3. Теперь в созданный макрос будут записываться все действия, которые мы будем выполнить в книге. И так до тех пор, пока мы не остановим запись.
4. Допустим, давайте давайте в ячейке D2 выполним умножение двух ячеек (B2 и B3): =B2*B3.
5. После того, как выражение готово, нажимаем клавишу Enter, чтобы получить результат. Затем останавливаем запись макроса, нажав на значок “Стоп” (появилась вместо кнопки “Записать макрос”) в группе инструментов “Код”.

Запускаем выполнение макроса

Чтобы проверить работу записанного макроса, нужно сделать следующее:

1. В той же вкладке (“Разработчик”) и группе “Код” нажимаем кнопку “Макросы” (также можно воспользоваться горячими клавишами Alt+F8).
2. В отобразившемся окошке выбираем наш макрос и жмем по команде “Выполнить”.

Примечание: Есть более простой вариант запустить выполнение макроса – воспользоваться сочетанием клавиш, которое мы задали при создании макроса.

3. Результатом проверки будет повторение ранее выполненных (записанных) действий.

Корректируем макрос

Созданный макрос можно изменить. Самая распространенная причина, которая приводит к такой необходимости – сделанные при записи ошибки. Вот как можно отредактировать макрос:

1. Нажимаем кнопку “Макросы” (или комбинацию Ctrl+F8).
2. В появившемся окошке выбираем наш макрос и щелкаем “Изменить”.
3. На экране отобразится окно редактора “Microsoft Visual Basic”, в котором мы можем внести правки. Структура каждого макроса следующая:

• открывается с команды “Sub”, закрывается – “End Sub”;
• после “Sub” отображается имя макроса;
• далее указано описание (если оно есть) и назначенная комбинация клавиш;
• команда “Range(“…”).Select” возвращает номер ячейки. К примеру, “Range(“B2″).Select” отбирает ячейку B2.
• В строке “ActiveCell.FormulaR1C1” указывается значение ячейки или действие в формуле.

4. Когда все готово, редактор можно закрывать (просто щелкаем на крестик в правом верхнем углу окна).
5. Запускаем выполнение измененного макроса, после чего можем заметить, что в таблице появилась новая заполненная ячейка, а также, пересчитан результат с учетом измененной формулы.
6. Если мы имеем дело с большим макросом, на выполнение которого может потребоваться немало времени, ручное редактирование изменений поможет быстрее справиться с задачей.

• Добавив в конце команду Application.ScreenUpdating = False мы можем ускорить работу, так как во время выполнения макроса, изменения на экране отображаться не будут.
• Если потребуется снова вернуть отображение на экране, пишем команду: Application.ScreenUpdating = True.

7. Чтобы не нагружать программу пересчетом после каждого внесенного изменения, в самом начале пишем команду Application.Calculation = xlCalculationManual, а в конце – Application.Calculation = xlCalculationAutomatic. Теперь вычисление будет выполняться только один раз.

Метод 2: создание макроса вручную

Опытные пользователи в некоторых случаях предпочитают создавать макросы от начала до конца полностью вручную . План действий следующий:

1. Во вкладке “Разработчик” нажимаем на значком “Visual Basic” (группа инструментов “Код”).
2. В результате, на экране появится уже знакомое окно, которое мы рассмотрели выше.

3. Здесь создается макрос и пишется ее код – полностью вручную.

Заключение

Таким образом, использование макросов позволяет повысить эффективность и скорость работы. Создать их можно, как в автоматическом  режиме, просто записав выполненные действия, так и написав код с нуля. Также, при необходимости, можно внести изменения в ранее созданный макрос и настроить отдельные аспекты его работы.