Рабочая программа по информатике и ИКТ (элективного курса) для 9 классов «В мире компьютерных технологий: Компьютерное делопроизводство»
рабочая программа по информатике и икт (9 класс) по теме

Муниципальное общеобразовательное бюджетное учреждение

средняя общеобразовательная школа №5

Рабочая программа

по информатике и ИКТ (элективного курса) для 9 классов

«В мире компьютерных технологий: Компьютерное делопроизводство»

учителя информатики и ИКТ

Воробьёвой Елены Анатольевны

на 2013 – 2014 учебный год

Зея

2013

Пояснительная записка

Рабочая программа составлена в соответствии с федеральным компонентом Государственного образовательного стандарта 2004г. и авторской программой Макарова Н.В.

Программа по элективному курсу «В мире компьютерных технологий: Компьютерное делопроизводство», предназначена для обучения учащихся 9 класса. В ходе обучения школьники овладевают знаниями и умениями, которые они могут использовать в  профессиях (секретарь-машинистка, секретарь-делопроизводитель).

Обучения современному делопроизводству направлено на знакомство с характером, условиями и спецификой трудовой деятельности работников среднего звена.

Цели:

• формирование информационной культуры как совокупности знаний, умений и навыков, информационного мировоззрения, необходимых для самообразования и для подготовки к дальнейшей профессиональной деятельности;
• овладение навыками компьютерной обработки деловой информации с помощью профессиональных систем, получивших в настоящее время наибольшее распространение в этой области деятельности ;
• изучение систем обработки текстовой информации, способов компьютерной обработки деловой информации, основ делопроизводства, методов организации делопроизводства, стандартов деловых документов.    

Задачи :        

• дать представление о современных подходах к организации делопроизводства;
• познакомить с различного рода документами и с тем, где и когда тот или иной документ надо использовать;
• научить оформлять документы в соответствии с существующими правилами;
• привить культуру работы с документами и материалами;
• выработать знания о правилах оформления документов и освоения прикладных программных средств;
• воспитание интереса к профессиональной деятельности, ознакомление оформления технической, технологической, другой документации, к участию в творческих разработках.

Курс рассчитан на широкое применение ПК и предусматривает выделение половины времени на практическую работу. Продолжительность курса 17 часов. Все задания курса выполняется с помощью персонального компьютера и необходимых программных средств.

Практическое обучение направлено на формирование у учащихся 9 класса знаний по устройству компьютера, средств копирования и оперативного размножения информации, по составлению и оформлению письменных документов в соответствии с действующими ГОСТами.

На практических занятиях, учащиеся приобретают навыки письма на компьютере,  школьники осваивают правильные приёмы работы, изучают требования организации рабочего места и безопасности труда.

Большое внимание при изучении клавиатуры ПК уделяется  развитию навыков ритмичного письма, предупреждению утомления, физического напряжения. Применение гимнастических упражнений развивает подвижность пальцев и равномерный удар.

На теоретических и практических занятиях следует приобщать школьников к творческой деятельности, содержанием которой могут быть рационализация рабочего места, технологического процесса, планирование работы; разработка приспособлений, повышающих качество работы и производительность труда.

В процессе выполнения лабораторно-практических работ школьники развивают полученные знания: осваивают новую технику; знакомятся с современными техническими средствами, которыми она оснащена; приобретают знания об аппаратуре управления, о дальнейшем совершенствовании механизма управления.

Занятия целесообразно проводить в форме рассказа, беседы, лекции, дискуссии, практических и лабораторных занятий. Наиболее интересными являются занятия — деловые игры. С целью повышения эффективности занятий, воспитания у обучающихся интереса к профессиональной деятельности следует привлекать их к оформлению технической, технологической, другой документации, связанной с конкретным предприятием, к участию в творческих разработках. При рассмотрении темы «Профессиональная этика и деловое общение» можно привлечь соответствующих специалистов либо подготовить уроки совместно со школьным психологом.

На учебных занятиях следует обращать особое внимание обучающихся на соблюдение правил безопасности труда, санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

По окончании курса обучающимися предоставляются на проверку отчеты о проделанной работе.

Содержание программы

1. Введение в делопроизводство (1 час)

История развития делопроизводства в России. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы. Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии. Основные профессиональные функции секретаря. Рабочее место секретаря. Эргономика и организация труда. Компьютеризированное рабочее место секретаря (классификация средств организационной техники, средств связи, средств тиражирования, копирования и размножения документов). Санитарно-гигиенические нормы для работников офиса.

2. Клавиатурные тренажеры. Машинопись (2 часа)

Знакомство с клавиатурными тренажерами. Постановка рук на клавиатуре. Обучение «слепой» машинописи. Культура машинописи. Виды машинописных работ. Классификация текстовых редакторов. Аппаратное и программное обеспечение ЭВМ. Оргтехника и электронное оборудование. Программный инструментарий Windows.

3. Работа с документами в среде текстового процессора Microsoft Word (8 часов)

Основные сведения о подготовке текстовых документов. ГОСТы. Современное деловое письмо. Основные сведения о подготовке текстовых документов. Ввод и редактирование текстов. Проверка правописания. Форматирование текста. Электронная верстка. Работа с графикой, объектами, таблицами. Оформление личных документов. Оформление организационно-распорядительных документов. Оформление различных видов документов. Создание стилей. Создание документов с помощью шаблонов. Подготовка документов к печати. Печать документов.

4. Профессиональная этика и деловое общение (1 час)

Этикет. Служебный этикет. Поведенческий этикет. Речевой этикет. Ведение телефонных переговоров. Деловые беседы, совещания, встречи, приемы. Роль секретаря в их подготовке и организации.

Учебно-тематический план

Требования к уровню подготовки обучающихся

В результате изучения элективного курса «В мире компьютерных технологий: Компьютерное делопроизводство» ученик должен:

Знать, понимать:

• служебные функции секретаря;
• организацию служебного места секретаря;
• как использовать персональный компьютер и другую оргтехнику для получения, переработки, передачи и хранения информации;
• основы делопроизводства;
• основы профессиональной этики и делового общения;
•  историю развития делопроизводства;
• правила оформления документов личного характера (автобиографии, расписки, доверенности, заявления, характеристики);
• ГОСТы по делопроизводству;
• требования к оформлению служебных электронных документов (письма, телефонограммы, телеграммы, протокола, акта, справки, докладной записки);
• особенности безбумажной технологии подготовки документов;
• возможности настольных издательских систем;
• возможности текстового редактора Word по созданию, редактированию, подготовке к печати документов;
• правила этикета (служебного, поведенческого, речевого);
• принципы организации электронного документооборота.

Уметь:

• составлять и оформлять основные служебные документы;
• организовать рабочее место, планировать свою работу;
• выполнять текстовые машинописные работы слепым десятипальцевым методом;
• правильно и красиво располагать текстовой и цифровой материал, контролировать качество выполняемых работ;
• соблюдать правила безопасности труда;
• оформлять примечания и сноски к тексту;
• выполнять цифровые и табличные работы;
• выводить документы на печать;
• пользоваться различной оргтехникой.

Перечень учебно – методического обеспечения

Аппаратные средства:

1. Рабочее место ученика (системный блок, монитор, клавиатура, мышь).
2. Рабочее место учителя (системный блок, монитор, клавиатура, мышь).
3. Проектор.
4. Лазерный принтер.
5. Ксерокс.
6. Телекоммуникационный блок.
7. Устройства вывода звуковой информации.
8. Устройства для записи (ввода) визуальной информации - сканер.
9. Модем.
10. Локальная вычислительная сеть.
11. Интернет.

Программные средства:

1. Операционная система Windows.
2. Файловый менеджер Проводник (входит в состав операционной системы).
3. Простой текстовый редактор Блокнот (входит в состав операционной системы).
4. Почтовый клиент Outlook Express (входит в состав операционной системы).
5. Браузер Internet Explorer (входит в состав операционной системы).
6. Программа-архиватор WinRar.
7. Интегрированное офисное приложение (Microsoft Office), включающее текстовый процессор Microsoft Word со встроенным векторным графическим редактором, программу разработки презентаций Microsoft PowerPoint, электронные таблицы Microsoft Excel, систему управления базами данных Microsoft Access.
8. Программа-переводчик.
9. Система оптического распознавания текста.

Календарно-тематический план

Список литературы

Методические пособия:

1. Губская Е.К., Дорофеева О.П., «Стенография. Компьютерная машинопись. Делопроизводство», издательство «Феникс»,  2000;
2. Делопроизводство. Краткий курс лекций - Иркутск, 2008;
3. Лебедева Н.К., «Машинопись и основы делопроизводства», 9-11 классы, Волгоград, 2005;
4. Макарова Н. В., Николайчук Г. С, Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. — СПб.: Питер, 2003;
5. ПавлюкЛ.В., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. М.; СПб.: Герда, 1998;
6. Сборник программ элективных курсов по информатике. Приложение к журналу "Информатика и образование" №5, 2008;
7. Стенюков М.В., «Документы. Делопроизводство», Москва, 1995;
8. Стенюков М. В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М., 2002.

Приложение к программе

Кроссворд.

Правильно разгадав кроссворды, получите в закрашенных горизонтальных рядах клеток названия двух профессий. Соединив их дефисом, получите название третьей профессии.  

По вертикали: 1. Документ, подтверждающий факты, события. 2. Печать прямоугольной формы, служащая для оттиска на бланках постоянных реквизитов организации. 3. Лист бумаги формата А4 и А5 с оттиска постоянных реквизитов организации. 4. Отдельный элемент документа. 5. Регистрационный номер документа.

6. Цифровые данные, расположенные в определённом порядке и графах. 7. Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты. 8. Вид распорядительного документа. 9. Оттиск, удостоверяющий подпись на документе.

Ответы: 1. Справка. 2. Штемпель. 3. Бланк. 4. Реквизит. 5. Индекс.

6. Таблица. 7. Акт. 8. Приказ. 9. Печать.    

По горизонтали: Секретарь.

Кроссворд.

Правильно разгадав кроссворды, получите в закрашенных горизонтальных рядах клеток названия двух профессий. Соединив их дефисом, получите название третьей профессии.  

По вертикали: 1. Жидкость для смазки пишущих машин. 2. Буквенное обозначение основного ряда формата бумаги (бумага писчая). 3. Буквы, цифры и знаки на колодках литерных рычагов пишущей машины. 4. Расстояние между смежными строками текста. 5. Деталь, включающая в работу шаговый механизм пишущей машины. 6. Марка пишущей машины. 7. Деталь, которой закреплены литерные рычаги. 8. Механизм, останавливающий каретку пишущей машины в заранее намеченных точках. 9. Деталь пишущей машины, при ударе по которой на бумаге воспроизводятся буквы, цифры, знаки. 10. Группа предложений, объединенных законченной мыслью.

Ответы: 1. Масло. 2. А. 3. Шрифт. 4. Интервал. 5. Нож. 6. «Ивица».

7. Сегмент. 8. Табулятор. 9. Клавиша. 10. Абзац.

По горизонтали: Машинистка.

Соединив названия обеих профессий, получим третью: секретарь-машинистка.

Практические работы по оформлению документации.

1. Оформление текстовых работ.

                                        1.1. РАСПОЛОЖЕНИЕ ТЕКСТА.

Изучение правил оформления машинописных работ будет строиться путём создания образцов машинописных работ, поэтому выполняемые упражнения надо будет сохранять, чтобы иметь возможность продолжать работу над ними в дальнейшем, т.е. после выключения и включения компьютера. После того, как вы присвоите имя файлу и сохраните его на диске, он будет доступен вам в любое время.

1. Напишите заголовок ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ РАБОТ и подзаголовок. Расположение текста (между заголовком и подзаголовком делайте двойной интервал, т.е. два раза нажмите на клавишу Enter).
2. Сделав после подзаголовка двойной интервал, наберите текст упражнения 1.
3. Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов Стандартная. Появится диалоговое окно Сохранение документа. Оно появляется тогда, когда вы сохраняете документ впервые.
4. Щелкните на кнопке Создать новую папку в появившемся диалоговом окне. В поле Имя документа введите имя Оформление машинописных работ, щелкните на кнопке ОК. Теперь дважды подряд щелкните на значке папки Оформление машинописных работ, чтобы имя папки появилось в поле Папка.

5. Щелкните в поле Имя файла и введите имя Расположение текста. Имя файла может состоять из 255 символов. Буквы могут быть как прописные,так и строчные.
6. Щелкните мышью на кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter. Диалоговое окно закрывается, и документ будет сохранен в файле с заданным именем. Ваш текст будет сохранен под именем Расположение текста в папке Оформление машинописных работ. Лучше всего сохранять документ сразу же после того, как вы начали работать над ним, а в дальнейшем желательно сохранять его примерно через каждые 15 минут. Кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная позволяет делать это легко и быстро. Сохраняя работу каждые 15 минут, вы сведёте до минимума риск утери результатов своего труда в случае отключения электроэнергии.

Упражнение 1

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ РАБОТ.

1. Расположение текста.

Машинописные работы выполняются на писчей бумаге формата А4, A3 и А5. Стандартная машинописная страница — формат А4.

В процессе работы машинописная страница заполняется текстовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которого предъявляются определенные требования.

Текстовой или цифровой материал со всех сторон ограничивается свободным пространством — полями.

Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее, левое и правое. В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для подшивки работы в дело или для брошюровки. На верхнем и нижнем проставляют соответствующие делопроизводственные пометки.

Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. По международным стандартам поля для формата А4 рекомендуется делать со всех сторон одинаковыми — 2, 5 см (дюймовыми, дюйм - 2, 54 см). Правое и нижнее поля могут быть меньше, но не менее 1 см.

Расстояние между строчками машинописного текста называется межстрочным интервалом. В зависимости от характера текста и его назначения тексты пишут через один, полтора и два интервала.

Абзацы — логически завершенные отрывки текста, отделенные друг от друга укороченной «красной» строкой. Величина абзацного отступа — 1, 27 см. Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным интервалом.

Нумерация страниц ведется по порядку, начиная со второй. Номер страницы пишется арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков и располагается на верхнем поле.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется: отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца, начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на новой странице; начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

1.2. РУБРИКИ. ВЫДЕЛЕНИЯ В ТЕКСТЕ.

Продолжаем закреплять навык работы на клавиатуре и изучать правила оформления машинописных работ, способы форматирования текста.

Выделение (пометка) для будущего форматирования. Запомните правило — чтобы что-то изменить, нужно это выделить. На экране выделенный текст (символ, слово, фраза) окрашивается в темный цвет.

Выделить (пометить) букву — щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Выделить слово — щелкнуть на первой букве левой кнопкой мыши и, не отпуская кнопки, протянуть выделение до конца слова. Или дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши.

Выделить предложение — щелкнуть при нажатой клавише Ctrl.

Выделить абзац — три раза щелкнуть на любом слове абзаца.

Выделить весь документ — в меню Правка выбрать команду Выделить все или нажать клавиши Ctrl +А.

Если при нажатой клавише Alt перемещать курсор, текст будет выделяться прямоугольником.

Можно быстро выделить текст от курсора и ниже, если нажать Ctrl+Shift+End. Выделение вверх — Ctrl+Shift+ Home.

Пространство слева от текста называется полосой выделения. Если на полосе выделения сделать один щелчок на левой кнопке мыши, выделится строка, два щелчка — выделится абзац.

Задать нужную функцию по изменению текста можно через меню, но проще и быстрее это сделать, пользуясь панелью Форматирование.

1. Наберите следующую страницу «Правил оформления текстовых работ» — Рубрики. Способы выделения в тексте.
2. Чтобы написать слово или фразу прописными буквами, нажмите левым мизинцем на Caps Lock (клавиша верхнего регистра). Повторное нажатие на эту клавишу переводит набор в режим нижнего регистра. Если вы набранное в нижнем регистре слово должны выделить прописными буквами, проделай те следующую операцию: курсор установите на слове, из меню Формат выберите команду Регистр, Верхний регистр и нажмите на ОК. Другой способ: выделите текст, затем нажмите одновременно на две клавиши — Shift и FЗ.

3. Чтобы подчеркнуть слово, нужно установить на нем курсор, щелкнуть по кнопке Подчеркивание панели Форматирование. Если нужно подчеркнуть текст, его предварительно выделяют. Быстро выделить подчеркиванием одно слово можно одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+Ч.
4. Чтобы написать слово вразрядку, установите на нём курсор, в меню Формат выберите команду Шрифт, активизируйте вкладку Интервал и из списка выберите Разреженный. Нажмите на ОК.
5. Чтобы выделить текст курсивом, щелкните на кнопке Курсив панели Форматирование. Быстро выделить курсивом одно слово можно одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+K.
6. Чтобы выделить текст жирным шрифтом, выделив его, щелкните на кнопке Полужирный панели Форматирование. Быстро выделить жирным шрифтом одно слово можно одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+Ж. Кнопки Подчеркивание, Курсив, Полужирный — это кнопки-переключатели, т.е. что бы вернуться в прежний режим, нужно еще раз щелкнуть по этой кнопке.

Выполнив упражнение 2, сохраните текст под именем «Рубрики».

Упражнение 2

Рубрики

Рубрики — подразделения текста типа перечисления. Обычно они пишутся с абзацного отступа и имеют цифровые или буквенные обозначения. Рубрики могут не нумероваться, тогда они пишутся от абзацного отступа со строчной буквы и могут начинаться тире.

Если в конце рубрики ставится точка, то следующая пишется с прописной буквы; если ставится запятая или точка с запятой, то следующая рубрика начинается со строчной буквы.

В служебных документах номер более крупных подразделений повторяется в более мелких пунктах и подпунктах через точку. Если, например, главы обозначаются 1, 2, 3, то пункты — 1.1, 1. 2, 1. 3, а подпункты — 1. 1. 1. , 1. 1. 2, 1. 1. 3.

Выделения в тексте.

Для выделения отдельных мест, на которые автор хочет обратить внимание, используются следующие способы:

а)        письмо прописными буквами,

б)        подчеркивание,

в)        письмо вразрядку,

г)        курсив,

д)        письмо другим шрифтом,

    е)        письмо жирным шрифтом.

ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (выделить слово, меню Формат, команда Регистр, Верхний регистр, ОК) выделяют слова или небольшие отрывки текста, написанного через полтора или более интервала.

Подчеркивание (выделить, кнопка Подчеркивание на панели Форматирование). Подчеркивать надо только буквы в слове, из знаков препинания подчеркиваются только кавычки и скобки, заключающие эти слова. Если выделяют несколько слов подряд, то черта делается сплошной.

Разрядка — письмо с пропусками между буквами. Применять разрядку следует для небольших отрывков текста или отдельных слов. Между словами при таком способе выделения должно быть больше промежутков, чем между буквами в словах.

Одни и те же слова в одном тексте нельзя выделять разными способами. Не следует подчеркивать слова, уже написанные прописными буквами или вразрядку.

Письмо жирным шрифтом (используем кнопку Полужирный на панели Форматирование).

2. ОФОРМЛЕНИЕ ЗАГОЛОВКОВ.

В упражнениях вы уже писали заголовки и подзаголовки. Обобщим правила их написания, выполняя упражнение 3.

1. Наберите текст.
2. Оформляя заголовок (подзаголовок) по центру, пользуйтесь кнопкой Выровнять по центру панели Форматирование.
3. Сохраните файл, назвав его Оформление заголовков.

Упражнение 3.

Оформление заголовков.

Заголовок — название произведения или его части. Оформляются заголовки от поля «флаговым» способом или посередине строки. Заголовки всегда пишутся с выделением, ширина строки заголовка не должна превышать 40 символов. Точка в конце заголовков не ставится, переносы

не делаются.

Крупные части работы с заголовками рекомендуется начинать на новом листе или отделять от предыдущей части четырьмя интервалами. Между строчками заголовка следует делать один интервал, перед подзаголовком — два, перед текстом — три интервала.

Деление длинных заголовков на строчки следует увязывать с содержанием.

Заголовки в текстовых работах располагают одним из способов:

• центрованным (посередине текста);
• флаговым (от поля).

Заголовок не пишут в конце страницы, если для текста нет места. Он переносится на новую страницу, нижнее поле предыдущей страницы немного увеличится. Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояния между заголовками и подзаголовками — два интервала. От подзаголовка до текста 3 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

3. Оформление титульного листа. Оформление библиографии.

Упражнение 1.

Оформление титульного листа.

Титульный лист — первая страница рукописи, книги. Минимальные сведения: автор, название, город издания, название издательства, год.

На титульном листе могут быть указаны также учреждение, от имени которого выпускается книга; подзаголовок; наименование серии, тип издания (руководство, пособие и др.); номер части, тома, выпуска; номер издания, начиная со второго; указание, с какого языка и кто перевел, кто редактировал перевод; рекомендации соответствующих учреждений.

Основные сведения располагаются так: в верхней части листа помещаются фамилия и инициалы автора, немного выше середины по общим правилам располагается заголовок, внизу — город, наименование издательства и год издания.

Оформление библиографии.

Библиография — список литературы, используемый в работе, рекомендуемые материалы или перечень книг по данному вопросу. Порядок размещения списка может быть алфавитным, тематическим, хронологическим.

Библиографическое описание начинается с фамилии и инициалов автора. Если авторов больше трех, пишется фамилия первого, а потом «и др.». После точки пишется название произведения без кавычек и сокращений. Знак «двоеточие». Так же пишется и подзаголовок, но после него ставится точка. Дальше указывается место издания с прописной буквы, ставится точка и запятая. Том, часть пишут прописной буквой сокращенно (Т. , Ч.), после цифры — точки, тире. Выпуск пишется с прописной буквы сокращенно (Вып.), точка, тире. Номер издания — с прописной буквы сокращенно (Изд. 2-е), точка, тире. Год издания пишется только цифрами без слова «год» или «г», точка, тире. Страницы — прописной буквой (С), цифры, точка.

Минимальные библиографические данные — автор, название, город издания и год. Пример:

Труханов И. И. Организация производственной практики учащихся: Библиотечка мастера производственного обучения. М., 1985.

4. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ.

Расположение текстового или цифрового материала столбцами, графами, колонками называется таблицей. Таблицы имеют тематические заголовки, которые оформляются по общим правилам и отделяются от таблиц 2-4 интервалами.

Простые таблицы — списки — состоят из 1-2 столбцов. Список может быть написан в одну колонку и располагаться посередине листа или в две колонки — от поля и от середины строки. Две колонки пишутся одновременно, для чего количество строк делится на два. При нечетном числе первая колонка делается длиннее. Если в списке более 9 строк, то номера надо начинать писать после пробела, чтобы десятки можно было написать от поля. После номера ставится точка и делается пробел.

Сведения из 2-3 столбцов называются выводами, располагаются они посередине строки и пишутся после 8, 16 символов. Текстовая часть от цифровой отделяется отточием.

Более сложные таблицы состоят из головки, которая делится на заголовки и подзаголовки; боковика, включающего заголовки горизонтальных рядов или строк; граф и колонок.

    Заголовки граф пишутся с прописной буквы, подзаголовки — со строчной, если они составляют одно предложение.

Боковиком называется графа, в которой даются пояснения к сведению других граф, расположенных в этом ряду. Следующие графы располагаются так, чтобы последние строки были на одном уровне.

Повторяющееся слово в следующей строке заменяется кавычками, несколько слов заменяются словами «то же», а в следующей строке кавычками. Отсутствие данных заменяется прочерком.

Если все данные в таблице имеют одну размеренность, она указывается над таблицей, если одинаковая размеренность в графах или строке боковика, то она указывается в них.

СПИСКИ, ВЫВОДЫ.

В списках для выделения каждого отдельного пункта, как правило, используются декоративные значки или цифры. Чтобы оформить текст в виде списка, можно воспользоваться кнопкой Маркированный список на панели инструментов Форматирование. Если хотите создать список с пронумерованными пунктами, можно воспользоваться кнопкой Нумерованный список.

Кнопки на панели инструментов Форматирование позволяют быстро создавать списки-перечисления, однако команда Список из меню Формат предлагает больше возможностей.

Упражнение 1

1. Напишите под диктовку список своей группы (класса). Каждую фамилию начинайте с нового абзаца, пользуясь клавишей Enter.

Выделите текст.

2. Щелкните по кнопке Нумерованный список на панели инструментов Форматирование.
3. Щелкните в любом месте документа, чтобы снять выделение. Перед каждой фамилией появится цифра.
4. Далее Вам следует расположить фамилии в алфавитном порядке.
5. Выделите текст.

10.        В меню Таблица выберите подменю (команду) Сортировка, щелкните по кнопке По возрастанию, далее ОК. Теперь фамилии будут расположены в алфавитном порядке.

ТАБЛИЦА.

Очень удобно создавать таблицы в Microsoft Word. Эта программа располагает большим количеством инструментов для создания и форматирования таблиц.

В Word существует несколько способов создания таблиц.

1. Используя меню Таблица.
2. С помощью кнопки Добавить таблицу на панели инструментов Стандартная.
3. С помощью кнопки Нарисовать таблицу на панели инструментов Таблицы и границы.

Упражнение 2.

1. Напишите нумерационный заголовок (Таблица 1)
2. Напишите тематический заголовок (Объем и масса продукции)
3. Щелкните на кнопке Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная. Под кнопкой появится изображение сетки.
4. Перемещая указатель при нажатой левой кнопке мыши, выделите семь строк и четыре столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, Microsoft Word вставит в документ таблицу с заданным количеством строк и столбцов. Заготовка таблицы создана.
5. Введите текст в ячейку в первой строке. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в следующую ячейку.

                                                     Таблица 1

Объем и масса продукции

6. Word способен автоматически устанавливать оптимальную ширину столбцов в таблице, т.е. такую, при которой текст в ячейке умещается на одной строке, не оставляя лишнего пространства. Выделите таблицу. В меню Таблица выберите команду Высота и ширина ячейки и в одноименном диалоговом окне щелкните на вкладке Столбец. Щелкните на кнопке Автоподбор. Ширина ячейки будет устанавливаться в зависимости от длины слова в ячейке. (Другой способ установить оптимальную ширину столбца: дважды щелкнуть на одной из вертикальных линий сетки).

7. Заполните до конца таблицу.
8. Создание обрамления и заполнения. Сетка вокруг таблицы на печать не выводится. Если при печати вы хотите получить сплошные разделительные линии, нужно создать рамку вокруг таблицы.

5. Бланки документов.

Документы учреждения, как правило, оформляются на бланках. Бланк — это лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Для бланков применяется бумага формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается также изготавливать бланки на бумаге формата A3 (297x420 мм) и А6 (105x148 мм).

В документах левое и нижнее поля должны быть не менее 20 мм, правое — не менее 10, верхнее — не менее 15 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также воспроизводить реквизиты при создании конкретного документа на компьютере. Бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации, должны изготавливаться только типографским способом.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

• общий бланк для изготовления любого документа  (кроме письма);
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи. На персональном бланке в подписи отсутствует должность.

Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случае, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков или когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат обязательному учету, хранятся в сейфах.

Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при их рассылке средствами оперативной полиграфии организации. При этом копии рассылаемых документов, имеющие юридическую силу, следует заверять печатью организации. Список рассылки с количеством отправленных экземпляров хранится в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или с копией рассылаемого письма.

6. Оформление реквизитов документа.

Документы управления оформляются согласно требованиям и правилам, установленным государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6. 30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (М., 1997); Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (М., 1991).

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. ГОСТ устанавливает максимальный набор реквизитов — 29.

Перечень реквизитов документов

1. — Государственный Герб Российской Федерации.
2. — герб субъекта Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
4. Код организации.
5. Код формы документа.
6. Наименование организации.
7. Справочные данные об организации.
8. Наименование вида документа.
9. Дата документа.
10. Регистрационный номер документа.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12. Место составления или издания документа.
13. Гриф ограничения доступа к документу.
14. Адресат.
15. Гриф утверждения документа.
16. Резолюция.
17. Заголовок к тексту.
18. Отметка о контроле.
19. Текст документа.
20. Отметка о наличии приложения.
21. Подпись,
22. Гриф согласования документа.
23. Визы согласования документа.
24. Печать.
25. Отметка о заверении копии.
26. Отметка об исполнителе.
27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
28. Отметка о поступлении документа в организацию.
29. Идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на формате А4 углового бланка показано на рис. 2, а на том же формате А4 продольного бланка — на рис. 3.

1. Государственный герб Российской Федерации (01) помещают на бланках документа в соответствии с «Положением о Государственном гербе Российской Федерации».

Герб субъекта Российской Федерации (02) размещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регулируется соответствующими нормативными актами субъектов Федерации. Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации, установленными нормативными актами городов, районов России.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)(03) проставляется на бланках документа в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест нахождения товаров».
4. Код организации (04) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Он позволяет избежать ошибок при передаче длинных и сложновоспроизводимых названий организаций.

3.5.        Код формы документа (05), входящего в состав УСД, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

3.6.        Наименование организации (06) является собирательным обозначением автора документа. Автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.

Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закреплены в учредительных документах организации. Их помещают ниже полного наименования.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Документ, подготовленный совместно двумя и более организациями, составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций печатают на чистом листе бумаги, располагают их в соответствии с рангом. Возможно оформление реквизитов совместных бланков на компьютере.

7. Справочные данные об организации (07). Содержит сведения, важные для организации при информационных контактах, и включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (телефакс, телекс, счет в банке, ИНН, адрес электронной почты, адрес в Интернете и т. д.).

3.8. Наименование вида документа (08) должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Наименование вида документа пишется, как правило, прописными буквами. В письмах наименование вида документа не указывается, за исключением гарантийных писем.

3.9. Дата документа (09). Указывает время создания документа; время его подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации. Все эти действия обязательно датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение каждого из них.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 29 мая 2000 года следует оформлять 29. 05. 2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 29 мая 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, число, например: 2000. 05. 29.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

3.10. Регистрационный номер документа (10). Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера регистрации, может дополняться индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, кодом автора, корреспондента и др.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (11). Используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
12. Место составления или издания документа (12) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование
    организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала.

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (13) свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу.

В соответствии с законом «Об информации, информатизации и защите информации» информация с ограниченным доступом подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную информацию.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О государственной тайне», в котором установлены три степени секретности: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». Перечень документов, отнесенных к государственной тайне, определен Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188. Документы, имеющие сведения конфиденциального характера, помечаются грифом «Для служебного пользования» (ДСП); «Конфиденциально», КТ (коммерческая тайна) и т. д. Гриф ограничения доступа к документу при необходимости может дополняться номером экземпляра документа. Реквизит наносится без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа, например:

Конфиденциально Экз. 2

3.14. Адресат (14). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, в дательном.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресов. При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа.

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется.

В соответствии с «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239, устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

• наименование адресата (наименование организации — юридического лица или ФИО для физических лиц);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);
• название области, края, автономного округа (области), республики;
• страна (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

На конверте адрес корреспондента пишется в нижней правой части, а адрес отправителя — в левом верхнем углу в таком же порядке, что и адрес корреспондента.

Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

3.15. Гриф утверждения документа (15). Этот гриф указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа другим документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в табеле форм документов организации или в Инструкции по делопроизводству организации.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

16. Резолюция (16) оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе. Включает И. О. Ф. исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (конкретные действия); срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
17. Заголовок к тексту (17) выражает краткое содержание текста, его смысловую нагрузку. Содержит две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производятся или должно быть произведено (О создании аттестационной комиссии, О подготовке к. . .). Заголовок составляет тот, кто составляет текст документа. К тексту документа, оформленного на формате А5, заголовок можно не составлять. При регистрации документа заголовок записывается в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

3.18.        Отметка о контроле (18). Этот реквизит означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный распорядительным документом организации или указанный в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19.        Текст документа (19), отражает основное смысловое содержание документа. Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, писем. Текст подразделяют на разделы и подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки и подзаголовки. Заголовки пишутся с прописной буквы или прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть, например, приказ по личному составу обычно содержит только распорядительную часть; в письмах-просьбах, сопроводительных письмах, письмах-извещениях, письмах-приглашениях и др. вводная часть, как правило, отсутствует.

Анкета — это форма представления текста документа, постоянной информацией в которой является наименование признака, а переменной — их характеристика.

Таблица — форма представления документа, содержащего информацию, характеризующую объект по определенным признакам. Наименование признаков — постоянная информация, их характеристики — переменная.

Документы должны быть написаны деловым стилем, к признакам которого относится: нейтральный тон изложения; точность и краткость изложения; лаконичность и ясность текста.

3.20.        Отметка о наличии приложения (20).

Этот реквизит располагают после текста от границы левого поля. Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров: при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № писать прописными буквами, а также центрировать этот реквизит относительно самой длинной его строки, например:

                                      ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

                                       к приказу Председателя

                                       Правления банка

                                       13. 05. 2000 № 105

3.21.        Подпись (21). В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Если наименование должности лица, подписавшего документ, располагается в несколько строчек, допускается его центровка относительно самой длинной строки, например:

Заместитель Председателя

Правления банка      личная подпись       О. И. Степанов

При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор        С. Т. Славин

Главный бухгалтер        Н. А. Ковалева

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.

Документ может быть подписан и. о. должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог За, надпись от руки Зам. или косую черту перед наименованием должности

3.22. Гриф согласования документа (22) выражает согласие другой организации (не автора) с содержанием документа.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАЛО

Директор Учебного центра

НИИ статистика

Личная подпись И. И. Лосев

 25.05.2000

Согласование может осуществляться письмом, решением, актом и другим документом. Например:

СОГЛАСОВАНО

 Решение методической

комиссии Учебного центра

 НИИ статистики

 Протокол от 25. 05. 2000 № 6

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования.

3.23. Визы согласования документа (23).

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Т. С. Власова

05. 06. 2000

При наличии замечаний к документу перед подписью и датой пишется фраза Замечания прилагаются. Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника

документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

В отдельных случаях визируется каждый лист документа.

3.24. Печать (24) ставится на документах с целью удостоверения их подлинности. Печати бывают гербовые и простые. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством или иным нормативным актом. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

3.25. Отметка о заверении копии (25) Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно, должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения. Например:

    Верно

   Главный специалист

  Управления делами      личная подпись     3. А. Ковалева

  28.05.2000

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. Допускается заверять копии рассылаемых документов печатью, предназначенной для заверения рассылаемых копий (протокольного отдела, канцелярии, общего отдела и т. п.).

3.26.        Отметка об исполнителе (26) проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания.

3.27.        Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (27). Документ считается исполненным, если решены все вопросы, поставленные в нем. На исполненном документе ставят отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Она включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию (28) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Состоит из порядкового номера, даты поступления документа в организацию. При необходимости указываются часы и минуты. Как правило, отметку о поступлении проставляют автоматическим нумератором, содержащим данные компоненты реквизита.
29. Идентификатор электронной копии документа (29) — отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Макет приказа по основной деятельности.

Реквизиты общего

бланка

ПРИКАЗ

00. 00. 0000                                                                                               № 00

Место составления или издания

Заголовок к тексту (отвечает На вопрос «О чем?», начинается

С предлога «О»

В констатирующей части излагаются основания, цели издания приказа. Когда основания издания приказа очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Наименование должности исполнителя, его Ф. И. О. тли наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем содержание предлагаемых действий обеспечить, принять меры и т. п.); срок исполнения. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты

2.  В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возлагается на... (указываются должность, Ф. И. О)

Наименование

Должности руководителя                    (личная подпись)                      И. О. Ф.

Визы:

Должность                                                   (личная подпись)        И.О.Ф. 00. 00. 00

Отметка об исполнении

приказа и направлении

его в дело

идентификатор электронной копии документа

Упражнение 1

Оформить приказ. Для реквизитов общего бланка оставьте место или напишите произвольные данные.

Приказ 11. 01. 2000 № 4 О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО с 01.02.2000.                2. Заведующей канцелярией Соковой Н. И. организовать инструктивные занятия с сотрудниками ТОО по изучению и применению Инструкции. План проведения занятий представить на утверждение до 20.01.2000. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.2000 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения до 20.01.2000. 5. Контроль за выполнением приказа возложить на заместителя директора Егорова П.А. Директор СТ. Борисов

1. Наберите текст и отформатируйте его.
2. Измените расположение реквизитов бланка, сделайте его продольным.
3. Сохраните документ как файл Приказ 1 в папке Образцы.

Приказ по личному составу

Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия:

ПРИНЯТЬ на работу (указывается Ф.И.О, с какого числа, должность, установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка, а также при необходимости условия труда: временно с__        по__, с испытательным сроком, его продолжительность, основание приема на работу);

НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу (указывается Ф.И.О, с какого числа,  новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов — продолжительность, причина перевода — в полном соответствии с требованиями КЗОТ РФ, при необходимости — изменение оплаты труда, основание);

ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК (указывается Ф.И.О, его вид, продолжительность, дата и окончание, основание);

КОМАНДИРОВАТЬ (указывается Ф.И.О, должность, дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия, основание);

УВОЛИТЬ (указывается Ф.И.О, должность, дата увольнения, особо точно указывается причина увольнения, согласно статьям КЗОТ РФ, основание).

Пункты приказа по личному составу формулируются в строгом соответствии с требованиями КЗОТ и заканчиваются ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Постоянная информация для любого кадрового приказа: указание распорядительного действия, фамилия, имя и отчество (полностью), должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений. Приказы по личному составу подготавливают работники кадровой службы (в небольших организациях работники, ответственные за ведение кадрового делопроизводства), а подписывает руководитель учреждения.

Согласно КЗОТ РФ каждый пункт приказа по личному составу доводится до сведения работника под расписку.

Упражнение 2

Наберите приказ по личному составу, сохраните его под именем Приказ 2.

Реквизиты общего

бланка

ПРИКАЗ

00.        00. 0000                                                     № 00л/с

По личному составу

1.        ПРИНЯТЬ

1. 1. Хаперскую Лидию Михайловну с_________на должность        с окладом________руб. в месяц.

Основание: заявление Хаперской Л, М.

1. 2. Леонтьеву Марию Юрьевну аспирантку ДПГУ с____по _____на должность окладом        _____руб. в месяц и персональной надбавкой______руб. в месяц.

Основание: заявление Леонтьевой М. Ю.

1. 3. Васильченко Леонида Михайловича с____по____на должность старшего лаборанта с окладом______руб. в месяц на время декретного отпуска Гончаровой И. Г.

Основание: заявление Васильчевко Л. М.

2. УВОЛИТЬ

2.1. Сергееву Наталью Валентиновну, инспектора канцелярии, с_____в связи с истечением срока действия контракта, п. 2 ст.        КЗОТ Российской Федерации.

Основание: контракт №        от________        

С приказом ознакомлен подпись дата

Визы согласования

В дело 00-00

Подпись Дата

Письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письма могут быть посвящены одному или нескольким вопросам, т.е. быть простыми или сложными. Рекомендуется составлять простые письма, которые более удобны для последующей обработки, исполнения, хранения и использования в справочных

целях.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, ссылки на другие документы, события), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются формы изложения текста от первого лица единственного числа (Прошу), от первого лица множественного числа (Просим), от третьего лица единственного числа (Предприятие просит), от третьего лица множественного числа (Руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии.

На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия.

В Структуру письма входят (обращение, заключительная формула вежливости).

Макет письма

Герб (эмблема),                                        Адресат

наименование организации

Индекс предприятия связи,

Почтовый и телеграфный адрес,

номер телефона и телетайпа,

счета в банке, номер телефакса,

телекса, идентификационный        номер,       адрес     РЕЗОЛЮЦИЯ: Фами-
электронной почты и др. , код                                         лия, И. О. ответственно-
предприятия,                                                    го лица, суть работы,

код формы документа                                                    срок исполнения.

00. 00. 0000 № 00/00-000                                                    Подпись, дата.

На № 00 от 00. 00. 0000

указание о контроле

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?», начинается с предлога «О»)

Обращение (Уважаемый,..)

Как правило, текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагаются просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на ... л. , в ... экз.

Заключительная формула вежливости (С уважением,)

Подпись:

Наименование должности         (личная подпись)  И.О.Ф.

Визы:

Должность        (личная подпись) И.О.Ф.

00. 00. 00

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

                                                        Идентификатор электронной копии документа

Упражнение 3.

Оформите письмо.

                                                                                                                   Директору

Рекламного агентства «Эра»

Черкасову Николаю Ивановичу

проспект Строителей, 5/2 г. Энск

29 мая 2000 г. № 58/03-05

Об изготовлении и размещении

растяжки

Уважаемый Николай Иванович!

Просим Вас изготовить и разместить растяжку через проезжую часть ул. Садовой в районе магазина «Цветы» на 23 дня (с 18 июля по 11 августа).

Оплату изготовления, размещения и аренды гарантируем.

С уважением,

Генеральный директор                                                И.А. Павлов

Антонова 45-87-98

Протокол.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: Председатель, Секретарь, Присутствовали, Повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Текст постановления (решения) готовится по образцу распорядительной части приказа. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Протоколы бывают полными и краткими. В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии участвовавших в обсуждении и принятые решения.

Макет протокола

Угловой штамп

ПРОТОКОЛ                                                 Гриф утверждения

00. 00. 0000 № 00                                                 (при необходимости)

Место составления

Форма заседания и наименование

коллегиального органа

Председатель                                        И.О. Фамилия

Секретарь                                        И.О. Фамилия

Присутствовали: 00 чел.:(указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом)

 Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка). Доклад (отчет, информация), наименование должности, фамилия, имя, отчество (в родительном падеже).
2.  Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление
   аналогичное).

1. СЛУШАЛИ:

И. О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

И. О. Фамилия — излагается содержание выступления.

И. О. Фамилия — излагается содержание выступления (после фамилии в скобках рекомендуется указывать должность выступающего).

Текст выступления может прилагаться к протоколу. ПОСТАНОВИЛИ:

1. Излагать формулировкой постановления по первому вопросу — указывается действие в неопределенной форме: поручить, организовать и т. п., исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.
2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

1. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится

аналогично первому.

Председатель        (подпись)        И. О. Фамилия

Секретарь        (подпись)        И. О. Фамилия

Упражнение 4

1. Оформите протокол. Дату можно обозначать

00. 00. 0000.

Реквизиты
Общего бланка
ПРОТОКОЛ
00. 00. 00 №        

общего собрания

трудового коллектива

Председатель — Л. И. Соколов

Секретарь — А. Н. Сомова

Присутствовали: 28 сотрудников (список прилагается)

Приглашенные: Генеральный директор АО «Стимул»

Повестка дня:

1. Об организации летнего отдыха сотрудников.
   Докладчик: заместитель директора А. С. Морозов.
2. О переходе на новую систему премирования.
   Докладчик: гл. бух. А. П. Шаповалова

1. СЛУШАЛИ:

А. С. Морозов — доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Ф. А. Пушкин — изложение содержания выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Подготовить документы по организации семейного  I туризма по нашей стране и за рубежом до 21.07.2000

2. Слушали:

А. П. Шаповалова — доклад прилагается.

Выступили:

П. К. Громов — изложение содержания выступления и вопроса. Постановили:

1. Перейти на новую систему премирования.
2. Доработать Положение о материальном стимулировании работников завода с учетом предложения Громова П.К.
3. Ответственный зам. директора по финансовым вопросам

Срок до 15.03.2000

Председатель        АЛ. Соколов

Секретарь        АЛ. Соколова

В дело 01-05

Подпись Дата

Акт.

Акт — это документ, подтверждающий установленные факты, события. Разновидности акта: акт проверки, акт приема-передачи дел, акт приема объекта в эксплуатацию, акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части указываются наименование документа, основание составления акта, перечисляется состав комиссии: Председатель (фамилия, инициалы), члены комиссии (должность, инициалы), указываются лица, присутствующие при проведении проверки.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, фиксируются установленные факты, указывается количество экземпляров акта, которое определяется потребностью заинтересованных лиц.

Акты по материальным, финансовым и некоторым другим вопросам утверждаются руководителем учреждения и заверяются печатью.

Упражнение 5

Наберите акт. Заголовочную часть оформляйте в виде таблицы из трех колонок. В первой колонке вы напишете реквизиты общего бланка, вторая будет незаполненной, а в третьей — гриф утверждения.

Реквизиты                                                          УТВЕРЖДАЮ

общего

бланка                                                      Директор ОАО «Старт»

АКТ                                                           И. С. Сизов

00. 00. 0 № 2                                                            00. 00. 0000

О передаче дел

инспектором по кадрам

Основание: приказ директора от 00. 00. 0000 № 00

Составлен комиссией:

Председатель — зам. директора ОАО Т. К. Кимчук

Члены комиссии: бывший инспектор по кадрам И.И. Кузьмин, вновь назначенный инспектором по кадрам Л-К. Пискунова

И. И. Кузьмина сдала, а Л. К. Пискунова приняла дела по должности инспектора по кадрам.

При сдаче дел установлено:

1. Все личные дела картотеки работников ОАО находятся в порядке.
2.  Дела по 1995 г. переданы в архив; документы за 1996- 1998 гг. находятся в папках-регистраторах; личные дела в папках-скоросшивателях; номенклатура дел отсутствует.

Приняты: 48 личных дел работающих сотрудников фабрики (список прилагается); 2 картотеки;

15 дел за 1996-1999 гг. (список прилагается),

опись дел за 1991-1995 гг., переданных в архив; печать с оттиском «ОАО «Старт» отдел кадров»;

Приложение: Списки личных дел работающих сотрудников на 2 л. в 2 экз.: 1-й          экз. - инспектору по кадрам 2-й экз. - в дело

Списки дел за 1996-1999 гг. на 3 л. в 2 эка.

Председатель комиссии        Т.К. Кимчук

Члены комиссии        И.И. Кузьмин

Л.К. Пискунова

Должностная инструкция

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, утверждается директором.

Должностная инструкция, как и другие организационные документы, не имеет ограничения срока действия и пересматривается только при возникновении необходимости (изменение наименования должности, перераспределение должностных обязанностей между сотрудниками).

Должностная инструкция доводится до сотрудника под расписку.

Упражнение 6

Наберите текст должностной инструкции. Сохраните его.