Учебно - методическое пособие по информатике для учащихся 8 класса «Создание базы данных, запросов, форм, отчетов в Access».
книга по информатике и икт (8 класс) на тему

Учебно - методическое пособие по информатике для учащихся 8 класса «Создание базы данных, запросов, форм, отчетов в Access».

Учитель: Крюкова Юлия Евгеньевна.

Цель работы: MS ACCESS — формирование общих представлений о  возможностях системы  по созданию таблиц в базе данных, запросов, разработке форм, созданию отчётов.

Задание: Средствами СУБД MS ACCESS создайте файл базы данных с именем Фамилия.accdb, создайте таблицу (структура таблицы приведена ниже), заполните её конкретными данными, просмотрите и откорректируйте созданную таблицу.

На основе созданной таблицы создайте запрос, разработайте форму и сформируйте отчет. Для выполнения указанного задания необходимо выполнить следующую последовательность шагов:

1. Запустите СУБД Access. Для запуска СУБД Access нажимаем кнопку  Пуск, Программы, MS Access. После запуска Access появляется окно, в котором пользователю предлагается: создать Новую пустую базу данных, выбрать Шаблоны из Интернета или открыть Последнюю базу данных. 
2. Создайте Новую базу данных (файл базы данных с именем Фамилия.accdb). Для этого:

• Щёлкаем по кнопке Новая база данных  

Создать Базу данных

• введите имя файла – Фамилия (расширение присваивается автоматически) и нажмите Создать;
• в окне базы данных по умолчанию Вам предлагается создать структуру таблицы в режиме Таблицы.  Нажмите кнопку Режим и выберите режим Конструктор;
• введите имя таблицы: Моя таблица
• заполните колонки Имя поля и Тип данных  данными из табл. 1. Первое поле:  Код и тип поля Счётчик оставляем их без изменения.

Таблица 1.

•  после заполнения таблицы закройте окно Моя таблица (щелчком правой кнопки по ярлычку  Моя таблица и выбора пункта Закрыть) . На вопрос Сохранить изменения…?  ответьте Да.

3. Заполните базу данных ACCESS. Для этого:

•  в Области переходов двойным щелчком по имени таблицы Моя таблица : таблица открываем таблицу и последовательно заполните её следующими данными: (табл. 2);

Таблица 2

• после заполнения базы закройте окно Моя таблица.

4. Внесите изменения в созданную базу данных (отредактируйте базу). Для этого:

• в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица;
• в пустую нижнюю строку введите новую запись. Например:

•  закройте окно Моя таблица : таблица.

5. Уничтожьте одну из записей в базе данных. (Например: Петрова Б.Б.). Для этого:

• в Области переходов откройте таблицу Моя таблица : таблица;
• выберите нужную строку, выделите ее (укажите на начало этой строки курсором мыши и щёлкните её);
• нажмите клавишу Del и подтвердите намерение кнопкой Да.

6. Произведите сортировку базы данных по алфавиту. Выделите столбец с фамилиями, перейдите на вкладку Главная, в группе Сортировка и фильтр щёлкните по кнопке по возрастанию    .

7. Произведите сортировку базы данных по годам рождения. Для этого:

• выделите нужный столбец и и щелкните по кнопке  .
• закройте окно Моя таблица;

8. Измените структуру базы данных, добавив новое поле. Для этого:

• откройте таблицу Моя таблица : таблица в режиме Конструктор;
• вставьте пустую строку после строки Должность. Для этого выделите строку Год рождения и нажмите кнопку Вставить строки. Введите новое поле с именем Телефон и типом Текстовый;
• закройте окно. На вопрос Сохранить?  ответьте Да.

9. Откройте базу данных. Заполните вновь введённое поле конкретными значениями номеров телефонов. Если вводимые номера телефонов незначительно отличаются друг от друга, то , для ускорения процесса ввода, можно использовать команды Копировать и Вставить из контекстного меню. В результате таблица базы данных приобретет следующий вид (табл.3):

Таблица 3

10. Закройте окно Моя таблица : таблица; На вопрос Сохранить?  ответьте Да.

11. Осуществите поиск записи по какому-либо признаку (например, по фамилии). Для этого:

• откройте таблицу базы данных;
• выделите столбец с фамилиями;
• нажмите кнопку Найти на вкладке Главная;
• в окне Поиск и замена введите образец для поиска (например, Иванов);
• установите условие совпадения (например, С любой частью поля). Нажмите кнопку Найти далее;
• в таблице базы данных выделится фамилия Иванов И. И. Нажмите кнопку Найти далее. В таблице базы данных выделится фамилия Иванов А. А. Нажмите кнопку Закрыть.

12. Произведите поиск данных с помощью фильтра. Пусть, например, требуется найти запись, содержащую данные о главном бухгалтере. Для этого:

• в таблице Моя таблица  выделите поле Должность,  нажмите кнопку Дополнительно (Параметры расширенного фильтра)  и выбираем Изменить Фильтр;

• щёлкаем по клетке под именем поля Должность, нажимаем кнопку  и выбираем гл.бухгалтер;
• нажмите кнопку Применить фильтр . В результате на экране появится часть таблицы, содержащая искомые данные;
• для отказа от фильтра нажмите кнопку Дополнительно, Очистить все фильтры;
• нажмите кнопку Закрыть.

13. Создайте первый запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую только данные о фамилиях и годах рождения сотрудников. Для этого:

• выведите на экран окно Моя таблица : таблица;
• выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.
• в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть;
• в нижней части окна Запрос1 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку  и  из списка имён полей выберите Фамилия;
• во 2-ой колонке нажмите кнопку   и  из списка имён полей выберите Год рождения;
• в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. В результате появится окно Запрос1 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
• нажмите кнопку Закрыть. На вопрос Сохранить? ответьте Да и сохраните под именем Запрос1.

14. Создайте второй запрос. Пусть, например, требуется составить выборку из таблицы базы данных, содержащую фамилии тех сотрудников, которые родились позже 1960 г и получают оклад менее 20000 руб. Для этого:

• выведите на экран окно Моя таблица;
• выберите вкладку Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов;
• в окне Добавление таблицы выберите Моя таблица, нажмите кнопку Добавить и затем кнопку Закрыть;
• в нижней части окна Запрос2 в строке Поле в 1-ой колонке нажмите кнопку  и  из списка имён полей выберите Фамилия;
• во 2-ой колонке нажмите кнопку  и  из списка имён полей выберите Год рождения;
• в строке Условия отбора во 2-ой колонке введите условие >1960;
• в строке Поле в 3-ей колонке нажмите кнопку  и из списка имён полей выберите Оклад;
• в строке Условия отбора в 3-ой колонке введите условие <20000;
• в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить. В результате появится окно Запрос2 содержащее таблицу с запрашиваемыми данными;
• Нажмите кнопку Закрыть. На вопрос Сохранить…..? ответьте Да и сохраните под именем Запрос2.

15. Создайте форму. Пусть требуется вывести на экран данные, содержащиеся в заполненной базе данных отдельно для каждого сотрудника по форме “В один столбец“. Для этого:

• выберите вкладку Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы;
• выберите строку Мастер форм;

• в окне Создание форм выбирайте необходимые поля нажимая кнопку . Например, можно выбрать поля: фамилия, телефон, должность, оклад. Нажмите кнопку Далее;
• выберите внешний вид формы В один столбец и нажмите кнопку Далее;
• выберите стиль формы. Например, Изящная, нажмите кнопку Далее;
• введите имя формы. Например, Список сотрудников. Нажмите кнопку Готово. На экране появится окно с данными по выбранной форме;
• нажмите кнопку Закрыть.

16. Создайте новую форму, которая будет отражать все данные, содержащиеся в заполненной базе данных, для всех сотрудников в табличной форме. Ваши действия по созданию новой формы аналогичны действиям, описанным в п.15

17. Создайте отчёт. Для этого:

• выберите вкладку Создание в группе Отчёты нажмите кнопку Мастер отчётов;
• в окне Создание Отчётов с помощью кнопки   выберите в качестве источника данных строку Моя таблица;
• в окне Создание отчетов выберите поля, нажимая кнопку     Например: фамилия, должность, оклад.Нажмите кнопку Далее.
• в окне Создание отчетов на запрос Добавить уровни группировки?  нажмите кнопку Далее.
• выберите порядок сортировки — по фамилии. Нажмите кнопку Далее.
• выберите вид макета отчета и ориентацию. Например, табличный, альбомная. Нажмите кнопку Далее.
• выберите стиль отчета (например, Трек) и нажмите кнопку Далее.
• введите имя отчета. Например, Штатное расписание. Установите флажок “·“ в строке Просмотр отчета. Нажмите кнопку Готово. На экране появится отчет в виде таблицы.

18. Создайте отчёт о проделанной работе, в котором:

• представьте обзор типов данных и свойств полей;
• опишите назначение Полей подстановок;
• дайте понятие Ключевого поля и опишите виды ключей;
• опишите назначение свойства Индексированное поле;
• опишите назначение таблиц, запросов, форм, отчётов.