Изучение баз данных в программе MS Access. Темы 1-3.
план-конспект урока по информатике и икт по теме

Базы данных в MS Access

Материалы для изучения дисциплины

«Информационные технологии в профессиональной деятельности»

ВВЕДЕНИЕ: Основные понятия и определения

База данных (БД) - система данных, относящихся к одной предметной области, предназначенная для хранения, обработки, накопления, многоцелевого использования информации. Предметная область - та область профессиональной деятельности, информация о которой и будет являться объектом формализации, хранения, обработки.

Основополагающим понятием для баз данных является запись. Запись хранит информацию об экземпляре объекта. Совокупность объектов образует предметную область. Запись здесь представляет собой упорядоченную последовательность атрибутов. Атрибут - это единица информации, отображающая отдельное свойство объекта. Основным назначением баз данных является быстрый поиск и анализ содержащейся информации, что эффективно обеспечивается использованием компьютерных баз данных.

Наибольшее применение получили БД на основе реляционных моделей данных. Концепция реляционной модели данных была разработана Е. Коддом в середине 20 века и с тех пор является основным аппаратом для создания баз данных. В основе реляционной модели данных лежит понятие отношения (relation). Отношение можно представлять в виде двумерной таблицы с  некоторыми ограничениями. Набор отношений (таблиц) может быть использован для хранения данных об объектах предметной области и моделирования связей между ними. Привнесенное  Коддом зерно состоит в том, что он предложил систему операций над отношениями, позволяющую получать (выводить, вычислять подобно арифметическим операциям) одни отношения из других. Это дает возможность в технологии баз данных разделить информацию на хранимую и вычисляемую части. В данной модели рассматриваются ограничения, поддерживающие целостность описываемой информационной системы, условия, оптимизирующие избыточность данных, быстрое и достоверное обновление данных.

Изучение концепции реляционной модели поможет в освоении коммерческих приложений - компьютерных бухгалтерских программ, систем документооборота и любых приложений, основанных на реляционных базах данных.

Информационными единицами в реляционных базах данных  являются домены, атрибуты, отношения. Отношение - двумерная таблица, именами столбцов которой являются имена атрибутов. Совокупность атрибутов (их имен и типов данных) образует тип записи. Экземпляры записи  состоят из экземпляров значений атрибутов, которые извлекаются из доменов. Домен – область определения атрибута. Каждому объекту предметной области соответствует одно или несколько отношений. Связи между объектами предметной области фиксируются в отношениях посредством вводимых для этого атрибутов. Между записями, соответствующими этим объектам, в реляционных базах данных связи устанавливаются не в явном виде, а динамически, в соответствии со значениями атрибутов.

Для хранения, анализа, накопления, модификации и выдачи информации, хранящейся в базе данных, необходима система управления базами данных (СУБД). СУБД представляет собой комплекс компьютерных программ разного назначения, позволяющая проектировать и эксплуатировать базу данных. В последнее время наибольшее распространение для персональных БД получила система управления базами данных MS Access, входящая в комплект приложений MS Office. Она реализована как реляционная многотабличная база данных. В СУБД MS ACCESS принято называть: отношение - таблицей, кортеж - записью, атрибут - полем.

Таким образом, запись (экземпляр записи) состоит из совокупности значений полей. Тип записи называют в MS Access структурой таблицы. При создании структуры определяют (задают): из каких по именам полей состоит каждая запись данной таблицы, какой тип данных должно иметь каждое из полей, назначают форматы и свойства данных в поле. Вся информация о предметной области (данные базы) хранится в нескольких разных по своей структуре таблицах. Кроме таблиц, которые должны быть в БД обязательно, база данных может содержать и другие компоненты. Это запросы, формы, отчеты, макросы, модули.   Их обычно называют конструкторскими объектами.

Все компоненты данной БД хранятся в одном общем файле (что не всегда хорошо). Расширение имени файла программа MS Access при сохранении задает по умолчанию (.mdb).

Создание базы данных всегда начинается с ее проектирования.  При  проектировании базы данных (БД) необходимо предварительно обдумать цели и задачи, которые нужно будет решать с помощью созданной базы данных. От этих целей и задач будет существенно зависеть принципиальная схема данных (макет), а также те структуры, которые этот макет составят.

Тема 1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

Рассмотрим некоторые начальные аспекты процесса проектирования и создания реляционной многотабличной БД на простом примере.

Поставим задачу создания базы данных, которая содержала бы информацию о структуре какого-либо предприятия (сфера деятельности предприятия в данном случае не имеет значения). Допустим, нужна база данных, содержащая информацию о некоей фирме «Каскад». В таблицах базы данных должна содержаться информация об этом предприятии с той или иной степенью подробности. При этом желательно предварительно определить цели и задачи, которые нужно будет решить с помощью создаваемой БД.

СУБД MS Access позволяет хранить информацию о предметной области в нескольких, определенным образом связанных между собой, таблицах. Информация распределяется в отдельные таблицы, прежде всего по смыслу и существующим взаимозависимостям между данными, которые следует обнаружить в предметной области.

Таблица должна иметь уникальное имя в базе данных. Для иллюстрации структуры фирмы «Каскад» ограничимся минимальным набором из пяти таблиц — Фирма, Отделы, Должности, Сотрудники и Директор.

Тема 2. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Таблицы, как и другие конструкторские объекты, создаются в окне открытой базы данных. Вкладки этого окна (левый столбец) представляют виды объектов, с которыми работает СУБД. Окно базы данных содержит командные кнопки (вверху), зависящие от выбранной вкладки. В данном случае: Открыть, Конструктор и Создать. Кнопка Открыть открывает избранный объект из тех, что видны в окне БД на данной вкладке. Кнопка Конструктор открывает для редактирования структуру этого объекта. Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Есть несколько способов создания таблиц, они видны для выбора (см. рис. 1 Приложения).

В качестве примера рассмотрим подробно создание таблицы, содержащей сведения о реквизитах фирмы «Каскад» в режиме Конструктора. Таблица должна состоять из полей, представляющих название фирмы, адрес, телефоны, фамилию генерального директора, номера лицензии, банковского счета, ИНН.

Из рис. 2 Приложения видно, что структуру таблицы Фирма составляют 8 полей. Для каждого поля определен тип данных, который выбирается в раскрывающемся списке типов.

Тема З. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧЕЙ отношений

Таблица БД (отношение) должна иметь поле или набор полей, делающих каждую запись уникальной в пределах этого отношения. В MS Access поддерживаются три типа ключей:

Ключ - поле Счетчик (в поля с типом данных Счетчик при добавлении каждой новой записи автоматически вводится уникальный номер);

Простой ключ (поле, содержащее заведомо уникальные данные, может назначаться пользователем);

Составной ключ (совокупность нескольких полей отношения, содержащих заведомо уникальные данные для каждой строки, назначается пользователем).

Все ключи назначаются пользователем в режиме Конструктора.

Для заполнения таблицы данными следует перейти из режима Конструктора в режим таблицы (или формы), сохранив ее под заданным именем.

По аналогии с таблицей Фирма создаются остальные таблицы. Ниже приведены списки полей каждой таблицы.

Полужирным курсивом в таблице выделены поля, которые следует сделать ключами. Таблица Директор, как и Фирма, будет содержать только одну запись (эти две таблицы нужны для иллюстрации связей, о чем будет сказано ниже). Так как ни одно поле таблиц Должности и Сотрудники не содержит заведомо уникальных данных, такие поля пришлось создавать искусственно. Это поля Код отдела, Код должности, Код и Код сотрудника. Поля-коды могут содержать в качестве данных различные комбинации букв и цифр (например, код отдела может включать первые буквы названия + номер кабинета или офиса, в котором этот отдел располагается). Код сотрудника может представлять собой комбинацию первых букв фамилии и двух последних цифр номера телефона, либо еще какие-то сочетания букв и цифр, однозначно определяющие каждого работника фирмы. Ключи нужны для обеспечения уникальности каждой записи в таблице и для создания межтабличных связей.

Таблица 1.
Списки полей