ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ ГОСЗАКУПОК В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
статья по экономике на тему

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа №11»

г.Северодвинск

Архангельская область

ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ПРОЦЕДУРЫ ГОСЗАКУПОК В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Северодвинск

2015

К таким изменениям можно отнести переход на новые системы оплаты труда, вступление в действие федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

Доступность, качество, эффективность – эти главные задачи поставлены перед системой образования в целом и бюджетной образовательной организацией в частности.  В новых законодательных актах  устанавливается четкая и определенная связь между финансированием учреждения и качеством его работы,   определены требования, которым должен соответствовать процесс финансово-хозяйственной деятельности школы.

Одной из важнейших составляющих эффективности этого процесса является организация деятельности государственных и муниципальных учреждений по приобретению (обеспечению товарами, работами, услугами) товаров, работ и услуг, необходимых для обеспечения их работы. В учреждениях должны быть выстроены четкие механизмы планирования и организации государственных закупок, взаимодействия со всеми участниками этих процессов.

В условиях современного нормативно-правового регулирования хозяйственного оборота и участия публично-правовых образований в экономической деятельности образовательные учреждения призваны осуществлять целый комплекс задач и мероприятий, связанных в том числе с организацией размещения заказов. Данные правовые отношения урегулированы в настоящий момент рядом нормативных правовых актов, среди которых центральным является 44-ФЗ,  установивший достаточно четкую и жесткую систему размещения заказов - процедур и действий органов государственной власти, органов местного самоуправления, а также образовательных учреждений, направленных на выбор контрагента и заключение с ним контрактов и договоров.

При этом многие образовательные учреждения, которые традиционно испытывают дефицит финансирования и кадровый голод, столкнулись с необходимостью выполнения не только своих основных функций, но и необходимостью организации достаточно трудоемкой и сложной работы по осуществлению закупок, которая предполагает не только грамотное определение своих потребностей, но и проведение сложных многоуровневых процедур торгов, контроль за исполнением заключенных контрактов и договоров, а также соблюдение большого количества обязательных требований, связанных с процедурами размещения заказов. Жесткие требования законодательства о размещении заказов, подкрепленные серьезными административными штрафами, создали объективные предпосылки для повышения уровня и качества организации деятельности, связанной с осуществлением закупок, и специализации отдельных сотрудников учреждений либо создания специализированных служб, отвечающих за организацию процесса закупок.

С 1 января 2014 года вступил в силу Федеральный Закон 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Но и он не решает проблем встающих перед образовательными учреждениями.

Конечно, в статье 9 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» прописано, что контрактная система в сфере закупок предусматривает осуществление деятельности заказчика в сфере закупок на профессиональной основе с привлечением квалифицированных специалистов, обладающих теоретическими знаниями и  навыками в сфере закупок. Но, всегда ли образовательное учреждение имеет на это средства и в какую сумму обойдется привлечение таких специалистов?

Проанализировав ситуацию на местах, напрашивается вывод о том, что в настоящее время в большинстве образовательных учреждений практически все функции, связанные с организацией и проведением госзакупок, выполняет руководитель образовательного учреждения.

С другой стороны, ввести в штатное расписание образовательного учреждения дополнительную единицу и возложить на неё все функции по осуществлению госзакупок, не всегда представляется возможным. В связи с оптимизацией деятельности образовательных учреждений произошло сокращение должностей прочего персонала, в результате чего оставшиеся работники были вынуждены взять на себя обязанности сокращенных и соответственно так же не обладают достаточным количеством времени.

В данной статье систематизированы некоторые механизмы повышения

эффективности и результативности осуществления закупок товаров, работ и услуг, путем распределения обязанностей внутри персонала образовательного учреждения и создания службы по организации и проведению госзакупок.

Нашей целью является оптимизация работы руководителя для качественной и своевременной организации и проведения госзакупок.

Достижение поставленной цели обуславливает необходимость решения следующих задач:

1.        Проанализировать состояние работы по проведению закупок в образовательном учреждении.

2.        Определить основные подходы к организации закупок.

3.        Разработать механизм создания службы госзакупок .

4.        Оценить эффективность внедрения предложенного механизма.

В настоящее время работа по реализации 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»  в образовательных учреждениях вызывает большие затруднения, что подтверждают результаты проведенного опроса.

 Опрос проводился среди 69 директоров и заместителей директоров образовательных учреждений. Из них 41 человек из Вологодской, 21 человек из Архангельской областей и 7 человек из Ненецкого автономного округа.

Руководителям были предложены следующие вопросы:

1. Кто в вашем учреждении непосредственно занимается процедурой госзакупок?
2. Чем обоснован выбор лица, ответственного за госзакупки: занимаемой должностью, образованием, другое?
3. Имеет ли специальную подготовку по госзакупкам, имеет ли документ соответствующего образца?
4. Сколько времени занимает работа с госзакупками?
5. Работа с какими документами вызывает у Вас затруднения:

план – график, техническое задание, котировочная заявки, другое.

6. Существует ли в Вашем образовательном учреждении какая - либо служба, осуществляющая процедуру госзакупок?
7. Удовлетворены ли Вы организацией процедуры госзакупок в Вашем образовательном учреждении?

Большинство опрошенных указали, что госзакупками занимается директор или заместитель директора по АХР,

 это обусловлено образованием и занимаемой должностью.

Из них малый процент прошли обучение и имеют подтверждающий документ.

Среди опрошенных, указано, что 50% времени от их основной работы занимает работа с госзакупками.

Затруднения в оформлении документации вызывают  план - график,  техническое задание, а также  разработка проекта гражданско – правового  договора.

 В  процессе госзакупок принимает участие бухгалтер, действуя на основании 44-ФЗ.

Педагогический коллектив принимает участие только  в  формировании заявок.

Среди опрошенных большинство не  удовлетворены процессом госзакупок,хотя почти у всех образовательных учреждений есть выход в интернет, но проблемы со скоростью интернета с оформлением документов в электронном виде «тормозят» эту работу.

Анализ ситуации показал, что у большинства образовательных учреждений организационно – кадровое обеспечение осуществления госзакупок отсутствует. В связи с этим существует потребность в обучении кадров, создании служб, и системы работы по данному направлению деятельности.

Наш опыт будет полезен руководителям образовательных учреждений, осуществляющим госзакупки самостоятельно или частично через уполномоченный орган.

В качестве решения проблем совершенствования процедуры госзакупок и загруженности руководителя, авторский коллектив предлагает создание службы госзакупок внутри образовательного учреждения.

Работа, связанная с организацией проведения госзакупок не является разовой. При грамотно составленном плане-графике она проходит постоянно на протяжении всего календарного года.

Мы не предлагаем в структуре службы конкретного распределения функциональных обязанностей по должностям. Каждый руководитель образовательного учреждения вправе распределить их самостоятельно исходя из наличия в штате специалистов, а так же их компетентности в конкретных вопросах, связанных с организацией процесса госзакупок.

Наш опыт предполагает три этапа:

I этап. Подготовительный.

II этап. Создание службы госзакупок.

III этап. Экономическое обоснование.

I этап. Подготовительный

Мы предлагаем следующий перечень нормативных документов, регламентирующий организацию службы госзакупок в образовательном учреждении:

1. Приказ о создании службы по организации закупочной деятельности в учреждении при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.
2. Положение о службе по организации закупочной деятельности в учреждении при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.
3. Примерные функциональные обязанности участников службы по организации закупочной деятельности  в учреждении при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг.(приложение №1)

II этап. Создание службы госзакупок.

Основными задачами службы могут являться:

1. организация, поддержание и развитие системы финансово-хозяйственного контроля (предварительного, текущего, последующего) за деятельностью  учреждения;
2. проведение анализа результатов и эффективности деятельности  учреждения в части использования финансовых средств, в том числе:

• контроль над исполнением доходной и расходной частей бюджета учреждения по источникам формирования и направлениям использования;
• контроль целесообразности и эффективности приобретения и использования оборудования, расходных материалов, и других товарно-материальных ценностей;
• контроль над соблюдением требований бухгалтерского учета при приобретении, использовании и списании имущества;

3. проведение анализа деятельности учреждения в финансово-хозяйственной сфере и разработка направлений развития учреждения;
4. взаимодействие с внешними контрольными и надзорными органами, разработка предложений по снижению финансовых и управленческих рисков.

В качестве функций службы могут быть определены:

1. осуществление системного и объективного контроля за соблюдением порядка использования финансовых средств;
2. осуществление мониторинга и контроля за реализацией  учреждением утвержденных программ, проектов, решений и поручений руководителя учреждения в финансово-хозяйственной сфере;
3. организация и проведение проверок деятельности учреждения;
4. проведение в рамках контрольных мероприятий экспертной оценки решений, влекущих расходование финансовых средств, эффективности использования ресурсов учреждения, в том числе:

• оценка результативности выбранных способов исполнения полномочий, задач и проектов;
• оценка возможных финансовых и управленческих рисков при осуществлении учреждением своей деятельности;

5. разработка по результатам проведенных контрольных мероприятий рекомендаций по повышению результативности деятельности, предложений по ликвидации выявленных нарушений, а также рекомендации по поводу повышения эффективности использования ресурсов учреждения;
6. обеспечение контроля над устранением нарушений и недостатков, выявленных при проведении контрольных мероприятий, а также предупреждение нарушений;
7. составление ежеквартального сводного отчета о состоянии и результатах проведенных и (или) проводимых контрольных мероприятий;
8. организация взаимодействия с контрольными и надзорными органами по вопросам компетенции службы и информирование руководителя учреждения об итогах взаимодействия с правоохранительными, административными, налоговыми органами по выполнению задач, стоящих перед службой;
9. подготовка обзорных справок по результатам проверок, проводимых внешними контрольными и надзорными органами, отработка актов проверок и составление разногласий по актам проверок, формирование выводов и предложений по снижению финансовых и управленческих рисков, связанных с деятельностью учреждения.

Исходя из потребностей образовательного учреждения, руководитель вправе определить участников службы. Мы предлагаем примерный перечень участников службы и возможные должности из штатного расписания:  

1. Ответственное лицо, владеющее знаниями в области делопроизводства  (секретарь, документовед)
2. Ответственное лицо, владеющее знаниями и потребностями ОУ по учебной литературе. (библиотекарь)
3. Ответственное лицо, владеющее знаниями и опытом работы с государственными сайтами. (заместитель директора)
4. Ответственное лицо, представляющее интересы педколлектива или руководители ШПО (учителя)
5. Ответственное лицо, владеющее экономическими знаниями и знаниями в области бухгалтерского учета, имеющий опыт с Казначейством (бухгалтер, экономист)
6. Ответственное лицо, владеющее знаниями и потребностями ОУ в области информационных технологий. (заместитель директора)
7. Ответственное лицо, владеющее знаниями и потребностями ОУ и требования к оборудованию, содержанию здания, электроэнергия, водоснабжение. (Заместитель директора по АХР).

Взаимодействия внутри службы и функциональные обязанности определяются Положением, которое разрабатывается каждым ОУ в зависимости от потребностей.

Примерная схема службы госзакупок (приложение №2)

III этап. Экономическое обоснование

Экономия государственных средств, возникающая вследствие грамотно спланированных и проведенных закупочных процедур, требует заметных усилий на подготовку и проведение таких процедур.

Это трудоемкий и дорогостоящий процесс. В настоящее время Закон не регламентирует источник расходов на подготовку и проведение закупок, не указывает — кто и на каких условиях может и обязан выделить материально-техническое обеспечение (помещения, компьютеры, оргтехнику и пр.), оплатить специалистов и экспертов.

Нечеткость нормативной базы в вопросах организационного, финансового и материально-технического обеспечения госзакупок нередко приводит к недостаточно профессиональному подходу.

Если закупать высокотехнологичное оборудование, например компьютеры, проводить ремонтные работы, закупать продукты питания, то присутствие эксперта просто необходимо. Это значит, что нужны дополнительные затраты на оплату работы экспертов.

Для экономического обоснования создания службы госзакупок в образовательном учреждении, рассмотрим три варианта организации  процесса госзакупки в ОУ.

Первый вариант: привлечение стороннего специалиста с целью проведения процедуры госзакупки.

Средняя заработная плата специалиста в области госзакупок  по России  составляет  25000 - 30000 рублей (источник - http://rabota.yandex.ru)

Следовательно, затраты образовательного учреждения на привлечения стороннего специалиста составят 390 600 рублей в год.

К слову, таких специалистов на рынке труда  многих муниципальных образований и сельских поселений нет.

Второй вариант: ввести в штатное расписание образовательного учреждения специалиста по госзакупкам, который будет осуществлять всю процедуру. Этот специалист по должности  должен быть на уровне заместителя руководителя. Его оклад, согласно Примерного положения о системе оплаты труда работников муниципальных учреждений, должен составлять от 70 до 90% оклада руководителя.

Расчет оклада специалиста в области госзакупок, в случае введения в штатное расписание соответственной должности.

Расчет затрат образовательного учреждения в случае введение в штатное расписание должности специалиста в области госзакупок .

Третий вариант: создание в образовательном учреждении службы госзакупки, путем закрепления функциональных обязанностей внутри существующего штатного расписания.

Расчет затрат образовательного учреждения при создании службы госзакупки путем закреплении функциональных обязанностей внутри существующего в учреждении штатного расписания.

Расчет затрат образовательного учреждения на премирование участников службы госзакупок.

С целью мотивации участников службы госзакупок к качественному результату,  необходимо внести в Положение о стимулировании пункт о  премировании по итогам выполнения договоров.

Стоимость привлечения стороннего специалиста обойдется  образовательному учреждению в среднем в 309 600  рублей в год.

Введение в штатное расписание специалиста по госзакупкам обойдется образовательному учреждению в 174 989 рублей в год.

Создание службы госзакупок и оплата труда её участников обойдется образовательному учреждению 57 965 рублей в год, плюс затраты на премирование 22 134 рубля в год, итого – 80 099 рублей в год.

Данный расчет позволяет утверждать, что третий вариант: создание в образовательном учреждении службы госзакупок, путем закрепления функциональных обязанностей внутри существующего штатного расписания, является экономически наиболее выгодным.

К результатам работы следует отнести достижение следующих показателей:

-    повышение качества поставляемых услуг, товаров, работы:

Качество запрашиваемой услуги во многом зависит от конкретности и  правильности составления заявки, плана – графика, технического задания, от сведения к минимуму рисков от  действий недобросовестных поставщиков. Поэтому, привлечение к работе в службе госзакупок специалистов соответствующих областей, могут гарантировать грамотное составление документации.

-    оптимизация работы руководителя:

В зависимости от штата работников ОУ и объема проводимых госзакупок, количество ответственных лиц, входящих в состав службы может составить от 5 до 9 человек. Соответственно уровень загруженности руководителя снизится как минимум в 5 раз. Конечно, необходимо учитывать что, не смотря на делегирование полномочий на членов службы, вся ответственность за результат проведенной работы все равно ляжет на плечи руководителя ОУ. Поэтому очень важно собрать в команду компетентных надежных людей и грамотно прописать функциональные обязанности каждого из них, чтобы все знали уровень своей ответственности на конкретном этапе работы.

-    экономический эффект:

Расчет затрат образовательного учреждения на проведение процедуры закупок позволяет утверждать, что создание службы является экономически выгодным.

Наличие специализированной службы госзакупок, с одной стороны, позволит повысить ответственность сотрудников и более обоснованно распределять обязанности, освободив часть работников от дополнительной непрофильной нагрузки, а с другой - снять с руководителя учреждения ответственность за технические и малозначимые действия (в случае наделения соответствующими полномочиями сотрудников).

Качество подготовки услуги повышается, так как каждый участник службы мотивирован на результат, как в сфере своей профессиональной деятельности, так и материально.

Оптимизируется работа руководителя: есть с кого спросить, каждый знает, что ему делать, нет неэффективного использования рабочего  времени.

Экономический эффект от создания службы очевиден. Затраты на создание в образовательном учреждении службы госзакупок значительно ниже, чем при привлечении стороннего специалиста или введении в штатное расписание специалиста по госзакупкам.

Таким образом, поставленные нами задачи решены, результаты позволяют говорить об актуальности создания службы госзакупок в ОУ в условиях модернизации системы российского образования.

Правильно организованная деятельность по использованию, предложенного разработчиками проекта позволит рационально спланировать осуществление процедуры госзакупок при минимальных денежных и ресурсных затратах, и определять стратегию дальнейшего развития образовательного учреждения.

Приложение №1

Примерные функциональные обязанности участников службы.

Приложение №2