Роль системы документирования в повышении эффективности управления лицеем
статья на тему

Роль системы документирования

в повышении эффективности управления лицеем

Войцеховская О.С., заместитель директора по учебно-воспитательной работе МБОУ «Лицей № 89» г. Кемерово

Литасова Ю.В., заместитель директора по учебно-методической работе МБОУ «Лицей № 89» г. Кемерово

Главной задачей российской образовательной политики является обеспечение высокого качества образования на основе сохранения его фундаментальности и соответствия потребностям личности, общества и государства.

Успешная реализация этой задачи зависит от ряда факторов, важнейшим из которых является эффективный менеджмент. Учитывая современные тенденции развития образования, администрация лицея в марте 2011 года приняла решение о разработке и внедрении в лицее системы менеджмента качества (далее – СМК). В качестве модели СМК была выбрана модель Всеобщего управления качеством, закрепленная в международных стандартах качества ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и базирующаяся на следующих принципах, соблюдение которых является наиболее важным в успешном построении СМК:

• ориентация на потребителя;
• лидерство и поддержка со стороны руководство (лидерство руководителя);
• вовлечение работников в процесс улучшения качества;
• подход к системе как к процессу;
• системный подход к управлению;
• постоянное улучшение всех областей деятельности (постоянное улучшение);
• партнерство с поставщиками. Взаимовыгодные отношения с поставщиками;
• сбор объективных данных и использование инструментов качества для принятия решений (принятие решений, основанное на фактах).

Разработка СМК лицея включала несколько этапов, обобщенная последовательность которых представлена на рисунке 1.

Рис. 1 Этапы построения  СМК МБОУ «Лицей № 89»

Наиболее сложным и длительным этапом в разработке СМК лицея явился процесс создания документации СМК.

В процессе анализа существующей документации было выявлено, что не все документы взаимосвязаны между собой, т.е. они описывают не процесс, а отдельно взятые функции. Основная разница в том, что в системе документации каждый документ описывает отдельно взятый процесс, вид деятельности, работу подразделения или должностного лица. Документированная СМК описывает посредством документов управление системой менеджмента качества на основе реализации процессного подхода.

В состав разрабатываемой документации СМК лицея в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2008 входят:

• руководство по качеству (основной документ, определяющий систему менеджмента качества лицея и структуру его документации, распределение полномочий и ответственности персонала, основные процессы и их взаимодействия, необходимые ресурсы и т.п.);
• документированные процедуры (документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса) и информационные карты;
• рабочие и должностные инструкции и другие документы системы качества.

В лицее определена следующая структура документации, представленная на рисунке 2.

Рис. 2 Структура документации, функционирующей в рамках
СМК МБОУ «Лицей № 89»

Вся документация условно разделена на 5 уровней, соответствующих значимости и широте применения документов в рамках лицея.

К 1-ому уровню относятся: миссия (документ, в котором руководство формулирует смысл существования, роль и значение учреждения в стране на текущий момент), политика и цели лицея в области качества, а также Руководство по качеству. Этот уровень отражает управление качеством со стороны руководства.

Ко 2-ому уровню  – документированные процедуры (далее – ДП) и карты процессов.

3-ий уровень  включает документы по планированию, организационно-правовые и внутренние локальные акты лицея (например, документы по планированию – Программа развития лицея, План деятельности лицея на учебный год, годовой план-график, еженедельное планирование и другие; организационно-правовые  документы –  Устав лицея, положения и инструкции о деятельности и другие).

К 4-ому уровню относятся записи по качеству (документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности и необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами).

К 5-ому уровню – внешние нормативно-правовые документы (законодательные документы Российской Федерации, Кемеровской области, города Кемерово).

Разработка основной документации в лицее в рамках СМК осуществлялась до сентября 2012 года. За этот период проводилась работа по подготовке комплекта документации по системе качества лицея, включающая информационные карты.

Традиционная система внутренней документации лицея строилась на основе следующих видов документов:

• уставные документы;
• положения о структурных подразделениях;
• положения о деятельности;
• инструкции и прочее.

Минимальный набор документов включал следующие Положения:

- о педагогическом Совете;

- о конференции и Совете лицея;

- об общешкольном родительском комитете;

- о Попечительском совете;

- о методическом объединении учителей-предметников;

- о распределении компенсационной и стимулирующей частей фонда оплаты труда;

- о профильных классах;

- о внутришкольном контроле;

- о внеурочной деятельности и другие.

Все эти документы имеют функциональную ориентацию. Функциональное мышление традиционно, более понятно и привычно для работников, а поэтому переход к процессно-ориентированному мышлению требовал постепенного преобразования существующих в лицее Положений и Порядков в ДП системы качества.

Анализ системы управления документацией в лицее выявил следующие типичные несоответствия:

• в некоторых разработанных локальных нормативных актах лицея не содержались ссылки на внешние нормативные документы, в соответствии с которыми они разработаны, что затрудняло актуализацию документа при изменении внешнего нормативного документа;
• разрабатываемые документы не всегда согласовывались с заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Это приводило к тому, что исполнители не в полной мере были ознакомлены со своими обязанностями при исполнении функций, определенных данным нормативным локальным актом;
• отсутствовала рассылка и учет рассылки заинтересованным должностным лицам и подразделениям, что затрудняло процесс ознакомления с локальным актом и, как следствие, документ «не работал»;
• материалы учебно-методического комплекса, в том числе и по воспитательной работе, разработанные сотрудниками лицея, не передавались в собственность лицея (в библиотеку, методический кабинет и т.д.);
• планы работ содержали, как правило, функциональные обязанности должностного лица или подразделения и не содержали мероприятия, направленные на улучшение деятельности подразделения, вытекающие из анализа по итогам работы за предыдущий учебный год. Вследствие этого планы формировались объемными, неконкретными, не способствующими улучшению деятельности лицея.

Разработка и внедрение обязательной документированной процедуры СМК «Управление документацией» позволила устранить выявленные несоответствия: определить единые формы документов, упорядочить документооборот, снизить количество документации, исключив избыточную, четко определить персонал и места хранения подлинников тех или иных документов лицея.

Преимуществом разработки документации в системе СМК является то, что четко регламентируется ответственность каждого работника лицея.

В процессе разработки документации выявляются и корректируются участки с двойной ответственность и определяется ответственность на участках, где она не была определена.

В основе разработки ДП лежат следующие принципы:

• системность, то есть документация должна быть строго взаимоувязана, структурирована и распределена по уровням управления. В этом случае она дает четкое представление о СМК;
• адресность, то есть каждый документ должен быть предназначен для конкретной области применения, для конкретных исполнителей и иметь ответственных держателей;
• доступность, то есть документация должна быть доступна для пользователей, а также экспертов и аудиторов;
• актуальность, то есть документация должна оперативно отражать все изменения условий функционирования СМК;
• эффективность, то есть документация должна способствовать уменьшению затрат на реализацию процесса, обеспечивая при этом его результативность.

Алгоритм разработки и обеспечения адекватности документа в системе СМК включает следующие этапы: 

• формулирование цели разработки;
• постановка задачи исполнителю (группе исполнителей);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• разработка проекта документа;
• согласование текста документа с заинтересованными лицами;
• оформление документа в соответствии с установленными в лицее требованиями;
• утверждение документа лицом, имеющим соответствующие полномочия;
• создание при необходимости копий документа в печатной форме;
• доведение документа до исполнителей;
• применение документа;
• постоянный контроль актуальности документа Советом по качеству (в режиме проекта – разработчики, ответственный за СМК, заместители директора по направлениям).

Разработка документов СМК осуществляется работниками лицея. Все проекты документов разработчик (или группа разработчиков) предоставляет на рассмотрение в Совет по качеству, предварительно согласовав его с заинтересованными лицами.

При наличии замечаний вносятся предложения по их устранению, разработчик дорабатывает проект документа и выносит его на повторное рассмотрение. Возможные разногласия рассматриваются на заседании Педагогического совета, Совета лицея, решения которых являются окончательными.

При отсутствии замечаний к проекту документа он оформляется в соответствии с рабочей инструкцией лицея по делопроизводству ИД СМК 01-2011 (01).  На оформленный документ ставится виза согласования представителя администрации по качеству, затем проект документа передается на утверждение директору. В случае если у руководителя имеются замечания к проекту, документ перерабатывается, переоформляется и согласовывается заново. Документ вступает в силу с момента его утверждения.

Подлинник документа СМК хранится у директора лицея (в режиме проекта). Подлинники других документов хранятся по месту их создания и непосредственного применения. В структурных подразделениях лицея документы хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделений.

При необходимости для доведения документа до исполнителя подготавливаются его электронные или бумажные копии. Решение о варианте распространения документов выносится по согласованию с директором. В случае если принят вариант распространения бумажных копий, на титульном листе копии документа проставляется отметка о заверении (или оттиск) «Копия. Учтенный экземпляр №», дата и подпись директора (согласно листу рассылки).

Состав работников подразделений, до которых необходимо довести документ, определяется представителем администрации по качеству. Работник подразделения, ознакомившись с документом, расписывается в листе ознакомления, содержащемся в документе.

Контроль наличия в подразделениях документов СМК и ознакомления с их содержанием соответствующих работников осуществляется в ходе проведения внутренних аудитов.

Поддержание документов в рабочем состоянии осуществляется путем их актуализации. Разработка новых документов и пересмотр действующих осуществляется по мере необходимости разработки / пересмотра документов. Основанием для разработки / пересмотра документов являются изменения в законодательстве Российской Федерации, Кемеровской области, выводы должностных лиц при изменении политики и целей, анализе записей СМК, предложения по улучшению документации, выявленные несоответствия, решения о новых направлениях деятельности, вновь выявленные требования потребителей.

Внесение изменений в действующие документы СМК осуществляется на основе данных о несоответствии их содержания целям разработки документа. При замене документа полностью или аннулировании на подлиннике делается отметка об аннулировании (или оттиск) «Аннулирован», указывается дата и ставится подпись директора.

Подлинники документов, выведенных из обращения, хранятся отдельно от действующих в архиве лицея или в соответствующем структурном подразделении. Необходимость хранения отмененных документов определяется представителем администрации по качеству или руководителем соответствующего структурного подразделения. Учтенные копии изымаются и уничтожаются.

В случае замены документа разработка, согласование, утверждение, использование и актуализация новой версии документа производится в том же порядке, что и разработка нового документа. На титульном листе новой версии документа указывается ее порядковый номер.

На определенных работников лицея возлагается ответственность: 

• за выполнение требований процедуры документирования, за разработку документов СМК;
• за организацию, проведение и контроль разработки конкретного документа СМК в соответствии с утвержденным планом;
• за обоснование, содержание, изложение и оформление документа СМК;
• за проведение экспертизы разработанных документов, своевременное утверждение документов и изменений к ним, введение вновь и отмену документов;
• за управление документацией, относящейся к деятельности конкретного подразделения.

Документирование СМК – сложный, многогранный  процесс для любого образовательного учреждения системы общего образования, для успешной реализации которого необходимо знание всех особенностей управления документацией.

Сложность документирования СМК определяется следующими трудностями: 

• непринятие отдельными работниками и руководителями подразделений стратегического решения о создании СМК;
• сложные организационные структуры, многофункциональное управление;
• внутренние информационные и психологические барьеры между структурными подразделениями, отсутствие понимания общих целей, отсутствие доверия между разными уровнями администрации;
• дисбаланс ответственности и полномочий в управленческих должностях;
• применение термина «качество» только к воспитательно-образовательному  процессу, а не к качеству процессов, управленческих решений.

Документирование СМК в лицее уже сегодня показало следующие положительные стороны:

• оперативное выявление несоответствий при управлении документацией;
• возмещение документов СМК в подразделениях, где они необходимы;

• оперативное определение на рабочих местах незарегистрированной или неактуальной документации СМК.

В настоящее время в лицее продолжается разработка недостающих ДП и параллельно осуществляется внесение изменений в действующие документы для поддержания их в рабочем состоянии.

Подводя итог, можно предположить, что в лицее с внедрением системы менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9008 произойдут следующие изменения:

• регламентируются сферы деятельности лицея;
• распределятся обязанности и ответственности всех работников;
• работники лицея смогут своевременно выявлять проблемы в процессах, анализировать причины их возникновения и предоставлять администрации варианты решения проблемы;
• руководители процессов смогут систематически предоставлять отчетность о деятельности каждого процесса, степени достижения поставленных задач.

Это позволит:

• контролировать выполнение поставленных перед лицеем задач через систематический контроль и оценку показателей всех процессов СМК;
• четко прослеживать результаты работы как коллектива в целом, так и достижения каждого работника;
• принимать управленческие решения, основываясь на систематически собираемых и анализируемых показателях оценки деятельности лицея;
• возложить ответственность за принятие части управленческих решений на руководителей процессов, в которых возникают проблемы;
• видеть реальную картину деятельности всех подразделений лицея по результатам внутренних аудитов СМК;
• мотивировать работников на улучшение деятельности;
• обеспечить повышение эффективности управления лицеем.

Список литературы

1. ГОСТ Р ИСО 9000–2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. – М. : Госстандарт России, 2004. – 26 с.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования [Текст]. - М.: Издательство стандартов, 2001. - 26 с. 
3. ГОСТ Р ИСО 9004–2010. Менеджмент для достижения устойчивого успеха  организации – М. : Госстандарт России, 2004. – 46 с.
4. Маликова, М.В. Управление документацией системы менеджмента качества [Текст] / М.В. Маликова // Технологии качества жизни. – 2002. – Т.2. - № 1. – С. 45-64.