Как правильно подготовить презентацию для демонстрации
статья по теме

Как правильно подготовить презентацию для демонстрации.

Котова Янина Владимировна,

МБОУ СОШ с углубленным изучением

отдельных предметов №30 им. Медведева С.Р.,

учитель начальных классов,

Волгоградская область, г. Волжский

     За последнее десятилетие в мире произошла компьютерная революция. Компьютеры основательно вошли в нашу жизнь. Многие сферы деятельности человека невозможно представить без помощи компьютера. В этой ситуации возникает вопрос, как на компьютере максимально удобно и эффективно представить нужную вам информацию для другого человека (слушателей), чтобы облегчить его общение с компьютером, привлечь его внимание, заинтересовать. Здесь очень большую помощь могут оказать современные мультимедиа технологии.

     Известно, что человек большую часть информации воспринимает органами зрения (~80%), и органами слуха (~15%) (это давно замечено и эффективно используется в кино и на телевидении). Мультимедиа технологии позволяют воздействовать одновременно на эти важнейшие органы чувств человека. Сопровождая динамический визуальный ряд (слайд-шоу, анимацию, видео) звуком, мы можем рассчитывать на большее внимание со стороны человека. Следовательно, мультимедиа технологии позволяют представлять информацию в максимально эффективном виде.

     В большинстве случаев, учителю требуется разрабатывать сравнительно несложные мультимедиа-приложения, «презентационного» характера. В этом случае вполне достаточно более простых средств, входящего в комплект общераспространенного сегодня пакета Microsoft Office стандартного приложения Power Point. Презентации дают возможность подать в привлекательном виде тщательно подготовленную информацию. Слайд - логически автономная информационная структура, содержащая различные объекты, которые представляются на общем экране монитора, листе бумаги или на листе цветной пленки в виде единой композиции.

В составе слайда могут присутствовать следующие объекты: заголовок и подзаголовок, графические изображения (рисунки), таблицы, диаграммы, организационные диаграммы, тексты, звуки, маркированные списки, фон, колонтитул, номер слайда, дата, различные внешние объекты.

Совокупность слайдов, собранных в одном файле образуют презентацию. В одной презентации может быть произвольной число слайдов. Презентация - это набор слайдов, объединенных возможностью перехода от одного слайда к другому и хранящихся в общем файле. Для создания высокопрофессиональных видеоматериалов с помощью Power Point не обязательно быть художником. Поставляемые в комплекте с программой шаблоны дизайна обеспечивают высокое качество результата. Для полноценного использования всех возможностей Power Point не требуются глубокие знания принципов работы компьютера. Power Point позволяет в минимальный срок разработать конкретную последовательность привлекательных, выполненных на высоком профессиональном уровне слайдов. Демонстрационный модуль комплекса Power Point поддерживает множество достаточно сложных эффектов, таких как “ожившие” диаграммы, звук, музыкальное сопровождение, встроенные видеофрагменты и широко распространенные плавные переходы между слайдами. Наборы легко модифицируемых фоновых рисунков и цветовых схем слайдов являются частью богатого арсенала выразительных средств Power Point. Если нужна презентация с гибкой адаптацией к аудитории, то возможно интерактивное управление демонстрацией слайдов, когда оператор по ходу презентации получает возможность продемонстрировать дополнительные слайды, представляющие собой ответвления от основного сюжета, или вывести на экран скрытую до тех пор информацию, отвечая этим на вопросы аудитории.

     Программа Power Point является лидером среди систем для создания презентаций. С ее помощью текстовая и числовая информация легко превращается в профессионально выполненные слайды и диаграммы, пригодные для демонстрации перед современной весьма требовательной аудиторией. Разработчики Power Point исходили из предположения, что данной программой пользуются не каждый день и поэтому программа должна быть предельно понятной для пользователя и простой в эксплуатации. Такого рода электронные презентации, содержащие специальные видеоэффекты, подобные применяемым в телевидении, звуковые фрагменты, музыку, элементы анимации и даже видеоклипы, сегодня наиболее популярны, а возможности Power Point в создании электронных презентаций и управлении ими отвечают самым современным требованиям.

     Целью любой презентации является визуальное представление замысла автора, максимально удобное для восприятия конкретной аудиторией и побуждающее ее на позитивное взаимодействие с объектом и/или автором презентации. Задачи презентации вытекают из ее вида и способов ее представления аудитории и, благодаря этому, формулируются достаточно просто.

Современная презентация базируется на двух подходах.

Сегодня существуют два основных подхода к подготовке и проведению презентации.

Первый представляет собой традиционную демонстрацию набора слайдов, подготовленных на компьютере и распечатанных на прозрачной пленке. Компьютер здесь выступает в роли вспомогательного средства при подготовке слайдов, а сама технология презентации остается классической.

Второй подход заключается в использовании компьютера непосредственно в демонстрации презентационных материалов. Естественно, что набор технических возможностей во втором случае гораздо шире.

Компьютер влияет на искусство современной презентации, и не только как средство, дающее большую свободу творчества, но и как своего рода генератор новой эстетики.

Компьютерные технологии презентации обладают привлекательностью как для занятий с непосредственным участием преподавателя, так и для целей дистанционного режима обучения. Обладая такой возможностью, как интерактивность, компьютерные презентации позволяют эффективно адаптироваться под особенности обучающихся.

Временная интерактивность обеспечивает возможность обучаемому самостоятельно определять начало, продолжительность процесса учения и скорость продвижения по учебному материалу. Интерактивность по очередности позволяет обучаемому свободно определять очередность использования фрагментов информации. Содержательная интерактивность дает возможность обучаемому изменять, дополнять или же уменьшать объем содержательной информации.

Усиление интерактивности приводит к более интенсивному участию в процессе учения самого обучаемого. Это способствует повышению эффективности восприятия и запоминания учебного материала. Учитывая большие дидактические возможности компьютерного представления знаний, уже в ближайшее время следует ожидать более интенсивное использование компьютерных презентаций в образовании.

     Весь процесс разработки презентации может быть разбит на несколько этапов:

При планировании презентации помните об аудитории. Большинство презентаций демонстрируются докладчиком для непосредственно присутствующей аудитории. Демонстрация презентации без докладчика может быть выбрана в следующих случаях.

Например, может потребоваться подготовить презентацию для автоматической демонстрации (в циклическом). Перед демонстрацией презентации можно потренироваться и создать дополнительные материалы для аудитории. Перечисленные далее задачи не обязательны, они зависят от способа демонстрации, возможностей демонстрационного компьютера и потребностей аудитории.

Классификация презентаций по способу представления.

Презентация, содержащая значимую информацию и сопровождаемая докладчиком.

Фактически это – самостоятельная презентация, несущая в себе всю или большую часть информации, предназначенной для слушателей. Докладчик может сопровождать презентацию небольшими комментариями. Для такой презентации характерны следующие черты.

1. Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен.

2. Презентация полностью или частично может демонстрироваться без сопровождения докладчиком.

3. Внимание аудитории сосредоточено на информации, содержащейся в презентации.

4. В подавляющем большинстве случаев используется презентационное оборудование.

5. Презентация представляется группе слушателей.

6. Время представления презентации чаще всего ограничено.

Презентация, сопровождающая выступление докладчика.

В данном случае основную информацию до аудитории доносит докладчик, презентация служит для уточнения отдельных положений доклада, содержит большие массивы данных и т.п. Такую презентацию характеризуют следующие черты.

1. Исходный интерес аудитории к презентации неизвестен.

2. Внимание аудитории, главным образом, сосредоточено на докладчике.

3. Презентация полностью управляется докладчиком.

4. В большинстве случаев используется презентационное оборудование.

5. Презентация представляется группе слушателей.

6. Время представление презентации чаще всего ограничено.

Презентация, предназначенная для самостоятельного просмотра пользователем.

Такая презентация может размещаться, например, на презентационном компакт-диске организации. Предполагается, что во время просмотра презентации пользователь не будет иметь никаких дополнительных источников информации. Такую презентацию характеризуют следующие черты.

1. Внимание пользователя сосредоточено только на презентации.

2. Пользователь изначально заинтересован презентацией.

3. Презентация полностью управляется пользователем.

4. Чаще всего презентация просматривается пользователем с экрана компьютера.

5. Презентация просматривается одним пользователем или небольшой группой пользователей.

6. Время представление презентации чаще всего не ограничено и зависит от интереса пользователя к презентации.

Презентация, распечатанная для распространения среди слушателей

1. Слушатели имеют возможность просмотреть презентацию, не дожидаясь пояснений докладчика.

2. Докладчик должен иметь возможность точно указывать на определенные слайды презентации.

3. Распечатанные слайды, скорее всего, останутся у слушателей.

4. Воспринимать информацию с бумажного носителя гораздо легче, чем, например, с экрана проектора. Поэтому информации на слайдах может быть относительно много.

Классификация презентаций по интерактивности:

Линейная презентация

1. Слайды презентации сменяют друг друга последовательно.

2. Пользователь пассивен, его участие в управлении презентацией незначительно.

3. Внимание пользователя акцентируется на просматриваемом слайде, содержание просмотренных слайдов быстро забывается.

4. Требования пользователя к качеству потребляемой информации невысоки.

Интерактивная презентация

1. Слайды презентации демонстрируются в зависимости от действий пользователя.

2. Пользователь активен и в значительной степени управляет ходом презентации.

3. Пользователь держит в памяти значительную часть презентации, рассматривая каждый слайд как продолжение предыдущих.

4. Требования пользователя к качеству потребляемой информации высоки – он ожидает адекватной реакции на производимый выбор.

Классификация презентаций по содержанию:

Самые общие рекомендации, так как изначально содержание не особенно известно.

Слушатель = пользователь

Презентация поддержки учебного процесса

1. Презентация часто является частью учебного комплекса презентационных материалов.

2. Презентация одновременно является источником информации и средством привлечения внимания слушателей.

3. Презентация должна быть технологична. Внесение изменений, тиражирование и создание на ее основе новых презентаций должны осуществляться максимально просто.

4. Презентация должна быть универсальна с точки зрения используемых средств презентации (должна одинаково эффективно использоваться с использование мультимедиа-проектора, с прозрачных пленок, будучи распечатанной и т.д.)

Презентация проекта

1. Презентация имеет ярко выраженный рекламный характер, какой бы ни была содержащаяся в ней информация, конечной целью она имеет распространение представляемого проекта.

2. Сюжет презентации зациклен на проекте.

3. Представляться должен не только проект, но и способ взаимодействия с ними.

4. Презентация должна быть, по возможности, короткой.

Презентация информационной поддержки

1. Презентация используется для создания постоянного информационного фона в определённом  месте.

2. Презентация зациклена.

3. Каждый пользователь контактирует с презентацией непродолжительное время и с произвольной ее частью.

4. Любой интерес пользователя, возникший при просмотре презентации, должен быть удовлетворен.

Презентация-отчет

1. Значительную часть отчетной информации придется укрупнять и сокращать перед вводом в презентацию.

2. Изначальное отношение аудитории к презентации чаще всего известно и должно быть учтено.

3. В каждом отчетном блоке презентации должна быть жестко выдержана схема «задачи – действия – результаты – перспективы».

Презентация состоит из трёх этапов: подготовка, проведение и результат.

1. Подготовка обеспечивает 70% успеха презентации

2. Проведение презентации требует не меньшего внимания, чем этап подготовки.

3.Результат.

     Первым слайдом, как правило, становится обозначение темы, ФИО. Обратите внимание, что поскольку эта информация находится на слайде, не стоит зачитывать тему своего выступления. Второй наиболее частой ошибкой является зачитывание слайдов – этого делать не следует. Однако, Вы должны предусмотреть, что слайд должен быть представлен какое-то время на экране, какой текст Вы будете зачитывать в этот момент. Недопустимо создавать слайд, не зачитывать его, произнося фразу «Представлено на слайде», а затем без паузы переходить к следующему слайду. Например, когда  на экране представлен первый заглавный сайт, Вы можете в двух предложениях обосновать выбор темы, объяснить значимость Вашего исследования для современной науки.

! Слайды презентации не должны содержать каждого Вашего слова и никогда не читайте прямо с экрана! Помните, что аудитория в первую очередь собралась, чтобы послушать Вас, а не прочитать вместе с Вами слайды.

      В своем выступлении Вы обязательно должны отразить актуальность, цель, задачи, гипотезу, объект, предмет, методы и т.д. Как правило, это занимает достаточно много времени, отнимая у докладчика возможность, отразить в своем выступлении наиболее интересные теоретические, методические и пр. результаты исследования. В связи с этим целесообразно отразить, например, актуальность и методы на слайдах. Это необходимо сделать не в виде копирования текста на слайд, а в виде схемы. Как только сформулировали то, что хотите донести до слушателей в каком-то конкретном слайде, сначала подумайте: а как это представить в виде схемы? Не получается как схему, подумайте как показать это рисунком, графиком, таблицей. Используйте текст в презентациях, только если все предыдущие способы отображения информации Вам не подошли.
    Удачным решением служит отражение на слайдах презентации примеров работ детей, авторских методик и пособий, фотографий, отображающих этапы коррекционной работы. Однако, здесь мы также сталкиваемся с ошибкой, встречающейся в 90% случаев. Стремясь отразить свои навыки фотографа, выкладывают от 10 до 50 (!) слайдов с фотографиями детей (мальчик сидит за партой, девочка улыбается и т.п.). Неужели Вы считаете, что слушатели никогда в жизни не видели улыбающихся девочек?? Или какова Ваша цель представления подобных слайдов? Таким образом, любая фотография, любой детский рисунок и т.п., вставленные в презентацию должны отражать суть именно Вашей работы, должны быть подписаны (что изображено на фотографии, к чему это относится).
    Выводы в выступлении обязательно должны соотноситься с целью, задачами и гипотезами.

     Не следует вставлять в презентации текст мелким кеглем, слишком подробные таблицы. Если подобный материал необходимо представить слушателям лучше оформить раздаточный материал в аккуратных папках.

Не путайте презентацию и раздаточный материал. Хотите донести до слушателей текст доклада, включите его в отдельный Word-файл и прикрепите к докладу. В презентацию включайте только ту информацию, которая поможет слушателям лучше воспринять материал.

     Помните, что у Вас официальное выступление, поэтому не следует усердно вставлять на слайды фривольные картинки: типа изображений ангелочков, сердечек и бантиков. Это же правило относится к выбору фона слайдов – пусть он будет официальный. Не забывайте удалять поля для заголовков, если Вы их не используете.
    В конце презентации, как правило, следует слайд «Спасибо за внимание».

! И будьте всегда готовы к техническим проблемам или сбоям в электросети; принесите с собой раздаточные материалы и предусмотрите альтернативный вариант презентации материала на случай отсутствия экрана !

     Закончив презентацию, представьте себе ее на большом экране: достаточен ли контраст фона и цвета шрифта (например, синий шрифт на сером фоне на большом экране будет практически не виден); достаточен ли размер шрифта для прочтения. На одном из экземпляров Вашего доклада обозначьте номера слайдов, поскольку, скорее всего, переключать слайды будет кто-то, кто не очень хорошо знает Вашу речь. Совет: отрепетируйте своё выступление с презентацией перед зеркалом: в процессе выступления не теребите волосы, не ложитесь на стол, не дергайте себя за одежду и т.д..

     Таким образом, опыт применения компьютерных слайдовых презентаций в учебном процессе подчеркнул несомненные достоинства этого вида обучения:

- интеграция гипертекста и мультимедиа (объединение аудио-, видео- и анимационных эффектов) в единую презентацию позволяет сделать изложение учебного материала ярким и убедительным;

- сочетание устного лекционного материала с демонстрацией слайд-фильма позволяет концентрировать визуальное внимание на особо значимых (важных) моментах учебного материала;

- установка учебного материала (лекций, интерактивных справочных материалов и т. п.) в виде презентационных программ в компьютерных классах позволяет использовать их для дополнительных занятий в часы, отведенные для самостоятельной работы;

- компьютерные презентационные слайд-фильмы удобно использовать для вывода информации в виде распечаток на принтере в качестве раздаточного материала для студентов: справочного материала, памяток и т.п.

     В заключении хочется добавить несколько советов по созданию и использованию презентаций в учебных целях. Вот они:

1. Ваши слайды должны быть просты, а произносимая речь понятна, как в документальном кино. Ученики должны понимать Ваш рассказ и делать какие-то заметки, если что-то оказалось для них особенно важным.

2. Обратите внимание на титульный лист, заголовок презентации. Ученики должны сразу понять о чем пойдет речь.

3. Если Вам понадобиться, можно создать содержание для презентации, как у книги, и всякий раз возвращаться к нему, тем самым давая понять ученикам, на какой стадии Вы сейчас находитесь.

4. Используйте простой фон для слайдов. Обычный градиент - самое лучший выбор.

5. Упрощайте слайды. Остерегайтесь таблиц и многоуровневых списков.

6. Если Вы хотите обратить внимание на себя или хотите чтобы ученики сконцентрировались на Вашей речи, создайте слайд с одной надписью, ключевой и большим шрифтом. Фокус сразу перейдет к Вам.

7. Заканчивайте презентацию, резюмируя все то, о чем говорили ранее.

Список использованной литературы

«Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу»

Автор: Т. М. Елизаветина, Издательство: КУДИЦ-ОБРАЗ Год издания: 2003.

Мануйлов В. Г. Мультимедийные компоненты презентаций Power Point XP,

Информатика и образование № 12 – 2004, №1, №2, №5 – 2005.

Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя Краткий курс

М.: Инфра-М, 2000.- 480с; 2001.- 480с 1997.- 480с.

Макарева Н.В. и др. Информатика: учебник- 3-е изд М.: Финансы и статистика,

2003.- 758с. 2002.- 3 ст. изд.

Информатика Базовый курс Учебное пособие для студентов вузов

СПб.: Питер, 2003.- 638с. СПб.: Питер, 2002.

Хэлворсон М., Янг М Эффективная работа с Ms Office 2000 СПб.: Питер, 2000.