Открытая лекция на тему "Успех делового общения: от письма до переговоров" в рамках проведения Лектория Российского общества "Знание".
презентация к уроку по русскому языку (10 класс)

Слайд 1

Успех делового общения от делового письма до делового общения

Слайд 2

Официально-деловая переписка Деловая переписка – письма, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия. Коммерческая переписка – письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении опросов сбыта продукции и вопросов снабжения.

Слайд 3

Официально-деловые (служебные) письма Деловые письма Информационное письмо, сопроводительное письмо, письмо- напоминание, письмо-извещение, письмо-уведомление, рекламное письмо); письма, содержащие просьбу или предложение (письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-заявка, письмо- заказ, письмо-приглашение); письма, содержащие требование или претензию (письмо- требование, письмо-претензия); письма- ответы (письмо-согласие, письмо-отказ); письма, содержащие обязательства , подтверждения, гарантии (гарантийное письмо, письмо- подтверждение, рекомендательное письмо); этикетные письма (письмо-поздравление, письмо-благодарность, письмо- соболезнование, письмо-извинение). Коммерческие письма Виды писем: Письмо-запрос Письмо-предложение (оферта) Письмо-ответ Письмо-претензия (рекламация)

Слайд 4

Служебные письма (деловые и коммерческие). Реквизиты. Служебные письма оформляются на бланках писем с угловым или продольным расположением реквизитов. При создании писем используются следующие стандартные реквизиты: 05 — наименование организации — автора документа; 08 — справочные данные об организации; 10 — дата документа (датой письма является дата его подписания); 11 — регистрационный номер документа; 12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (для ответных писем); 15 — адресат; 17 — заголовок к тексту (в краткой форме отражает суть письма и отвечает на вопрос «о чем? (о ком?)», например: «О нарушении договорных обязательств», «Об оказании методической помощи» и т. п.); 18 — текст документа; 19 — отметка о приложении (при наличии одного или нескольких приложений); 21 — виза (на письмах, подлежащих согласованию); 22 — подпись; 24 — печать (только на гарантийных письмах); 25 — отметка об исполнителе ; 27 — отметка о поступлении документа (отсутствие такой отметки является грубым нарушением); 28 — резолюция (оформляется должностными лицами на поступающих письмах после рассмотрения); 29 — отметка о контроле (при постановке документа на контроль); 30 — отметка о направлении документа в дело (в обязательном порядке на каждом письме, исполненном в соответствии с данными по нему поручениями).

Слайд 5

Способы составления текста Типовой текст документа Это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа - Различные виды деловых писем Трафаретный текст документа Способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информации, которая зависит от их ситуации. - справки - командировочные удостоверения - письма-приглашения, письма-заявки - договоры, соглашения, контракты

Слайд 6

Письмо-запрос - документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара. Структура письма-запроса Обращение Вводная часть Основная чать Заключение Содержание письма-запроса -о принятии запроса к рассмотрению -о выяснении возможностей поставки товара, интересующего лицо -об отказе поставить товар, интересующий покупателя -об изменении условий запроса

Слайд 7

Письмо-запрос. Образец. Образец письма-запроса в отдельном документе.

Слайд 8

Письмо-предложение (оферта) – это предложение заключить договор, содержащее все его существенные условия. Оно адресуется определенному лицу. К неопределенному кругу лиц – публичная оферта. Структура письма-предложения Обращение Вводная часть Основная часть Заключение Содержание письма-предложения Наименование товара (услуги) Количество и качество товара (срок действия услуги) Цена товара (стоимость услуги) Условия платежа

Слайд 9

Письмо-предложение. Образец. Образец в отдельном документе.

Слайд 10

Письмо-рекламация (претензия) - документ, представляющий собой претензию к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Структура письма Обращение Вводная часть Основная часть Заключение Содержание письма-запроса Основания для предъявления претензий Доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акты, экспертизы) Конкретные требования стороны, предъявляющей стороны

Слайд 11

Письмо-рекламация. Образец.

Слайд 12

Письмо-ответ (согласие / отказ) - разновидность писем, являющихся ответами на поступившую просьбу, запрос, предложение. Структура письма: Обращение Вступительная часть Основная часть Заключение Содержание письма: Повторение просьбы, на которую составляется ответ Обоснование причины согласия / отказа Констатация согласия / отказа. Дополнительная информация

Слайд 13

Письмо-ответ. Языковые конструкции. 1) Письмо-ответ на письмо-запрос составляется в том случае, если организация не может сразу выслать предложение на запрос: - К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на … - Мы просим Вас отложить этот вопрос до … - Просим Вас вернуться к этому вопросу в … - Считаем невозможным ... 2) Письмо-ответ на письмо-предложение может содержать согласие на условие предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной: - В ответ на Ваше предложение от … мы ... - Мы рассмотрели Ваше предложение и … - К сожалению, вынуждены отклонить Ваше предложение, в связи с … - Рассмотрев Ваше предложение, мы просим уточнить условия поставки ... -Согласны рассмотреть Ваши предложения... Не следует: - начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на дату и номер есть в реквизитах) - начинать текст фразой, указывающей

Слайд 14

Письмо-ответ Образец письма-ответа в отдельном документе. Не следует: - начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на дату и номер есть в реквизитах) Например: В ответ на Ваше письмо от 07.01.2020 № 43 … - пересказывать в ответном письме содержание поступившего письма ранее, так как обратная связь устанавливается с помощью заголовка (О предложении сотрудничества в области IT-технологий).

Слайд 15

Языковые стандартные выражения писем. Обращение. В текстах деловых (служебных) писем рекомендуется использовать вступительное обращение и заключительную этикетную фразу. Наиболее часто употребляемой формой вступительного обращения является обращение по фамилии, например: Уважаемый господин Титов! Уважаемая госпожа Зимина! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма) В приглашениях, поздравлениях, если адресаты лично знакомы друг с другом, принято обращение по имени и отчеству, например: Уважаемый Сергей Петрович! При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии, например: Уважаемый господин Председатель! Уважаемый господин Министр! В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Слайд 16

Вводная часть письма. Языковые формулы. В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа, можно сослаться на даты, факты, документы. Например: Письмо-запрос: В целях ознакомления с … Письмо-предложение (оферта): В ответ на Ваш запрос от …, В подтверждение нашей предварительной договоренности …, Зная Вас как надежного партнера…, В соответствии с Вашей просьбой …, Согласно контракту №___ от ____, Мы в связи с …., представляем на Ваше рассмотрение следующее предложение …

Слайд 17

Вводная часть письма. Языковые формулы. 3. Письмо-рекламация: К большому сожалению…, С сожалением… 4. Письмо –ответ: В ответ на Ваше письмо от … В ответ на Ваш запрос от … Нами рассмотрены Ваши предложения Подтверждаем получение … В связи с …. Форма Вы , обращенная к группе лиц, в деловых текстах пишется с заглавной буквы

Слайд 18

Основная часть письма Основная часть варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма. Решения Выводы Просьбы Предложения Рекомендации Некоторые письма могут состоять только из основной части и сразу начинаться с просьбы , например, в письмах-запросах: Прошу / просим предоставить информацию … / Просим выслать прайс-лист Закон построения предложения: основная информация (ключевое слово) находится в конце предложения. Если хотите сделать акцент на важной информации - располагайте в конце предложения.

Слайд 19

Основная часть письма. Языковые формулы. Письмо-запрос: Прошу предоставить информацию …, … просим выслать …, Просим выслать нам предложение на …, Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы …, Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о …, Мы были бы рады, если Вы сообщите нам …, Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам … Письмо-предложение: …направляю Вам…, высылаю Вам перечень предложений…, мы с удовольствием предлагаем Вам…, Наша организация имеет честь предложить Вам …, Мы предлагаем контроль …, В ответ на Ваш запрос от … мы предлагаем Вам…, Письмо-рекламация: Официально заявляем Вам рекламацию на …/в отношении …, Направляем Вам рекламационный акт…, Сообщаем Вам, что…, Мы вынуждены поставить Вас в известность, что …, Ставим Вас в известность, что …, Доводим до Вашего сведения…, К сожалению, сообщаем Вам, что…, При приемке товара были обнаружены следующие недостатки … Письмо-ответ: …сообщаю Вам, что…, информируем Вас, что …, К сожалению, мы не можем …, Мы просим Вас отложить этот вопрос до…, Просим Вас вернуться к этому вопросу в …

Слайд 20

Основная часть. Языковые конструкции. Ввиду (чего) - Ввиду срочного отъезда из города В силу (чего) - В силу отсутствия средств Вследствие (чего) - Вследствие изменения расписания За неимением (чего) - За неимением средств на покупку оборудования По причине (чего) - По причине отказа Согласно (чему) - Согласно утвержденно му плану В связи с (чем) - В связи с отсутствием Благодаря (чему) - Благодаря помощи коллег За недостатком (чего) - За недостатком средств

Слайд 21

Заключительная часть писем. Языковые формулы. Заключительная часть состоит из формул вежливости. Текст письма может заканчиваться заключительной этикетной фразой: С уважением…, Искренне Ваш… Заключительная этикетная фраза отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Президент компании Личная подпись А. Н. Попов ___________________________________________________________ Письмо-запрос, письмо-предложение: В ожидании Вашего согласия …, Выражаем надежду на продолжение нашего сотрудничества…, Заранее благодарны…, Просим выслать … в течение недели …, Надеемся получить ответ в ближайшее время …, В ожидании скорого ответа…, Искренне Ваш …, С уважением, …

Слайд 22

Унификация языка служебных писем Цель Тип документа Языковые модели Информирование Служебная записка Сопроводительное письмо Письмо-сообщение Высылаем запрошенные Вами сведения…; Извещаем Вас о том, что… Информируем Вас о том, что… Уведомляем, что … Побуждение Приказ, распоряжение, указание и т.д. Назначить расследование по факту…, ввести в эксплуатацию…, изыскать дополнительные возможности для…, обязываю Вас … Инициирование, поддержание отношений Гарантийное письмо Письмо-просьба Гарантируем, что … Просим Вас…; Убедительно прошу Вас решить вопрос …, нам хотелось бы привлечь Вас…, Сообщите нам, пожалуйста

Слайд 23

Унификация языка служебных писем Цель Тип документа Языковые модели Выражение предупреждения, требования, отказа Письмо-приглашение Примите наше приглашение…, Позвольте пригласить Вас… Мы будем весьма признательны за участие в … Письмо-напоминание Письмо-рекламация Напоминаем , что … Вторично ставим Вас в известность … Мы предъявляем претензию к Мы официально заявляем Вам рекламацию на … Письмо-ответ (отказ от предложения) Ваше предложение отклонено по следующим причинам…, К сожалению, мы не можем откликнуться на Ваше предложение …

Слайд 24

Унификация языка служебных писем Вид документа Форма обращения Пример Приказ 1-е лицо ед.ч. Приказываю Документы от имени органа управления Протокол, решение 3-е лицо ед.ч. 3-е лицо, мн.ч . Собрание собственников решило (а не «мы» решили) Выступили, решили, слушали Инструкции, акты, положения, справки, документы с выводами. Деловые письма 1-е, 2-е лицо ед.ч., мн.ч. Любое лицо, любое число, или 1 л. или 3 л. Комиссия проверила, отдел организовал, присутствовали на собрании Могу направить, отдел предлагает, считаем необходимым

Слайд 25

Форма обращения в служебных письмах В письмах текст может излагаться: от первого лица множественного числа («просим согласовать», «направляем на утверждение»), от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу предоставить») , от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «департамент считает возможным»).

Слайд 26

Директору ИПИБ А.С. Матуеву от Полевого М.Д . Заявление. В связи с тем, что я устроился на работу в филиал компании "СМИТ", прошу перевести меня на заочное обучение, так как я не могу учиться в дневное время. С уважением, 11 сентября 2020 года М.Д. Полевой Анализ ошибок

Слайд 27

Анализ ошибок Концерн Генеральному директору «ВАМИТ» Закрытого акционерного общества Варшавское шоссе, 25, Москва, 117416 «Конверсия» Телефон 386-28-93 Факс 386-64-91 В.П. Калганову ОКПО 00000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 000000000/000000000 ____________ № ______ Письмо-ответ Уважаемый Владимир Петрович! Благодарим Вас за коммерческое предложение от 07.08.2019 № 225. В своем письме Вы писали о своей продукции. Это предложение заинтересовало нашу организацию, в связи с чем, мы хотели бы получить подробную информацию о ценах на всю продукцию. Убедительная просьба выслать прейскурант цен на всю Вашу продукцию. Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее очень благодарны за ответ. Генеральный директор А.Н. Григорьев Т.И. Серова 386-44-25

Слайд 28

Определите тип письма и найдите языковые ошибки Уважаемый господин Игнатьев! Мне предоставилась возможность поблагодарить Вас за согласие помочь нам в проведении ежегодной компании по сбору средств в пользу организации "Мир вашему дому". Думаю, что Вы получите удовольствие от того, что Ваши усилия пойдут на пользу вышеназванной организации. Надеюсь скоро увидеть Вас на одном из наших собраний. Уважаемый господин Матвеев! К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что не сможем сделать пожертвования Вашему фонду. Наша организация делает пожертвования только в крупные многоцелевые компании, как, например, Ассоциации многонациональных музеев. Жертвуя средства этим организациям, нами проводится ряд полезных дел, не оказывая никому предпочтения. Надеемся, что вы поймете нашу позицию. Тем не менее мы поддерживаем Ваши цели и изложенный замысел. Желаем Вам успеха.

Слайд 29

Определите тип письма и проанализируйте языковые ошибки Глубокоуважаемый Александр Петрович! 16 января 2020 г. в 12.00 в конференц-зале БНЦ состоится обсуждение проекта новой комплектации тракторов К-700. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие в его обсуждении. Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ….

Слайд 30

Пройдите, пожалуйста, опрос