Основные правила, которым следует придерживаться при составлении презентаций
статья на тему

Как создать

эффективную презентацию?

Основные правила, которым следует придерживаться при составлении презентаций

Любопытно, но большая часть преподавательского состава не умеют делать сопровождающие презентации к занятиям или публичным выступлениям. И это неумение заключается даже не в отсутствии знаний о том, как это делается на компьютере, а в неумении грамотно подготовить и оформить материал для презентации. Результат всегда один и тот же: вы приносите свою драгоценную презентацию на какое-либо мероприятие, где ее с трудом открывают, она жутко тормозит и на полотне экрана ничего не видно и не понятно. Кроме того, слушателям скучно и неинтересно. Как избежать этих проблем?

Вот несколько простых правил, которым необходимо следовать:

1.Презентация не должна повторять выступающего и должна содержать минимум текстовой информации.

Ни в коем случае не читайте с экрана презентации. Если в презентации вы решили разместить полные тексты своих выводов или полное определение какого-либо понятия – не зачитывайте то, что явно и очевидно всем. Обратите внимание слушателей на экран с просьбой ознакомиться с выводами вашей работы или с определением понятия. Время, которое было бы бесцельно потрачено на чтение с экрана употребите с большей пользой: ответьте на возникшие вопросы, сообщите дополнительную и интересную информацию. Помните, что презентация – цифровой аналог бумажных плакатов, применявшихся на выступлениях ранее. Поэтому презентация должна содержать рисунки, фотографии, видео (при необходимости), таблицы, графики и схемы. Презентация не повторяет слова выступающего, а лишь дополняет их, создавая целостную и яркую картину выступления.

2.Будет очень хорошо, если размер презентации не превысит 10Мб.

С «легкой» презентацией компьютеру (да и человеку за ним) проще работать, менее вероятны вылеты и зависания. Для этого никогда не вставляйте в презентацию графику с оригинальным размером в несколько мегапикселей. Ведь большая часть офисных проекторов дает на выходе максимум 1024х768 точек. Облегчить презентацию позволит использование стандартных фоновых изображений или вовсе отказ от них. Не загромождайте презентацию видео и звуковыми спецэффектами.

3.Информация в презентации должна быть хорошо читаема даже с последних рядов предполагаемой аудитории, где и произойдет выступление.

Для этого тексты и цифры должны быть достаточно крупными, а шрифт понятным (например, Tahoma или Times NR). Каждый слайд должен быть контрастным. Лучший фон для презентации – белый. Черное на белом – наиболее контрастный вариант. Все будет видно даже при использовании неяркого проектора в светлой комнате. Если таблица, которую вы хотите разместить в презентации слишком объемна – разбейте ее на несколько слайдов. Не мельчите, пытаясь запихнуть все в один слайд.

4.Цветовая палитра вашей презентации должна быть скромной: два – четыре сочетающихся друг с другом цвета.

Не следует увлекаться яркими цветами, от которых слезятся глаза. Основной текст должен быть неизменно черным (за исключением случаев намеренного выделения цветом).

5.Не увлекайтесь анимационными эффектами в презентациях.

Еще неизвестно на компьютере какой мощности и с какими предустановленными программами будет воспроизведена ваша презентация.

Презентация, лишенная спецэффектов более кроссплатформенна и без труда запустится на любом компьютере.

6.Наиболее удобны презентации, в которых смена слайдов происходит по щелчку мыши. При этом вы должны четко прописать себе в текст доклада (лекции) на каком моменте выступления происходит смена слайда.

Если на вашем выступлении руководить презентацией будет третье лицо – всегда имейте при себе копию доклада с обозначением времени и порядка показа слайдов. Это удобно и вам (результат гарантирован) и технику, руководящему презентацией.

Неплохо когда все слайды презентации пронумерованы. Если в ходе доклада у слушателей возникнет вопрос по графику или таблице из вашей презентации, вы сможете легко обратиться к этим объектам зная номер слайда. Своя нумерация должна быть у рисунков, отдельно – у таблиц. Особенно это касается презентаций к научным докладам.

Презентации, сопровождающие научные доклады всех уровней должны быть максимально простыми. Первый слайд (титульный) содержит информацию о теме исследования, авторе и его научном руководителе. Второй слайд содержит сокращенные формулировки цели и основных задач работы. Затем следуют слайды с графической и табличной информацией по результатам исследования. Затем слайд (слайды) с выводами, которые лучше не зачитывать (пусть слушатели читают со слайда). Можно поблагодарить за внимание. Завершает презентацию точная копия титульного слайда. На фоне этого слайда докладчик отвечает на вопросы. Фотографии, графики, таблицы на слайдах оформляются в соответствии с принятыми в научных публикациях нормами и последовательно нумеруются.

Визуализация образов.

Допустимые анимационные эффекты в презентациях.

Увлекаться спецэффектами в презентациях мы вам не рекомендуем. Единственное назначение спецэффектов – привлечение внимания к информации, размещенной на слайде. В презентациях, сопровождающих доклады или, тем более – учебное занятие следует воздержаться от употребления таких анимаций текста и графики, как «жалюзи», «шахматы», «вылет», «колесо» и пр. Это отвлекает учащихся и просто несерьезно. Используйте при необходимости эффект «выцветание», а прочие – оставьте для ярких презентаций рекламного характера.

1.Выделение текста или цифр.

Приемы выделения: изменением цвета; с помощью автофигур (овал, прямоугольник, стрелка). Позволяет акцентировать внимание аудитории к важным фактам, цифрам и пр. Например, ряд табличных значений выделяются с использованием автофигуры «овал» красного цвета с отключенной заливкой. Это привлечет дополнительное внимание к этим цифрам и позволит вам не отвлекаться от доклада для их обозначения той же лазерной указкой. Или, например, появляющиеся на слайде стрелки укажут зрителям на какие-то важные детали рисунка, фотографии, графика, схемы (автофигура «стрелка»).

Выделять фрагменты текста лучше изменением его цвета (например, с черного на красный). В настройке анимации это эффект «выделение» - «изменение цвета текста».

2.Поэтапное предъявление информации на слайде.

Этот прием может быть использован в самых различных ситуациях. Например, на слайде последовательно появляются сначала один график (дается его устный анализ), а затем, рядом, для сравнения – другой. Еще один пример - дан слайд с пустой таблицей, которую учащимся необходимо перенести в тетрадь и заполнить. После завершения самостоятельной работы, учитель щелчком мыши открывает правильные варианты ответов и учащиеся проверяют себя.

Прием может быть широко использован для поэтапного построения схем, содержащих множество логически взаимосвязанных элементов. Появляясь один за другим, образуя связи между собой, элементы формируют схему, пусть сложную, но понятную для аудитории; нежели бы схема появилась сразу, и пришлось бы самостоятельно, без помощи лектора, в ней разбираться.

3.Анимационные рисунки.

Это небольшие, простые, движущиеся картинки, выполняющие по циклу определенное действие. Понравившуюся анимацию вы можете скопировать из другой презентации, из библиотеки анимированных картинок или, даже, создать сами. Основное назначение анимации – оживление интереса аудитории к презентации и докладу. Анимация делает доклад менее официальным. Однако не стоит злоупотреблять анимацией на слайдах вашей презентации – все же эти «мультяшки» отвлекают внимание аудитории от содержания вашего доклада.

Около пяти-шести лет назад, одному из авторов этой статьи попалась на глаза аляповатая и перегруженная «мультяшками» презентация. Многих из них автор использовал при создании собственной презентации к докладу на одном из семинаров. После этого ваш уважаемый слуга сразу прослыл великим знатоком PowerPoint. Эта слава сохраняется за ним и поныне :-)

Говорит и показывает презентация.

Фотография, видео и звук в презентациях.

Злоупотреблять вышеперечисленным нет никакой необходимости. Графика, видео и звук могут сильно загромоздить презентацию, сделать ее «тяжелой» и «неповоротливой». Сложная графика и видео могут даже привести к зависанию «слабого» компьютера, а значит - к срыву вашего выступления. Но иногда бывает просто необходимым показать на презентации фото или видео. Звук в презентациях востребован мало и, как правило, вообще не применяется (только если при создании «ярких» рекламных презентаций). Тем не менее, нужно уметь использовать фотографию, видео и звук в презентациях и уметь делать это грамотно.

Самое распространенное действие – вставка в презентацию фотографий. Хорошо если вы скачали фото из Интернета, где оно уже, как правило, сжато и практически ничего «не весит». Другое дело, если вы используете кадр из собственного фотоархива, выполненный 10-тимегапиксельным фотоаппаратом. Здесь часто допускают серьезную ошибку «впихивая» кадр целиком на слайд с фактическим размером 1024х768 точек (такое разрешение дает большинство проекторов, используемых для презентаций). Фото «кажется» меньше, но на самом деле оно имеет прежний размер и на его обработку процессором компьютера тратится много времени. Не одна презентация «повесила» компьютер из-за обилия подобных фотографий. Да еще сочетающихся с «навороченными» анимациями!

Решение проблемы – предварительная обработка фотографий в любом из редакторов растровой графики, например в понятном и удобном большинству пользователей Microsoft Office Picture Manager (входит в комплект MS Office) или сложном и функциональном Photoshop. Кстати, в этих редакторах вы не только уменьшите картинки до приемлемых размеров с максимальной стороной в 800 или 640 точек, но и сможете обрезать фотографию, улучшить цветопередачу и прочее. Причем в том же Microsoft Office Picture Manager вы можете произвести пакетную обработку фотографий (сразу нескольких).

Если планируется разместить в презентации небольшие видеофрагменты или сделать звуковое сопровождение, то необходимо создать папку, в которой будут размещены файлы самой презентации и необходимые виде- и аудиофрагменты отдельными файлами. Только после этого в презентации задается ссылка на соответствующий звуковой или видеофайл. Дело в том, что в самой презентации будут только ссылки на видеофрагменты или звуковые файлы и при отсутствии таковых – видео и звук просто не будут найдены и не воспроизведутся.Видеофайлы Microsoft Office PowerPoint поддерживает только в формате WMV. Поэтому, скорее всего, перед помещением в презентацию видео придется перецифровать в данный формат при помощи программы Windows Movie Maker (имеется на любом компьютере с установленной Windows), либо с помощью любой другой программы для монтажа видео, умеющей на выходе давать файл с расширением .wmv

Звук вы можете вставлять в форматах WMA или MP3. В настройках анимации звукового объекта вы можете выбрать начало воспроизведения и его окончание (после текущего слайда, либо после любого другого).

Так или иначе, но основополагающими принципами в дизайне презентации были и остаются: кроссплатформенность, логичность, легкость, читабельность.

Каждый элемент, применяемый в презентации, должен быть оправдан. И не следует забывать еще об одном составляющем хорошей презентации – грамотном тексте самого выступления, которое лежит в её основе.

Можно ли ожидать хорошей презентации там, где отсутствует логика в самом тексте доклада?