посещение библиотеки
методическая разработка по теме

Прикладные программы офисного назначения

Содержание

1.        Общие принципы работы в среде Microsoft Office (приложения Word, Excel, Access и др.)        1

2.        Текстовый процессор Microsoft Word        8

3.        Краткий справочник по текстовому процессору WORD        17

4.        Табличный процессор Microsoft Excel        18

5.        Краткий справочник по табличному процессору Excel        28

6.        Система управления базами данных Microsoft Access        29

7.        Краткий справочник по процессору баз данных Access        43

1. Общие принципы работы в среде Microsoft Office (приложения Word, Excel, Access и др.)

Удобство работы в пакете Microsoft Office во многом заключается в схожести приложений: во всех программах узнаваемый графический интерфейс, типовые средства настройки, единые приемы управления операциями. Различия в оболочках и приемах работы в приложениях минимальны и отвечают специализации конкретной программы. В данном параграфе будут рассмотрены принципы построения и методы работы единые для большинства приложений, изучаемых в курсе.

Рассматриваемые в курсе составляющие пакета являются сложными программными комплексами, по существу – программными процессорами. Традиционное название «программы», строго говоря, уже не применимо к приложениями такого уровня, но в разговорной речи такое название используется. В нашем пособии будут равноправно использоваться все названия программного обеспечения:  приложение, программа, процессор.

В данной методической разработке рассматривается наиболее используемая часть возможностей каждого из приложений, ряд компонентов программ не упоминается.  

Также следует учесть, что из нескольких способов имеющихся для выполнения той или иной операции,  рассматривается чаще всего один, прочие упоминаются.

Внешней вид экрана приложения Microsoft Office

Элементами интерфейса являются:

1. Кнопки – элементы управления, размещаемые на панелях, могут быть следующих типов:

1. Включатели,  включающие тот или иной режим; можно включить несколько режимов сразу, например шрифт может быть и наклонный (курсив), и подчеркнутый, и жирный;
2. Переключатели, задающие один из нескольких возможных режимов (список или нумерованный или маркированный);

2. Панели – области расположения кнопок с возможностью настройки (добавления необходимых и исключения ненужных кнопок); панели являются «плавающими» элементами, т.е. могут размещаться в любом месте экрана, а могут быть «привязаны» к краям экрана.
3. Полосы прокрутки («лифты»), позволяющие перемещаться по фрагменту большого объема.
4. Раскрывающиеся списки (выпадающие списки) – поля (одностроковые окна) с текстом, рядом с которыми расположена треугольная стрелка, направленная вниз; нажатие на стрелку раскрывает окно со списком, что позволяет выбрать одно из значений этого списка.

На экране (интерфейсе) загруженной программы из пакета Microsoft Office расположены типичные элементы программ, работающих под ОС Windows. Последовательно сверху вниз:

Строка заголовка – на ней отображается пиктограмма (рисунок, обозначающий приложение), имя файла с которым работает приложение (по умолчанию имя нового файла, которому еще не дали имя имеет стандартное  нумерованное имя: в Word – Документ1, в Excel – Книга1), название программы (к примеру Microsoft Word) и, на правом краю, кнопки управления окном программы:

1. кнопка временного сворачивания приложения;
2. кнопка переключения режимов: Многооконный/Однооконный;
3. кнопка закрытия приложения.

Строка главного меню – в пунктах меню сгруппированы  по типам команды операций редактора и команды настройки интерфейса самой программы. В более новых версиях (от 2000) меню разворачивается на часто запрашиваемые команды, чтобы получить доступ ко всему списку нужно щелкнуть мышкой по двойной стрелке внизу открывшейся панели.

Панели инструментов – на эти панели вынесены кнопки с символическим изображением (пиктограммы) постоянно используемых команд создания, редактирования и форматирования объектов программы. При подводе курсора мыши к пиктограмме появляется так называемая «всплывающая подсказка», поясняющая действие, совершаемое с помощью данной кнопки. Во всех офисных приложениях имеются вынесенные на панель инструментов кнопки управления документами:

Создать – кнопка создания нового документа;

Открыть – кнопка, позволяющая продолжить работу с уже созданным документом этого приложения;

Сохранить – кнопка быстрого сохранения;

а также кнопки команд редактирования:

Вырезать – кнопка, удаляющая из документа и сохраняющая в буфере оперативной памяти (ОП) выделенные данные;

Копировать – кнопка не удаляющая, а только копирующая в буфер ОП выделенные данные;

Вставить – кнопка, позволяющая поместить содержимое ОП в документ, начиная с позиции, где находится клавиатурный курсор. Кнопка действует, если в ОП уже помещены какие-то данные.

Линейки (горизонтальная и вертикальная) – с помощью линеек определяют текущее расположение объекта на рабочей области, имеются и другие возможности использования линеек.

Рабочая область – та часть экрана, где выполняется работа и виден результат.

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) – инструменты перемещения по документу, позволяющие (с помощью движка) добраться до тех частей документа, которые не видны на рабочей области.

Строка состояния – служебная панель, содержащая сведения о состоянии документа (количество страниц, разделов, позиция курсора на странице и т.д.). В ряде приложений вместо строки состояния задействована строка подсказки – там появляются сообщения комментирующие операцию и указывающие на дальнейшие действия.

К элементам программы относятся также курсорные указатели:

Курсор клавиатуры (мигающая вертикальная прямая) – показывает, где появится следующий символ (вставляемый объект любого типа: таблица, рисунок, формула и т.д.);

Указатель курсора мыши (I-образный немигающий) – его можно использовать для перемещения курсора клавиатуры, для выделения фрагментов текста и вставленных объектов.

Белая стрелка- указатель  – курсор мыши, позволяющий выбрать тот или иной инструмент, пункт меню, совершить перемещение по полосе прокрутки.

Двухсторонняя (иногда четырехсторонняя) черная стрелка-указатель – курсор мыши, позволяющий изменить размеры объекта, на границе которого установлен курсор (нажать левую кнопку мыши и потянуть) или переместить объект.

Настройка интерфейса приложения

Предупреждение: перенастраивать интерфейс любого приложения в компьютерном классе не разрешается. Данный параграф имеет информационный характер.

Панели инструментов Стандартная и Форматирование наиболее часто включены в состав комплект рабочего стола любого офисного приложения, но в состав интерфейса могут входить и другие «палитры инструментов».

Пункт меню Вид/Панели инструментов предоставляет возможности  настройки экрана программы – открывшийся список позволяет включить/выключить в состав интерфейса соответствующие панели – достаточно щелкнуть левой кнопкой мыши возле названия там появится «галочка» и требуемая панель с соответствующим набором кнопок появится на экране. Выбор названия панели со включенной «галочкой» убирает данную панель с экрана. Открыть панель настройки можно также нажатием правой кнопки мыши на панели меню или на любой панели инструментов.

Все палитры инструментов являются «плавающими», их можно перемещать по экрану или «закрепить» сверху, снизу, слева или справа на экране.

Загружать рабочий стол обилием редко используемых панелей не рекомендуется.

Отдельные, часто используемые инструменты (пиктограммы команд) можно вывести на рабочий экран не открывая целиком панель, на которой они должны размещаться, для этого в списке панелей инструментов нужно вызвать нижнюю команду «Настройка». 

Также можно отключить с экрана (и включить) линейки используя пункт меню Вид/Линейка. 

Для установки масштаба отображения рабочего документа можно воспользоваться полем задания масштаба на Стандартной панели инструментов или  пунктом меню Вид/Масштаб.

Создание нового документа в приложении

При открытии любой программы по умолчанию открывается новый документ Windows, при этом в строке заголовка появляется стандартное  нумерованное имя. Для программы Word – Документ1, для программы Excel – Книга1. Создание нового документа в программе Access невозможно без сохранения (см. следующий пункт), по умолчанию документу предлагается имя db1. Создание еще одного или нескольких документов производится выбором пункта меню Файл/Создать (или выбором соответствующей пиктограммы на панели инструментов Стандартная). Имена документов при этом последовательно нумеруются далее. Для того, чтобы не уничтожить созданный документ его желательно сохранить сразу же, как только он создан.

Сохранение документа в приложении

Сохранение документа на внешнем записывающем устройстве (жесткий диск компьютера, дискета или любое другое устройство)  производится выбором пункта меню Файл/Сохранить (или выбором соответствующего инструмента на Стандартной панели). (В программе Access сохранение файла является первым  и обязательным этапом создания нового документа.) При этом открывается окно сохранения документа, где нужно заполнить поля (строки редактирования с белым фоном), определяющие место сохранения файла, имя файла и его тип:

В поле, слева от которого указано название «Папка», надо указать имя каталога,  где будет сохранен файл. По умолчанию для сохранения открывается папка Мои документы. Если нужно выбрать другой каталог для сохранения нажимают на маленький треугольник-стрелку правее поля и открывается корневой список папок, доступных для сохранения документа. Выбор щелчком мыши папку из списка открывает содержимое этой папки, таким образом можно точно разместить для сохранения  документ в том каталоге, который необходим.

В поле, слева от которого указано название «Имя файла», надо указать имя, под которым будет храниться документ. Если сохраняется документ Word, уже имеющий какое-то текстовое содержание, то в этом поле предлагается в качестве названия первая строка. Имя назначается по правилам создания имен в ОС Windows. В начальных версиях офисных программ имя файла могло иметь в своем составе только латинские буквы. Начиная с версии 97 года при создании имени можно использовать русские буквы и пробелы (можно давать документам многословные имена), но опыт показывает, что имя файла должно быть не слишком длинным (до 10 символов) и иметь смысл, сходный с содержанием документа.

В поле, слева от которого указано название «Тип файла», по умолчанию указано соответственно «Документ Word», «Книга Excel», или «База данных Access» – это стандартные форматы сохранения для этих приложений. Если нужно сохранить файл в другом формате – тип выбирается из списка, открывающегося при нажатии на маленький треугольник-стрелку правее поля.

При заполнении всех полей окна надо нажать кнопку Сохранить и файл будет сохранен. Внешним признаком сохранения файла будет появление в строке заголовка имени, заданного в поле Имя файла. Дальнейшее сохранение файла при вводе и редактировании текста можно осуществлять с помощью нажатия на инструмент Сохранить панели инструментов Стандартная, при этом, хотя внешних признаков сохранения документа не проявится, на устройстве хранения файл обновится.

Выбор пункта меню Файл/Сохранить как открывает такое же окно сохранения документа как  и предыдущее, но при этом позволяет оставив в неприкосновенности уже имеющийся документ, создать точную его копию в другой папке, задав другую папку или под другим именем задав другое имя. При этом дальнейшая работа будет производиться с тем файлом, который сохранен последним.

Открытие документа сохраненного ранее

Работа с документами часто осуществляется не за один раз. В таком случае уже сохраненный документ нужно открыть средствами программы. Это можно сделать несколькими способами: можно, открыв приложение, в котором создавался документ, и, выбрав пункт меню Файл/Открыть (или выбрав соответствующий инструмент на Стандартной панели) указать папку и имя нужного файла в соответствующих полях (окно открытия документа по структуре очень похоже на окно сохранения). При заполнении всех полей окна надо нажать кнопку Открыть и выбранный файл будет открыт.

Выделение фрагмента или объекта в приложении

Для того, чтобы изменить любые параметры фрагмента документа, скопировать фрагмент для перемещения или вставки или удалить его сначала необходимо выделить этот фрагмент. Выделенный текст меняет цвет букв (стандартный черный меняется на белый) и цвет фона (стандартный белый меняется на черный). Выделенный объект (объект – фрагмент документа, подготовленного другим приложением или встроенными средствами данного приложения: рисунок, график и т.д.) приобретает прямоугольную черную рамку имеющую на границах и в углах маркерные «узлы».

Для того, чтобы выделить фрагмент текста (или диапазон ячеек в Excel) нужно установить курсор мыши справа от начала фрагмента, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская кнопку перетащить указатель выделяя нужный диапазон.

Чтобы выделить вставленный объект щелкните по нему один раз левой кнопкой мыши.

Копирование и вставка скопированных фрагментов в приложении

Чтобы скопировать фрагмент документа или объект  необходимо вначале выделить его.

Далее выполните любое из указанных действий:  

1. выберите пункт меню Правка/Копировать;
2. щелчком мыши выберите кнопку Копировать на Стандартной панели инструментов;
3. вызовите всплывающее меню на выделенном объекте нажатием правой кнопки мыши и из появившегося списка выберите команду Копировать.

Выполнение любого из этих действий поместит копию выделенной части документа в буфер оперативной памяти, и его можно будет многократно дублировать.

Чтобы вставить скопированный фрагмент  в документ надо установить клавиатурный курсор туда, где должна находиться вставляемая копия  и выполните любое из указанных действий:  

4. выберите пункт меню Правка/Вставить;
5. щелчком мыши выберите кнопку Вставить на Стандартной панели инструментов;
6. вызовите всплывающее меню на выделенном объекте нажатием правой кнопки мыши и из появившегося списка выберите команду Вставить.

Задание параметров страницы

Вызов пункта меню Файл/Параметры страницы открывает окно, содержащее несколько вкладок (различное количество в разных приложениях и разных версиях программ). На вкладках окна настроек назначаются:

1. размер листа, параметры которого являются основой для размещения текста. Стандартный размер бумаги А4 (21,029,7 см);
2. ориентация листа (вертикальная – книжная, горизонтальная – альбомная);
3. поля – расстояния от края бумаги до границы текстовой области в см, а также другие значения настройки  

По умолчанию параметры страницы назначаются «Ко всему документу».

Шрифт

Параметры форматирования шрифта наиболее полно можно задавать через пункт меню Формат/Шрифт  тип шрифта, начертание (обычный шрифт, курсив, жирный), размер шрифта, цвет и видоизменения, из которых чаще всего используются  надстрочное начертание (верхний индекс, «степень») и подстрочное начертание (нижний индекс). Ряд инструментов часто используемых при форматировании шрифта (тип, размер, начертание) вынесен на панель Форматирование. Назначенные параметры форматирования применяются к выделенному фрагменту (если фрагмент не выделен, то параметры назначаются к тем символам, которые будут введены далее, начиная с текущей позиции курсора).

В приложении Access пункта меню Шрифт нет, изменение начертания шрифтов производится  с помощью панели Формат, появляющейся при работе с отображением текста.

2. Текстовый процессор Microsoft Word

Начальные сведения о программе. Текстовые процессор (редактор) Word предназначен для обработки текстовой информации и выполнят следующие функции: запись текста в файл; вставку, удаление, замену символов, строк и фрагментов текста; автоматическую проверку орфографии (при включенном режиме проверки); оформление текста различными шрифтами; выравнивание текста; подготовку оглавлений, разбиение текста на страницы, включение в текст иллюстрации; печать текста.

Файл, созданный программой называется документ, иногда с уточнением документ Word такие файлы сохраняются с расширением .doc.

В интерфейс программы ниже панели меню стандартно входят панели  инструментов Стандартная и Форматирование (иногда – Рисование).

Горизонтальная и вертикальная линейки размечают зону печати (белые зоны на линейках) и позволяют быстро изменить поля страницы (темные зоны) (см. Форматирование). С помощью треугольных маркеров, расположенных на горизонтальной линейке можно быстро задать отступы абзаца (см. Форматирование. Абзац. ).

Ниже полосы прокрутки  установлена включенная панель инструментов Рисование, на которую вынесены инструменты, позволяющие создавать в документе элементы графических изображений.

Основные правила набора текста. Основным компонентом документа является текст, имеющий обычную строковую структуру, но в состав документа могут быть включены и другие объекты и оформительские элементы, как создаваемые в Word, так и включенные из внешних файлов. Создание, свойства и возможности компоновки объектов  (см. Вставка объектов).

В том случае, когда какое-либо действие было выполнено ошибочно, его возможно отменить либо выбрав пункт меню Правка/Отменить либо нажав кнопку Отменить на Стандартной панели инструментов.

Смена раскладки клавиатуры Рус/Лат производится нажатием комбинации клавиш Alt+Shift или Ctrl+Shift, в зависимости от настроек Windows.

Открытый новый документ состоит из одного листа. Если набранный текст превышает своей площадью площадь этого листа происходит автоматическое увеличение количества листов (величину документа в листах можно увидеть на строке состояния).

При вводе текста не требуется нажимать клавишу ENTER в конце каждой строки. Нажатие этой клавиши формирует абзац  (абзац – последовательная группа логически связанных предложений текста, обычно начинающаяся так называемой «красной строкой» – строкой с отступом). Длина строки абзаца устанавливается автоматически – согласно параметрам страницы и абзаца. Информация о параметрах форматирования абзаца привязана к специальному служебному непечатаемому (невидимому) символу, который помещается в конец абзаца.

Установка отступа первой строки абзаца («красной строки») и выравнивание текста  с помощью пробелов является ошибочными действиями. Все параметры абзаца устанавливаются форматированием (см. Форматирование. Абзац) .

При вводе текста с клавиатуры обращайте внимание на клавишу Caps Lock – нажатая клавиша меняет регистры клавиатуры («БОЛЬШИЕ» буквы становятся «маленькими» и наоборот).

Обычно набор текста производят при включенном режиме «Вставка символов». Второй возможный режим набора «Замена символов». Этот режим отображается на строке состояния темными буквами «ЗАМ». Когда включен обычный режим (вставки) эти буквы приобретают светлую окраску. Переключение между режимами осуществляется нажатием кнопки Insert (Ins) или двойным щелчком мыши по индикации (буквам «ЗАМ»).

Набранный текст автоматически проверяется на ошибки правописания. При этом слова, в которых обнаружены ошибки, программа Word подчеркивает волнистой красной линией. Ошибочными считаются слова, у которых отсутствует аналог во внутреннем словаре программы, поэтому часто выделяются таким подчеркиванием фамилии и редко встречающиеся термины. Стилистические ошибки (ошибки пунктуации и связи слов) подчеркиваются зеленой волнистой линией. Подчеркивание ошибочного, с точки зрения программы Word, текста не отражается на распечатываемом документе, это справочное указание. Проверку правописания в программе можно отключить, при работе с объемными документами это несколько ускоряет работу, но увеличивает риск появления опечаток.

Малоопытными пользователям рекомендуется в начале работы набрать нужный текст, а далее приступать к форматированию, но эта рекомендация не является требованием.

Выделение фрагментов текста. Чтобы выделить слово дважды щелкните на нем левой кнопкой мыши. Чтобы выделить строку щелкните на левом поле страницы напротив нее. Для выделения абзаца на нем нужно щелкнуть трижды.

Чтобы выделить все содержимое документа выберите пункт меню Правка/Выделить все.

Чтобы выделить несколько фрагментов в разных частях документа при выделении надо  удерживать клавишу Ctrl.

Форматирование. К параметрам форматирования относятся размеры полей страницы задаваемые в пункте меню Файл/Параметры страницы. Также размеры полей можно изменить «прихватив» границу темных зон (темные зоны обозначают поля на листе) на вертикальной и горизонтальной линейке левой кнопкой мыши и «перетянув» их в новое положение.  

Форматирование решает задачи определения:

1. шрифтов (выбор типов, начертаний и размеров символов);
2. абзацев (расположение строк, назначение отступов, межстрочных расстояний);
3. границ абзаца;
4. списков (маркированные, нумерованные и многоуровневые списки) и пр.

Шрифт. Форматировать можно  шрифт любого выделенного фрагмента (один символ, слово или несколько слов, абзац, несколько абзацев или весь текст). С помощью пункта меню Формат/Шрифт открывается окно имеющее три вкладки, на первой задаются параметры начертания шрифта (см. 1 Внешней вид экрана приложения. Шрифт).

На вкладке Интервал можно задать расстояние между символами: помимо Обычного имеется возможность задания Разреженного (редко расположенные буквы) и Уплотненного (часто расположенные буквы).

Абзац. Форматировать можно  выделенный абзац (одновременно несколько абзацев). Выбор команды Формат/Абзац открывает окно, позволяющее установить параметры форматирования абзаца. Вкладка Отступы и интервалы позволяет задать:

1. выравнивание текста в абзаце: прижатый по левому краю (левый край текста ровный), по правому краю (правый край текста ровный), по центру (симметрично оси листа), по ширине (оба края текста ровные). Выравнивание абзаца можно также установить с помощью соответствующего переключателя на панели Форматирование;
2. отступ первой строки (красная строка), отступ первой строки можно также установить с помощью линейки (захватить левой кнопкой мыши верхний треугольный маркер на горизонтальной линейки и перемещать его на нужное расстояние от границы текста);
3. отступы всего абзаца слева и справа от границы текста, отступы абзаца можно установить с помощью линейки (захватить левой кнопкой мыши нижний левый треугольник на горизонтальной линейки и перемещать его на нужное расстояние от левой границы текста или захватить левой кнопкой мыши нижний правый треугольник на горизонтальной линейки и перемещать его на нужное расстояние от правой границы текста);
4. междустрочные интервалы в абзаце;  
5. интервалы сверху и снизу абзаца.

Все установленные параметры для абзаца можно увидеть отображенными  в окошке просмотрщика.

Границы абзаца (подчеркивание во весь лист, рамка). Для назначения границ абзаца его предварительно необходимо выделить. Границы абзаца (подчеркивание по всей ширине листа, обрамление абзаца) устанавливаются в пункте меню Формат/Границы и заливка. Открывшееся окно позволяет выбрать:

1. тип линии (сплошная, пунктирная);
2. цвет линии (по умолчанию – черный);
3. толщина линии;
4. местоположение границы (устанавливается щелчком на образце после выбора параметров границы).

В ряде случаев, (например, когда абзац расположен в ячейке таблицы) требуется уточнить в поле «Применить к»  подчеркиваемый компонент: текст, абзац и т.д.

Списки. Для оформления перечислений в текстовом процессоре используются элементы форматирования списков. Для создания списка нужно выделить фрагмент текста, каждый абзац которого должен быть пунктом списка.    Далее выбор пункта меню  Формат/Список открывает окно создания списков, имеющее вкладки, определяющие следующие типы:

1. маркированный список (пункты списка помечены одним и тем же знаком;
2. нумерованный список (пункты списка последовательно пронумерованы числами или буквами);
3. многоуровневый список (элементы списка имеют различный уровень вложения (нумерации)).

При отсутствии нужных маркеров (видов нумерации) в окне надо выбрать произвольный вид списка и нажать на кнопку «Изменить», это приведет к  открытию окна изменения параметров списка, где можно установить нужный вид маркера, отступы списка и прочие параметры.

Использование стилей для форматирования текста. Стиль – поименованный и сохраненный как единое целое набор параметров форматирования (абзаца). Использование стилей позволяет ускорить форматирование текста, а также автоматизировать создание  ссылочных списков:

1. оглавление (если стили с именами «Заголовок1», «Заголовок2» и т.д. применены к заголовкам, входящим в оглавление, см.Вставка объектов. Вставка оглавления);
2. список иллюстраций (если стили применены к названиям рисунков) и т.д.

Для применения стиля к фрагменту текста нужно выделить этот фрагмент и вызвать пункт меню Формат/Стили и форматирование, при этом открывается окно стилей, где можно выбрать из имеющегося списка стилей нужный.  

Для форматирования заголовков текста (названий разделов, глав, параграфов)  с последующим созданием ссылочных списков, применяются стили именами «Заголовок1», «Заголовок2» и т.д.

Работа с таблицами. В приложении Word можно работать с таблицами как  созданная средствами самой программы, так и внедренными из других приложений (такие таблицы являются объектами Word и не рассматриваются в данной методике).

Если таблицу не разместить по ширине листа можно для размещения такой таблицы создать в документе раздел с горизонтальной ориентацией (см. Вставка объектов. Создание разделов.).

Если таблица не помещается по длине листа, окончание таблицы автоматически переносится на следующий лист.

Каждая ячейка таблицы по структуре является отдельным абзацем текста. Иногда автоматическая настройка абзаца при создании таблицы перемещает курсор ввода за пределы ячейки и вводимый текст не виден,  в этом случае следует применять правила форматирования абзаца. (см.Форматирование. Абзац).

Добавление таблицы. Собственные таблицы вставляются в документ в текущей позиции курсора. Для создания (добавления) таблицы в документ надо выбрать пункт меню Таблица/Вставить/Таблица, при этом откроется окно установки параметров таблицы (число строк, столбцов). При создании таблицы число столбцов и строк назначается максимально нужным. Параметр «Автоподбор ширины» задается «Постоянная».

Выделение таблицы и ее элементов. Правила выделения  таблицы совпадают с правилами выделения текста, также возможно использовать пункт меню Таблица/Выделить…

Добавление и удаление элементов таблицы. Чтобы добавить столбец в таблицу после того, как  столбец, рядом с которым надо разместить еще один,  будет выделен надо выбрать пункт меню Таблица/Вставить и выбрать из предложенных вариантов нужный. Те же действия совершают, когда надо вставить строку.

Чтобы удалить элементы таблицы (строку, столбец) нужно их выделить и выбрать пункт Таблица/Удалить и выбрать из предложенных вариантов нужный.

Объединение ячеек таблицы. Чтобы преобразовать несколько ячеек в одну надо выделить эти ячейки и выбрать пункт меню Таблица/Объединить ячейки.

Изменение размеров элементов таблицы. Чтобы изменить ширину столбца или высоту строки ячейки надо подвести курсор мыши к той линии, положение которой нужно изменить, дождаться изменения формы курсора на двухстороннюю стрелку, нажать левую кнопку мыши и протащить линию в нужном направлении.

Вертикальное размещение текста в ячейке. Для размещения текста по вертикали в ячейке надо поместить на эту ячейку курсор мыши и вызвать всплывающее меню, где надо выбрать пункт «Направление текста».

Форматирование текста в таблице. Правила форматирования текста в ячейках таблицы совпадают с правилами абзаца. Если требуется установить размещение текста в ячейке по вертикали, надо вызвать всплывающее меню на этой ячейке и выбрать пункт «Выравнивание в ячейке». Иногда автоматическая настройка абзаца при создании таблицы перемещает курсор ввода за пределы ячейки и вводимый текст не виден,  в этом случае следует применять правила форматирования абзаца. (см.Форматирование. Абзац).

Обтекание текстом и другие свойства. Если требуется, чтобы  таблица небольшого формата была размещена на странице прижатой к левой или правой границе листа, или таблицу «обтекал» текст – размещался  слева (справа) от таблицы надо вызвать всплывающее меню на таблице и выбрать пункт Свойства таблицы (или пункт меню Таблица/Свойства таблицы), где по образцу выбирается выравнивание и обтекание таблицы. В окне свойств таблицы также можно установить нужные значения других параметров: размещение таблицы на листе (слева, справа, по центру), точное значение размеров строк и столбцов и т.д.

Вставка объектов.  Объект документа Word – не текстовый фрагмент документа, подготовленного другой программе или встроенными средствами данного приложения:

1. готовое изображение (рисунок из коллекции Microsoft или из файла);
2. специальный символ (символ, отсутствующий в раскладке клавиатуры: греческая буква, математический символ и пр.);
3. фигурный заголовок (текстовые объекты, созданные с помощью готовых эффектов)
4. формула (с использованием структуры формул, математических знаков и символов и пр. элементов);
5. создаваемое схематическое изображение (собственное графическое изображение Word);
6. сноска (численный или символический знак, указывающий на пояснение внизу страницы или документа);
7. оглавления, списки иллюстраций и др. поля (поля – собственные объекты Word, представляющие местозаполнители для данных, автоматически собираемых из форматированных стилями фрагментов текста)
8. колонтитулы (регулярная информация в верхней и нижней частях страниц документа – номер страницы, название главы и т.д.)

Вставка готового изображения.  Для вставки рисунка, имеющегося в коллекции картинок Microsoft, или графического изображения, сохраненного в  файле (созданного какой-либо графической программой или фотографии в цифровом формате) нужно выбрать последовательно пункт меню Вставка/Рисунок и либо пункт Коллекция картинок Microsoft, либо пункт Из файла.  

Выбор Коллекции картинок открывает область экрана Вставка картинок, выбор пункта Коллекция картинок внизу этой области открывает окно   Избранное, где надо еще раз выбрать папку Коллекция картинок, где содержатся  рисунки и фотографии (называемые клипами), сгруппированные по темам. Выбрав нужную тему надо выделить подходящий рисунок, щелкнув по нему левой кнопкой мыши, затем правой кнопкой мыши вызвать всплывающее меню и выбрать Копировать. Следующее действие – вернуться в документ Word, щелкнув левой кнопкой мыши по любой точке в окне Word, затем установить курсор клавиатуры туда, где должен находиться верхний левый угол рисунка и вставить из буфера оперативной памяти (см. Копирование и вставка скопированных фрагментов в приложении). Также вставить рисунок можно выбрав инструмент Добавить картинку на панели инструментов Рисование.

Выбор Из файла открывает окно проводника Добавление рисунка. Структура окна и метод работы с ним совпадает с окном сохранения документа (см. Сохранение документа в приложении); с помощью этого окна выбирается папка, в которой расположены графические файлы и загружаемый файл. Вставка рисунка производится выбором рисунка и нажатием на кнопку Вставить. Как и в первом случае рисунок помещается  туда, где находится курсор клавиатуры.

Свойства рисунка (изменение размеров, обтекание, перемещение). У вставленного рисунка можно изменить размеры, выделив его и потянув левой кнопкой мыши за нужный маркерный узел.

По умолчанию рисунки не имеют свойства обтекания текстом и их нельзя перемещать по пространству документа. Если требуется задать эти свойства нужно вызвать на рисунке всплывающее меню и выбрать пункт Формат рисунка. В открывшемся окне на вкладке Положение требуется задать обтекание Вокруг рамки. Этот тип обтекания не только задает свойство обтекания, но и дает возможность перемещать рисунок (с нажатой на рисунке левой кнопкой мыши). При перетаскивании рисунка надо следить, чтобы границы рисунка не выходили за поля зоны печати (см. Начальные сведения о программе).

Вставка специального символа. Для вставки символов и знаков, отсутствующих на клавиатуре можно воспользоваться пунктом меню Вставка/Символ. В открывшемся окне Вставка символа есть поле Шрифт, в котором указан тип шрифта (набора символов), по умолчанию Обычный текст. В таблице, пользуясь полосой прокрутки, надо найти требуемый символ, щелчком мыши выделить его и нажать кнопку Вставить. Если символ отсутствует в таблице шрифта, нужно выбрать другой тип шрифта. В шрифте Symbol имеется большинство знаков, которые требуются при наборе различных текстов.  

Вставка фигурного заголовка. Для создания элемента оформления в виде фигурного текста, надо выбрать пункт меню Вставка/Рисунок/Объект WordArt. В открывшейся коллекции выбирается подходящий тип надписи и нажимается кнопка ОК. В открывшемся окне нужно установить шрифт заголовка и размер его, ввести вместо слов «Текст надписи» нужный текст, и нажать ОК. Также вставить фигурную надпись можно выбрав инструмент Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

 У объекта такого типа также можно изменить размеры и задать свойства обтекания и перемещения вызвав во всплывающем меню пункт Формат объекта WordAtr. В открывшемся окне на вкладке Положение требуется задать обтекание Вокруг рамки.

Вставка формулы. Для создания формул со сложной структурой рекомендуется использовать редактор формул. Чтобы вставить формулу в текст нужно установить в нужную  позицию курсор, а затем выбрать пункт меню Вставка/Объект и на вкладке Создание выбрать в списке Тип объекта Microsoft Equation 3.0 и нажать кнопку ОК. (отсутствие в списке Тип объекта редактора формул Microsoft Equation 3.0 означает что этот компонент нужно установить).

Формулы создаются вводом чисел и переменных с клавиатуры и выбором символов и математических знаков (дробей, интегралов, индексных рамок и пр.) с панели инструментов Формула. Для выбора знаков с этой панели нужно щелчком на нужном участке раскрыть соответствующую библиотеку шаблонов и следующим щелчком выбрать необходимый вариант. Далее в окне формулы нужно заполнить все темные окошки местозаполнителей перемещаясь курсором мыши или стрелками на клавиатуре. Чтобы вернуться в Microsoft Word, щелкните по странице документа. Для редактирования созданной формулы надо дважды щелкнуть по ней, это приведет к возврату в редактор формул.

У объекта «формула» также можно изменить размеры и задать свойства обтекания и перемещения вызвав во всплывающем меню пункт Формат объекта. В открывшемся окне на вкладке Положение требуется задать обтекание Вокруг рамки.

Вставка создаваемого схематического изображения. Графические объекты, создаваемые средствами Word относится к векторной графике. Допускается редактирование, перемещение и изменение порядка отображения отдельных компонентов таких объектов. Компоненты (линии и фигуры, из которых состоят векторные рисунки) можно группировать и разгруппировывать, изменять порядок их отображения, а также изменять цвет одного или всех компонентов. 

Компоненты схематических графических объектов называются  автофигурами. Набор автофигур (прямоугольник, окружность, а также различные линии, компоненты структурных схем, блок-схем алгоритмов и пр.) находится на панели инструментов Рисование и вызывается нажатием кнопки Автофигуры. На появившейся панели надо выбрать подходящую категорию и щелкнуть левой кнопкой мыши на нужной фигуре. При создании рисунка в Microsoft Word вокруг него отображается  полотно – область, в которой можно рисовать фигуры. Нужно поместить крестик курсора мыши внутри границ  полотна и протянуть по диагонали, создавая фигуру (для прямых линий и нефигурных стрелок протягивать нужно по прямой). Так можно вставить неограниченное количество фигур. Фигуры, которые полностью содержатся в пределах полотна можно изменять и перемещать одновременно, они сгруппированы.

Фигуры можно размещать не только на полотне, но они не будут входить как компоненты в получившееся изображение.

Если необходимо создать фигуру с надписью нужно создать нужную автофигуру, вызвать всплывающее меню на ней и выбрать пункт Добавить текст, после чего вводится текст, который форматируется по правилам абзаца.

Если текст, относящийся к схеме должен находиться вне обрамления, то сначала нужно создать произвольную автофигуру, внести в нее текст, далее вызвать всплывающее меню на границе автофигуры и выбрать пункт меню Формат автофигуры. На вкладке Цвета и линии нужно изменить параметр Цвет на Нет линий.

У графических объектов также можно изменить размеры и задать свойства обтекания и перемещения вызвав во всплывающем меню полотна или одиночной фигуры (если фигура не в полотне) пункт Форматировать полотно (Формат автофигуры). В открывшемся окне на вкладке Положение требуется задать обтекание Вокруг рамки.

Вставка сноски. Для того чтобы пометить сноской какое-либо слово нужно установить курсор клавиатуры после этого слова и вызвать пункт меню Вставка/Ссылка/Сноска. В открывшемся окне надо установить параметры сноски, после чего нажать кнопку ОК. После этого действия выбранный знак сноски будет установлен там, где находился курсор, а курсор будет установлен либо в низу страницы, либо в конце всего документа – в зависимости от выбранного параметра сноски. Далее следует набрать текст сноски и щелкнуть мышью по основой части документа, для выхода из редактирования сноски.

Вставка создаваемого оглавления. Оглавление представляет собой список заголовков документа. Для того, чтобы создать автооглавление предварительно нужно отформатировать стилями Заголовок1 (Заголовок2 и Заголовок3 в случае необходимости) названия пунктов (подпунктов и параграфов  соответственно). Далее курсор клавиатуры надо установить на той странице, где должно находится оглавление и вызвать пункт меню Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. В открывшемся окне надо выбрать вкладку Оглавление и установить параметры (или оставить параметры по умолчанию), после чего нажать кнопку ОК. Microsoft Word найдет все необходимые заголовки, отсортирует их по уровню заголовка (Заголовок1, 2, 3), добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Создание новых страниц, колонтитулов и разделов. Документ Word может иметь сложную структуру, содержать страницы, разделы, колонтитулы, колонки.

Создание новых страниц. Если документ содержит страницы заполненные  не по всей длине, а следом за такой страницей должна идти следующая страница,  переход между страницами нужно создавать вызвав пункт меню Вставка/Разрыв, в открывшемся окне в группе Начать выбрать Новую страницу и нажать кнопку ОК.

Создание колонтитула. Колонтитулы – блоки описания отдельных страниц с указанием присущих документу в целом и каждой странице в отдельности  параметров. Там могут размещаться номер страницы, номер и название главы, имя автора и т.д. Для колонтитулов зарезервированы области в верхней и нижней частях страниц документа.

Для того чтобы создать колонтитул документа  нужно вызвать пункт меню Вид/Колонтитулы. В открывшемся поле верхнего колонтитула с помощью инструментов появившейся панели инструментов Колонтитулы  надо установить и отформатировать те виды информации, которые нужно поместить в колонтитул (Номер страницы, дата создания, автор и т.д.).

При этом колонтитулы текущего раздела будут содержать однотипную информацию, изменяемую (например нумерация страниц) и неизменяемую (например полное имя файла или имя автора).  Если требуется сформировать нижний колонтитул, то перейти в область нижнего колонтитула можно с помощью инструмента Верхний/нижний колонтитул на панели Колонтитулы.  

Если в документе имеется несколько разделов (см. Создание колонтитулов и разделов. Создание разделов.) содержимое колонтитулов в разных разделах может быть различным. Для этого при создании колонтитулов надо воспользоваться инструментом Переход к следующему. При этом курсор клавиатуры перейдет в зону колонтитула следующего раздела, где можно задать другую информацию, например установить нумерацию страниц непоследовательно, с другого номера, другое название главы и т.д.

Создание разделов. Раздел – часть документа, имеющая заданные параметры форматирования страницы (размер бумаги, ориентация страницы, поля страницы). Новый раздел создается при необходимости изменения этих параметров, или колонтитулов при сохранении прочих параметров.

Для вставки раздела в документ нужно установить курсор клавиатуры туда, откуда следует начать раздел. Далее надо выбрать пункт меню Вставка/Разрыв и в открывшемся окне в группе Новый раздел выбрать параметр, указывающий, откуда следует начать новый раздел и нажать кнопку ОК. Открывшая новая страница будет первой страницей нового раздела, что можно увидеть в строке состояния. Создав новый раздел следует установить его параметры, т.к. по умолчанию он наследует параметры предыдущего раздела.

3. Краткий справочник по текстовому процессору WORD

4. Табличный процессор Microsoft Excel

Начальные сведения о программе. Табличный процессор Excel является программой обработки вычисляемых электронных таблиц.  Он предназначен для обработки числовой (и текстовой)  информации и выполняет следующие функции: создание и редактирование содержимого электронной таблицы; автоматизация ввода последовательностей; вычисление введенных формул; использование встроенной библиотеки математических, статистических и прочих функций; оформление таблиц и отдельных ячеек; создание графического отображения данных (графиков и диаграмм разного вида); обработка введенных данных методами сортировки и фильтрации; вывод на печать созданного документа.

Файл, созданный программой называется книга, иногда – документ Excel, такие файлы сохраняются с расширением .xls.

В интерфейс программы ниже панели меню стандартно входят панели  инструментов Стандартная и Форматирование, а также  Строка редактирования формул – не отключаемый компонент интерфейса.

Далее расположен Рабочий лист, состоящий из отдельных ячеек. Каждая ячейка определяется своим адресом, образующимся из индекса столбца и номера строки, на пересечении которых ячейка находится.

Табличная структура листа Excel является внутренним представлением программы, она создана для адресации и пространственной привязки информации к рабочему листу. При распечатывании ячеистая структура листа (сетка) не будет отображаться на печати. Отображение сетки также можно отключить с помощью настроек программы.

Ниже пространства рабочего листа расположена строка ярлыков листов. Документ Excel (книга Excel) по умолчанию состоит из 3 листов, ярлыки которых расположены на этой строке. Каждый лист имеет 65536 строк и 256 столбцов. Количество листов можно изменить, а самим листам – дать имена, отличные от имен по умолчанию (Лист1, Лист2 и т.д.). Для работы с листами нужно вызвать на соответствующем ярлыке листа контекстное (всплывающее)  меню и выбрать нужный пункт.

Самой нижней строкой интерфейса процессора Excel является строка подсказки, которая информирует о состоянии приложения или дает подсказку по дальнейшим действиями.

Основные правила ввода. Для того, чтобы ввести данные нужно выделить ячейку. Для этого поместите курсор мыши на выбранную ячейку и щелкните по ней – ячейка станет выделенной черной рамкой, а в правом нижнем углу у нее появиться маленький черный квадрат – маркер автозаполнения (использование средств автоматизации ввода см. Создание последовательностей). Такая ячейка называется активной, именно с активной ячейкой производится вся работа в Excel. Адрес активной ячейки отображается в поле «Имя» строки формул. В активную ячейку можно ввести информацию стандартных типов Excel (числа, текст, формулы и т.д.), введенные данные сохраняются, если ввод завершается нажатием клавиши Enter. В каждую ячейку можно ввести до 65000 текстовых или числовых символов в любом формате.

В случае, когда размеры ячейки (высота строки, ширина столбца) не устраивает пользователя, можно провести коррекцию размеров ячейки с помощью мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между индексами столбцов (или номерами строк). При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной черной стрелки. Если в этот момент нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую прямую, которая показывает смещение границы. При отпускании кнопки мыши новая граница столбца (строки) устанавливается.

В любой ячейке Excel может содержаться текстовая строка, число (в том или ином формате) или формула. Тип данных автоматически определяется программой при вводе.

Ввод данных производится в активную ячейку.

Если ввод начинается со знака равенства, то данные определяются как  вычисляемая формула. Формулы содержат обычные арифметические операторы (+, –, *, /, ^) в качестве операндов используются числа и содержимое ячеек (по адресам) (см. Адресация). Кроме обычных арифметических операций можно использовать встроенные функции Excel, которые облегчают процесс вычисления (см.  Ввод формул. Встроенные функции).

Числа вводятся в привычном виде со знаком или без него, в качестве десятичного разделителя по умолчанию используется знак запятая. Виды представления числовой информации в Excel определяются форматом (см. Форматирование.  Форматы данных)

Любая последовательность иных символов (не начинающаяся со знака равенства и не число) определяется как текст.  В случае, когда ширина введенного текста больше ширины ячейки по умолчанию данные «налезут» на ячейки, расположенную справа. Если  эти ячейки заняты какими-то данными, то текст будет виден в ячейке только частично. Чтобы разместить текст внутри  ячейки без таких эффектов нужно отформатировать расположение информации (см. Форматирование. Выравнивание).

Завершается процесс ввода нажатием клавиши Enter.

Если требуется работать не с одной, а с группой смежных ячеек в виде прямоугольника, такую группу называют диапазоном. Активизируется (выделяется) диапазон протягиванием мышью по диагонали диапазона. Выделенный диапазон показывается инверсным цветом.

Для создания графика (диаграммы) вначале требуется создать таблицу с данными, по которым будет строиться графическое отображение, а затем приступать собственно к построению графика средствами Excel (см. Создание диаграмм и графиков).

Малоопытными пользователям рекомендуется в начале работы создать отформатированную таблицу (определить количество ячеек и задать граничные линии), а затем заполнять информацией ячейки таблицы, но эта рекомендация не является требованием.

Форматирование. Параметры форматирования в Excel применяют либо к активной ячейки, либо к выделенному диапазону ячеек. Назначить параметры форматирования возможно выбрав пункт меню Формат/Ячейки или вызвав на активной ячейке (диапазоне) всплывающее меню и выбрав пункт Формат ячейки. При этом открывается окно «Формат ячейки» имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА.

Форматирование решает задачи определения:

5. числовых форматов (вид представления информации: дробный, процентный, экспоненциальный и пр.);
6. расположения информации в ячейке (расположение под углом, объединение нескольких ячеек в одну и пр.);
7. шрифтов (выбор типов, начертаний и размеров символов);
8. границ (тип линии, толщина, цвет);
9. цвета фона;
10. защиты содержимого.

Форматы данных. Вкладка окна «Формат ячейки» ЧИСЛО позволяет установить формат отображения содержимого ячейки, выбрав из списка нужный. Выбор формата в окне сопровождается пояснением его особенностей.

«Числовой» формат устанавливает для числа количество отображаемых знаков после запятой. Если ширина столбца недостаточна для отображения числа, в ней появляются символы #####. В этом случае необходимо расширить столбец (см. Основные правила ввода) или уменьшить размер шрифта (см. Форматирование. Шрифт).

«Денежный» формат сопровождает содержимое ячейки знаком выбранной из списка валюты, с содержимым можно производить все математические операции.

Формат «Дата» – позволяет отобразить дату по одному из выбранных шаблонов, отсчет производится от 1 января 1900 г. С датой можно работать как с числом,  величина числа равна количеству дней с 1 января 1900 г. по текущую системную дату.  

Формат «Текстовый» – содержимое, каким бы оно ни было, воспринимается процессором как текст.

Выравнивание. Расположение информации в ячейке определяется режимами, устанавливаемыми на вкладке Выравнивание окна Формат ячейки. На этой вкладке имеются категории режимов: Выравнивание, Отображение, Ориентация.

Два списка По горизонтали и По вертикали категории Выравнивание задают возможности расположения данных в активной ячейке (диапазоне ячеек). Смысл назначения режимов совпадает с режимами в приложении Word.

Категория Отображения имеет три режима, включаемые «флажками»:

Перенос по словам – задает размещение текст внутри  ячейки, делает ячейку «резиновой», растягивающейся вниз для размещения вводимого текста.

Автоподбор ширины – размещает текст в ячейке по ширине зрительно уменьшая знаки (без изменения фактического размера шрифта)

Объединение ячеек – требует предварительного выделения диапазона ячеек, т.к. этот режим дает эффект слияния ячеек. Режим не дает никаких изменений отображения при назначении для одной ячейки.

Категория Ориентация позволяет установить произвольный угол размещения надписи или с помощью ввода в поле числового значения, или на  полукруглой панели, прихватывая слово «Надпись» левой кнопкой мыши.

Шрифт. Вкладка шрифт во многом соответствует установкам шрифта в приложении Word. Можно форматировать только часть текста в ячейке: нужно выделить группу символы текста, и вызвать режим форматирования (пункт меню Формат/Ячейки), при этом будет доступна только одна вкладка Шрифт, где и назначаются параметры форматирования текста. Частичное форматирование любых числовых форматов невозможно.

Граница. Вкладка ГРАНИЦА позволяет установить толщину, форму и  цвет линий границ ячейки или диапазона. Сначала нужно выбрать тип и цвет линии, затем, щелчком по макету или по образцам установить границы активной ячейки (диапазона).

Вид. Вкладка ВИД определяет цвет и узор заливки ячеек.

Защита. Вкладка ЗАЩИТА позволяет снять защиту с защищенного диапазона (защита на ячейку устанавливается в настойках параметров).

Создание последовательностей.  Для создания последовательных данных в Excel предусмотрены средства автоматизации ввода – способы автозаполнения. Автозаполнение применяется для создания:

11. числовых последовательностей;
12. текстовых последовательностей с числовыми данными (например: часть 1, часть 2 и т.д.);
13. последовательности дат;

 Инструментом автозаполнения является маркер заполнения  – маленький черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки, при подводе к нему курсор мыши меняет форму на маленький черный крест.

Создание числовых последовательностей. Для заполнения смежных ячеек последовательным рядом чисел с определенным шагом нужно ввести в первую ячейку ряда начальное значение. Далее, перетащить маркер заполнения по строке  вправо (по столбцу вниз) нажав правую клавишу мыши. При отпускании клавиши мыши открывается всплывающее меню, в котором требуется выбрать пункт ПРОГРЕССИЯ. В открывшемся окне требуется установить тип прогрессии и шаг изменения чисел и нажать кнопку ОК.

Второй способ: ввести в начальную ячейку первое из значений, в следующую ячейку ввести второе из значений ряда, затем выделить обе ячейки, и перетащить маркер заполнения левой клавишей мыши. При протягивании возле курсора мыши отображаются значения последовательности (вверх или налево – с уменьшением, вниз или направо – с увеличением), после отпускания клавиши мыши интервал заполняется этими значениями.

Создание текстовых последовательностей. Для создания записей, в которые входят повторяющийся текст и изменяющееся число (например: глава 1, глава 2) используют второй из рассмотренных выше способов создания последовательностей.

Если последовательность представляет собой перечисление названий месяцев или дней недели достаточно ввести только первое значение, например – вторник, и, маркером заполнения протянуть по интервалу.

Создание последовательностей дат. Для создания ряда дат можно использовать тот же способ: ввести начальное значение даты (можно не форматировать ячейку под тип «ДАТА», а использовать для ввода разделитель - точку, тогда введенное значение, например, 14.3.04, будет воспринято как дата – 14 марта 2004 года). Далее маркером заполнения нужно протянуть по интервалу и отпустить левую клавишу мыши.

Другой способ предоставляет большие возможности для работы с датами. Маркер заполнения ячейки с начальным значением перетаскивают правой клавишей мыши, при отпускании открывается всплывающее меню, в котором выбирают один из пунктов: заполнить по дням, заполнить по рабочим дням, заполнить по месяцам, заполнить по годам. Выбор пункта определяет тип заполнения.

Быстрое копирование с помощью автозаполнения. В Excel, как и любом приложении под ОС Windows для копирования и вставки применяются команды меню Правка/Копировать и Правка/Вставить, но существуют и автоматизированные способы. Если нужно продублировать данные (числового, текстового типа или содержащие формулы) в смежные ячейки строки или столбца, то надо ввести данные в начальную ячейку, а затем перетащить маркер заполнения начальной ячейки по строке (столбцу) с нажатой левой клавишей мыши. При этом произойдет автоматическое копирование содержимого первой из ячеек в остальные. При быстром копировании ячейки содержащей формулы с адресными ссылками в формулах происходит изменение адресов (см. Адресация)

Ввод формул. Формулы применяются везде, где значения одних ячеек зависят от содержимого других ячеек, при этом, изменение исходных данных в ячейках ведет к автоматическому пересчету результата в зависимых ячейках. Ввод формулы начинается со знака равенства и сопровождается дублированием набора в строке редактирования формул, завершается ввод формулы нажатием клавиши Enter. После этого в ячейке отображается результат вычисления (если формула набрана грамотно), а саму формулу можно увидеть в строке формул (при активизированной ячейке).

Формула может содержать числа, ссылки (адреса ячеек, содержимое которых участвует в вычислениях), и встроенные функции Excel. Ссылку на ячейку можно сделать непосредственно вводя с клавиатуры адрес (например D7, A4, G12) или указать адрес щелчком мыши по ячейке. Эти элементы могут соединяться знаками операций (+, –, *, /, ^), скобки могут изменять порядок действий.

В формуле адреса ячеек могут присутствовать как в относительном виде так и в абсолютном, разница этих двух способов адресации проявляется только при копировании формулы (см. Адресация).

Если введенную формулу нужно исправить следует активизировать нужную ячейку, при этом формула отображается в строке редактирования формул, и щелчком поместить курсор мышки в эту строку редактирования. Попытка изменить формулу без входа в строку редактирования удалит содержимое ячейки.

При вводе формул в таблицу удобно вводить формулу только для первой строки (столбца), а остальные ячейки заполнять формулами с помощью автозаполнения (см. Создание последовательностей.Быстрое копирование…).

Встроенные функции. Функции Excel — специальные текстовые команды, которые выполняют вычисления по заданным величинам (аргументам), в жестко заданном порядке. Аргументами  функций могут быть также адреса ячеек, в этом случае адрес – это ссылка на содержимое ячейки. Если требуется передать в качестве аргумента диапазон значений можно адрес диапазона вручную адресами противоположных углов: например, D3:G15, или указать диапазон протягиванием мыши от угла к углу.

Ряд наиболее часто встречающихся функций вынесен в виде списка Автосумма на Стандартную панель инструментов.  Там представлены функции: суммирования, вычисления среднего арифметического, нахождения количества непустых ячеек в диапазоне, нахождения минимума и максимума. Для работы со списком достаточно активизировать ячейку и вызвать нужную функцию. Формула появится в ячейке, причем, если ячейка примыкает к непустым ячейкам,  будет выделен бегущей рамкой диапазон, с которым предлагается производить вычисления. Если диапазон не устраивает пользователя или он не выделен, его нужно выделить самостоятельно обычным образом.

С помощью пункта меню Вставка/Функция (или кнопки fx в строке редактирования формул) можно вызвать МАСТЕР ФУНКЦИЙ, дающий доступ ко всему списку имеющихся функций.

При вызове мастера строка редактирования формул изменяется, поле, в котором находился адрес активной ячейки заменяется на раскрывающийся список последних  десяти использованных функций. Это поле используется в случаях, когда требуется  Диалоговое окно мастера функций позволяет выбрать тип функции в поле «Категория», далее нужно выбрать саму функцию в поле «Функция». Например, функция, находящая синус угла (SIN) находится в категории МАТЕМАТИЧЕСКИЕ, функция вычисляющая среднее значение набора чисел (СРЗНАЧ) находится в категории CТАТИСТИЧЕСКИЕ.  При указании функции на панели мастера функций появляется сообщение-подсказка, поясняющая действие функции и вид аргумента. После нажатия на кнопку ОК мастера функций открывается окно, в поля которого нужно ввести аргументы функции – данные или адреса ячеек (для нахождения синуса – значение угла, для вычисления среднего значения – набор числовых данных  в виде диапазона).

Использование вложенных функций. Для вычислений часто требуется использовать вложенные функции (например, функция синус требует аргумент в радианах, а имеются данные в градусах, нужно преобразовать градусы в радианы, используя функцию «РАДИАН»). В этом случае с помощью мастера функций сначала выбирают «внешнюю» функцию (в нашем случае – SIN). В открывшемся окне имеется поле ввода аргумента, в нашем случае это должна быть функция, преобразующая градусы в радианы. Обычный доступ к мастеру функций закрыт,  повторные обращения к встроенным функциям возможны через поле со списком десяти последних использованных функций, оно находится на левом краю строки редактирования. Открыв список нажатием на черную треугольную стрелку надо выбрать последнюю строку «Другие функции…» и далее работать с открывшимся мастером функций (в примере – выбрать из категории математические функцию РАДИАН).  После этого указывается аргумент (вводом числа или адресом ячейки) и нажимается кнопка ОК.

Более сложные случаи вложения функций в настоящем пособии не рассматриваются, при необходимости обратитесь к справочной системе Excel или преподавателю.

Адресация. Каждая ячейка в Excel имеет адрес, образующийся из индекса столбца и номера строки, на пересечении которых ячейка находится. Адрес активной ячейки (или начальной ячейки выделенного диапазона) отображается в поле на строке редактирования формул. Адрес используется как ссылка на содержимое ячейки, какого бы типа данные в ячейке не находились (текст, число, дата). Если в ячейке записана формула то ссылка на эту ячейку  дает возможность обратиться к результату вычислений.

Использовать адресные ссылки можно только в формульном виде, т.е. ввод нужно начинать со знака равенства.

При вводе адреса ячеек можно набирать на клавиатуре, но проще вводить их щелчком по ячейке с нужным адресом. Адрес диапазона (как аргумента какой-то функции) можно задать вручную адресами противоположных углов: например, D3:G15, или указать диапазон протягиванием мыши от угла к углу.

В Excel используется адресация абсолютная и относительная.

 Разница этих двух способов проявляется только при копировании формулы. Адресные ссылки, которые при копировании изменяются, называют относительными: при копировании формул, где имеются ссылки, автоматически изменяется на единицу номер строки (если копирование ведется по столбцу) или имя столбца (если копирование производится по строке). Это очень удобно при создании таблиц с помощью быстрого копирования формул. Относительная адресация является используемой по умолчанию в Excel. Адресные ссылки, которые при копировании не изменяются, называют абсолютными, они используются для защиты от изменения адреса при копировании. Чтобы адрес ячейки был абсолютным нужно, чтобы в адресе перед индексом столбца и номером строки стояли знаки «$»: $F$4 – адрес ячейки F4 указанный с помощью абсолютной адресации. Удобно вводить знак абсолютной адресации нажатием клавиши F4 (при установленном на адресе клавиатурном курсоре). Повторные нажатия на клавишу F4 будут устанавливать знак «$» перед разными частями адреса, такая адресация называется смешанной. Смешанная адресация применяется для фиксации части адреса (имени столбца или номера строки) ссылки при копировании.

Создание диаграмм и графиков. Для анализа и сравнения табличных данных удобно представлять их в графической форме. Строятся диаграммы и графики с помощью МАСТЕРА ДИАГРАММ, вызывается этот мастер через пункт меню Вставка/Диаграмма или нажатием соответствующей кнопки на Стандартной панели инструментов.

Мастер работает по четырем шагам.

Вначале нужно активизировать пустую ячейку, далее вызывается мастер.

На первом шаге выбирается внешнее представление диаграммы из списка, при этом в окне ВИД мастера отображаются модификации вида. Если требуется построить график (зависимость значений одной величины от другой) правильно будет выбрать тип ТОЧЕЧНАЯ, т.к. тип график дает правильное представление только в случае упорядоченных значений аргумента с шагом единица.

На втором шаге (при нажатии кнопки Далее) следует указать диапазон  ячеек, содержащий данные.  Если данные располагаются не в едином (сплошном) диапазоне, лучше будет перейти на вкладку РЯД того же окна и нажать кнопку Добавить Ряд, при этом откроются поля для ввода Значения Х и Значения Y (если это построение графика) или поле Значения (если строится диаграмма), в эти поля нужно ввести диапазоны значений по X и по Y. Это можно сделать щелкнув мышкой в поле, которое нужно заполнить (тем самым указать процессору, куда нужно вводить данные), а далее – выделив диапазон данных. Если нужно вводить данные по другой координате надо удалить значения из следующего поля и выделить соответствующий диапазон. При заполненных полях данных в окне просмотра показывается предварительный вид графика. Нажав на кнопку Далее мастер прейдет к третьему шагу.

На третьем шаге Мастер Диаграмм позволяет отформатировать заголовки, оси и другие элементы оформления (на вкладках с соответствующими именами).

На четвертом шаге выбирается лист размещения диаграммы – предлагается два варианта: размещение на активном листе и размещение на новом, отдельном листе. Нажатие на кнопку Готово помещает график (диаграмму) на выбранный лист.

В созданном графическом отображении любой из компонентов доступен для форматирования. Для этого требуется активизировать нужный компонент (оси; собственно графическое представление – ряд; область построения) щелчком мыши и вызвать всплывающее меню. Верхняя строка всплывающего меню вызывает форматирование выделенного компонента.

Чтобы переместить графическую область или изменить ее размеры нужно активизировать ее (выделить щелчком мыши, так, чтобы она была окружена рамкой с маркерами объекта). Для перемещения требуется щелкнуть мышкой по диаграмме и, не отпуская клавиши, перетащить в другое место рабочего листа. Для изменения размеров требуется подвести к одному из маркеров объекта, и, когда курсор мышки превратиться в двухстороннюю стрелку переместить маркер по направлению стрелки.

Дополнительные возможности Excel. В табличном процессоре Excel предусмотрены средства автоматизации обработки списков баз данных. 

Список – таблиц с однородными (по столбцам) данными.

Наиболее часто используемые возможности – сортировка и фильтрация данных. При этом столбцы в списке рассматриваются как поля, а строки – как записи  базы данных.

Создание списков. Список – набор данных в табличной форме, содержащий однородные данные. Размер списка ограничивается пределами листа (65536 строк и 256 столбцов). Списком является любая таблица, удовлетворяющая рекомендациям:

14. у каждого столбца должен быть заголовок в первой строке;
15. все ячейки в столбце списка (кроме заголовка) должны быть однотипными и отформатированными одинаково;
16. заголовки столбцов не должны быть объединенными ячейками;
17. в текстовых данных не допускается наличие начальных пробелов;
18. между списками и другими данными на листе должны быть пустые ячейки (хотя бы одна строка или один столбец);
19. желательно, чтобы на листе было расположено не более одного списка.

Выполнение рекомендаций необходимо для автоматического распознавания списка.

Для применения средств автоматизации к списку в большинстве случаев достаточно указать (активизировать) любую ячейку в списке и далее вызвать соответствующую команду.

Сортировка данных списка. В большинстве случаев требуется отсортировать строки списка по убыванию или возрастанию, для этого удобнее всего использовать соответствующие инструменты на Стандартной панели. Нужно указать ячейку того столбца в сортируемом списке, где требуется сортировка,  и щелкнуть курсором мыши на нужной кнопке. При этом все строки переместятся в соответствии с заданным типом сортировки.

Более сложные случаи сортировки (по двум и более параметрам) можно реализовать используя пункт меню Данные/Сортировка. В открывшемся окне настройки сортировки  имеется три поля, в которых последовательно можно указать в списке те столбцы, сортировка по которым необходима.

Фильтрация данных списка. Фильтрация – средство отображения только тех строк списка, которые соответствуют заданным условиям, при этом записи, не удовлетворяющие условиям, временно скрыты.

Для быстрой фильтрации данных по одному или двум полям (столбцам) удобные возможности предоставляет Автофильтр: нужно активизировать любую ячейку в списке и выбрать пункт меню Данные/Фильтр/Автофильтр. В ячейках заголовка каждого столбца таблицы появится кнопка с черной стрелкой, это раскрывающийся список условий отбора. Когда условие фильтрации установлено черная стрелка окрашивается в синий цвет и в строке состояния ниже рабочего листа появляется сообщение о количестве отобранных записей (строк). Условия фильтрации можно установить по нескольким столбцам одновременно, можно создать сложное условие (например, параметр должен быть больше 5 и меньше или равен 18). Отмена отбора производится по пункту ВСЕ из списка на кнопке. Для отказа от режима фильтрации повторяется выбор Данные/Фильтр/Автофильтр.

Для более сложных случаев нужно применять пункт меню Данные/Фильтр/Расширенный фильтр.

5. Краткий справочник по табличному процессору Excel

6. Система управления базами данных Microsoft Access

Начальные сведения о базах данных. Говоря о базе данных, как информационной системе  для хранения и обработки больших массивов данных, следует подразделять два различных вида объектов.

1. Информационная составляющая: База данных (БД) – структурированный набор информации.

Основа современных баз данных – таблицы, такие БД называются реляционными.  

Строки таблиц реляционной БД называются записями, столбцы – полями.

В каждой таблице должно быть хотя бы одно ключевое поле – столбец, данные которого для каждой записи (строки) не повторяются. Примером ключевого поля в обычной таблице может служить номер пункта – он для строк не повторяется, для списка курсантов ключевым полем может являться боевой номер – даже если совпали фамилии и имена курсантов, их боевые номера не совпадут.

2. Системная составляющая Средства управления базами данных (СУБД) – программный комплекс, обеспечивающий предоставление удобного интерфейса,  ввод, структурирование, сортировку и отбор по заданным параметрам информации, защиту данных от несанкционированного доступа и т.д.

Существующие СУБД можно разделить на три категории по требовательности к ресурсам, скорости обработки данных и способам администрирования:

1. для решения задач корпоративного объема;
2. для информационных массивов среднего и малого объема;
3. для малых баз данных, используемых преимущественно в сети Internet.

 Рассматриваемая  СУБД Access относится ко второй группе в данной классификации. Приложение имеет в своей структуре средства создания информационной составляющей (таблиц) и собственно средства управления данными (возможности по созданию форм, запросов, отчетов и т.д), что вполне обеспечивает задачу учебной программы – ознакомление со средствами разработки и использования баз данных.  

В данном методическом пособии не рассматриваются принципы разработки концептуальной (инфологической) модели БД. Предполагается, что модель БД полноценна для решения поставленных задач, связи между основной таблицей и таблицами-справочниками заданы корректно (таблицы-справочники – таблицы с условно-постоянными вводимыми данными, например: перечень должностей, фирм-поставщиков и т.д.).

Для повышения продуктивности самостоятельной работы,  при рассмотрении объектов базы данных внесены краткие сведения о компонентах и их взаимосвязях, а также рассмотрены некоторые примеры создания объектов.

Рекомендуется выполнять работу по разработке базы данных в рамках учебного курса «Прикладные программы офисного назначения» последовательно, прорабатывая этапы:

1. разработка структуры всех таблиц данных;
2. создание схемы данных для связей таблиц;
3. создание форм («электронных бланков») для заполнения таблиц данными;
4. заполнение таблиц данными;
5. разработка запросов (структур для извлечения выборочных данных из одной или нескольких таблиц);
6. создание форм запросов;
7. разработку отчетов (бланков для вывода на печать);
8. создание управляющей формы (электронной панели, обеспечивающей удобный доступ ко всем объектам БД – таблицам, запросам и отчетам).

Начальные сведения о программе. Access является СУБД реляционного типа, она предназначена для решения локальных офисных задач с ограниченным объемом данных, при этом отчеты БД могут быть представлены в стандартном для офисных приложений виде.  

Вся база данных, разработанная с помощью Access,  хранится в виде одного файла с расширением .mbd. В начале работы обязательно происходит создание новой базы данных с сохранением на каком-то записывающем устройстве.  Дальнейшая работа без созданной новой или выбранной (открытой) БД невозможна.

 В интерфейс программы ниже строки заголовка и панели меню включена панель с инструментами (кнопками), стандартными для Microsoft Office и специфическими для Access.

При открытии программы из главного меню Windows в окне Access обязательно открывается Панель задач, расположенная в правой части экрана и позволяющая создать новую базу или открыть уже созданную. После создания (открытия) базы данных Панель задач автоматически закрывается.

Так как база данных представляет собой сложную многооконную структуру, в приложении возможна работа только с одной БД.

Центральную область экрана приложения занимает окно базы данных, открывающееся одновременно с созданием новой или  выбором существующей БД. В этом окне находится вертикальная панель Объекты, с кнопками Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. Выбор кнопки позволяет работать с определенным типом объектов. Окно базы имеет собственную панель инструментов, позволяющую включить режимы: Открыть просмотра уже существующего объекта и Конструктор – режим разработки нового объекта или редактирования структуры созданного объекта.

В самом низу окна Access расположена строка подсказки.

Все объекты можно создавать в одном из двух возможных режимов: режиме Мастер и режиме Конструктор.

Режим Мастер предлагает последовательность действий по созданию объекта, предоставляет шаблоны структур и оформления. Этим режимом удобно пользоваться для создания типизированных объектов, например формы таблиц и запросов удобнее создавать именно так.

Режим Конструктор предоставляет более широкие возможности пользователю для создания структуры объекта, уточнения параметров и связей с другими объектами, размещения компонентов и пр. Этот режим применяется для создания уникальных объектов. Например, в режиме конструктора предпочтительнее создавать структуры таблиц, структуры запросов, управляющую (кнопочную) форму. Также режим Конструктор позволяет изменять любой уже созданный объект Access, вне зависимости от метода его разработки.

Далее будут рассмотрены особенности создания объектов баз данных.

Таблицы. Работа над базой данных начинается с создания структуры таблиц: задания полей (столбцов) – их типов, параметров и имен. Создание таблиц предпочтительней выполнять в режиме конструктора, выбрав соответствующий пункт в окне базы  данных для объекта Таблицы.

Открывшееся окно создания таблицы в режиме конструктора разделено на две части: верхняя – для задания полей и их типов, нижняя – для уточнения свойств выбранного типа поля, причем для каждого выделенного свойства справа печатается подсказка.

В левом столбце верхней части задаются имена полей – внутренние для Access названия столбцов. В том случае, если эти имена не будут уточнены в свойствах поля (в нижней части окна), они определяются как явные заголовки столбцов таблицы. В ряде случаев уточнение требуется, т.к. внутренние имена объектов используются в программной обработке, и использовать длинные  наборы для названий не удобно. К тому же в версиях ниже Access 2000 имя поля не должно иметь пробелов.

Во втором столбце верхней части выбирается тип поля, после чего уточняются свойства данного типа.

Третий столбец верхней части предназначен для собственных комментариев и не обязателен к заполнению.

Если две или более таблиц в концептуальной базе данных имеют связи, следует подготовить поля (столбцы) по которым эта связь будет осуществляться (см. Подготовка связующих полей).

Далее будут рассмотрены типы данных, задействованные в Access и их часто используемые свойства:

Текстовый. Тип определяет текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов. Длина возможного текста – до 256 символов. Свойства текстового типа:

Размер поля – определяет количество символов, максимально отведенное под текст;

Подпись – заменяет имя поля в таблице, если в окне ввода задан текст;

Значение по умолчанию – добавляется автоматически в каждую запись базы данных;

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных;

Сообщение об ошибке – текст, появляющийся, если условие на значение не соблюдается при вводе;

Обязательное поле – признак обязательности заполнения, если установлен параметр «Да», то без заполнения этого поля ввод данных будет приостановлен;

Далее свойства, совпадающие для разных типов, рассматриваться не будут.

Поле МЕМО. Очень длинный текст. В поле MЕМО может находиться до 65 536 знаков. При необходимости хранения отформатированного текста следует использовать тип ОLE. Свойства поля MEMO аналогичны текстовому полю.

Числовой. Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Размер поля – данное свойство для поля числового типа определяет тип (целое или с дробной частью) и диапазон значений числа. Например размер, устанавливаемый по умолчанию Длинное целое позволяет задать диапазон значений в пределах от –223 до 223, но только целых значений. В случае, когда возможен ввод нецелых чисел, правильнее выбрать тип Действительное и уточнить свойства  Точность и Шкала.

Точность – свойство определяет общее число сохраняемых знаков числа;

Шкала – определяет число сохраняемых десятичных знаков (цифр после запятой).

Дата/Время. Даты и время, относящиеся к годам с 1000 по 9999.

Формат поля – в этом свойстве можно выбрать из списка формат отображения даты (заполнение данных типа дата производится числами через точку, времени – числами, через двоеточие);

Денежный. Денежные значения, денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений

Формат поля – в этом свойстве можно выбрать из списка формат отображения денежной единицы;

Счетчик. Тип данных, использующийся для создания ключевого поля (см. ниже Ключевое поле). Задает уникальные последовательно возрастающие (на 1) числа или выбирает неповторяющиеся случайные значения;

Логический. Используется для поля, значение которых может принимать только «Да» или «Нет», например, курит ли человек, имеет ли водительские права и т.д.

Поле объекта OLE. Внешний объект (например, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате). Поле объекта OLE заполняется подключаемыми данными  при вводе.

Гиперссылка. Текст, используемый в качестве гиперссылки.

Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью поля со списком. Выбор этого параметра запускает Мастер подстановок, создающий поле подстановок. После завершения работы мастера устанавливается тип данных, основанный на значениях, выбранных в мастере.

В структуре таблицы, в числе полей различных типов, должно быть поле (в более сложном случае – группа полей), свойства которого специфичны для баз данных. Такое поле носит название Ключевого поля.

Ключевое поле. В созданной структуре таблицы должно быть поле (столбец), которое однозначно определяет каждую запись в таблице. Такое поле называется ключевым, значения в нем не должны повторяться, также  не допускается нулевых значений этого поля. Если такого поля в разработанной структуре таблицы не существует, его вводят специально, задавая полю произвольное имя (например: Код, Номер и т.д.) и установив тип:  Счетчик (см. выше). Задать специальный признак ключевого поля нужно выбрав в основной (верхней) панели инструментов приложения Access кнопку Ключевое поле (с изображением ключа). При этом слева от имени поля появится изображение ключа.

Подготовка связующих полей. Если структура БД предусматривает что данные таблиц будут связаны (ввод в одну таблицу будет из данных, имеющихся в другой), это следует предусмотреть, создавая структуру таблиц. В основной таблице, куда данные будут вызываться из таблицы-справочника, следует ввести поле числового типа (размер – Длинное целое), где будет храниться код данных для таблицы-справочника. В таблице-справочнике должны быть соответственно, минимум два поля: кода (типа Счетчик) и собственно хранимой информации (требуемого типа). Дальнейшие действия по связыванию таблиц – см. Создание схемы данных.

Сохранение таблицы. Созданная структура таблицы должна быть сохранена, это делается автоматически, при закрытии режима Конструктора. Нажатие на кнопку закрытия (верхний правый угол) вызывает появление окна запроса «Сохранить изменения макета или структуры..?», нажатие на кнопку «Да» вызывает запрос на ввод имени, по умолчанию предлагается нумерованное имя «Таблица». Рекомендуется давать всем объектам (таблицам, запросам, формам и т.д.) осмысленные краткие контекстные имена для упрощения работы.

После сохранения объекта типа Таблица в окне базы данных появляется ее значок, далее с таблицей можно продолжать работу: создать для нее Форму (электронный бланк), делать по таблице Запросы (структуры вывода информации), заполнять таблицу данными (ввод данных в таблицу рекомендуется осуществлять после создания формы этой таблицы).

Рекомендуется вначале создать структуры всех таблиц разработанной модели базы данных, далее создать связи между таблицами (см. Создание схемы данных), создать для таблиц формы (см. Формы. Формы таблиц и запросов) и заполнить таблицы данными, используя формы (начинать заполнение базы данных следует с таблиц-справочников). Дальнейшими шагами будут создание структур и форм запросов (выводной информации), разработка структуры отчетов  и создание управляющей формы.

Корректировку структуры таблицы после создания ее, и заполнения данными производить можно, но делать это не рекомендуется, так как это может привести к потере введенных данных. Структуру таблиц и схему данных требуется продумать до заполнения базы информацией!

Создание схемы данных.  Таблицы БД в своей совокупности с полнотой, достаточной для решения поставленной задачи, должны описывать сущность, для информационного описания которой и разрабатывалась база данных, например: номенклатуру товаров в магазине, данные по сотрудникам предприятии, информацию об автомобилях и т.д. В общем случае таблиц в структуре базы имеется несколько, и они связаны между собой. Например таблица-справочник Издательства может быть использована, как источник ввода данных для основной таблицы базы данных книжного магазина, таблица справочник Типы кораблей – для ввода базы данных порта или базы данных морского архива.

Чтобы установить связь между таблицами требуется определить реляционные связи с помощью инструмента Схема данных, на основной (верхней) панели инструментов приложения Access.

В окно схемы данных нужно поместить макеты таблиц, между которыми требуется установить связь (согласно концептуальной модели БД). Выбором кнопки на панели инструментов Добавить таблицу или вызовом пункта меню Связи/Добавить таблицу вызывается окно выбора таблиц, нажатием кнопки Добавить нужные для выборки информации таблицы помещаются в окно схемы данных. После выбора таблиц окно выбора следует закрыть. Дублирование таблицы в нескольких экземплярах приводит к путанице, если таблица помещена в окно схемы несколько раз, ее нужно удалить, вызвав всплывающее меню на лишних макетах таблиц.

Следующие действие – создание связи: методом перетаскивания из одной таблицы в другую нужно обозначить оба связываемых поля (направление перетаскивания произвольное). При отпускании кнопки мыши открывается окно изменения связи. Для создания связей таблиц-справочников и информационных таблиц тип отношения между полями должен быть «один-ко-многим», для уточнения этого типа требуется включить свойства «Обеспечение целостности данных». «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Завершается создание связи между таблицами нажатием кнопки «Создать». Графически связь на схеме обозначается жирной прямой, где возле таблицы справочника стоит знак бесконечности, возле таблицы-приемника – единица. Если изображение иное, то связь создана некорректно, следует завершить создание схемы данных без сохранения, вернуться в объект Таблицы и изменить типы связывающих полей.

В окне схемы данных следует установить все связи между таблицами. Сохранение схемы данных производится при закрытии окна и внешне между объектами не отображается.

Формы. Таблицы являются информационной основой БД. Однако, работать с таблицами (заполнять, редактировать и т.д.), учитывая большое количество полей, не слишком удобно. Для работы с таблицами различного рода используются формы – объекты СУБД в виде окон, содержащих информационные и управляющие компоненты.

Для каждой таблицы БД, как информационной, так и виртуальной (см. Запросы) создают собственную форму, использующуюся как средство ввода, просмотра, отбора и редактирования записей.

Форма, на которой будут расположены элементы управления объектами базы данных, называется управляющей. Для учебных баз данных создают одну управляющую форму.

Формы таблиц и запросов. Для создания форм таблиц (и запросов) лучше воспользоваться мастером форм, выбрав соответствующий пункт в окне базы  данных для объекта Формы. Рекомендуется вначале создать формы таблиц- справочников, заполнить их данными и создавать форму основной таблицы БД.

 В открывшемся окне мастера форм следует выбрать объект для построения формы, открыв поле со списком Таблицы и Запросы.

Поля выбранного таблицы (запроса) отобразятся в окне Доступные поля. Кнопкой со стрелкой следует выбрать поля, выносимые на форму. Этот шаг нужен для того, чтобы поля, заполняемые автоматически (например, типа Счетчик) не путали пользователя базы данных. На следующих двух шагах (переход по шагам осуществляется нажатием кнопки Далее) мастер предлагает выбрать внешний вид формы: для таблицы рекомендуется форма в один столбец, для запроса – ленточная форма. Следующий этап – выбор стиля; в стиль входят фоновый рисунок, набор шрифтов и вид полей. На последнем шаге можно изменить предлагаемое название формы и завершить создание формы, нажав кнопку «Готово». Это приведет к открытию окна созданной формы и возможности заполнить ее. Для редактирования уже введенных записей можно воспользоваться кнопками перехода по записям – они находятся внизу формы.

Если созданная форма закрыта, открыть ее для заполнения можно или двойным щелчком – Фома откроется в рабочем режиме, или выделив объект форма нажать кнопку Открыть панели инструментов базы данных.

Замена компонентов формы. Если таблица, для которой создается форма имеет поля, связывающие эту таблицу с таблицами-справочниками, следует заменить поле кода таблицы на поле списка данных из справочника.

Для этого на последнем шаге работы мастера до того, как нажать кнопку «Готово», нужно пометить переключатель «Изменить макет формы». Другой способ получить доступ к замене поля – выделить созданную форму таблицы и перейти в режим конструктора, нажав кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.

В режиме конструктора открыт доступ к удалению, вставке и изменению компонентов формы. Компонентами формы таблицы являются поля редактирования, предназначенные для ввода информации и надписи, поясняющие назначение полей. Щелчок по компоненту поле выделяет (активизирует) и поле и надпись, относящуюся к этому полю.

Для перемещения активного компонента следует подвести к нему курсор мыши так, чтобы курсор принял форму руки, после этого достаточно перетащить компонент на нужное место. Для удаления следует нажать кнопку Delete клавиатуры компьютера. Для добавления компонентов на форму требуется воспользоваться инструментами Панели элементов. Если такая панель отсутствует на экране, обратитесь к преподавателю. На панели элементов должны быть активны две верхние кнопки: Выбор объектов и Мастера.

Чтобы заменить компонент (поле) сначала нужно его удалить с формы. Следующим шагом должен быть выбор устанавливаемого компонента – для связи со справочником требуется компонент Поле со списком на Панели элементов.  Щелчком мыши следует указать этот тип и вторым щелчком мыши указать его размещение на форме. Если кнопка Мастера на панели элементов включена, откроется окно создания полей со списком. Так как данные в поле должны быть выбраны из другой таблицы, не меняя положение переключателя следует перейти по кнопке Далее. Выбрав из предложенного списка название таблицы-справочника нужно перейти Далее. На следующем шаге выбирается поле – источник данных в таблице-справочнике. Следующая страница позволяет изменить ширину столбца поля (перетащив правую границу). Далее идет важный этап: уже выбрана таблица-источник, выбрано поле-источник, надо выбрать поле-приемник в первой таблице. Для этого нужно пометить переключатель «Сохранить в поле» и выбрать из раскрывающегося списка имя того поля основной таблицы, которое мы заменяем. Последний шаг позволяет поменять надпись компонента и связывает созданный компонент с этой надписью. Если при нажатии кнопки Готово выясняется, что местоположение созданного поля неудачное, его следует переместить.

Запуск формы на открытие и редактирование демонстрирует возможности ввода данных через связанную таблицу-справочник, при условии, что справочник уже заполнен.

Управляющая форма. Удобно, когда доступ к объектам базы данных сосредоточен в одном окне, куда и вынесены элементы управления, открывающие доступ к этим объектам. Такое окно называется управляющая или кнопочная форма, и разрабатывается средствами конструктора форм. Для создания формы в режиме конструктора следует выбрать соответствующий пункт в окне базы  данных для объекта Формы.

Открывшееся окно макета позволяет оформить рабочее поле окна узором, разместить на нем рисунок или фотографию, надписать строку заголовка окна и т.д.

Размеры будущего окна кнопочной формы легко установить, перемещая границу (или угол) макета формы.

До размещения на форме управляющих компонентов следует установить свойства формы. Доступ к редактированию свойств можно получить, дважды щелкнув по черному квадрату на пересечении линеек в окне конструктора формы. В открывшемся окне свойств имеется пять закладок, нас интересует первая закладка Макет. Рекомендуется изменять следующие поля  свойств формы:

Подпись – текст, размещенный в этом поле, будет помещен в Строку заголовка окна формы.

Полосы прокрутки – выбрать из списка значение «Отсутствуют»,  управляющая форма будет невелика по размерам, для нее наличие полос прокрутки не требуется.

Область выделения – выбрать значение Нет, обозначение области выделения не требуется на управляющей форме.

Кнопки перехода – выбрать значение Нет, кнопки перехода по записям также не нужны на управляющей форме.

Рисунок  – щелчок по этому полю позволяет войти в окно загрузки фонового рисунка, для этого нужно нажать кнопку с тремя точками. В папке C:\Windows, имеются графические файлы, позволяющие создать фоновые узоры, следует выбрать один из них и нажать кнопку ОК.

Мозаичное заполнение – выбранный параметр Да создает узор из рисунка на всей поверхности формы.

После закрытия окна свойств можно устанавливать элементы управления объектами. Для автоматизации работы следует проследить, чтобы на Панели элементов были активны две верхние кнопки: Выбор объектов и Мастера.

Элементами управления являются кнопки, нажатие на кнопки должно открывать формы, следовательно, сколько база данных содержит форм таблиц и запросов, столько на управляющей форме должно быть кнопок (и столько надписей рядом с кнопками). Еще один тип действий кнопки для проектируемых баз – вывод на просмотр отчетов (см. Отчеты). Кроме этого, на управляющей форме должна быть кнопка, закрывающая приложение Access.

Компоненты Кнопка и Надпись устанавливаются тем же методом, что и Поле со списком (см. Формы. Замена компонентов формы): щелчком мыши следует указать этот компонент на Панели элементов и щелчком мыши указать его размещение на форме. Данная технология носит название Drap-And-Drog (Перенеси-И-Брось).

Создание кнопки. Размещение кнопки на форме открывает окно мастера, в этом окне следует выбрать действие, которое будет совершаться при нажатии кнопки. Действия сгруппированы в категории.

Для кнопки, задача которой открывать форму следует выбрать категорию «Работа с формой» и действие «Открыть форму». На следующем шаге (по кнопке Далее) следует выбрать название формы, которая будет открываться при нажатии этой кнопки. Следующий шаг дает возможность открыть либо все записи, либо отобранные. В  методической разработке не рассмотрен случай отбора записей, поэтому должен быть установлен переключатель «Открыть форму и показать все записи». Следующий шаг позволяет оформить кнопку: можно разместить на кнопке поясняющий текст, причем надпись, которая появится на кнопке можно ввести свою; второй вариант – размещение рисунка на кнопке. Если будет включен флажок «Показать все рисунки» в окне правее переключателя Рисунок можно выбрать изображение подходящее для открываемой таблицы. На последнем шаге создания кнопки можно изменить внутреннее программное имя кнопки. Так как программирование действий кнопок не входит в курс изучения Access имя кнопки изменять не требуется.

Для кнопки, задача которой открыть на просмотр отчет следует выбрать категорию «Работа с отчетом» и действие «Просмотр отчета». Дальнейшие действия совпадают с действиями, по созданию кнопки открывающей форму.

Для кнопки, задача которой закрыть приложение Access следует выбрать категорию «Приложение» и действие «Выйти из приложения». Дальнейшие действия также совпадают с действиями, по созданию кнопки открывающей форму.

Если созданная кнопка оформлена надписью, поясняющей ее действие, еще раз подписывать ее не требуется; если на кнопке расположен рисунок следует создать рядом с ней компонент – надпись.

Создание надписи. Создается компонент Надпись так же, как и компонент Кнопка – по методу Перенеси-И-Брось. Размещение надписи на форме позволяет начать ввод текста, признаком этого является мигающий курсор на форме. Ввод текста завершается нажатием клавиши Enter. Если параметры шрифта надписи не устраивают разработчика, их можно изменить. Для этого компонент надпись должен быть активен – его должны помечать шесть маркеров контрастного цвета.  Когда компонент активен – доступна панель форматирования, на которой можно выбрать тип шрифта и его прочие параметры.

Для оформления окна управляющей формы на ее поверхности кроме фонового узора  возможно размещение иных объектов, созданных другими приложениями – рисунков, графиков, таблиц и т.д.

Размещение рисунка. Для того, чтобы поместить на форме рисунок следует  выбрать на Панели элементов компонент Рисунок и перенести его (по уже описанному методу) на управляющую форму. При этом открывается окно Выбор рисунка, по структуре это окно весьма похоже на окно открытия файла. В поле Тип файла по умолчанию указаны Графические файлы, что позволяет выбрать файл большинства графических форматов. В папке Обучение/Фото имеется достаточно графических файлов, позволяющих оформить панель базы данных. По умолчанию выбранный рисунок располагается в своем истинном масштабе, что далеко не всегда удобно. Для изменения параметров рисунка нужно на его поверхности вызвать контекстное меню и выбрать пункт Свойства.

На вкладке Макет окна свойств рисунка доступны параметры размещения и оформления рисунка. Рекомендуется изменять следующие значения полей:

Тип рисунка – в этом поле предлагаются два значения: Внедренный (в этом случае рисунок копируется в базу и сохраняется вместе с ней, что увеличивает объем занимаемой памяти, но гарантирует сохранение рисунка в базе) и Связанный (рисунок связывается с базой, но сам не сохраняется в структуре базы, памяти используется меньше, но возможна потеря изображения, если его удалят из папки). В нашем случае следует выбрать Внедренный тип.

Установка размеров – предлагаются три значения: Фрагмент (рисунок отображается как фрагмент изображения в исходном масштабе), Вписать в рамку (рисунок имеет размер по размерам рамки без сохранения собственных пропорций), По размеру рамки (рисунок отображается с сохранением истинных пропорций изображения, часть рамки может быть пустой). Для сохранения пропорций изображения выберем установку По размеру рамки.

Другие свойства рисунка в предлагаемой работе не являются значимыми. Перемещение рисунка и масштабирование рамки совершаются так же, как и с другими компонентами форм.

Запросы. Не рекомендуется (в общем случае) давать прямой доступ к таблицам базы данных как средству вывода информации, к тому же, отдельные   базовые таблицы несут в себе или избыток информации (не всегда требуются все данные таблицы)  или недостаток ее (некоторые данные по интересующему вопросу размещены в других таблицах).

Вывод информации разумнее организовывать посредством запросов – выборки из полей одной или нескольких таблиц. Структурно запрос представляет собой таблицу, таблица эта будет виртуальной, существующей только в момент вызова запроса на отображение информации. Следовательно, созданным запросам, как и таблицам следует создавать формы отображения (см. Формы. Формы таблиц и запросов).

В настоящей методической разработке рассматриваются способы создание запросов на выборку информации, предназначенных для отбора данных, хранящихся в таблицах. Кроме запросов такого рода можно создать запросы других типов: запрос-изменение (для перемещения данных), перекрестный запрос (для группировки данных) и т.д, позволяющие проводить более сложные операции с базой данных, но в настоящей методике эти вопросы не рассматриваются.

Перейти к работе с объектом Запрос можно нажатием кнопки Запросы в окне Базы данных. Как объект запрос представляет собой структуру временной (виртуальной) таблицы. Создать запрос можно с помощью Мастера или Конструктора. Так как запросы чаще всего являются уникальными структурами, рекомендуется создавать их в режиме Конструктора.

Создание структуры запроса. При входе в режим Конструктора (выбором пункта в окне базы  данных для объекта Запросы)  появляется окно выбора таблиц, нажатием кнопки Добавить нужные для выборки информации таблицы помещаются в окно запроса. После выбора таблиц окно выбора следует закрыть. Не рекомендуется помещение таблицы в нескольких экземплярах, это приводит к путанице, если таблица помещена в окно запроса несколько раз ее нужно удалить, вызвав всплывающее меню на дублях отображения таблиц. Если в таблицах установлена связь, они буду связанными и в окне создания запросов (см. Создание схемы данных).

Выбор полей для создания структуры запроса предоставляется разработчику структуры базы данных, в данной методической разработке объясняется механизм создания структуры на примерах.

Допустим, имеется таблица Т, в которой заданы поля: Код (ключевое поле), Фамилия, Имя, Адрес, Телефон, Год рождения, Профессия, Увлечения, Семейное положение. Нам не нужна вся информация, имеющаяся в таблице, требуется выборка только по профессии, фамилии и телефону. Для создания запроса в строке Поле первого столбца выберем из списка полей (при щелчке на ячейке справа появляется стрелка раскрывающегося списка) поле Профессия. В строке Имя таблицы появится имя Т, в строке Вывод на экран появится (по умолчанию) признак отображения. Таким же образом в следующих ячейках выбираются поля Фамилия и Телефон.

Рассмотрим более сложный пример. Допустим, имеются  две таблицы: Т1 и Т2. В таблице Т1 заданы такие же поля, как и в таблице Т из предыдущего примера, но поле Профессия является связующим с таблицей Т2 по коду. Вторая таблица Т2 является справочником, в ней имеются поля Код_проф и Профессия. Для создания такого же запроса, как и в первом примере, сначала в строке Имя таблицы из списка выберем имя таблицы Т2, тогда в списке Поле будут присутствовать только поля этой таблицы. Если предварительно таблицу не выбрать, в списке строки Поле будут отображаться все поля всех таблиц, что не удобно. Дальнейшие действия по созданию запроса совпадают с первым примером: выбираем нужное поле, в нашем случае это – Профессия, и переходим к следующей ячейке структуры запроса. Снова выбираем таблицу, это Т1, выбираем поле – Фамилия, и создаем третье поле запроса, Телефон.

Работоспособность созданной структуры запроса следует проверить, для этого нужно воспользоваться кнопкой Запуск (в виде красного восклицательного знака) в основной (верхней) панели инструментов приложения Access. При условиях, что таблица заполнена данными, и структура запроса составлена правильно выбранные поля таблиц с информацией будут выведены на экран.

Если записей с введенным значением параметра (см. Статические и Динамические запросы) в таблицах БД не существует, при запуске запроса откроется пустая таблица. Следует обратить внимание при вводе параметра: Access различает регистры букв (строчные и ПРОПИСНЫЕ).

Если структуру запроса нужно корректировать, следует нажать на кнопку Вид (крайняя левая, в виде чертежного треугольника) на основной  панели инструментов Access, что вернет запрос в режим конструктора.

При закрытии окна запроса (при режиме конструктора или в режиме пробного запуска) появляется окно с выбором «Сохранить изменения макета или структуры..?», нажатие на кнопку «Да» вызывает поле ввода имени, по умолчанию предлагается нумерованное имя «Запрос».

По созданной структуре запроса, без назначенных признаков Условия отбора на экран будут выданы все записи (строки) базы данных. Так как объем информации, заложенный в БД в общем случае очень велик, нужно ввести ограничения по какому-то признаку.

По методу выборки условия отбора запросы разделяются на статические и динамические.

Статические запросы создаются в том случае, когда значение параметра отбора постоянно. Например: в учебном отделе постоянно требуется информация об учащихся, средний балл которых ниже 3.00, в магазине постоянно требуется информация о товарах, срок хранения которых заканчивается и т.д.

 Динамические запросы используются, когда значение параметра отбора может изменяться. Например, на кафедре физкультуры требуется информация о об учащихся-спортсменах то по одному виду спорта, то по другому; в магазине требуется информация о товаре разных наименований, – то холодильник, то телевизор.

Статические запросы. Для создания запроса по выборке с параметром статического типа в структуре запроса строка Условия отбора заполняется следующим образом. В ячейке, на пересечении столбца, по которому осуществляется отбор (выбранное полю выбранной таблицы) и строки Условия отбора нужно указать значение параметра отбора. Если рассматривать первый пример статического запроса (отбор неуспевающих), то для поля  Средний балл нужно поставить значение: <=3; если указать значение 3, то выбор будет по учащимся средний балл которых равен 3.00.  Если отбор должен происходить по текстовому полю, то его значения просто записываются в ячейке.

Второй пример на статический запрос более сложный, для поля Срок хранения нужно вызвать так называемый построитель выражений, который дает возможность воспользоваться встроенными функциями языка SQL – языка структурных запросов. Функция Date категории Дата/Время возвращает текущую системную дату (сегодняшнее число в календаре компьютера).

При необходимости подбора других функций построителя выражений или при создании сложных условий отбора следует обращаться к справочной литературе или преподавателю.

Динамические запросы. Для создания динамического запроса в ячейке, образованной пересечением поля отбора и строки Условия отбора не указывают значение параметра; в эту ячейку вписывают приглашение на ввод параметра, причем приглашение должно быть в квадратных скобках, например: [Введите вид спорта], [Укажите нужный товар]. При запуске запроса на выполнение вначале появляется окно с приглашением, заданным в структуре запроса, в поле этого окна следует ввести значение параметра, по  которому должен проводиться отбор.

Отчеты. Отчет похож на форму и на запрос, и служит для форматированного вывода отобранных данных на печатающее устройство. Это электронный макет бланка распечатки, на который при проектировании отбираются требуемые данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет может иметь элементы оформления, характерные для печатных документов: номера страниц, колонтитулы и т.д.

Для создания отчетов рационально воспользоваться Мастером отчетов, который похож по действию на Мастер форм.

Выполняется отчет за ряд шагов, в процессе которых:

1. выясняются таблицы и запросы, на основе которых строится отчет;
2. поля, по которым производится сортировка, фильтрация;
3. стиль оформления печатного документа.

Редактировать отчет, созданный Мастером, можно с помощью конструктора.

Макросы и модули. Объекты этих типов предназначены для автоматизации многократно выполняемых операций и создания новых функций средствами языка программирования. В курсе «Прикладные программы офисного назначения» не рассматривается создание таких объектов.

7. Краткий справочник по процессору баз данных Access