Дополнительные возможности пакета Microsoft Office
статья по информатике и икт (7 класс)

Как только над одним проектом начинает работать больше одного человека, появляется необходимость эту работу как-то регламентировать и упорядочить. Иначе говоря, договориться, кто что делает, кто за что отвечает, как это контролируется и проверяется. Два человека могут решить эти вопросы по электронной почте или по телефону. Три-четыре — с помощью той же самой электронной почты, личных встреч или конференций в скайпе. Десятерым уже потребуется система совместной работы.

В настоящем постиндустриальном обществе роль информационных технологий (ИТИТ.) чрезвычайно важна, они занимают сегодня центральное место в процессе интеллектуализации общества, развития его системы образования и культуры. Их широкое использование ИТИТ. в самых различных сферах деятельности человека диктует целесообразность наискорейшего ознакомления с ними, начиная с ранних этапов обучения и познания.

Применение Microsoft  Office в сфере образования ряда развитых западных многих стран уже идет достаточно успешно и имеет следующие направления: презентации; электронные таблицы; работа с документами; моделирование ситуации до уровня полного погружения пользователя —– виртуальная реальность .

         Пакет Microsoft Office -– это нечто большее, чем просто набор  программ в одной коробке. Уже одно его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения, которые позволяют легко и непринужденно работать с текстами, числами и изображениями.

Но самое привлекательное в пакете Microsoft Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы большинство его компонентов имеют похожий интерфейс, общее схожие меню и аналогичные наборы кнопок панели инструментов, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, тем самым пользователь в значительной степени  может  продвинуться и освоить изучение и остальных без использования дополнительной помощи.

Начиная с версии 97, в Microsoft  Office входит новое приложение - – Microsoft Outlook. Это приложение представляет собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности, а также совместной работы с данными и документами. Microsoft Outlook включает электронную почту, базу по контактам, календарь и т. д. Но главное, - он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Microsoft Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов, которые планируется обсудить, в формате Microsoft Word, или отчет о результатах года по продажам в формате Microsoft Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте или в виде факс-сообщения.

Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу нескольких человек над общими документами. Существует возможность использования материалов, расположенных не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Кроме того, все приложения Microsoft Office поддерживают работу с электронной почтой.

         При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рассылки. Как только один участник работы закончит вносить поправки, документ отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал, при этом все пометки и исправления будет отражены отдельным цветом для каждого участника совместной работы. Исправления можно просмотреть и решить, какие из них нужно принять, а какие отменить.

Приложения Microsoft Office имеют широкий набор функций, рассчитанных на самые различные категории пользователей. Понятно, однако, что сколь бы ни был велик программный продукт, он не может содержать абсолютно все специфические функции, которые требуются разным людям. В Microsoft Office встроен универсальный язык разработки Microsoft Visual Basic. Используя его, квалифицированный пользователь может легко создать как отдельную утилиту, так и целое приложение, отвечающее требованиям конкретной организации или подразделения. Одна и та же программа на языке Visual Basic может использовать объекты и документы из любого приложения Microsoft Office.

        Microsoft Outlook 2010 программа, предназначенная для управления электронной почтой для 500 млн. человек в мире. В новой программе  2010 имеется более насыщенный набор средств для общения на работе, школе и дома.

Можно быстро отправлять нужные данные соответствующим людям и отвечайте на сообщения электронной почты. Подсказки предупредят о возможных проблемах при отправке, а быстрые действия помогут выполнить многоэтапные задачи одним щелчком мыши.

Простая настройка новых и существующих учетных записей, очистка папки «Входящие» и визуальное представление свободного места в почтовом ящике. Это лишь некоторые из многих возможностей, доступных в новом предоставлении Microsoft Office Backstage. Оно заменило традиционное меню «Файл» во всех приложениях Office 2010 и является централизованным упорядоченным местом управления учетными данными и настройки интерфейса Outlook.

Совместная работа помогает почувствовать себя в настоящем коллективе. В независимости от несущих стен, межэтажных перекрытий и географической удаленности — веб-технологии объединяют в едином рабочем пространстве.