Краткая инструкция по созданию базы данных в Access
план-конспект занятия по информатике и икт (8 класс) по теме

Тема: «Базы данных. Основные объекты БД. СУБД»

1. Определение БД И СУБД

База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных, которые хранятся во внешней памяти компьютера, и организованы по определенным правилам, которые предполагают общие принципы описания, хранения и обработки данных.

Информация, которая хранится в БД, как правило, относится к некоторой конкретной предметной области.

Например, базы данных:

1. книжного фонда библиотеки,

2. кадрового состава предприятия,

3. законодательных актов уголовного права,

4. современной музыки.

БД делятся на фактографические и документальные.

Фактографические БД содержат короткие сведения об объектах, поданные в точно определенном формате (1-3), например, Автор, название, год издания …

В документальных БД содержится информация разного типа: текстовая, звуковая, графическая, мультимедийная (4, 5). Например, БД современной музыки может содержать тексты и ноты песен, фотографии авторов, звуковые записи, видеоклипы.

Сама по себе БД содержит только информацию – «Информационный склад» – и не может обслуживать запросы пользователя на поиск и обработку информации. Обслуживание пользователя осуществляет СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗОЙ ДАННЫХ. СУБД – это ПО, которое позволяет создавать БД, обновлять и дополнять информацию, обеспечивать гибкий доступ к информации. СУБД создает на экране компьютера определенную среду для работы пользователя (интерфейс), и имеет определенные режимы работы и систему команд.

Именно на основе СУБД создаются и функционируют информационно-поисковые

системы(WWW).

2. Типы СУБД

Известны 3 способа организации информации в БД и связей между ними:

1. Иерархические (в виде дерева),

2. Сетевые,

3. Реляционные.

1. Иерархические. Существует строгая подчиненность элементов: один главный,

остальные подчиненные. Например, система каталогов на диске.

2. Сетевая БД более гибкая: нет явно выраженного главного элемента и в ней

существует возможность установления горизонтальных связей. Например, организация информации в Интернете (WWW).

3. Наиболее распространенными являются реляционные БД.

4. Реляционная СУБД. Таблица, запись, поле.

Реляционной (от английского “relation”- отношение) называется БД, которая содержит информацию, организованную в виде прямоугольной таблицы.

Каждая строка таблицы содержит информацию об одном конкретном объекте БД (книге, сотруднике, товаре), а каждый столбец – конкретную характеристику этого объекта (фамилия, название, цена). Строки такой таблицы называются записями, столбцы – полями.

Каждая запись должна отличаться от другой значением хотя бы одного поля, которое

называется ключом. Ключевое поле – это поле или группа полей, которые однозначно определяют запись. Например, табельный номер сотрудника, код изделия, номер автомобиля.

Поле Запись

Таб_№ ФИО             Дата_рожд Дата_приема Должность  Оклад

001        Иванов И.И. 12.05.65      1.02.80             директор      1000

002        Петров П.П. 30.10.75       2.03.95            бухгалтер      500

003        Сидоров С.С 4.01.81       4.06.00             исполнитель 100

Каждое поле имеет свой формат и тип. Реальные БД состоят, как правило, из нескольких таблиц, связанных между собой каким-нибудь полем и, при запросе к такой БД можно использовать информацию из разных таблиц.

6. Закрепление нового материала

Продолжите фразы:

 БД – это…

 БД могут использоваться в …

 Типы БД - …

 СУБД – это …

 Модели построения СУБД - …

 Этапы проектирования БД - …

 Типы данных в БД Ms ACCESS

Тема: «Знакомство с СУБД Ms Access. Создание таблиц»

1. Знакомство с СУБД Ms ACCESS.

Одной из распространенных на сегодняшний день СУБД является СУБД, которая входит в состав ППП Ms OFFICE.

СУБД ACCESS отличается от других СУБД простотой создания основных объектов БД, но имеет и недостатки, например, вся БД храниться в одном файле и ею нельзя управлять, используя программы на современных ЯП.

Загрузка БД происходит так же, как и загрузка других программ Ms OFFICE. Отличие заключается в том, что сразу при создании БД мы должны указать имя файла. Это вызвано тем, что файл БД содержит в себе очень много взаимосвязанных объектов, и все изменения в них фиксируются сразу на диске.

2. Основные объекты СУБД Ms ACCESS

Главное окно БД содержит следующие объекты:

Объект    Описание

Таблицы объекты, в которых хранятся данные. Выглядят во многом подобно ЭТ.

Запросы извлекает данные из таблиц на основе критериев, заданных

пользователем.

Формы    Шаблоны отображения данных, облегчающие чтение и понимание

данных в таблицах, так же используются для более комфортного ввода

данных.

Отчеты   Шаблоны распечатывания данных и проведения дополнительных

вычислений.

3. Три способа создания таблиц.

Создание таблицы с помощью мастера.

Этот способ позволяет воспользоваться готовыми шаблонами для быстрого создания таблиц.

Создание таблицы путем ввода данных.

Таблица создается путём простого ввода данных, так же, как и в ЭТ. При этом ACCESS пытается самостоятельно определить типы полей. Названия полей можно изменять в самой таблице: дважды щелкнуть на имени поля и записать новое имя.

Создание таблиц в режиме конструктора.

Окно конструктора таблиц содержит:

1. Панель инструментов.

2. Область Бланк.

3. Область Свойства поля.

Панель инструментов конструктора таблиц:

Вид осуществляет переход из режима конструктора в режим таблицы.

Ключевое поле позволяет устанавливать или отключать ключевое поле.

Индексы отображает окно индексов для выделенного объекта

Добавить строки вставляет строку над выделенной строкой.

Удалить строки удаляет выделенную строку.

Свойства открывает окно свойств выделенного объекта.

Построить позволяет создавать выражения и маски ввода данных.

Окно БД отображает главное окно БД.

Новый объект отображает раскрывающийся список новых объектов, которые

можно создать, например, таблица, отчет, форма.

Имя поля – не более 64 символов, буквы, числа и знак подчеркивания. Знаки

препинания не допускаются, пробел использовать не желательно.

4. Типы данных и их свойства

Тип данных:

 Текстовый – любой текст до 255 символов.

 МЕМО – текст до 65535 символов.

 Числовой – любые числовые данные.

 Дата/время – дата и время до 8 байт.

 Денежный – округленные числовые данные, для денежных значений.

 Счетчик – уникальное числовое значение, используемое для автоматической

нумерации каждой вводимой записи.

 Логический – логическое значение ДА НЕТ.

 Поле объекта OLE – поле для вставки данных из разных файлов (графика, звук).

 Гиперссылка – путь к документу, странице в Интернете.

 Мастер подстановок – мастер, создающий поле со списком допустимых значений из другой связанной таблицы.

Описание.

В этом столбце хранится информация о поле – не обязательно.

Свойства поля.

Здесь задаются свойства выделенного поля. Они зависят от типа данных в этом поле.

 Размер поля – задает максимальное число символов в текстовом поле и

ограничивает диапазон значений для числового поля.

 Формат поля – задает формат отображаемых данных, например, дат и чисел.

 Число десятичных знаков – задает это число.

 Маска ввода – используется для установки шаблонов текстовых данных

(например, для записи номеров телефонов) и данных типа Дата/время.

 Надпись – позволяет ввести дополнительное имя для поля, которое будет

использовано в отчетах и формах.

 Значение по умолчанию – задает стандартное значение, автоматически вводимое

в это поле.

 Условие на значение – ограничивает вводимые данные значениями,

удовлетворяющими некоторому критерию достоверности (максимально возможное значение, достоверная дата и т. д.).

 Пустые строки – разрешает вводить пустые строки в поля типа текст, МЕМО и

OLE и гиперссылка.

СУБД  Access. Создание запросов и отчётов

Вопросы, которые формируются средствами СУБД к одной или нескольким таблицам, называются запросами. Существуют запросы на выборку и запросы, порождающие какое-либо действие: создание новой таблицы, удаление записей в таблице, обновление данных и т.д. В данной лабораторной работе мы познакомимся с созданием запросов на выборку. Они выполняют отбор требуемых пользователю данных, не изменяя содержимого исходных таблиц,  а результаты отбора размещают в оперативной памяти. Отобранные данные можно просмотреть на экране, вывести на печать. Чаще всего отобранные запросом данные являются основой для построения отчётов.

Подготовка запросов с помощью мастера

С помощью запроса можно указать:

1. какие поля вы хотите просмотреть;
2. в каком порядке должны быть расположены поля;
3. критерии фильтрации для каждого поля;
4. порядок сортировки каждого поля.

Самый простой способ создания запроса - использование мастера запросов.

С его помощью можно создать простой запрос. Мастер запросов позволяет вам выделить поля, которые вы хотите отобразить, но вы не можете задать критерии для включения отдельных записей. Такой запрос удобно использовать, когда вы хотите убрать из рассмотрения отдельные поля, но видеть при этом все записи.

В запросе могут быть представлены данные из нескольких таблиц. Простой запрос можно изменить, используя, конструктор запросов.

Конструктор запросов

Для корректировки запроса, созданного мастером, необходимо выполнить следующие действия:

1.   Выбрать объект Запросы.
2.   Выделить запрос, который требует корректировки, затем щёлкнуть на кнопке Конструктор. Появится окно режима конструктора запроса

Конструктор запросов можно также использовать для создания новых запросов. Для этого необходимо:

Перейти к объекту Запросы в окне базы данных и вызвать команду СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА В РЕЖИМЕ КОНСТРУКТОРА.

Появится диалоговое окно "Добавление таблицы», в котором перечислены все таблицы базы данных.

 Выделите таблицу, с которой вы хотите работать, а затем щёлкните на кнопке Добавить. Для того, чтобы выбрать несколько таблиц, щёлкните эти таблицы при нажатой клавише <Shift>.

Когда вы закончите добавление таблиц, щёлкните Закрыть. При этом откроется окно режима конструктора запроса.

Теперь необходимо добавить те поля, с которыми вам предстоит работать.

1.  Щёлкните строку Имя таблицы в первом пустом столбце. Появится стрелка, показывающая наличие спускающегося списка.

1.   В спускающемся списке выберите таблицу
2.  Щёлкните строку Поле прямо над именем таблицы, которую вы выбрали. Появится стрелка спускающегося списка.
3.  В этом списке выделите поле. Его имя появится в строке поле и будет расположено в том столбце, где вы его выделили.

Другой способ добавить поля:

1.  Просмотрите список полей в окне нужной вам таблицы, которое находится в верхней части окна конструктора запроса, и найдите в нём поле, которое вы хотите добавить.

1. Щёлкните имя поля и перетащите его в строку Поле первого пустого столбца.

Добавление условий отбора

Самое главное в запросе - возможность использования критериев выборки, которые вводятся в строку Условие отбора.

С помощью условий отбора вы можете выбрать записи, которые будут появляться в результатах запроса. Для этого щёлкните строку Условие отбора в столбце нужного поля и введите условие отбора.

Для формирования условий отбора используются операторы сравнения >, >=, <,< = и <>. Операции сравнения могут связываться логическими операциями And (И) и Or (ИЛИ). Для этих же целей используется оператор диапазона Between <нижнее_значение> and <верхнее_значение>. Например, выбор книг стоимостью от 100 до 200 рублей может быть реализован через ввод в запросе условия в поле Стоимость в виде >=100 and <=200 или Between 100 and 200.

Перечень значений в условии выборки можно задать и оператором In (значение, значение, ...). Например, выбор дисков по предметам биология и информатика можно реализовать, указав в поле Предмет запроса условие In ("биология","информатика"). Это же условие можно записать и через операцию ИЛИ: "биология" or "информатика". Также можно указать одно название предмета в строке Условие отбора а второе - в следующей строке или. Число строк или не ограничено.

Для выбора записей с пустыми значениями в некотором поле надо в соответствующем поле бланка запроса указать оператор Is Null. Наоборот, записи с непустыми значениями в данном поле выбираются по оператору Is not Null.

В выражениях отбора также можно использовать знаки математических операций +, -, /, * и неограниченное число круглых скобок. Сложные выражения в условиях отбора могут формироваться с помощью соответствующего построителя, который вызывается кнопкой           на панели инструментов.

Отчёты

Если формы разрабатываются для использования их на экране, то отчёты предназначены для вывода данных на печать. Отчёты - это специально оформленные данные, организованные именно так, как вам удобнее с ними работать.

Отчёт позволяет:

• снабдить результаты анализа пояснительной информацией (заголовком-названием, датой создания отчета, номерами страниц, выводами и т.п.);

• ввести пояснительную графику (логотип фирмы, диаграммы и т.д.);
• разбить анализируемые данные по группам;
• производить вычисления по записям и итоговые (для всего отчета, отдельных групп, страниц и т.д.).

Создать отчет можно с помощью мастера либо в режиме конструктора. По своим возможностям и структуре конструктор отчётов аналогичен конструктору форм, т.е. включает бланк формируемого отчета и панель инструментов.

Поле бланка разбито на несколько областей:

• заголовок отчета;
• верхний колонтитул;
• область данных;
• нижний колонтитул;
• примечание отчета.

Содержимое заголовка и примечания отчета выводятся (печатаются) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию.

В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице отчета: номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам.

Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса).

Панель инструментов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора форм

СОЗДАНИЕ БД

1. Зайти в Microsoft Access
2. Выбрать «Пустая база данных»
3. Дать базе имя. Нажать Создать
4. Выбрать вкладку Создание
5. Выбрать Конструктор таблиц
6. В открывшемся окне записать имена полей и типы используемых данных. В описании можно ничего не писать
7. Сохранить
8. Закрыть окно конструктора и открыть таблицу для заполнения