РЕКОМЕНДАЦИИ по оформлению текстовых работ
методическая разработка по информатике и икт (11 класс) на тему

РЕКОМЕНДАЦИИ

по оформлению текстовых работ

Предлагаемое пособие посвящено вопросам оформления работ в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации, направляемых в печать или выполняемых в качестве различных документов на предприятиях. Рассматривается представление отдельных видов текстового, табличного и иллюстративного материала, визирования, согласования документов, их структуры, оформление библиографического аппарата и правила перепечатки.

Вместе с правилами оформления документов приведены способы их получения в цифровом виде с помо-щью компьютера в текстовом процессоре MS Word.

Рекомендации адресованы людям, имеющим:

        общие сведения о персональном компьютере и

        возможность получить консультацию у коллеги по интересующему вопросу.

Введение

На любом предприятии выполняется большое количество текстовых документов (рефератов, научно-технических и других отчетов, пояснительных записок, формуляров и пр.). От того, с каким качеством оформлен документ, зависит не только его эстетическое восприятие целевой аудиторией (что повлияет на отношение к пред-приятию в целом), но и качество самого документа.

Сотруднику предприятия необходимо не только уметь правильно составить текстовый документ, но знать и уметь это сделать с применением компьютера.

Этому посвящены настоящие рекомендации.

Документы, правильно выполненные и отформатированные на компьютере могут быть еще неоднократно использованы автором и третьими лицами с минимальными затратами сил и времени на подготовку других доку-ментов. Необходимо стремиться к сокращению непроизводительных затрат, экономя время на производительный труд и отдых. И повышать производительность труда, экономя время для творческой работы.

Правила оформления работ не зависят от инструментов их изготовления. Они могут быть напечатаны на пишущей машинке, либо набраны на компьютере (настольном или мобильном). Рекомендуемые правила основаны на положениях государственных стандартов по оформлению документов.

Самым правильным способом работать с текстовыми документами – изучить и использовать первоисточники, требуемые стандарты с одной стороны и владеть в необходимом объеме текстовыми и графическими редакторами – с другой. К сожалению, не всегда у человека хватает времени и сил изучить все необходимое, а работу необходимо делать уже сейчас. Больше того, существует некий психологический барьер в изучении стандартов. Поэтому бывает полезным иметь под рукой один документ в качестве подсказки, шпаргалки, «рыбы», куда можно заглянуть и быстро получить требуемую информацию. Вместе с этим, невозможно и нецелесообразно перечислять требования стандартов в Рекомендации, поэтому надо чаще заглядывать в первоисточники по приводимым ссылкам.

В настоящее время наиболее удобным средством работы с текстом является компьютер. Существуют раз-личные текстовые редакторы. Наиболее популярным является Microsoft Word.

В Рекомендациях будут приведены подсказки, как и что необходимо сделать для того, чтобы выполнить требования стандартов. Такие подсказки по тексту будут начинаться с символов «MSWord».

Ссылки на стандарты приводятся по тексту курсивом, начинаются с обозначения государственного стан-дарта, а в конце абзаца приводятся ссылки на конкретный пункт стандарта для облегчения изучения первоисточ-ника.

Общие настройки и требования

Форматы документов

Работая в операционной системе фирмы Microsoft, чаще всего используются следующие текстовые форматы: *.doc, *.rtf, *.txt, *.htm (перечень не полный). Знак звездочка «*» обознача-ет любое имя документа, а латинские буквы указывают на расширение файла, которое ориентирует на то, какое приложение работает с данным файлом. При соответствующих настройках Проводника или другой файловой оболочки пользователь может видеть или не видеть у имени файла его расширения, но оно должно быть у каждого легально и корректно созданного файла.

Текстовый процессор MS Word может работать с любым из перечисленных форматов и более того, но это не входит в задачи настоящих Рекомендаций. Каждый из форматов имеет свои особенности. Для пользователя полезно знать следующее:

        *.txt – наиболее простой формат, где сохраняется только текст, практически без фор-матирования. Обозначает «текст», сокращение от английского существительного «text». Преимущество его в универсальности и малых размерах итогового файла. Для текстовых офисных работ не используется;

        *.rtf – расширение обозначает «расширенный текстовый формат», от Rich Text For-mat. Документы с ограниченным форматированием могут сохраняться в этом форма-те.

        *.doc – распространенный текстовый формат MS Word, поддерживает все заложен-ные в него возможности форматирования. Обозначает «документ» от английского существительного «document». Рекомендуется сохранять документы в этом формате.

MSWord        Строка меню «Файл – Сохранить как…» в появившемся после ввода этой коман-ды модальном окне «Сохранение документа» в строке «Имя файла:» ввести требуемое без расширения файла, желательно покороче и без использования символов. В строке ниже вы-брать формат сохранения. По умолчанию файл будет сохранен с расширением *.doc, а в стро-ке «Тип файла:» Вы увидите надпись «Документ Word».

Так же (см. выше) Вы можете создать новый документ, поместив его в нужной папке на диске или съемном носителе, для чего в модальном окне «Сохранение документа» в верхнем по-ле с выпадающим списком выбрать требуемое место.

Если Вам необходимо создать новый документ на основе уже существующего, проще посту-пить следующим образом:

        Открыть существующий документ. Первым действием сохранить его с новым име-нем (строка меню «Файл – Сохранить как…». В этом случае у Вас будет сохранен существующий документ в неизменном виде и появится новый с тем же содержа-нием и новым именем.

Особенность текстового формата в том, что с ним может работать и вносить требуемые изменения любой пользователь. Требования, которые предъявляются цифровому документу не всегда удовлетворяются текстовыми форматами. Например, как решить важную задачу пере-дать файл в цифровом формате, который должен быть защищен от изменения, с которым нельзя продолжать работу, используя накопленную в файле информацию? Ответ прост и лаконичен: «Никак». Но осложнить жизнь третьим лицам можно, сохранив текстовый файл в графическом формате, например, конвертируя его в *.pdf.

Отдельный важный вопрос – об использовании форматов чертежей, рисунков, схем в текстовом процессоре MS Word. Текстовые редакторы не предназначены для работы с графиче-скими файлами: это разные задачи. Поэтому все вышеперечисленные объекты вставляются в виде графических файлов без возможности последующей корректировки (или практически без…). Поэтому графические, чертежные, схемные решения создаются в своих редакторах и конвертируются в графические форматы, используемые в MS Word (подробнее см. раздел «Ри-сунки»):

MSWord        Строка меню «Вставка – Рисунок –Из файла…» в появившемся после ввода этой команды модальном окне «Добавление рисунка» в строке «Папка:» выбрать требуемый гра-фический файл.

Здесь подробно не рассматривается, что фирма Microsoft предпринимает большие и до-рогие усилия создать единую среду для выполнения всех требуемых в работе задач. Разработки других специализированных фирм были, есть и будут предпочтительными для профессиональ-ного использования. Поэтому придется обращать внимание на форматы файлов и возможность их конвертирования один в другой.

Важно следующее: если есть задача сохранить всю работу (текстовый документ, кото-рый имеет графические вставки) для дальнейших трансформаций, необходимо к самому тек-стовому файлу «прикладывать» оригинальные графические материалы, из которых были полу-чены файлы для вставки в MS Word.

Некоторые особенности конвертирования

*.pdf – *.doc

Формат *.pdf – это специализированный формат от фирмы Adobe, позволяющий читать документы с любым форматированием в графическом образе, без возможности внесения в него изменений. Современные версии программ, в частности Adobe Acrobat х.х Professional могут сохранять документы, конвертируя их разные графические и текстовые форматы, в том числе в *.doc (если *.pdf-файл был создан из текстового образа).

Из графического формата в текст можно конвертировать файлы, имеющие удовлетвори-тельное для этого качество с помощью одной из программ распознавания, например Abbyy Fine Reader.

Как получить текстовый файл с листа бумаги с текстом?

Текст на бумаге и текст на мониторе компьютера может выглядеть одинаково для чело-века. Для компьютера текст, равно как и другая информация – набор цифрового кода, в кото-рый необходимо перевести информацию на бумаге, сделав ее «понятной» для компьютера.

Необходимо загрузить одну из программ распознавания текстов (наиболее популярна и лучшая на сегодня в своем классе – Abbyy Fine Reader, отсканировать из оболочки этой про-граммы требуемый текст и следующим шагом распознать его, вызвав соответствующую коман-ду. После распознавания останется сохранить полученный текст или сразу перенести его требуемыми фрагментами в создаваемый документ.

Формат и качество бумаги

ГОСТ 2.301-68        Наиболее подходящим форматом бумаги является формат А4 (ширина   210, высота   297 мм – (см. п.4).

Старое обозначение этого размера бумаги – «формат 11».

Бумага должна быть одного сорта белого цвета с плотностью от 70 до 90 г/см2 (печатный текст не должен проступать с обратной стороны). Более тонкую и дешевую бумагу лучше не использовать из-за плохого ее поведения в принтерах, которые ее часто мнут и сами выходят из строя. Так что совокупная цена использования такой бумаги для владельца оказывается несоразмерно высокой.

Для повышения выразительности материала (например, в рекламных целях) допускается использование цветной бумаги. Если ее качество соответствует рекомендациям производителей множительной техники, то других ограничений ее использования с технической т.з. нет.

Стандарты не запрещают использовать обе стороны бумаги для текста, но на предприя-тии могут устанавливаться свои фирменные нормы, которые приводят к меньшей экономии и большей презентабельности текстовых документов.

Предприятия используют для последующего оборота документы, оформленные на шаб-лонах, что повышает их выразительность, значение, правильность оформления, продвигает его бренд. Шаблоны документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 и изготавливаются типографским и (или) электронным способом. При типографском оформлении шаблонов доку-ментов можно легче добиться однозначного отображения всех необходимых реквизитов и сэкономить при использовании многоцветных решений.

Поля страниц. Общие настройки

ГОСТ Р 6.30-2003        В разделе 4 указанного стандарта приводятся минимальные значения по-лей: Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (такие же параметры страницы рекомендуются ГОСТ Р 1.5):

        20 мм           левое;

        10 мм           правое;

        20 мм           верхнее;

        20 мм           нижнее.

Рекомендуется левое поле увеличивать до 25 мм, имея в виду необходимость подшивать листы по левому полю. Большие значения неоправданны из-за уменьшения полезного поля до-кумента и перерасхода бумаги.

MSWord        

        Работа начинается с настроек используемого инструмента. Вначале надо настроить ис-пользуемые шаблоны листа документа, который будет применяться «по умолчанию»: строка меню «Файл – Параметры страницы». В модальном окне – три закладки, первая за-кладка «поля», где находится настройка требуемых параметров.

        На второй закладке «Параметры страницы» имеет смысл проконтролировать выбор формата используемых листов бумаги – А4.

        На третьей закладке «Источник бумаги» в поле «Различать колонтитулы» необходимо проставить значения отступов от края бумаги до колонтитула. Они должны быть таки-ми, чтобы колонтитулы отображались и выводились на печать беспрепятственно: реко-мендуемое значение для обоих колонтитулов – 1 см. Имеет смысл установить флаг в боксе (check-box): «Различать колонтитулы – первых страниц». При такой настройке колонти-тулы не будут проставляться на первой странице, что необходимо при оформлении доку-ментов с титульным листом.

        Внизу слева модального окна кнопка «По умолчанию…». Рекомендуется выбранные настройки сохранить в шаблоне «Нормальный», нажав на эту клавишу после выполнения настроек. В этом случае все вновь создаваемые документа будут иметь уже назначенные параметры.

Колонтитулы страниц

Колонтитул – типографский термин, который означает надписи над или под текстом ос-новного поля страницы. В них рекомендуется приводить наименование документа и простав-лять номера страниц. Отсутствие правильно оформленных колонтитулов в ряде случаев делает невозможным или затруднительным сбор документа, который необходимо было разобрать по листам (для копирования, работы).

Для того чтобы колонтитулы не сливались с основным текстом, они должны приводиться более мелким шрифтом (например, на два пункта) и четко отделяться заданием полей под колонтитулы или подчеркиванием всего колонтитула.

MSWord        Разместить курсор в колонтитуле и на инструментальной панели «Формати-рование» нажать кнопку «Внешние границы – нижняя черта».

При оформлении документа часто необходимо выполнять несколько титульных листов, на которых наличие колонтитулов нежелательно. Для того, чтобы решить эту задачу при одном титульном листе, достаточно воспользоваться опцией, предоставленной программистами:

MSWord        Срока меню Файл – Параметры страницы. В модальном окне третья закладка «Источник бумаги», раздел «Различать колонтитулы» необходимо выбрать соответсвующие настройки, при которых первая страница будет отличаться от остальных.

В случае наличия нескольких титульных листов оформить желаемое можно, прибегнув к искусственному форматированию, например «положив» на колонтитул плашку цвета бумаги (белую) без рамки (или с рамкой по цвету бумаги):

MSWord        Срока меню «Вставка – Надпись», курсор манипулятора мышь становиться тонким перекрестием, при нажатии на левую клавишу необходимо создать прямоугольник желаемого размера, закрывающий колонтитул. После этого надо вызвать контекстное меню (правой клавишей мыши с границы созданного прямоугольника), в контекстном меню выбрать команду «Формат надписи…», в появившемся модальном окне выбрать опции: на закладке «Цвета и линии» - Нет линий, «Заливка» - белый.

Номера страниц

ГОСТ 2.105-95.         Нумерация страниц документа и приложений, входящих в состав этого документа, должна быть сквозная. Допускается вместо сквозной нумерации страниц приме-нять нумерацию страниц в пределах каждого раздела документа (п. 4.1.13).

Отсутствие номеров страниц в многостраничном документе недопустимо. Их местопо-ложение на странице варьируется и допустимо по центру или справа в верхнем или нижнем колонтитулах. Предпочтение в разных случаях отдают центральному снизу, т.к. верхний колонтитул занят наименованием документа, а правое расположение критикуется как затираемое пальцами. Возможно использование правого верхнего колонтитула. Тип шрифта лучше использовать тот же самый. Размер шрифта обычно применяют на два пункта меньше основного текста документа. Номер первой страницы (титульного листа) не ставится.

MSWord        Строка меню «файл   параметры страницы». В модальном окне – три заклад-ки, третья закладка «источник бумаги», где находится настройка того, на каком расстоянии от среза страницы будут приводиться колонтитулы. Номера страниц можно проставить двумя способами:

        Строка меню «Вставка – Номера страниц…».

        Строка меню «Вид – Колонтитулы». На панели инструментов «Колонтитулы» нажать кнопку «Вставить поле номера страницы».

Предпочтительно проставлять станицы в формате: «стр. 3 из 34».

В основном тексте используется выравнивание по ширине.

Шрифтовое оформление. Кегль

Размер шрифта (основного текста) от 12 до 14 пунктов.

Для оформления основного текста лучше всего подходит шрифт   Times New Roman, для заголовков и текста таблиц   Arial. Нежелательно пользоваться другими шрифтами из-за того, что они могут отсутствовать на другом компьютере.

При необходимости использования других шрифтов для художественного оформления текста (если это оправдано) и при передаче файла (цифрового образа документа) нужно снаб-жать его выбранными дополнительными шрифтами и предавать их совместно. В противном случае высока вероятность того, что Ваш документ переданный на другой компьютер потеряет то форматирование (внешний вид), которое Вы ему придали, т.к. при отсутствии «родных» шрифтов, текстовый процессор производит подстановки «родственных шрифтов», которые не будут в точности соответствовать Вашему замыслу по оформлению.

MSWord        устанавливать шрифт и его размер удобно с инструментальной панели «Фор-матирование». В ряде случаев удобно пользоваться контекстным меню (напомню, кон-текстное меню всегда вызывается нажатием правой кнопки мыши на объекте) через строку меню «Шрифт». То же самое меню можно вызвать и через строку меню «Формат».

Стилевое оформление текста

В качестве базового стиля обычно используется стиль с именем Обычный, имеющий не-который стандартный набор параметров для набора текста. На одной странице текста рекомен-дуется использовать не более трех различных начертаний. Стиль всей работы должен быть од-ним. Это значит, что текст с его атрибутами – должен быть таким во всей работе, заголовки – одинаковыми по всей работе. То же относится к любым элементам оформления.

MSWord        В редакторе заложены развитые возможности по стилевому оформлению доку-ментов: см. строку меню «Формат – Стили и форматирование…». Эти возможности при-ближают редактор к издательским системам, но подробное изучение этих возможностей в настоящие Рекомендации не входит.

Междустрочный интервал

При форматировании документа рекомендуемый междустрочный интервал   полутор-ный или двойной (в зависимости от объема).

MSWord        см. контекстное меню «Абзац – отступы и интервалы».

Состав реквизитов документа

Состав реквизитов документов, оформление адресатов, согласующих и утверждающих надписей и утверждающих подписей отражено государственном стандарте УСД (унифициро-ванной системы документации) ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Требования к оформлению реквизитов документов

ГОСТ Р 6.30-2003

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответство-вать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - пол-ное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации проводят в тех случаях, когда оно закреплено учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним (см. п.3.8).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта   дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день меся-ца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (см. п.3.11).

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, долж-ностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы ука-зываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения ука-зывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

        Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

        Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"

В.А. Лагунину

или

        АО "Электроцентромонтаж"

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указать обобщенно, например:

        Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длиной строке. Например:

        Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вто-рым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов состав-ляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтово-го адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почто-вой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

        Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

(см. п. 3.15)

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы полу-чателя, затем почтовый адрес, например:

        Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специ-ально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименова-ния должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

        УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись                        В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

        УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись                         Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи распола-гают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его да-ты, номера. Например:

        УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14

или

        УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа – (см. п. 3.16).

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, вклю-чает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

        Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора с

Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе – (см. п. 3.17).

Реквизит «Подпись»

ГОСТ Р 6.30-2003

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на доку-менте, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (см. п. 3.22), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий                        Личная подпись                       А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент                                            Личная подпись                       А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

           ЗАО "Партнер"                                  Личная подпись                       Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи распола-гают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института                                    Личная подпись                        М.В. Ларин

Главный бухгалтер                                     Личная подпись                         З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи рас-полагают на одном уровне, например:

Заместитель директора

по научной работе

Личная подпись                       Ю.Г. Демидов        Заместитель директора

по научной работе

Личная подпись                        К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписываю-щих документы, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                             Личная подпись                  В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                                         Личная подпись                  А.Н. Сокова

                                                                     Личная подпись                  А.С. Красавин

                                                                     Личная подпись                  О.И. Рысков

Реквизит «Согласовано»

ГОСТ Р 6.30-2003

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (см. п.3.23), например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись           А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 № 10

Визы

ГОСТ Р 6.30-2003

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (ини-циалы, фамилию) и дату подписания (см. п.3.24). Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись              А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставля-ются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Набор текста документа

ГОСТ Р 6.30-2003        Текст документа составляют на государственном языке Российской Фе-дерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур (см. п.3.20).

Основной текст

Под основным текстом подразумевается большая часть текстового материала документа. В обычаях составления документов в России расположение основного текста от левой до пра-вой границ листа. Выравнивание текста принято применять «по ширине», когда основной текст выравнивается по обеим вертикальным границам текста.

MSWord        Нажать на кнопку «По ширине» на инструментальной панели «Форматирова-ние».

Расстояния между слов текстовый редактор подбирает автоматически. Более точной эту работу он выполняет при установленном режиме:

MSWord        «Расставлять переносы автоматически» – в стоке меню «Сервис – Язык – Рас-становка переносов». В модальном окне установить желаемые флаги.

Правописание

При наборе текста с помощью Microsoft Word Вам предоставлена возможность контро-лировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или всего документа, используя встроенную в текстовый редактор автоматическую систему проверки грамматики и орфографии. Для проверки правописания также удобно применять пользовательские словари, которые могут содержать специфические сокращения и термины, характерные для Вашей деятельности. Полезно также иметь рядом орфографический словарь, словарь иностранных слов, тематические словари по теме исследований.

MSWord        Строка меню «Сервис – Параметры», вкладка «Правописание». Верхняя часть окна «Орфография».

Орфография

При работе над текстом необходимо помнить о том, что существуют разные орфографи-ческие правила при оформлении текстов технического, научного, литературного и других жан-ров. Так, если при работе над литературным произведением надо избегать повторения одного слова, заменяя его синонимами, то при работе над пояснительной запиской или техническим описанием это правило работает с точностью до «наоборот»: нельзя использовать синонимы, можно употреблять только требуемый термин вне зависимости от того, сколько раз в одном предложении он использован. Это дело технической корректности и материальных, юридиче-ских последствий.

Знаки препинания должны применяться в соответствии с правилами русской граммати-ки. Но существуют и некоторые особенности их применения.

MSWord        Строка меню «Сервис – Параметры», вкладка «Правописание». Нижняя часть окна «Грамматика», Набор правил.

Точки

Есть несколько случаев, в которых точки не ставятся:

        в конце заголовков, в подписях таблиц и рисунков;

        в качестве разделителя десятичных знаков (для этого используется запятая. В Вели-кобритании и Америке используют для этих целей точку).

ГОСТ 2.105-95.         Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не под-черкивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух пред-ложений, их разделяют точкой (п.4.1.9).

Кавычки

Кавычки следует использовать только угловые: « ». Обычные кавычки “ ” используются в английских текстах или для оформления специальных фрагментов, где это оправдано контек-стно.

Черточки

Различают дефис и тире. Дефис (короткая черточка: - ) используется для разделения ча-стей сложных слов (например: все-таки, по-другому). Дефис никогда не отделяется пробелами. От дефиса отличается знак тире – знак препинания, используемый в предложениях. Тире все-гда отбивается пробелами, но не переносится так, чтобы с него начиналась новая строка. Для того, чтобы это требование обеспечить при автоформатировании текста, необходимо тире свя-зывать с предыдущим словом неразрывным пробелом (см. далее «Пробелы»).

MSWord        Дефис ставиться нажатием соответствующей клавиши в цифровой части кла-виатуры, длинное тире (—) может быть введено нажатием комбинации клавиш «Alt+Ctrl+клавиша “тире” на цифровой части клавиатуры». Короткое тире (–) нажатием комбинации клавиш «Ctrl+клавиша “тире” на цифровой части клавиатуры».

Пробелы

Пробел используется для отделения единиц измерения от числа (127 м), для разделения порядков в больших числах (10 000 км), при этом необходимо, чтобы не возникало переносов. Обратите внимание на то, что при вводе текста на листе может выглядеть все именно так, как Вы хотите, но после очередной корректировки Вашего документа, добавления, удаления фраг-ментов, форматирования и т.п., окажется, что Ваш макет «рассыпается». Поэтому необходимо придерживаться тех правил работы с текстом, который заложен программистами в текстовом процессоре, который Вами используется.

MSWord        Как обеспечить отсутствие переносов, если редактор текстов того и гляди все самостоятельно перенесет, куда сам посчитает необходимым, действительно, программное обеспечение становиться все более «интеллектуальным»? – ответ прост, надо предоставить такую возможность самому редактору: комбинация клавиш «Shift+Ctrl+пробел» введет в по-зицию курсора символ «», называемый «неразрывный пробел». Его легко увидеть на экране монитора при включенном режиме «Непечатаемые знаки», который можно включить и от-ключить клавишей «¶» на панели «Форматирование».

Пробелом не отделяются от чисел знаки процентов и градусов (99%, 24оС), показатели степени (28, 5122).

Не ставится пробел перед закрывающей и после открывающей скобок.

После знака «№» следует ставить неразрывный пробел.

Не следует отбивать красную строку пробелами (надо пользоваться табулятором).

После любого знака препинания ставится пробел.

Отдельно необходимо остановиться на том, что пробелами не рекомендуется формати-ровать тексты, т.е. отделять один фрагмент от другого по горизонтали. Такие тексты очень сложны для последующего форматирования.

MSWord        Для того, чтобы отделять по горизонтали текстовые фрагменты, необходимо использовать инструмент «табулятор». На горизонтальной линейке устанавливают требуе-мую позицию, а клавишей табулятора перемещают в нее фрагмент одним нажатием клавиши.

Термины

ГОСТ 2.105-95:         В документах должны применяться научно-технические термины, обо-значения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсут-ствии   общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком лите-ратуры) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа (см. п. 4.2.2).

В тексте документа не допускается (см. п. 4.2.3):

        применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

        применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

        применять произвольные словообразования;

        применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соот-ветствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

        сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

На правильное использование терминов необходимо обратить особое внимание. Человек думает на своем языке. «Изустное творчество» делает иногда непонятным то, о чем говорит и пишет специалист. Терминологические стандарты достаточно хорошо проработаны поколениями специалистов-профессионалов и продолжают совершенствоваться, отражая новые термины быстро изменяющихся отраслей (например, информационной). Особенность технической документации в том, что в ней необходимо точно отразить техническую суть описываемых процессов, устройств, явлений.

Сноски

ГОСТ 2.105-95:

Если необходимо пояснить отдельные данные, приведенные в документе, то эти данные сле-дует обозначать надстрочными знаками сноски (см. п.4.5.1).

Сноски в тексте располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой они обозна-чены, и отделяют от текста короткой тонкой горизонтальной линией с левой стороны, а к данным, расположенным в таблице, в конце таблицы над линией, обозначающей окончание таблицы.

Знак сноски ставят непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к кото-рому дается пояснение, и перед текстом пояснения (см. п.4.5.2).

Знак сноски выполняют арабскими цифрами со скобкой и помещают на уровне верхнего обреза шрифта (см. п.4.5.3).

Пример - "... печатающее устройство2)..."

Нумерация сносок отдельная для каждой страницы.

Допускается вместо цифр выполнять сноски звездочками:* Применять более четырех звездо-чек не рекомендуется.

MSWord        В строке меню команда «Вставка – Ссылка – Сноска…». В модальном окне настроить вид представления сноски.

Сокращения

ГОСТ 2.105-95.         Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316. Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений, который помещают в конце документа перед перечнем терминов (см. п. 4.2.6).

При работке над тестовыми документами, в особенности при составлении таблиц, необ-ходимо руководствоваться также положениями ГОСТ 7.12-93 Сокращение слов на русском языке. Общие требования и правила.

В отраслевой системе стандартизации могут устанавливаться дополнительные нормы и правила на сокращения, например, ОСТ 45.180-2000 Сокращения в нормативных документах отрасли (Министерство информационных технологий и связи Российской Федерации).

Предлагается придерживаться правил использования сокращений и аббревиатур, уста-новленных в ГОСТ Р 1.5-92 «Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов». В особенности это представляется целесообразным для документов инструктивного и рекомендательного характера:

        Сокращения и аббревиатуры (кроме условных обозначений продукции), римские цифры, математические знаки, греческие буквы не допускаются в наименовании до-кумента, в заголовках и подзаголовках его структурных элементов.

        Количество аббревиатур в тексте должно быть минимальным. Аббревиатуры долж-ны использоваться только в том случае, когда они упрощают чтение текста и, когда в одном и том же тексте аббревиатура используется несколько (не менее пяти) раз.

        Аббревиатуры, состоящие из одной-двух букв, в тексте документа использовать не рекомендуется. Соответствующие этим аббревиатурам словосочетания следует пи-сать полностью. Указанные аббревиатуры при ограниченности места разрешается применять в таблицах и на рисунках.

        Для технических терминов-словосочетаний не следует использовать способ наращи-вания аббревиатуры посредством добавления к опорной аббревиатуре других букв.

        Аббревиатуры, состоящие более чем из пяти букв, в тексте нормативного документа применять не рекомендуется.

        Для технических терминов-словосочетаний не следует использовать способ наращи-вания аббревиатуры посредством добавления к опорной аббревиатуре других букв.

        Первое использование аббревиатуры в тексте документа должно быть дано в скобках после полного значения соответствующего ей словосочетания.

        В тексте документа не допускается применять сокращения слов, кроме установлен-ных правилами русской орфографии и пунктуации, а также соответствующими государственными стандартами.

        В нормативных документах допускаются следующие графические сокращения:

с. - страница; г. - год, гг. - годы, которые применяют с цифровыми значениями;

общепринятые сокращения: т.е. - то есть; т.д. - так далее; т.к. - так как; т.п. - тому по-добное; др. - другие; в т.ч. - в том числе; пр. - прочее; см. - смотри; номин. - номи-нальный; мин. - минимальный; макс. - максимальный; наим. - наименьший; наиб. - наибольший; св. - свыше; шт. - штуки; мин. - минимальный; макс. - максимальный; абс. - абсолютный; отн. - относительный; другие аббревиатуры, установленные пра-вилами русской орфографии, а также соответствующими государственными стандартами (перечисленные нормы приводятся в качестве обязательных и в стандарте системы конструкторской документации ГОСТ 2.105).

Единицы измерения

ГОСТ 2.105-95.         В документе следует применять стандартизованные единицы физических величин, их наименования и обозначения в соответствии с ГОСТ 8.417. Наряду с единицами СИ, при необходимости, в скобках указывают единицы ранее применявшихся систем, разре-шенных к применению. Применение в одном документе разных систем обозначения физических величин не допускается (см. п. 4.2.8).

Построение документа

Структура документов

ГОСТ Р 6.30-2003        Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну за-ключительную часть (например приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наимено-вание организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственно-го числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственно-го или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения вхо-дят», «комиссия установила»).

В письмах используют формы изложения:

        от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотре-ние»);

        от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

        от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ОРГРЭС счита-ет возможным»).

В работе над конкретным видом структурированных документов необходимо включать в них все обязательные разделы. Отсутствие одного из разделов может существенно снизить качество документа для конечного пользователя.

При работе над документом может оказаться полезным руководствоваться предлагаемой структурой нормативного документа (см. раздел 7 в ГОСТ Р 1.5).

Структура пояснительных записок

ГОСТ 2.106-96 (2001)

ПЗ (пояснительная записка) в общем случае должна состоять из следующих разделов:

        введение (с указанием, на основании каких документов разработан проект);

        наименование и область применения проектируемого изделия;

        техническая характеристика;

        описание и обоснование выбранной конструкции с указанием, какие части заимствованы из ранее разработанных изделий;

        расчеты, подтверждающие работоспособность и надежность конструкции;

        описание организации работ с применением разрабатываемого изделия;

        ожидаемые технико-экономические показатели.

В зависимости от особенностей изделия отдельные разделы допускается объединять или исключать, а также вводить новые разделы.

Структура отчетов

ГОСТ 7.32-91

Структурными элементами отчета о НИР являются:

        титульный лист;

        список исполнителей;

        реферат;

        содержание;

        перечень сокращений, условных обозначений, символов, единиц и терминов;

        введение;

        основная часть;

        заключение;

        список использованных источников;

        приложения.

Обязательные структурные элементы выделены полужирным шрифтом. Остальные структурные элементы включают в отчет по смотрению исполнителя НИР… (см. раздел 2).

Заголовки

ГОСТ 2.105-95         В техническом документе разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют (см. п. 4.1.9).

Заголовки должны четко и кратко отражать содержание разделов, подразделов.

Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Пе-реносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно быть равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом - 15 мм. Расстояние между заголовками раздела и подраздела - 2 интервала, при выполнении рукопис-ным способом - 8 мм.

Запрещается отрывать заголовки от основного текста.

MSWord        Из контекстного меню, вызванного нажатием правой клавиши манипулятора «мышь», выбрать команду «Абзац», на второй закладке «Положение на странице» устано-вить флаг в строке «не отрывать от следующего». Вариант: то же самое модальное окно можно вызвать из строки меню «Формат – Абзац».

В результате такой настройки можно видеть черный квадрат в левом поле страницы напро-тив начала абзаца (при включенном режиме «Непечатаемые знаки»), а отформатированный абзац (заголовок) будет всегда удерживаться вместе с последующим абзацем, поэтому при попадании заголовка в конец страницы, он будет редактором перенесен на следующую стра-ницу, что требуется стандартом.

В тексте рекомендуется использовать заголовки различных уровней. Их вид может зада-ваться автоматически и предопределяться соответствующим стилем.

MSWord        Из инструментальной панели «Форматирование» нажать на стрелку в выпада-ющем списке «Стиль» – затем выбрать требуемый стиль.

Необходимо обращать внимание на то, чтобы заголовки одного уровня в документе бы-ли бы выполнены в одном стиле.

В текстовых редакторах в стандартных стилях собраны стили для заголовков. Их можно использовать для своего документа.

Оформление абзацев

Оформление абзацев должно быть направлено на повышение удобочитаемости текста. Абзацы одного параграфа или главы должны быть по смыслу последовательно связаны друг с другом. Число самостоятельных предложений в абзаце различно и колеблется от одного до пя-ти   шести.

Отступ красной строки должен быть одинаков для всех абзацев основного текста и со-ставлять 1,5 – 2 размера шрифта (10 – 15 мм для шрифта 12 – 14 пунктов).

MSWord        Из контекстного меню, вызванного нажатием правой клавиши манипулятора «мышь», выбрать команду «Абзац», на первой закладке «Отступы и интервалы», в поле «пер-вая строка» устанавливается «Выступ» или «Отступ», а в поле рядом справа – задать размер в сантиметрах.

Разделы

ГОСТ 2.105-95         Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы) (см. п. 4.1.10).

Каждая новая глава документа начинается с новой страницы. Это же правило относится к другим основным структурным частям работы: введению, заключению, списку литературы, приложениям, указателям.

Таблицы

ГОСТ Р 6.30-2003        Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные име-нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть со-гласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы табли-цы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны толь-ко номера этих граф (см. в п.3.20).

Построение таблиц следует оформлять в соответствии с ГОСТ 2.105-95, п.4.4. Ниже приведены некоторые сведения и требования к их составлению.

Текстовый редактор MS Word позволяет выполнять удобную вставку названий для раз-личного рода объектов (рисунков, таблиц, формул и др.). Таблица   это набор строк и столбцов. Пересечение строки и столбца образует ячейку. Таблицы в MS Word похожи на небольшие таб-лицы MS Excel. С помощью таблиц организация информации в несколько столбцов становится очень простой.

MSWord        На инструментальной панели «Стандартная» расположены рядом две кнопки: «Вставить таблицу» и «Добавить таблицу Excel». Вставить таблицу можно также через строку меню «Таблица – Вставить – Таблица».

Обычно таблица состоит из следующих элементов: порядкового номера, тематического заголовка, боковика, головки из заголовков вертикальных граф и ячеек.

Все таблицы в тексте нумеруются арабскими цифрами в пределах всего текста. Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями пишут слова «Продолжение таблицы» (слева в верхней части продолжения таблицы) с указанием номера (обозначения), например, Таблица 4 без значка «№» перед цифрой. Тематический заголовок располагается посредине страницы, пишут с прописной буквы, без точки на конце.

Заголовки граф пишут с прописной буквы. Подчиненные заголовки могут писаться со строчной буквы, если они грамматически связаны с главным заголовком. Следует избегать вертикальной графы "Номер по порядку", в большинстве случаев не нужной.

При переносе таблицы на другую страницу следует пронумеровать графы на следующей странице. Заголовок таблицы в этом случае не повторяют.

Удобно пользоваться таблицами, когда на каждой странице повторяется названия граф. Эта возможность предоставляется текстовым редактором MS Word.

MS Word        В свойствах таблицы, на закладке «Строка» в графе «Параметры» следует установить отметку в строке «повторять как заголовок на каждой странице».

Предупреждение: при переносе больших таблиц в MS Word требуемые ГОСТ 2.105 слова «Продолжение таблицы ___» автоматически не проставляются.

ГОСТ 2.105-95

На все таблицы документа должны быть приведены ссылки в тексте документа, при ссылке следует писать слово «таблица» с указанием ее номера (см. п. 4.4.3).

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с пропис-ной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе (см. п. 4.4.4).

Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями (см. п.4.4.5).

Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не допус-кается.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допуска-ется не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необхо-димости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.

Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.

Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые да-на ссылка на нее, или на следующей странице, а при необходимости, в приложении к докумен-ту (см. п. 4.4.6).

Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин (см. п. 4.4.22).

Возможные трудности при оформлении таблиц

Расположение таблиц на странице может быть вертикальным или горизонтальным. Страницы документ обычно выполняются в портретной ориентации (вертикально) с верхним и нижним колонтитулами. Поэтому таблицы, содержащие большое количество колонок прихо-диться размещать в горизонтальной ориентации. Для этого можно в многостраничном документе с вертикальной ориентацией страниц назначить для выбранных страниц с таблицами горизонтальную ориентацию.

MS Word        Вариант 1 (если таблица уже создана). Вначале надо выделить таблицы с за-головками и тем текстом, который должен находиться вместе с таблицей, затем формати-ровать: Строка меню «Файл – Параметры сраницыц…», в разделе “Ориентация” выбрать «альбомная», а в разделе “Образец” выбрать «К выделенному текту».

        Вариант 2 (если таблица еще не создана). Необходимо добавить новую стра-ницу в альбомной ориентации, а в ней работать с таблицей: в текущую позицию курсора, за которым должна быть размещен таблица, вставить новый раздел   Строка меню «Вставка – Разрыв…» в модальном окне выбрать «новую страницу». К новой странице применить свой-ства по вышеизложенному способу в варианте 1. Недостаток в

Недостаток в описанном способе форматирования в том, что колонтитулы в текстовом файле MS Word следуют за ориентацией страницы, а при желании оставить их расположение одним по всему документу (по короткой стороне листа при портретной ориентации) необходи-мо прибегать к искусственным способам оформления: накладывать непрозрачные плашки на «лишние» элементы и вручную добавлять в виде элемента «надпись» требуемые.

В попытке избежать вышеописанный недостаток иногда приводит к нижеизложенному способу форматирования, при котором в распечатанном текстовом документе все выглядит должным образом (но несколько увеличивает размеры файла):

•        выделяют отдельно выполненную таблицу (не имеет значения, в каком редакторе), ко-пируют ее в буфер промежуточного хранения операционной системы (комбинацией клавиш “Ctrl + Ins” (или из строки меню «Правка – копировать», или из контекстного меню); переходят в графический редактор и вставляют из буфера сохраненную таблицу в виде рисунка, повернув его так, как необходимо в конечном документе, сохраняют во временной папке, возвращаются к исходному документу и вставляют в него полученный рисунок с изображением искомой таблицы.

Рисунки

Подпись под рисунком обычно имеет четыре основных элемента:

        наименование графического сюжета, обозначаемого словом «Рисунок»;

        порядковый номер арабскими цифрами;

        тематический заголовок, содержащий краткое название рисунка;

        экспликация, которая строится так: детали сюжета обозначают цифрами, затем эти цифры выносят в подпись, сопровождая их текстом.

Следует отметить, что экспликация не заменяет общего наименования рисунка, а лишь поясняет его.

Таблицы и рисунки должны располагаться как можно ближе к ссылкам на них.

Между двумя соседними иллюстрациями должно быть не менее трех-четырех строк тек-ста.

От нижнего края страницы рисунок должен отделяться несколькими строками текста.

В работах применяются и другие виды иллюстративного материала: чертежи, схемы, диаграммы, графики, фотографии. При необходимости их оформления следует использовать справочники по работе с MS Word.

При использовании текстового редактора MS Word для работы над текстовыми доку-ментами, в которых должны быть использованы рисунки, необходимо учитывать, что их размер в байтах должен быть минимальным, но достаточным для качественного отображения графического объекта. Существуют ограничения по графическим форматам, используемым в MS Word. Предпочтение рекомендуется отдавать файлам *.wmf и *.jpg. Растровые файлы *.bmp имеет смысл не использовать из-за их большого размера при качестве, которое может предоставить *.wmf и *.jpg. Эти рекомендации не касаются людей, которые разбираются в цифровых форматах графических файлов.

MS Word        Вставлять рисунок в текстовый файл необходимо в текущую позицию курсора: строка меню «Вставка – Рисунок – Из файла…».

Приложения

Приложения оформляются как продолжение материала технического документа или научной работы на последних ее страницах. При большом объеме или формате приложения оформляются в виде самостоятельного блока в специальной папке (или переплете), на лицевой стороне которой дают заголовок «Приложения».

Каждое приложение должно начинаться с нового листа (страницы) с указанием в пра-вом верхнем углу слова Приложение и номера арабскими цифрами (без знака «№»).

Связь основного текста с приложениями осуществляется через ссылки, которые упо-требляются со словом «смотри»; оно обычно сокращается и заключается вместе с шифром в круглые скобки по форме: (см. приложение 1).

Отражение приложения в оглавлении обычно бывает в виде самостоятельной рубрики с полным названием каждого приложения.

ГОСТ Р 6.30-2003        Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом (см. п.3.21):

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименова-ние, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:         1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

         2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

В случаях, когда необходимо скрыть информацию о приложении для лиц (предприятий, организаций), необходимо оформлять письма под разными исходящими номерами.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряже-ния, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пи-шут "Приложение …" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

        Приложение 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ …" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

        ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251