Рабочая тетрадь для выполнения практических работ по теме "СУБД MS Access"
методическая разработка по информатике и икт на тему

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области

ГБОУ НПО СО «Профессиональное училище парикмахерского мастерства»

РАБОЧАЯ ТЕТРАДЬ

для практических работ

по теме «СУБД MS Access»

Разработал преподаватель         С.В. Синицына

2012

СОДЕРЖАНИЕ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Увеличение объема информации в различных сферах человеческой деятельности и необходимость ее быстрого и качественного создания, анализа и обработки выдвигает новые требования к уровню знаний в области информационных технологий. Умение результативно и эффективно использовать компьютерную технику в своей работе становится неотъемлемым показателем квалификации современного специалиста.

Владение навыками работы на компьютере и способность использовать распространенные в нашем регионе пакеты прикладных программ имеют важное значение при устройстве на работу.

С развитием новых информационных технологий возрастает и роль их использования в любой профессиональной деятельности, поэтому основная задача курса – обеспечение студентов знаниями о новых информационных технологиях, умениями и навыками работы на компьютере, необходимыми для их будущей профессиональной деятельности.

Основная задача курса – обеспечить студентов знаниями о новых информационных технологиях, позволяющих создавать, обрабатывать и представлять информацию быстро, эффективно и качественно, развить умения и навыки работы с программным обеспечением на персональном компьютере, необходимые для применения в профессиональной деятельности.

Практические занятия должны обеспечить формирование специалиста, умеющего эффективно применять новые информационные технологии.

В результате выполнения практических работ:

Студент должен знать:

понятие «новые информационные технологии»;

возможности и принципы работы различных прикладных программ.

Студент должен уметь:

пользоваться прикладными программами для решения задач, связанных с экономической деятельностью.

Студент должен владеть навыками:

работы на персональном компьютере, необходимыми для создания, обработки и представления различных видов информации.

Рабочая тетрадь является одной из составляющих учебно-методического комплекса по дисциплине.

Предлагаемое Вашему вниманию пособие написано для тех, кто хочет освоить работу с наиболее распространенными компьютерными программами в настоящее время.

В рабочей тетради теоретический материал курса тщательно отобран, изложен в сжатой форме, в виде методических указаний.

Задания к практическим работам направлены на то, чтобы Вы смогли применить полученные теоретические знания для создания новой информации, обработки и анализа уже существующих данных и представления необходимой информации.

Начинайте выполнять практические работы с внимательного изучения методических указаний. Если материал усвоен Вами хорошо, Вы сможете без дополнительной помощи выполнить задание и получить необходимый результат.

Для удобства в рабочей тетради оставлены пустые страницы для оформления отчета выполненной практической работы.

Успехов Вам!

Практическая работа № 1

Создание базовых таблиц и межтабличных связей для базы данных «Фирма».

Цели:

Научиться выполнять действия для создания структуры таблиц.

Научиться заполнять созданные таблицы данными.

Научиться устанавливать связи между таблицами.

Методические указания

Файл базы данных – это файл, имеющий расширение .mdb, и представляет собой данные, оформленные на экране в табличной форме. Все виды форм отображения данных созданы на основе исходных таблиц. В этих таблицах информация записана по столбцам – полям, а строки представлены в виде конкретных записей. Для создания таблиц необходимо сначала создать их структуру.

Создание структуры таблиц:

Выбрать вкладку таблица

Выбрать команду Создать таблицу в режиме Конструктора.

Заполнить бланк:

Ввести имена полей;

Ввести типы данных.

Создать ключевое поле.

Закрыть бланк с сохранением. При закрытии дать создаваемой таблице имя.

Создание ключевого поля:

Выделите будущее ключевое поле.

Щелкните по кнопке Определить ключ на панели инструментов или вызовите с помощью правой клавиши мыши контекстное меню и выберите в нем Ключевое поле.

Заполнение таблицы:

Выделите название таблицы.

Щелкните по кнопке Открыть.

В получившуюся таблицу введите данные.

Создание связей между таблицами:

Закройте текущее окно таблицы и вернитесь в окно базы данных.

Выполните команду Сервис – Схема данных (или щелкните на кнопке Схема данных на панели инструментов).

MS Access откроет окно Схема данных, а затем диалоговое окно Добавление таблицы.

Выделите все таблицы и щелкните на кнопке Добавить.

В окне Добавление таблицы щелкните на кнопке Закрыть. На экране останется одно окно – Схема данных.

Для того чтобы установить связи между таблицами, перетащите поле из одной таблицы на поле таблицы, с которой устанавливается связь и отпустите кнопку мыши.

В открывшемся диалоговом окне Связи проверьте названия полей, которые участвуют в связи и щелкните на кнопке Создать.

Задание

Ситуационная задача: Руководитель малого предприятия, занимающийся оптовой продажей продуктов, заказал разработку базы данных, основанной на семи таблицах: Сотрудники, Клиенты, Поставщики, Заказы, Заказано, Доставка, Товары. База должна содержать также запросы разных видов, формы и отчеты для удобства работы с данными базы.

Запустите программу MS Access, выберите в области задач в блоке Создание - Новая база данных.

В окне Файл новой базы данных откройте свою папку и дайте файлу имя: Фирма, щелкните на кнопке Создать. Откроется окно новой базы – Фирма: база данных.

Теперь создайте структуру ваших таблиц.

Щелкните на корешке Таблица, а затем Выберите команду Создать таблицу в режиме Конструктора..

Для таблицы Сотрудники введите следующие поля:

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код сотрудника.

Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Сотрудники.

Описанным выше способом создайте таблицу Клиенты, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код клиента.

Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Клиенты.

Описанным выше способом создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код поставщика.

Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Поставщики.

Создайте таблицу Заказы, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код заказа.

Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Заказы.

Создайте таблицу Заказано, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такового выберите поля Код заказа и Код товара.

18. Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Заказано.

19. Создайте таблицу Доставка, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код доставки.

 Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Доставка.

Создайте таблицу Товары, в которую входят следующие поля.

Создайте ключевое поле. В качестве такого выберите поле Код товара.

Закройте окно Конструктора. При закрытии окна дайте таблице имя Товары.

Создайте межтабличные связи между:

полями Код сотрудника таблицы Сотрудники и Код сотрудника таблицы Заказы;

полями Код доставки таблицы Доставка и Код доставки таблицы Заказы;

полями Код клиента таблицы Клиенты и Код клиента таблицы Заказы;

полями Код поставщика таблицы Поставщики и  Код поставщика таблицы Товары;

полями Код заказа таблицы Заказы и Код заказа таблицы Заказано;

полями Код товара таблицы Товары и Код товара таблицы Заказано.

В окне базы данных откройте по очереди созданные таблицы и наполните их содержанием. Пустые строки заполните самостоятельно собственными данными!!!

Сотрудники:

Клиенты, Поставщики: полностью заполните самостоятельно по 5 записей.

Доставка:

Товары:

Заказы:

Заказано:

Ответьте письменно на контрольные вопросы и сдайте работу преподавателю.

Контрольные вопросы

Что является основным элементом базы данных в программе MS Access?

Для чего в таблицах создается ключевое поле?

Для чего необходимо устанавливать связи между таблицами и какое условие должно выполняться при создании связей?

Опишите алгоритм создания связей между таблицами.

Для чего предназначен тип поля Счетчик?

ДЛЯ ЗАПИСЕЙ 

Практическая работа № 2

Создание запросов для базы данных «Фирма»

Цель: Научиться осуществлять поиск необходимых данных, оформляя их в виде запросов разных видов.

Методические указания

Запросы- это объекты, которые служат для извлечения данных из таблиц и представления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Виды вопросов:

Запрос на выборку – это запрос, который позволяет выбрать данные из полей таблиц, необходимые пользователю в данный момент.

Запрос с параметром – это запрос, в котором критерий отбора данных может задать сам пользователь, введя нужный параметр при вызове запроса.

Запрос с вычисляемым полем – это запрос, с помощью которого можно проводить вычисления над данными хранящимися в таблицах и записывать их создаваемое поле.

Итоговый запрос – это запрос, который производит математические вычисления по заданному полю и выдает результат на экран.

Общие этапы создания запросов:

В окне Базы данных выберите вкладку Запросы.

Выберите команду Создание запроса в режиме Конструктор.

Access представит бланк запроса по образцу и одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы выберите нужные таблицы и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

В списке полей таблиц выберите поля, включаемые в результирующую таблицу.

Задайте способы сортировки.

Задайте условия отбора для полей.

Закройте бланк запроса по образцу с Сохранением.

Задание

Откройте из собственной папки базу данных Фирма 

В окне Фирма: база данных активизируйте вкладку Запросы.

Создайте запрос на выборку, который содержал бы информацию о товарах и их поставщиках. Результирующая таблица должна содержать также информацию, к кому можно обращаться в фирме поставщика и номер его телефона.

Создайте запрос в режиме Конструктора. При добавлении таблицы добавьте таблицы Товары и Поставщики.

В списке полей таблицы Товары выберите поле Название. Выбор производите двойным щелчком на имени поля.

В списке полей таблицы Поставщики выберите поля: Название, Обращаться к, Телефон. Выбор производите двойным щелчком на имени поля.

В строке Сортировка задайте для поля Название из таблицы Товары – по возрастанию.

Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите имя – Товары и Поставщики.

В окне Фирма: база данных откройте созданный запрос и рассмотрите результирующую таблицу. Проанализируйте полученный результат.

Создайте запрос на выборку, который содержал бы информацию о том, каким образом и к какому числу товар должен быть доставлен получателю.

Создайте запрос в режиме Конструктора. При добавлении таблицы добавьте таблицы Товары, Доставка, Заказы, Заказано.

В списке полей таблицы Товары выберите поля Название, Цена. Выбор производите двойным щелчком на имени поля.

В списке полей таблицы Заказано выберите поле: Количество. Выбор производите двойным щелчком на имени поля.

В списке полей таблицы Доставка выберите поле: Название.

В списке полей таблицы Заказы выберите поля: Дата назначения, Адрес получателя.

В строке Сортировка задайте для полей Название из таблицы Доставка и Дата назначения из таблицы Заказы – по возрастанию.

Закройте бланк запроса по образцу. При закрытии запроса введите его имя – Товары и Доставка.

В окне Фирма: база данных откройте созданный запрос и рассмотрите его. Проанализируйте полученный результат.

Создайте простой запрос с параметром, позволяющий отбирать товары, предельную цену которых пользователь может задать сам при запуске запроса.

Создайте запрос в режиме Конструктора. При добавлении таблицы добавьте таблицы Поставщики и Товары.

В списке полей Товары выберите поля: Название, Цена, На складе.

В списке полей таблицы Поставщики выберите поле: Название.

Строку условие отбора для полей Цена надо заполнить таким образом, чтобы при запуске запроса пользователь получал предложение ввести нужное значение. Текст, обращенный к пользователю, должен быть заключен в квадратные скобки.

В строке Условие отбора поля Цена введите следующее: <[Введите максимальную цену товара]

Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Выбор цены товара.

В окне Фирма: база дынных откройте Запросы и запустите запрос Выбор цены товара – на экране появится диалоговое окно Введите значение параметра.

Введите какое-либо число и щелкните на кнопке ОК. В зависимости от того, что реально содержится в таблице Товары, по результатам запроса будет сформирована результирующая таблица.

Несколько раз запустите созданный запрос, каждый раз вводя разные данные. Проанализируйте полученный результат.

Создайте запрос с вычисляемым полем, который выдавал бы информацию о товаре – название, цена, количество и общая стоимость, а также информацию о клиенте, который заказал этот товар.

Создайте запрос в режиме Конструктора. При добавлении таблицы добавьте таблицы Товары, Заказано, Клиенты, Заказы.

В списке полей таблицы Товары выберите поля: Название, Цена.

В списке полей таблицы Заказано выберите поле Количество.

В столбце после поля Количество создайте вычисляемое поле. Для этого в его первой строке напишите следующее: Общая стоимость: [Цена]*[Кол-во]

В списке полей таблицы Клиенты выберите поля: Название, Обращаться к, Телефон.

В строке Сортировка задайте для полей Название из таблицы Товары – по возрастанию и Количество из таблицы Заказано – по убыванию.

Закройте запрос: При закрытии сохраните его под именем Товар и клиенты.

В окне Фирма: база данных откройте созданный запрос и рассмотрите его. Проанализируйте полученный результат.

Создайте итоговой запрос, в котором была бы информация об общей стоимости товаров, заказанных одним клиентом.

Создайте запрос в режиме Конструктора. При добавлении таблицы добавьте запрос Товары и клиенты.

В списке полей запроса Товары и клиенты выберите поля: Клиенты.Название и Общая стоимость.

Выполните команду Вид – Групповые операции.

В строку Групповые операции для поля Клиенты, Название выберите Группировка, а для поля Общая стоимость выберите Sum.

В строке Сортировка задайте для поля Общая стоимость – по возрастанию.

Закройте запрос. При закрытии сохраните его под именем Клиенты и стоимость товара.

В окне Фирма: база данных откройте созданный запрос и рассмотрите его. Проанализируйте полученный результат.

Самостоятельно создайте два запроса: запрос на выборку и запрос с параметром, используя данные из таблиц. Перед созданием запросов придумайте формулировку, как в заданиях выполненных Вами ранее (формулировки выделены курсивом), а затем реализуйте формулировки на ПК. Дайте имена запросам: Запрос на выборку и Запрос с параметром. Запишите придуманные формулировки запросов в рабочую тетрадь.

Ответьте письменно на контрольные вопросы и сдайте работу преподавателю.

Контрольные вопросы

Что такое запрос и какие виды запросов вы знаете? (перечислите)

В чем разница между запросом на выборку и запросом с параметром?

Опишите алгоритмы создания запросов с параметром, с вычисляемым полем и итогового запроса.

ДЛЯ ЗАПИСЕЙ

Практическая работа № 3

Создание форм и отчетов для базы данных «Фирма»

Цель: Научиться оформлять данные из таблиц и запросов в виде форм, отчетов и почтовых наклеек.

Методические указания

Форма – это объект, предназначенный для ввода данных.

Отчет – это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан.

Правильно создать форму или отчет долгое и кропотливое дело, поэтому часто для создания форм и отчетов используют Мастера.

Создание форм с помощью Мастера:

В окне Базы данных выберите Формы.

Щелкните на кнопке Создать и выберите режим Мастер форм.

Выполните все действия по созданию формы, которые предлагает Мастер, нажимая после каждого действия кнопку Далее.

После выполнения всех действий нажмите кнопку Готово.

Создание отчетов с помощью Мастера:

В окне Базы данных выберите Отчеты.

Щелкните на кнопке Создать и выберите режим Мастер отчетов.

Выполните все действия по созданию отчета, которые предлагает Мастер, нажимая после каждого действия кнопку Далее.

После выполнения всех действий нажмите кнопку Готово.

Задание

Создайте форму для дальнейшего заполнения таблицы Сотрудники.

Вызовите Мастера форм.

В окне Таблицы/Запросы выберите Таблица: Сотрудники и перенесите все доступные поля в область Выбранные поля с помощью клавиш > и >> (>  для переноса полей построчно, >> для переноса всего списка полей).

Выберите внешний вид формы - в один столбец.

Выберите требуемый стиль.

Задайте имя формы - Сотрудники.

Откройте созданную форму и внесите в нее две новые записи (для внесения новых записей нажмите кнопку Новая запись на панели инструментов) по своему усмотрению.

Создайте формы для дальнейшего заполнения таблиц Клиенты, Поставщики, Товары. Имена форм должны совпадать с именами таблиц, для которых создавалась форма. После создания форм внесите в них по две новые записи.

Создайте отчет для вывода на печать данных о Товарах, имеющихся на складе.

Вызовите Мастера отчетов.

В окне Таблицы/Запросы выберите Таблица: Товары и перенесите поля Название,  Цена, На складе в область Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.

Тип представления данных, Уровни группировки, Сортировку с вычислениями пропустите, нажимая кнопку Далее.

Выберите требуемый вид макета отчета и ориентацию страницы и нажмите кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль и нажмите кнопку Далее.

Задайте имя отчета (Отчет 1 )и нажмите кнопку Готово.

Просмотрите получившийся отчет.

Создайте отчет для вывода на печать информацию о Клиентах, с которыми работает фирма.

Вызовите Мастера отчетов.

В окне Таблицы/Запросы выберите Таблица: Клиенты и перенесите поля Название, Обращаться к, Должность, Адрес, Телефон в область Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.

Тип представления данных, Уровни группировки пропустите, нажимая кнопку Далее.

Сортировку задайте для поля Название -  по возрастанию.

Выберите требуемый вид макета отчета и ориентацию страницы и нажмите кнопку Далее.

Выберите требуемый стиль и нажмите кнопку Далее.

Задайте имя отчета (Отчет 2)и нажмите кнопку Готово.

Просмотрите получившийся отчет.

Создайте отчет для вывода на печать информации о Товарах и их Поставщиках.

Вызовите Мастера отчетов.

В окне Таблицы/Запросы выберите Запрос: Товары и Поставщики и перенесите поля Товары. Название, Поставщик. Название, Обращаться к, Телефон в область Выбранные поля.

Выберите тип представления данных: по Поставщики.

Добавьте уровни группировки: Поставщик. Название, Обращаться к, Телефон (с помощью клавиши  >).

Сортировку произведите по полю Товары.Название – по возрастанию.

Выберите требуемый вид макета отчета и ориентацию страницы.

Выберите требуемый стиль.

Задайте имя отчета (Отчет 3) и нажмите кнопку Готово.

Просмотрите получившийся отчет.

Создайте отчет для вывода на печать информации о Доставке товаров.

Вызовите Мастера отчетов.

В окне Таблицы/Запросы выберите Запрос: Товары и Доставка и перенесите поля Товары. Название, Товары. Цена, Заказано. Количество, Доставка. Название, Заказы. Дата назначения, Название получателя в область Выбранные поля.

Выберите тип представления данных: по Доставка.

Добавьте уровни группировки: Доставка. Название (с помощью клавиши  >).

Сортировку производить не надо.

Выберите требуемый вид макета отчета и ориентацию страницы.

Выберите требуемый стиль.

Задайте имя отчета (Отчет 4) и нажмите кнопку Готово        .

Просмотрите получившийся отчет.

Создайте отчеты для вывода информации на печать по запросам Товары и Клиенты и Клиенты и Стоимость товара, а также по любой из таблиц. Дайте имена созданным отчетам соответственно: Отчет5, Отчет6, Отчет7.

Создайте самостоятельно Почтовые наклейки, для этого выберите вкладку Отчеты – Создать – Почтовые наклейки (сразу же выберите таблицу или запрос, для которой хотите создать наклейки, например, таблица Товары или Сотрудники).

Ответьте письменно на контрольные вопросы и сдайте работу преподавателю.

Контрольные вопросы

Что такое формы и отчеты? Что такое почтовые наклейки?

Опишите алгоритм создания почтовых наклеек..

Можно ли обойтись в базе без отчетов, форм, почтовых наклеек? Аргументируйте свой ответ.

ДЛЯ ЗАПИСЕЙ