Основы работы в текстовом процессоре
методическая разработка по информатике и икт (5 класс) на тему

Текстовый редактор Microsoft Word

I. Запуск программы.

Программа Microsoft Word 2003 запускается различными способами. Самые распространёнными являются:

1) Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microsoft Office Word 2003.

2) Пуск → Microsoft Office Word 2003.

3) Ярлык Microsoft Office Word 2003 на рабочем столе.

II. Вид окна программы.

1. Строка заголовка. Здесь пишется название документа (текстового файла) и название программы.

2. Кнопки управления состоянием окна (Свернуть / Развернуть / Закрыть)

3. Строка меню. Здесь располагаются все команды, которые можно выполнить в этой программе. Чтобы открыть список команд достаточно подвести указатель мыши на нужный пункт меню (например Файл) и щёлкнуть 1 раз ЛКМ, тогда откроется список команд, после того как нашли нужную команду нужно снова щёлкнуть по неё 1 раз ЛКМ.

4. Панели инструментов (в данном случае отображены панели инструментов: стандартная, форматирование, рисование (перечислены сверху вниз)). О них будет рассказано более подробно далее.

5. Линейка (горизонтальная и вертикальная). Она нужна для ориентации в документе.

Например, глядя на линейку можно посмотреть, где текст печататься не будет (поля), это место на линейке отображается голубым цветом. Если нужно увеличить поля, то нужно навести указатель мыши (стрелочку) на линейку к границе белого и голубого цвета. Указатель мыши (стрелочка) станет чёрного цвета и примет двойной вид. В этот момент нажать ЛКМ и удерживая её вести в сторону (в зависимости от того хотите вы увеличить или уменьшить поля). Потом отпустить ЛКМ. Поля зафиксируются.

Если внимательнее посмотреть на горизонтальную линейку (вверху), то слева и справа имеются специальные «ползунки».   (Напоминает вид песочных часов, состоит из трёх частей: верхний и нижний треугольник, и внизу прямоугольник). С их помощью можно корректировать напечатанный текст.

Например, если вы набрали текст и нужно, чтобы была красная строка, то для этого используют «верхний треугольник» (он отвечает за отступ первой строки, это также можно увидеть, если навести указатель мыши к нему и не двигать её. Через некоторое время появится надпись: отступ первой строки). Чтобы его использовать нужно навести указатель мыши к «верхнему треугольнику» и нажать ЛКМ, не отпуская её двигать в сторону. Таким образом, при дальнейшей печати текста каждый новый абзац будет начинаться с красной строки.

«Нижний треугольник» отвечает за выступ, т.е., как будут располагаться строки в абзаце (кроме первой).

Способ использования такой же, как и у отступа первой строки.

«Нижний прямоугольник» отвечает за отступ всего абзаца. Например, если требуется написать заявление, то справа пишется кому это заявление и от кого. Чтобы это сделать, печатают этот текст, а потом выделяют его и используют отступ слева.

6. Вертикальная и горизонтальная полоса прокрутки. Это специальное устройство, которое предназначено для просмотра всего документа, который находится ниже. Например, если документ состоит из 3 страниц, то все их мы не видим (мы видим в среднем половину страницы (в зависимости от масштаба)), поэтому для просмотра того, что находится дальше (ниже) есть полосы прокрутки. Их можно использовать по-разному. Существует 3 способа:

1) Используя колёсико на мышее. Вращая его указательным пальцем, автоматически движется полоса прокрутки и листается документ.

2) ЛКУ нажать на полосу прокрутки и не отпуская её тянуть вниз или вверх (вправо или влево).

3) Внизу и вверху (справа и слева) полосы прокрутки имеется кнопка, на которой изображён один чёрный треугольник, нажимая её листается полоса прокрутки.

III. Панели инструментов.

Панели инструментов представляют собой кнопки, нажимая которые выполняется то действие, которое отображено на кнопке. Если вы не знаете, что означает та или иная кнопка, то подведите указатель мыши (стрелочку) к этой кнопке и не двигайте мышь, после чего рядом с кнопкой появится надпись, где и будет написано название кнопки.

Зачем вообще нужны кнопки? Дело в том, что все те команды, которые отображены на кнопках и выполняются по их нажатию, есть в одном из пунктов меню. Но для более быстрого доступа к тем командам, которые используются более часто, они (эти команды) вынесены на панель инструментов (панель инструментов – место, где располагаются кнопки). Тот человек, который часто работает в данной программе (Microsoft Word) он уже не тратит время на то, чтобы искать ту или иную команду в меню, он просто нажимает на соответствующую кнопку. По виду кнопки он запоминает и знает уже то, что будет выполнено после её нажатия. Это становится очень удобно.

Панели инструментов бывают различные (их около 20-25), но помещают в основном эти 3 панели инструментов (стандартная, форматирование, рисование), потому что кнопки на этих панелях инструментов используются наиболее часто. Можно расположить по желанию и больше панелей инструментов, но тогда тяжело будет ориентироваться в них, они будут просто загромождать окно программы.

Практическое задание № 1: Откройте программу Microsoft Word, установите отступ первой строки 1 см от остального текста абзаца, отступ слева 1 см (когда будете устанавливать отступ всего текста, цепляя мышью за нижний прямоугольник, то будут двигаться верхний и нижний треугольники) и введите следующий текст:

Воспользуемся кнопкой  , которая отвечает за предварительный просмотр. Нажмём её и посмотрим, что произойдёт. На экране появится страница целиком, где будет более наглядно видно как выглядит весь документ. Далее после того как посмотрели страницу закроем предварительный просмотр нажав на кнопку Закрыть  . После её нажатия мы выйдем из предварительного просмотра.  Документ не закрывать.

IV. Настройка вида окна программы.

       1) Включение и отключение линеек

Если линейка вам совсем не нужна и даже мешает, то её можно легко убрать. Достаточно убрать галочку напротив пункта линейка в меню Вид. (Найти пункт меню Вид, навести указатель мыши (стрелочку), щелкнуть 1 раз ЛКМ, откроется список команд, найти пункт Линейка и щёлкнуть по нему 1 раз ЛКМ. После этого галочка с этого пункта будет убрана и это будет означать, что линейка не отображается). Если нужно будет снова её установить, то поставьте галочку на пункте Линейка, щёлкнув 1 раз ЛКМ.

       2) Настройка панелей инструментов

Панели инструментов, как мы уже сказали ранее, бывают различные. Можно их устанавливать по желанию. Для того, чтобы добавить (убрать) панель инструментов нужно в окне программы Microsoft Word щёлкнуть ПКМ справа от панели инструментов на голубом фоне (то есть там, где нет никаких кнопок). Появится список панелей инструментов. Там, где стоит галочка это означает, что данная панель инструментов у вас отображается. Если вы хотите убрать или добавить ту или иную панель инструментов, то щелкните по ней 1 раз ЛКМ. Если галочка не стояла, и вы по ней щёлкнули, то это значит, что теперь галочка стоит, и панель инструментов отображается в вашем окне программы. Если же галочка стояла, и вы щёлкнули по ней, то галочка уберётся и панель инструментов тоже исчезнет.

На панель инструментов можно добавлять кнопки самостоятельно. Для этого нужно щёлкнуть ПКМ справа от панели инструментов на голубом фоне (то есть там, где нет никаких кнопок). Появится список панелей инструментов. Внизу будет пункт Настройка. Щёлкнете по этому пункту 1 раз ЛКМ. Перед вами появится окно. Щёлкнете вверху по надписи Команды. Перед вами будут отображены все пункты меню (категории) и те команды, которые туда входят. Найдя нужную команду, щёлкните по ней ЛКМ и удерживая её несите кнопку (значок) на панель инструментов. Если рядом с указателем мыши (стрелочкой) стоит крестик, значит нельзя туда поместить кнопку, а если плюсик, то можно отпустить ЛКМ и кнопка закрепится на панели инструментов. Теперь можно ей пользоваться.

  3) Масштабирование

На панели инструментов есть специальный значок, который позволяет менять масштаб.

Если нажать на треугольник справа, то откроется весь список масштабов. Щелкнув по одному из них ЛКМ вы установите его.

Практическое задание № 2:  Используем тот документ, который мы напечатали. Уберём линейки (об этом говорилось выше). Изменим масштаб несколько раз и оставим тот, который более удобен. Добавим на панель инструментов какую-нибудь кнопку (об этом рассказано выше).

V. Ввод и редактирование текста

1) Передвижение по тексту

По тексту можно передвигаться 2 способами: при помощи мыши и клавиатуры. Когда вы двигаете мышь, то её образ выглядит примерно так: I. То место, куда вводятся символы обозначается мигающей вертикальной чертой (курсор). Если текст уже набран, то можно передвигать курсор при помощи мыши. Делается это просто. Подведите указатель мыши в то место, куда вам нужно что-то ввести или внести изменения и щёлкните ЛКМ. Курсор автоматически установится в том месте, где вы щелкнули ЛКМ. Другой способ, это использовать клавиши управления курсором (4 стрелочки). Но этот способ хорошо использовать, когда нужно переместится на несколько символов вправо или влево (или несколько строк вверх или вниз).

2) Правила набора текста

- удаление символов

Если вам нужно удалить несколько символов, то установите курсор в то место, где нужно удалить символы. Затем, используя клавиши Delete (удаляет символы справа от курсора) или BackSpase (удаляет символы слева от курсора, чаще имеет вид стрелочки указывающей влево. Расположена над клавишей Enter) удалите символы, нажимая на них столько раз, сколько нужно удалить символов.

Если нужно удалить предложение или даже несколько, то наведите указатель мыши в начало предложения, затем, нажав ЛКМ и не отпуская её, опускайте мышь вниз и вправо до тех пор, пока чёрным цветом не выделится весь текст, который вам нужно удалить. После того как это сделали, нажмите клавишу Delete.

- замена символов. Если что-то напечатали неправильно, то удалите это, затем введите нужный текст.

- ввод и удаление пустой строки.

Иногда бывает ситуация, когда нужно пропустить одну или несколько строк. Как это сделать? Достаточно просто нажать клавишу Enter столько раз, сколько строк нужно пропустить. Тот же самый приём используют, когда, например, при написании заявления слово Заявление слишком высоко и нужно его опустить. Тогда делают тоже самое. Ставят курсор чуть выше строки со словом Заявление (например, на строку которая выше или перед буквой «З» в слове Заявление). И нажимают клавишу Enter, причём при каждом её нажатии происходит опущение всего текста, который располагается после курсора, так как по нажатию клавиши Enter вставляются строки, соответственно всё располагающееся ниже опускается.

Иногда бывают ситуации наоборот, например, когда требуется поднять текст. Например, строка, где написано слово Заявление слишком низко и нужно её поднять, тогда поступают следующим образом. Ставят курсор на последнюю строку с текстом перед строкой со словом Заявление (в данном случае это будет строка, указывающая от кого заявление. Например, Смирновой В. В. Курсор ставят после точки). Далее нажимают клавишу Delete до тех пор пока не устроит вид.

- начало нового абзаца.

Чтобы начать новый абзац нужно нажать клавишу Enter, тогда курсор автоматически перейдёт на новую строку, при этом закончит старый абзац и начнёт новый. Если установлен отступ первой строки, то первая строка будет смещена относительно остальных строк в абзаце.

- перенос слов

Если вы хотите, чтобы слова в тексте переносились автоматически, то выберите пункт меню Сервис, затем Язык, далее Расстановка переносов. Появится окно.

Если навести указатель мыши к окошку напротив Автоматической расстановки переносов и щёлкнуть ЛКМ, то установится галочка и это будет означать, что теперь переносы будут проставляться автоматически и не придётся делать это вручную. Нажать на кнопку ОК. Окно закроется и во всём документе будут автоматически проставлены переносы.

3) Выделение фрагмента, копирование, перемещение и удаление фрагмента

- выделение фрагмента

Для того, чтобы выделить фрагмент текста (отдельный его «кусок») нужно нажать ЛКМ и не отпуская её, опускайте мышь вниз и вправо до тех пор, пока чёрным цветом не выделится весь фрагмент, который вам нужно удалить. Отпустить ЛКМ и нажать клавишу Delete, после чего фрагмент удалится.

- копирование фрагмента

Сначала нужно выделить фрагмент (описано выше) и нажать кнопку             , или выбрать пункт меню Правка, затем Копировать. После этого видимых изменений не произойдёт и будет казаться, что как - будто вообще ничего не произошло. Это совсем не так, компьютер запомнил то, что вы скопировали. Теперь можете это вставить в то место, куда вы хотели. Для этого нужно курсор поставить на то место, куда нужно вставить скопированный фрагмент. Далее нажать на кнопку  ( или выбрать пункт меню Правка, затем Вставить). И тот фрагмент текста, который вы скопировали вставится начиная с того места, где стоял курсор (куда вы его поставили).

- перемещение фрагмента из одного места в другое

Если нужно фрагмент текста перенести с одного места в другое, то сначала выделите фрагмент. Затем нажав ЛКМ и не отпуская её несите этот фрагмент в то место куда его нужно вставить. Для того, чтобы видет откуда будет вставляться выделенный вами фрагмент, то во время его перемещения при помощи нажатой ЛКМ будет показываться вертикальная черта в сеточку. После того как нашли нужное место вставки фрагмента, можно отпустить ЛКМ и текст появится в этом месте.

- удаление фрагмента

Выделить фрагмент и нажать клавишу Delete.

4) Отмена выполненных действий

Иногда при работе в данной программе можно ошибиться и сделать что-то не так. Поэтому существует кнопка, которая позволяет отменять действия.  Нажимая её, мы отменяем действия в обратном порядке относительно их выполнения. Отменять можно хоть сколько действий.

Практическое задание № 3:  В том тексте, который уже набран, удалите последнее слово. После этого удалите последний абзац. Теперь, уже в последнем предложении, замените предложение «Это становится очень удобно» предложением «Это удобнее».  Отмените выполненные действия при помощи кнопки , нажимая до тех пор, пока не появится последнее слово, которое удалили самым первым. Таким образом, вернули первоначальный вид тексту. В нашем тексте 3 абзаца, сделаем промежутки между ними больше, вставив пустые строки между ними (например, по 3 пустых строки между абзацами). После этого, удалим по 2 пустых строки между абзацами. Таким образом, абзацы будут разделены только 1 пустой строкой. Далее установим автоматический перенос слов.

Выделим 2 абзац, скопируем его и вставим в конец текста. Далее выделим 1 абзац и перенесём его в конец текста. Выделим последние 2 абзаца и удалим их.

VI. Работа с файлами

1) Сохранение документа

Для сохранения документа можно использовать либо меню, либо закрыть окно (в котором работали) и программа при этом спросит вас, сохранить ли изменения. Что лучше использовать? Это зависит от того закончили ли вы этот документ или просто сохраняете для страховки (то есть, чтобы не потерять всё то, что создали, так как бывают разные ситуации. Например, выключили свет и если вы не сохранили ваш документ, то придётся делать всё заново, так как всё потеряется. Также бывают ситуации, когда компьютер просто зависает и единственным выходом остаётся  принудительное выключение компьютера, тогда тоже вся проделанная до этого работа теряется и ничего не останется). В этом случае (если вы хотите просто сохранить документ) лучше использовать меню (меню Файл → Сохранить / или использовать кнопку на панели инструментов). При этом ваш документ сохранится и вы продолжите работу, так как окно программы не закроется.

Если же вы полностью доделали работу и уже до этого сохраняли документ, то закрываете окно. При закрытии программа у вас спросит, сохранить ли изменения (будет иметься в виду те изменения, которые были сделаны после последнего сохранения). Ответив на вопрос программа закроет окно, где вы работали и сохранит или не сохранит изменения в зависимости от того как вы ответили на вопрос.

Как работают чаще всего: открываю программу Microsoft Word, начинают вводить туда информацию. По прошествии некоторого времени (20-30 минут) сохраняют документ при помощи меню Файл → Сохранить (при этом, указывая имя документа и место, куда его нужно сохранить). Далее через определённые промежутки времени периодически сохраняют (удобно нажимать просто на кнопку сохранения), при этом компьютер уже не требует ввода имени документа и места сохранения, так как мы уже это ему указали, когда сохраняли первый раз. Поэтому теперь просто во время работы нажимаем на кнопку и работаем спокойно дальше, ничего не боясь (даже если вдруг возникнет какая-то проблема, то мы знаем что недавно сохранили документ и что много информации всё равно не потеряется). После того, как закончили документ, закрываем окно и ещё раз сохраняем документ (так как при закрытии программа спросит сохранить ли изменения).

Практическое задание № 4:

 Более подробно о сохранении документа. Сохраним документ, который мы напечатали. Для этого:

- найдём вверху меню Файл, наведём указатель мыши на него и щёлкнем 1 раз ЛКМ. Откроется меню Файл и список команд. Найдём пункт Сохранить и щёлкнем по нему 1 раз ЛКМ. Откроется окно, куда нужно будет ввести имя документа и место где его сохранить.

После того, как сохранили документ, допечатайте в самом низу строку:

Данный документ был напечатан Ф. И. О.

Нажмите кнопку сохранения на панели инструментов. Видите, компьютер больше не спрашивает никаких данных, так как всё это уже указано. После сохранения напечатайте рядом с фамилией число и закройте документ. На вопрос сохранить ли изменения вы отвечаете Да.

Когда вы использовали меню для сохранения (меню Файл → Сохранить), то наверняка заметили, что рядом с командой Сохранить стоит команда Сохранить как. В чём же различие между ними? Если вы открыли программу и начали ввод информации с чистого листа, то при сохранении не будет разницы между командами Сохранить и Сохранить как. Но если вы открыли уже готовый документ (например, чей-то список класса) и внесли туда изменения (то есть: вписали вместо чужой фамилии свою, стёрли прежний список класса и поместили свой, и всё остальное переделали), а потом поняли, что старый список класса нужен и при этом вы его уже весь исправили. Что делать? Можно закрыть окно программы и на вопрос: Сохранить изменения? Ответить Нет. Тогда старый список класса останется, но все те изменения, которые вы внесли потеряются и придётся тогда потом делать тоже самое (скопировать старый список класса, вставить его, например, к себе в папку и проделывать работу заново). Но можно сделать по-другому. Тогда и старый список останется в первоначальном виде и ваши изменения сохранятся. Используем команду Сохранить как. После того как мы её выберем появится окно, в которое нужно будет ввести имя теперь уже вашего документа и место куда вы его хотите поместить. Нажать кнопку Сохранить. Документ сохранится, окно программы теперь можно будет закрыть. Перед закрытием программа вас даже не спросит сохранить ли изменения, так как она знает, если вы использовали команду Сохранить как, то изменения вам не нужно сохранять и закроет документ.

2) Создание нового файла, работа с несколькими окнами.

Существует такая команда как Создать. Её используют для создания ещё одного документа для того, чтобы не сворачивать окно, в котором работаем сейчас и не запускать снова программу Microsoft Word. Достаточно просто нажать на кнопку Создать (меню Файл → Создать). Автоматически будет создан новый документ и открыт перед вами. Теперь получается, открыто 2 документа (первоначальный документ и новый пока ещё пустой). Можно создать ещё столько документов сколько необходимо. Все они будут отображаться внизу (на панели задач (синяя полоса на экране)). Можно переключаться между ними, используя панель задач. Работать с несколькими окнами удобно. Например, можно открыть 2 окна. Одно окно пусть будет служить образцом, а другое чистое (только что созданное). Можно использовать окно программы где находится образец для копирования оттуда чего-то и вставки к себе в документ; или периодически поглядывать туда и создавать свой документ, подобный тому и тд.

4) Открытие файла

Открывать файл можно 2 способами: щёлкнув по нему 2 раза ЛКМ или прямо из программы, используя команду Открыть. При выборе этой команды появляется окно, где нужно будет найти тот файл, который нужно открыть и щёлкнуть по нему 2 раза ЛКМ. После чего он откроется.

Практическое задание № 5:

 Откройте тот документ, который напечатали до этого. Вам нужно будет создать ещё один такой же документ, но состоящий только из 1 абзаца. Можно открыть программу Microsoft Word и напечатать этот текст, но можно сделать быстрее, а именно создать ещё один документ (новый) и скопировать в него 1 абзац из уже готового документа. Как это сделать? Для начала нужно создать новый документ. Можно это сделать 2 способами: 1) свернуть окно (которое сейчас открыто, то есть с набранным текстом) и открыть программу Microsoft Word. Автоматически будет открыт новый документ с чистым листом.

2) Нажать на кнопку Создать   на панели инструментов или использовать меню (меню Файл → Создать). Также откроется новый документ. Но второй способ быстрее и удобнее. Так как мы создали новый документ и первым и вторым способом, то теперь имеем два новых документа и один исходный (с текстом). Они отображаются внизу на панели задач (синей полосе). Там видны их заголовки, щёлкая по заголовку 1 раз ЛКМ, у нас на экране появляется тот документ, по которому мы щёлкнули. Один новый документ нам не нужен, поэтому можно закрыть его. После этого, открыть окно с напечатанным текстом, скопировать 1 абзац, открыть окно нового документа и вставить туда скопированный 1 абзац.

Правила набора текста с клавиатуры:

Чтобы поставить запятую, нужно нажать клавишу Sift (справа) + клавишу слева от него;  

Примечание: знак + означает, что клавиши нужно нажимать вместе.

Чтобы поставить точку нужно нажать туже самую клавишу, но не используя Shift;                                                                                                                                                                        BackSpase (стрелочка влево)– удаляет символ слева от курсора;  

Delete – удаляет символ справа от курсора;        

Shift + {м} = М

Примечание: знак равно означает, какой символ мы получим при нажатии указанных клавиш (то есть, до знака =).

Ctrl + Shift (слева)  или Shift + Alt (слева) – переключает язык ввода (русский / английский)                  

СapsLock – переключает режим ввода букв, т. е. если она нажата и горит световой индикатор, то вводятся большие буквы, если же она не нажата, то вводятся маленькие буквы.                                                              

Enter – переходит на следующий абзац, или выполняет действие (приравнивается к двойному щелчку мыши);                                                                                                                                          PrintScreen  -  запоминает образ экрана;      

Shift + 1 = !                   Shift + 2 = «                         Shift + 3=№                      Shift + 4 = ;                       Shift + 5 = %

Shift + 6 = :                   Shift + 7 = ?                         Shift + 8 = *                     Shift + 9 = (                        Shift + 10 = )