Министерство образования и науки Российской Федерации

Южно-Российский государственный политехнический

университет (НПИ) имени М.И. Платова

Шахтинский институт (филиал) ЮРГПУ(НПИ)

им. М.И. Платова

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к выполнению практических занятий

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Новочеркасск 2015

УДК 377.1 (076)

Рецензент – д-р техн. наук В.А. Евстратов

Составители: Богданова О.А.Гриднева М.А.

Методические указания к выполнению практических занятий по дисциплине «Документационное обеспечение управления»/Шахтинский  институт (филиал) ЮРГПУ (НПИ) имени М.И. Платова. – Новочеркасск: ЮРГПУ, 2015. – 76с.

Методические указания содержат всю необходимую информацию  о документировании деятельности современного предприятия, приведены конкретные примеры, даны индивидуальные задания.

Предназначены для студентов специальностей 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), 38.02.05 Товароведение и экспертиза качества потребительских товаров, 38.02.07 Банковское дело  всех форм обучения.

                                        © УДК 377.1 (076)

Шахтинский  институт (филиал)

ЮРГПУ (НПИ) им. М.И. Платова, 2015

СОДЕРЖАНИЕ

Практическое занятие №1        4

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. ГОСТ р 6.30-2003        4

Практическое занятие № 2        14

Организационно-правовая документация (ОПД), ее виды и основные требования к оформлению        14

Практическое занятие №3        19

Распорядительная документация, её виды        19

Практическое занятие №4        37

Информационно-справочные документы        37

Практическое занятие №5        46

Информационно-справочные документы        46

Практическое занятие №6        52

Информационно-справочные документы        52

Практическое занятие №7        60

Информационно-справочная документация        60

Практическое занятие №8        66

Организация документооборота        66

Практическое занятие № 9        71

Формирование, оперативное хранение и использование дел        71

Практическое занятие №1.

Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. ГОСТ р 6.30-2003

Наименование работы: Составление основных и вспомогательных бланков организации с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов.

Цель работы: изучение единых правил документирования управленческих действий, которые определены государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Состав, место расположения и назначение основных реквизитов.

Задание:

1.Спроектировать общий бланк конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4.

2.Спроектировать бланк письма конкретной организации с угловым и продольным расположением реквизитов на формате А4.

3.На основе основных бланков спроектировать вспомогательные бланки:

- конкретного вида документа организации;

-структурного подразделения конкретной организации;

-должностного лица организации.

Для выполнения данного задания необходимы опорные знания:

• что такое формуляр-образец ОРД;
• состав и порядок расположения реквизитов различных видов бланков, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003;
• варианты расположения реквизитов на бланке;
• понятие «бланк документа», виды бланков и их назначение;
• особенности оформления, изготовления бланков организаций различных форм собственности.

Методические указания

В начале работы следует ознакомиться с пакетом документов (прил.1.1-1.5) и приступить к конструированию бланков.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используются 30 реквизитов. Они даны в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Эти линии символизируют возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (20). Сочетание зон в совокупности образуют формуляр документа.

Реквизитами документа называются отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов.

Формуляром документа называется набор реквизитов официального письменного документа, расположенного в определенной последовательности,

Формуляром-образцом документа называются документы, относящиеся к одной унифицированной системе, созданные по единой для них модели.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения.

Все поле формата может условно разделяться на три части:

• служебное поле документа - часть площади формата предназначенного для полей документа и закрепления его в средствах хранения (28-30);
• поле для размещения реквизитов углового расположения - в левом верхнем углу формата, а при продольном в верхней его части (1-14);
• рабочее поле формата - остальная часть площади фор мата(15-27).

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации.

При изучении стандарта следует усвоить принципиальную разницу в применении различных видов бланков. ГОСТ Р 6.30-2002 устанавливает:

• два стандартных формата бланков документов: А4(210x297) и А5 (210x148);
• основные виды бланков: бланк письма, общий бланк предприятия;
• два варианта расположения реквизитов: угловое и продольное.

На основе общего бланка разрабатывается бланк конкретного вида документа, а на основе бланка письма - бланк должностного лица и бланк структурного подразделения (если руководители имеют право подписи).

При продольном расположении - реквизиты располагаются вдоль верхней части листа центрированным способом, а при угловом (флаговом) - в верхней левой части листа. Каждая строка реквизитов располагается от границы левого поля при воспроизведении на чистом листе бумаги с помощью ПК, а при изготовлении бланков в типографии используется центрированный способ.

Бланк письма содержит реквизиты герб (эмблема) 01 (02 или 03), 04 (ОКПО), 05 (ОГРН), 06 (ИНН/КПП), 08 (наименование организации), 09 (справочные данные об организации), 11 (дата), 12 (регистрационный номер), 13 (ссылка на номер). Так как бланк письма употребляется для одного вида документа, то отпадает необходимость указывать реквизит 10 «Наименование документа».

Зона расположения реквизитов ограничена 7,5 см от левого поля и 6 см от верхнего поля (без герба). Герб располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита «наименование организации - (08)». Размер изображения герба - 2 см и он отделяется от реквизита (08) одним межстрочным интервалом.

Общий бланк содержит постоянные реквизиты - 01 (02,03), 08, 14 и переменные реквизиты - 11, 12, 18 и 19.

Для реквизитов 1 8 и 19 наносятся ограничительные отметки в виде уголков.

При заполнении бланка конкретного вида документа к предыдущим реквизитам добавляется реквизит «Наименование вида документа» (10). Например. «ПРИКАЗ», «УКАЗАНИЕ».

Приложение 1.1

Общий бланк организации – угловое(флаговое) расположение

Общий бланк организации – продольное расположение

Приложение 1.2

Бланк конкретного вида документа – флаговое расположение

Бланк конкретного вида документа – продольное расположение

Приложение 1.3

Бланк письма – угловое(флаговое) расположение

Общий бланк письма – продольное расположение

Приложение 1.4

Бланк структурного подразделения – угловое (флаговое) расположение

Бланк структурного подразделения – продольное расположение

Приложение 1.5

Бланк должностного лица – угловое (флаговое) расположение

Бланк должностного лица – продольное расположение

Приложение 1.6

Общий бланк письма – угловое (флаговое) расположение

Общи бланк письма – продольное расположение

практическое занятие № 2.

Организационно-правовая документация(ОПД), ее виды и основные требования к оформлению

Наименование работы: Оформление основных видов организационно-правовых документов на примере структуры организации и штатной численности, штатного расписания.

Цель работы усвоение роли и значение учредительных организационных документов, как правовой основы деятельности самой организации и требований к их оформлению.

Задание:

1. Ознакомиться с формами организационно-правовых документов (прил. 2.1-2.3).
2. Создать структуру и штатную численность, штатное расписание конкретного предприятия на основе бланков, разработанных в лабораторной работе № 1.
3. Оформить документы в соответствии с требованием ГОСТ Р 6.30-2003.

Для выполнения данного задания необходимы опорные знания, а именно:

• понятие организационно-правовой документации;
• роль и назначение ОПД;
• основные требования к оформлению устава, положения, должностной инструкции;
• состав документов, характеризующих структуру организации и штатную численность, штатное расписание.

Методические указания

В начале работы следует ознакомиться с пакетом документов (образец 2.1-2.3), а затем приступить к выполнению задания.

ОПД - это установленные законом учредительные документы, необходимые при создании организации. Они являются основополагающими в деятельности организаций разных форм собственности, независимо от вида деятельности, и обладают высшей юридической силой. К ним относятся: устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, правила и др.

Устав - правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, если, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Учредительный договор - это документ, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по созданию условиям передачи ему своего имущества, а также определены условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью, выхода учредителей из его состава.

Положение об организации (структурного подразделения) - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Должностная инструкция - правовой акт, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью и позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника.

Структура организации и штатная численность персонала (наименование должностей и их число по подразделениям) закрепляются специальным документом. Такой документ оформляется на общем бланке организации формата А4 подписывается заместителем руководителя, визируется главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается генеральным директором и заверяется гербовой печатью.

Штатное расписание — правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации в соответствии с Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом. Унифицированная форма№Т-3.

Оформляются ОПД на листах формата А4. Обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 6.3-2003, а именно: наименование организации (08). наименование вида документа (10). дата (11), номер документа (12),заголовок к тексту (18), гриф утверждения (16).

Датой организационного документа является дата его утверждения. В процессе подготовки ОПД проходят процедуру согласования и утверждения

Приложение 2.1

Наименование должности работника

Структура текста

В разделе 1 {Общие положения)устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. Перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции)перечисляются основные направления деятельности работника.

В разделе 3 (Должностные обязанности)должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником.

В разделе 4 (Права)устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность)указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.

В разделе 6 (Служебное взаимодействие)устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п.

Должность руководителя

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

Визы согласования

с заинтересованными должностными лицами

С инструкцией ознакомлен:        личная подпись расшифровка подписи

В дело 00-00

Подпись 00.00.0000

Приложение 2.2

Пример заполнение структуры и штатной численности

Зам. Директора по персоналу        (подпись)                И.О. Фамилия

Визы:

Гл. бухгалтер                        (подпись)                И.О. Фамилия

00.00.0000

Пример заполнения штатного расписания

Практическое занятие №3.

Распорядительная документация,её виды

Наименование работы: Оформление документов, принятых в условиях единоначалия и в условиях коллегиальности.

Цель работы: усвоение значения правовой основы в распорядительной деятельности организации и основные требования к их оформлению.

Задание:

Подготовить проект приказа, распоряжения (указания).

Составить протокол совещания директоров.

Оформить их в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

В начале выполнения лабораторной работы необходимы опорные знания, а именно:

• что такое распорядительная документация (РД), ее место и назначение в управлении организации;
• перечислить виды РД, порядок их принятия;
• этапы подготовки распорядительных документов;
• характеристика РД, принятых в условиях единоначалия, их назначение;
• характеристика РД, принятых в условиях коллегиальности.

Методические указания

Для выполнения задания студенту следует внимательно ознакомиться с пакетом документов (прил. 3.1 - 3.8).

Распорядительная документация - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждения, организации и обладающие юридической силой.

Основное назначения РД — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности. РД обладают не только исполнительной властью, но и имеют организующее начало.

Особенность: все РД издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления либо по инициативе руководителей в пределах возложенных задач на организацию - текст должен отражать инициативу его издания.

Выбор вида -РД определяется уровнем органа управления или власти, компетенции должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Приказ — это правовой акт, содержащий обязательное поручение для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа - «ПРИКАЗ» или на специальном бланке приказа.

Приказ должен иметь следующие реквизиты:

• эмблема (03);
• наименование организации (08);
• наименование вида документа «ПРИКАЗ» (10);
• дату и номер печатается центрованным способом (11);
• регистрационный номер (12);
• место составления (14);
• заголовок к тексту(18);
• текст (20);
• отметка о наличии приложения (21);
• подпись (22);
• гриф согласования (23);
• визы согласования (24);
• отметка об исполнителе (27);
• отметка об исполнении и направлении в архив (28);
• идентификатор электронной копии документа (30).

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий: ссылка на нормативно-правые акты вышестоящих организаций, формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов и событий, послуживших причиной издания приказа. Возможен вариант издания приказа

без констатирующей части, если поручаемые действия являются очевидными.

Распорядительная часть имеет повелительную форму изложения, начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ:», без кавычек и разрядки с 0-го положения табулятора в разрядку, двоеточие ставится.

Из-за разнохарактерных действий приказа распорядительная часть делится на пункты, подпункты. Каждый пункт распорядительной части включает: наименование должности, инициалы и фамилию исполнителя (число исполнителей по каждому пункту не ограничивается), только одно поручение и срок выполнения. Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выносится в последний пункт приказа для всех предписываемых действий.

Приказ может отменять или заменять в какой-то части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа в нижней его части, если он находится внутри предприятия.

В подлиннике, направленном за пределы организации, визы согласования проставляются в нижней лицевой части документа. При изменении принципиального характера проводится повторное согласование.

Подписывает приказ руководитель или его заместитель, и он вступает в силу с момента подписания, если не указан другой срок.

Выписка из приказа - копия определенной части документа. Выписка содержит все реквизиты приказа до распорядительной части документа, а из распорядительной - та информация, которая необходима в каждом конкретном случае.

Вместо слова «приказ» печатаются слова «выписка из приказа» и та часть приказа (пункт, подпункт), которая касается непосредственного исполнителя.

Оформление приказа

Заголовок к тексту располагается слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала, и начинается сразу от границы левого поля, печатается через один интервал полужирным шрифтом, точка в конце предложения не ставится, без кавычек. Объем заголовка 2-3 предложения.

максимум 5 строк каждая длиною 28 знаков при угловом расположении и в 2-3 строки длинною 40-50 знаков при продольном расположении.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1.5 интервала и шрифтом № 13. Первая строка начинается с абзаца с 5-го знака от левого поля границы и

выравнивается по правой стороне.

Каждый пункт печатается с абзаца, между пунктами отступ

не делается.

Приложение: приложение печатается с абзаца через 2-4 интервала от основного текста, после него ставится двоеточие, если приложений несколько, то они разделяются друг от друга 1,5 интервалом, а сам текст через один интервал.

Протокол - документ, в котором фиксируется последовательность обсуждаемых вопросов и принятия решений коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом).

Протокол оформляется на общем бланке предприятия. Датой является дата заседания. Если продолжительность заседания составляет несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 10-13.03.2009.

Заголовок отражает вид или деятельность заседания и согласуется с названием вида документа. Например: протокол (чего?) заседания коллегии, совещания начальников структурного подразделения. Состоит из вводной и основной части.

В вводной части приводятся И.О.Ф. председателя и секретаря, присутствующих, указывается повестка дня и докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос) по каждому пункту.

Основная часть протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, - сколько вопросов, столько и разделов. Каждый раздел нумеруется и состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

Подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Все реквизиты и их части, кроме формы заседания, печатаются от левого поля формуляра.

Приложение 3.1

Место издания

Заголовок начинается с предлога «О»

Отвечает на вопрос «о чем»

        В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слов:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводятся наименование должности исполнителя, его И.О.Ф. или наименование структурного подразделения (в Д.п.), указывается срок исполнения, затем четко излагается содержание предлагаемых действий.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 1.2 и т. д.).
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: «Контроль за исполнением возложить на ...» (указываются должность, И.О.Ф. или наименование структурного подразделения).

Должность руководителя                        подпись                        И.О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц:                

Должность                                подпись                        И.О. Фамилия

00.00.0000

Исполнитель И.О.Ф.

Телефон 000-00-00

В дело 00-00 (подпись)

00.00.0000

Приложение 3.2

Пример приказа по основной деятельности – продольное расположение

О порядке списания материальных средств,

выработавших установленный срок

В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 02.03.2000 г., № 37/2)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Списание материальных средств, относящихся к основным средствам, выработавших установленный срок и пришедших в негодность, производить комиссией в составе:

Председатель комиссии М.М. Спивак

Члены комиссии:        Б.Л. Литвак, Р.О. Лисичкина, Е.И. Кочкина

2. Главному бухгалтеру С.П. Галушкиной до 25.03.2009 г. произвести списание материальных ценностей, выработавших установленный срок.
3. Руководителям структурных подразделений при подготовке к списанию материальных ценностей тщательно готовить и представлять комиссии все необходимые материалы, на основании которых составляется акт на списание. Акт подписывается всеми членами комиссии с заключением о дальнейшем использовании списанных материалов. Акт представляется на утверждение директору.
4. Руководителям структурных подразделений до 13.03.2009 г. подготовить материалы на списание.
5. Заведующей канцелярией И.И. Промокашкиной довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений.
6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Р.Л.Рыбакова.

Директор                        подпись                                В.И. Пчелкин

Оборотная сторона

СОГЛАСОВАНО

Гл.бухгалтер

подпись        С.П. Галушкина

00.00.2009

Юрисконсульт

подпись        И.И. Крыж

00.00.2009

И.И. Кузнецова

22-41-37

Приложение 3.3

Пример приказа по основной деятельности – угловое (флаговое) расположение

Об обеспечении противопожарной

безопасности и усиления охраны

в период праздничных дней

В целях обеспечения противопожарной безопасности и усиления охраны в период праздничных дней с 01 по 04 января 2009 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести тщательную уборку на территории фирмы и перевезти в более безопасное место воспламеняющиеся предметы и материалы. Ответственный О.И. Сучков.
2. Провести проверку состояния электропроводки оборудования и не позднее чем за 2 часа до окончания работы 31 декабря выключить все рубильники. Ответственный П.Д. Иванов.
3. Начальнику по ТБ Т.Л. Кваскову представить до 25.12.2008 г. список лиц, пребывание которых обязательно на фирме в праздничные дни.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Р.Л. Ушакова.

Директор        подпись                В.И. Пчелкин

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт подпись

00.00.2009 И.И. Крыж

И.И. Кузнецова

22-41-37

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию о ведении делопроизводства в аппарате акционерного общества.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.01.2009 г.
3. Всем руководителям и сотрудникам АО с 10.01.2009 г. руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции.
4. Секретарю-референту Т.Л.Скворцовой обеспечить тиражирование Инструкции и ее передачу в структурные подразделения до 01.01.2009 г.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия М.М.Пыжикова. Срок исполнения.

Приложение: на 17 л.  в 1 экз.

Директор                        подпись                А.И. Зинченко

Оборотная сторона

Визы согласования

Исполнитель: И.О.Ф., тел.

Дело

Дата, подпись, И.О.Ф.

Приложение 3.4

Пример приказа без констатирующей части

1. В связи с производственной необходимостью, по согласованию с профсоюзным комитетом для доставки продуктов питания больнице им. В.И. Ленина разрешить работу работникам АТС в праздничные дни:

2009. г. - мастеру службы Т.Т.Теплякову,

• водителю АТС К.П.Синицину,
• слесарю АТС А.А.Морозову.

2009. г. - мастеру службы Т.И.Пенкину,

• водителю АТС О.Д.Спицину,
• слесарю АТС И.А.Мохову.

2. Ответственным за доставку продуктов питания, соблюдение ТБ назначить мастера Т.Т.Теплякова.
3. Оплату произвести согласно трудовому законодательству.

Генеральный директор        подпись        Р.Р. Грозный

Согласованно:

Гл. бухгалтер

подпись        С.П. Галушкина

Юрисконсульт

 Подпись       И.К.Ильин 25.12.2008

П.А.Весна

28.67.00

В дело 01-01 подпись И.О. Филькина

00.00.0000

Приложение 3.5

Макет распоряжения по организации

Заголовок начинается с предлога «О ….»

Текст документа начинается с констатирующей части (излагается цель или причина издания распоряжения). Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:

1.Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель - действие - срок.

2.Последний пункт распоряжения формулируется в следующих словах:

Контроль за выполнением распоряжения возложить на (приводятся наименование должности, инициалы, фамилия).

Должность лица,

подписавшего документ                подпись        И. О. Фамилия

Гриф согласования или визы

Исполнитель

Телефон, дело

Приложение 3.6

Пример распоряжения по основной деятельности

Об использовании в 2009 г. целевого фонда амортизационных отчислений

С целью планомерного использования в 2009 г. целевого фонда амортизационных отчислений и в соответствии со ст.13 «Положения о государственных предприятиях»

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Начальнику планового отдела И.И. Преживальскому по согласованию с гл.бухгалтером А.З. Крыловой представить до 28.11.2008 г. обоснованные данные о переходящих на 2009 г. остатках и о размере целевого фонда амортизационных отчислений, образуемых по плану на 2009 г.
2. Гл. инженеру Р.В. Лебедеву до 15.11.2008 г. представить согласованные с руководителями отделов предложения о проведении в 2009 г. капитального ремонта зданий и сооружений за счет фонда амортизационных отчислений.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возлагаю на заместителя директора по хозяйственной части В.Л. Костина.

ДИРЕКТОР        подпись        М.С.Котлованов

М.Б. Мирская

55-55-55

В дело 03-07 подпись, дата

Приложение3.7

Макет указания вышестоящей организации

Заголовок выражает краткое содержание, начинается с предлога «О ...»

Текст констатирующей части. Может быть дан пересказ акта вышестоящего органа, для исполнения которого издается данный документ (Указ Президента РФ, Постановление Правительства РФ). Указывают полное название, поисковые данные (номер, дату) документа.

Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:

Если согласно законодательству адресатов нельзя обязать выполнять действия, так как они не входят в число подчиненных организаций, то распорядительную часть начинают словом ПРЕДЛАГАЮ:

Излагают текст в повелительной форме. Схема построения распорядительной части документа: исполнитель (полное наименование должности, И. О. Ф.) - действие (глагол в неопределенной форме) - срок исполнения (без слова «срок»).

В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа.

Наименование должностного

лица, подписавшего документ        (подпись)                        И.О. Фамилия

Гриф согласования, визы (при необходимости)

В дело 00/00 подпись, дата        

Приложение 3.8

Пример выписка из приказа

О        проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в ряде цехов (№ 1,3) и автомастерской

ПРИКАЗЫВАЮ:

2. Начальнику ремонтно-технической службы Т.Г. Майскому провести ремонтные работы в цехах и автомастерской. Срок исполнения -

2009. г.

ДИРЕКТОР        подпись        Ю.Н. Попов

Верно:        

Секретарь

подпись И.О. Колобкова

00.00.0000

Приложение 3.9

Макет оформления протокола

Место составления

Форма заседания (Ученого совета, заседания Совета директоров и т.д.).

ПредседательствующийИ.О.Фамилия

Секретарь        И.О. Фамилия

Присутствовали: 00 чел. (указываются инициалы, фамилия в алфавитном порядке или прилагается список).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Вопрос (формулировка). Доклад (наименование должности, Ф.И.О. в родительном падеже).

2.Второй вопрос (Оформление аналогично).

1.СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в именительном падеже) - краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

И.О.Фамилия (в скобках после фамилии может быть указана должность выступающего), указать (доклад прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Излагается формулировка постановления по первому вопросу - указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2.Оформление производится аналогично по первому вопросу.

2.СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председательствующий                подпись                И.О. Фамилия

Секретарь                        подпись                И.О. Фамилия

В дело 00/00 подпись, дата                

Приложение 3.10

 Пример протокола заседания коллегиального органа

Заседание Совета директоров Председатель: И.Т. Клименко

 Секретарь:        С.Д.Смирнова

Присутствовали члены Совета директоров:

П.И. Крышко А.Д. Корнеева Р.Н. Науменко,                       Р.Т. ПушкаревИ.З. Сумченко

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Отчет о работе хлебокомбината за 1-е полугодие 2009 г. Доклад генерального директора И.З. Сумченко.

О реконструкции цеха № 2. Доклад заместителя генерального директора по капитальному строительству П.И. Крышко.

О подготовке к юбилею хлебокомбината. Доклад заместителя генерального директора по общим вопросам А.Д.Корнеевой.

СЛУШАЛИ:

И.З. Сумченко - доклад прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Р.А.Пушкарев. В своем выступлении остановился на недостатках, которые имеют место в работе некоторых сотрудников, неправильная маркировка, срыв выездной торговли.

А.Корнеева. Отметила, что в целом работа ведется неплохо: увеличилась производительность труда, повысилась рентабельность, улучшилась позиция на региональном рынке хлебобулочных изделий.

ПОСТАНОВИЛИ:

Премировать за ноябрь:

Рабочих основного производства в размере 40 % от сдельного заработка.

Рабочих вспомогательного производства в размере 25 % от окладов.

Лишить премии за ноябрь:

И.И. Иванкова, Т.Э. Струркову, Р.О. Пруц за допущенное несоответствие в маркировке пряников 21.02.2008 г.

Л.В. Олейнич за срыв выездной торговли в г. Кр. Сулин 23.02.2008 г.

СЛУШАЛИ:

П.И. Крышко. Аргументированно обосновала необходимость срочной реконструкции цеха № 2.

ВЫСТУПИЛИ:

Р.Н. Науменко. Подчеркнула актуальность данного вопроса и поддержала предложение П.И. Крышко.

И.З. Сумченко. Производственная необходимость требует реконструкции цеха № 2. Деньги есть. Просьба - начать работы после проведения юбилея.

ПОСТАНОВИЛИ:

Начать реконструкцию цеха№ 2 после проведения юбилея.

СЛУШАЛИ:

О.А. Корнеевой. Работа по проведению торжества ведется согласно утвержденному графику. Срывов нет. Небольшие проблемы решаются в рабочем режиме. Выразила благодарность сотрудникам.

ПОСТАНОВИЛИ:

Объявить благодарность О.А. Корнеевой

Пригласить на юбилейный вечер ансамбль «Веселые ребята».

Председатель                        подпись                        И.Т. Клименко

Секретарь                                подпись                        С.Д. Смирнова

Практическое занятие №4.

Информационно-справочные документы

Наименование работы: Оформление документов по личному составу: рёзюме, заявлений, автобиографии, характеристики и приказа по личному составу.

Цель занятия: заложить знания, навыки и правила оформления документов по личному составу.

Задание:

1. Разработать собственное резюме.
2. Оформить заявления о приеме на работу, переводе на другую должность, об отпуске без сохранения заработной платы, переводе в другую организацию и об увольнении.
3. Написать собственную автобиографию и характеристику на партнера.
4. Составить приказ по личному составу.
5. Оформить все документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р6-30-2003.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

• роль и значение информационно-справочной документации в управленческой деятельности, их состав;
• классификация документов по личному составу;
• оформление документов, используемых при приеме на работу.

Методические указания

В начале работы следует ознакомиться с пакетом документов (прил. 4.1-4.4) и приступить к разработке и оформлению документов по личному составу.

В общем документообороте организации информационносправочные документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть принята к сведению. Они делятся на:

• оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы);

справочно-информационную (акты, протоколы, докладные,

• служебные записки);
• документы по личному составу.

Документацией по личному составу называется совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд и на социальное обеспечение по старости или инвалидности, именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Поэтому при работе с документами по личному составу необходимы:

• аккуратность оформления;
• обеспечение сохранности на протяжении длительного срока;
• соблюдение конфиденциальности.

Документы по личному составу можно отнести и к организационно-правовой группе и к распорядительной.

Организационные документы (штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка) регламентируют управление персоналом.

Распорядительные документы (приказы по личному составу, распоряжения) оформляется решение вопросов подбора и расстановки кадров.

Информационно-справочные (справки, докладные записки, акты).

Квалификация документов по личному составу в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

1. документация, связанная с комплектованием персонала организации;
2. документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
3. документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу

документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Резюме - сжатая, краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантную должность.

В резюме должно входить:

1. Сведения о себе: Ф.И.О., адрес, номер телефона (включая код города).
2. Цель: краткое описание должности, на которую претендует кандидат (не более шести строк, а лучше 2-3 строки). Ведь резюме без цели затрудняет задачу работодателю по определению работы для вас.
3. Образование: хронологическая последовательность. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть изученные дисциплины, которые соответствуют цели.
4. Трудовой опыт - сначала указывается последнее место работы. Эта основная часть. Нет опыта работы - подробно перечислите ваши достижения во время учебы: коэффициент успеваемости, направленность, продолжительность практик, стажировок, факультативные дополнительные занятия для приобретения прочных знаний и навыков по смежным специальностям, участие в исследовательских программах и т.д. (по окончанию 3 курса был направлен на стажировку в Англию).

Указывается дата начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может несколько), краткое описание должностных обязанностей и производственных достижений. При.описании достижений используются глаголы действия «развивал», «сэкономил», «увеличил».

5. Дополнительная информация - обзорные сведения о вашей внештатной работе, ведения общественной деятельности, сведения, имеющие непосредственное отношение к вашей трудовой (учебной)биографии.

1. Прочая информация - владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профсоюзных организациях, занятие спортом. Например,

«Владею компьютером на уровне опытного пользователя, свободно работаю с программами....Имею навыки программирования на языке C++».

2. Иная вспомогательная информация — зависит в первую очередь от характера и некоторых специфических условий работы: ненормируемый рабочий день, командировки (не имеете детей дошкольного возраста, ...).

6. Рекомендации - приложить письменные рекомендации,

другой вариант можно написать: «рекомендации имеются и,при

необходимости могут быть представлены».

Автобиография- пишется от руки в произвольной форме.

Характеристика- официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Подписывается руководителем и заверяется гербовой печатью.

Заявление- это письменное обращение к должностному лицу с просьбой о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении и т.д.

Заявление о приеме на работу: указывается И.О.Ф., индекс, полный домашний адрес, номер телефона.

Заявления о переводе на другую должность: указывается структурное подразделение, занимаемая должность, причина перевода.

Заявление о предоставлении отпуска. В первом случае сотрудник лично пишет заявление на имя руководителя организации. В тексте заявления должно быть указано, какой отпуск ему необходим (ежегодный), за какой период, сколько календарных дней, с какого по какой день включительно.

Во втором случае - заявление по графику не пишется.

Заявление о предоставлении отпуска без содержания (учебный, досрочной сдачи сессии, по уходу за членами семьи) обязательно указывается причина, т.е. на основании каких документов вы обрались с просьбой (справка с места работы, из поликлиники), без чего решение вашего вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.

Приказ по личному составу- правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников.

Приказ по л/с - обязательный документ трудовых правоотношений.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь с добавлением индекса л/с.

Особенности приказа по личному составу:

1. Приказ,НЕ ГОСТИРОВАН по оформлению (могут быть разные варианты оформления, они оговариваются в инструкции по работе с документами).
2. Заголовок — «По личному составу».
3. Регистрационный номер пишется с добавлением «л/с» или«к».
4. Констатирующей части может не быть.
5. Распорядительная часть оформляется в такой последовательности: прием, перевод или перемещение, установление разрядов, категорий, изменение фамилий, увольнение, прекращение работы в связи со смертью.
6. По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный приказ. В этом случае заголовок оформляется так: «О приеме на работу».
7. К каждому пункту дается основание (заявление, докладная, распоряжение).
8. В пункте к приказу о приеме на работу следует указывать должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа. В основании — заявление, трудовой договор.
9. При переводе - указывается вид и причина, дата перевода, устанавливаемый оклад. Основание - ссылка на заявление, представление руководителя.
10. При увольнении - причина со ссылкой на ст. ТК и дата увольнения, в основании — заявление работника (по собственному желанию), по инициативе администрации - ссылка на докладную записку.
11. Распорядительная часть печатается с указанием фамилии (ПРОПИСНЫМИ), имени, отчества полностью строчными буквами.
12. Приказ вступает в силу с момента даты их подписания.
13. В приказ после каждого пункта обязательна подпись сотрудника.

Приложение 4.1

                                                        личная подпись

                                        Контактный телефон 0-000-000-00-00

Электронная почта

Приложение 4.2

ЗАЯВЛЕНИЕ.

00.00.0000 г.

Прошу принять меня на работу на должность_________________________

В (отдел, цех)_________________________________                                                Личная подпись        

Приложение 4.3

АОЗТ «ПРИБОЙ»

П Р И К А З

00.00.0000 г.  №123-К или (л/с)

г. Шахты

По личному составу

1.ПРИНЯТЬ:

        1.1ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу с 10.09.2007 г. с месячным испытательным сроком в финансовый отдел экономистом, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Иванова И.И., трудовой договор от 00.00.0000 г.

№00.

С приказом ознакомлен        

подпись работника        дата

1.2. СЕМКИНА Ивана Ивановича референтом с        

2.ПЕРЕВЕСТИ:

2.1КАРГИНА Семена Ивановича, ведущего специалиста отдела

стандартизации, с ее согласия на должность начальника отдела стандартизации с 00.00.0000 г., с окладом        руб.

Основание: заявление Каргина С.И. с визой руководителя С приказом ознакомлен        

подпись работника        дата

(С ее согласия, по договоренности, в связи с производственной необходимостью, временно).

3.ПРЕДОСТАВИТЬ:

        3.1.МИРНОМУ Сергею Сергеевичу, экономисту финансового отдела учебный отпуск на 20 календарных дней с ...по... для сдачи экзаменов в университете.

Основание: заявление Мирного С.С., справка-вызов университета.

С приказом ознакомлен        

подпись работника        дата

4.УВОЛИТЬ:

4.1. ИВАНОВА Ивана Ивановича, доцента кафедры «Экономика и право», с 00.00.0000 г. в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника, ст.80 ТК РФ.

Основание: заявление Иванова И.И.

С приказом ознакомлен        

подпись работника        дата

Директор                        подпись                        И.О. Фамилия

Визы

АОЗТ«ПРИБОЙ»

ПРИКАЗ

00.0000 г. № 125-л/с г.Шахты

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

ИВАНОВА Ивана Ивановича на работу с 10.09.2007 г. с месячным испытательным сроком в финансовый отдел экономистом, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Иванова И.И., трудовой договор от 00.00.0000 г. №00.

С приказом ознакомлена        

        подпись работника        дата

Директор        подпись        И.О.Фамилия

Визы

Практическое занятие №5.

Информационно-справочные документы

Наименование работы:        Оформление оперативно

информационных документов - письма, телеграммы, телефонограммы, факсы. •

Цель занятия: сформировать навыки составления и оформления оперативно-информационных документов.

Задание:

Составить письма и акты по индивидуальному заданию.

Составить телеграммы и телефонограммы по индивидуальному заданию.

Для проведения данной работы нужны опорные знания, а именно:

1. представление о служебном письме, его функции;
2. состав реквизитов и структура служебного письма, язык и его стиль;
3. требования, предъявляемые к составлению и оформлению акта, служебных писем, в том числе и писем, передаваемых электронной почтой;
4. реквизиты и основные требования, предъявляемые к оформлению телеграмм и телефонограмм.

Методические указания

В начале работы следует ознакомиться с пакетом документов и приступить к работе.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, отличительный признак которых — пересылка по почте, с помощью факса, электронной почты.

Основные функции: информационная, организационная, коммуникативная и воспитательная.

Обязательными реквизитами являются: (08) наименование организации, (09) справочные данные об организации, (11) дата, (12) регистрационный номер, (13) ссылка на дату и номер документа, адресат, (18) заголовок к тексту, (20) текст, (24) визы согласовании, (22) подпись, (27) отметка об исполнителе, (28) отметка об исполнении и направлении его в дело.

В зависимости от типа и содержания письма вносятся следующие реквизиты: (23) гриф согласования, (25) оттиск печати, (29) отметка о поступлении документа в организацию, (19) контроль исполнения, (30) идентификатор электронной копии документа.

Структура письма - оно состоит из трех частей. Первая часть - приводятся мотивы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения, она должны быть самой убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности. В третьей - формулируется ожидаемый результат: принятие или отклонения предложения.

Характерная особенность стиля делового письма - широкое употребление устойчивых (стандартных) языковых оборотов (клише).

Письма составляются на основе требований ГОСТ Р 6.30-2003 с угловым расположением реквизитов в. двух экземплярах.

Особенности в оформлении писем зависят от их разновидности. Например, рекламация имеет две подписи и заверяется гербовой печатью, а информационное письма обязательно содержит реквизит «приложение».

Письма-ответы имеют следующую схему изложения: повторение просьбы; причины, по которым не может быть выполнена просьба; аргументированное объяснение отказа.

Основные требования к оформлению писем, передаваемых электронной почтой:

• не использовать размещенную в wwwинформацию в коммерческих целях без предварительного согласования с авторами или владельцами этой информации;
• не создавать больших писем;
• тщательное редактирование;
• своевременный ответ.

Телеграмма - это документ, передаваемый по телеграфной сети общего пользования. Категории телеграммы: обычная, срочная, правительственная. Ее разновидности: телеграмма- доверенность, телеграмма с оплаченным ответом.

Текст печатается в двух экземплярах на одной стороне листа печатными буквами, без союзов, предлогов, знаков препинания (при необходимости используются сокращения типа ЗПТ - запятая) и заверяется гербовой печатью.

Факс (телефакс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе.

Отличительная черта факса — скорость передаваемых документов со всеми особенностями его оформления Особые требования - текст должен иметь все реквизиты, понятен и напечатается четким шрифтом.

Телефонограмма - документ, передаваемый устно по каналам телефонной связи, содержащий оперативную информацию.

Реквизиты - наименование организации адресата и адресанта; реквизит от «кого» и «кому» с указанием должности, И.О.Ф., номер, дата, время передачи и приема телефонограммы, должности и фамилий передававшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов, текс и подпись.

Электронное сообщение - документ, получаемый в виде видеограммы на мониторе экрана или бумажной копии, переданной электронной почтой и отпечатанной на принтере.

ЭС имеет следующие реквизиты: адресат электронной почты, заголовок и текст.

Основные требования:

• документы готовятся с помощью Wordи Excelбез графического изображения;
• обязательно должно указание «Передано по электронной почте» в верхней части документа;
• название файла на латинском языке и без превышения количества синонимов.

для отправки документа исполнитель обязательно представляет подписанный оригинал документа, список для рассылки.

Приложение 5.1

О приобретении каталога

Уважаемый Александр Иванович!

Ежегодно в нашей области проводится выставка-ярмарка «Русские сувениры», которая охватывает более десяти областей нашей России и зарубежных стран: Франция, Германия, Италия, Испания, Болгария, Польша.

Нам было бы весьма желательно получить от Вас наложенным платежом три экземпляра каталога готовящейся выставки-ярмарки «Русские сувениры» для формирования заказов на оптовую поставку продукции, выставленной ‘участниками ярмарки.

Выполнение данного заказа представляется нам исключительно важным. Надеемся на оперативный ответ.

Директор                        подпись                        И.Л.Кирсанов

И.Р. Петрова

000-00-00

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 5.2

О предоставлении услуг

Уважаемый Михаил Григорьевич!

Ваше обращение о предоставлении услуг телефонной связи за счет номера 00-00-00 внимательно рассмотрено.

К сожалению, решение данного вопроса не предоставляется возможным в силу п.47 «Правил оказания услуг телефонной связи», утвержденных Постановлением РФ от 26.09.1998 г. № 1235, а именно: «при переходе права собственности на телефонизированное жилое помещение к лицам, не зарегистрированных в установленном порядке на данной жилой площади или не являющимся собственниками этой жилой площади наравне с абонентом, договор об оказании услуг телефонной связи с абонентом - бывшим собственником жилого помещения расторгается, а с новым собственником заключается в установленном порядке

Договор об оказании услуг телефонной связи по № 00-00-00 расторгнут. Номер будет использован в соответствии с Правилами.

Директор                        подпись                        И.Д. Петров

Т.Р.Светлова

000-00-00

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 5.3

Об изменениях проекта

реконструкции склада

Уважаемый Трофим Львович!

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Крона» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспечения завершились 00.00.0000 г. Получено принципиальное согласие на ведение монтажных работ, изготовление установки для реконструкции склада Вашей компании.

Для заключения договора необходимо представить проектную документацию и техническое задание.

Приложение: проект договора на 8 л. в 3 экз.

С уважением

Генеральный директор                        подпись                                М.П. Кнут

П.В. Мышкина

000-00-00

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 5.4

        Телеграмма

СРОЧНАЯ

ШАХТЫ ПОИСК

ОТГРУЗКА ВАГОНОВ С ТЕХНИКОЙ ЗАДЕРЖИВАЕТСЯ

ТЧК ПРОДЛИТЕ КОМАНДИРОВКУ СЕМЬ ДНЕЙ

МЕНЕДЖЕР ПО СНАБЖЕНИЮ 07/10

Москва, Черкизовская, 35

Менеджер по снабжению        подпись        И.О.Ф.

00.00.0000

Печать

Макет факса

Заголовок к тексту

Текст факса

Должность                        подпись                        И.О.Фамилия

Практическое занятие №6.

Информационно-справочные документы

Наименование работы: Оформление информационно-справочных документов - докладные, служебные и объяснительные записки.

Цель занятия: сформировать навыки составления и оформления информационно-справочных документов.

Задание:

1. Составить докладные записки (внутренние, внешние) по индивидуальному заданию.
2. Составить служебную записку.
3. Написать объяснительную записку (разная тематика).

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

• особенность справочно-информационных документов;
• основное назначение этих документов;
• требования, предъявляемые к составлению докладных, служебных и объяснительных записок.

Методические указания

Особенность этих документов заключается в том, что эти документы идут снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику структурного подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации. Документы этой группы сообщают сведения, факты, которые побуждают принимать управленческие решения, т.е. инициативные.

Совокупность этих документов условно делится на две группы: справочно-информационные (протокол, докладная записка, представление); справочно-аналитические (акты, справки, сводки, отзыв, заключение). Они являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей организации.

Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы, постановкой вопроса, содержащий ответы и предложения.

Докладные записки делятся:

• на информационные и отчетные;

• на внешние и внутренние, в зависимости от адресата.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке

предприятия, внутренние - на обычном листе бумаге.

Разновидностями докладной записки являются:

• представления - для поощрения и взыскания работников, проведения аттестаций;
• служебная записка - та же цель, что и докладные записки, широко используется в практике делопроизводства, но она не имеет официального статуса.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий вышестоящему руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплин, нештатных ситуаций.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы:

1. группа - это записки, сопровождающие документ или поясняющие отдельные его положения;
2. группа - носит объяснительный характер по поводу каких-либо проступков, поведения работников или сложившихся ситуаций. Текст должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

Ее отличие от докладной записки заключается в том, что она не содержит выводов и предложений.

Обычно объяснительная записка пишется от руки, текст содержит описание фактов, событий, послуживших ее написанию, и аргументы, смягчающие проступок или подтверждающие факты. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Приложение 6.1

Макет оформления внешней докладной записки

Эмблема

Наименование организации

Наименование должности

Адресата с включением наименования

Организации в Д.п. И.О.Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 г.   №0000

Место издания

Заголовок к тексту начинается

С предлога «О…» без кавычек

Текст. Излагается проблема, вопрос, ситуация, т.е. факты, послужившие основанием для создания документа, возможен анализ сложившейся ситуации. Не рекомендуется начинать текст со слов «Довожу до Вашего сведения...».

Затем приводятся выводы и предложения, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Оформляется приложение, если оно существует.

Приложение: 1. Наименование приложения, количество экз. илистое.

                   2.

Наименование должностного лица

Подписавшего документ                подпись                И.О.Фамилия

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 6.2

Пример внешней докладной записки

О проверке технического состояния

жилых помещений базы отдыха

для детей

Согласно поручению главы администрации Чуба о проверке готовности баз отдыха для детей и определения школьников, которые смогу/1 отдохнуть летом 2009 года, мною был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего предприятия.         Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 3 нуждается в косметическом ремонте

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав.отделом                        подпись                        Т.Р. Иванников

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 6.3

Пример оформления внутренней докладной записки

О несоблюдении техники

безопасности на строй участке

Мною неоднократно ставился вопрос перед Вами о соблюдении техники безопасности на строительном участке. Однако до сих пор отсутствуют ограждения в местах производства строительных работ и предупреждающие таблички:

        1.Не ограждаются места сварочных работ, где могут падать предметы с высоты.

        2.В районе котлована ведется бетонирование колонн, хотя ограждение не сделано и отсутствуют предупреждающие таблички.

Прошу срочно принять меры

Инженер по ТБ                        подпись                        С.С. Тузлов

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 6.4

Пример оформления внешней докладной записки

О разработке должностных

инструкций

        В связи с решением Совета директоров от 24.01.20009 г. № 12 «О создании системы менеджмента качества» в компании проведена работа по определению списка внутренних документов, необходимых для внедрения СМК. Основными документами в этом плане считаю разработку должностных инструкций всех работников департамента. В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Система менеджмента качества». Рекомендации по улучшению деятельности» человеческие ресурсы играют одну из ведущих ролей в улучшении результативности и эффективности любой организации.

Должностные инструкции, действующие в настоящее время, устарели, в связи с чем предлагаю создать рабочую группу из ведущих специалистов И.И. Иванова и И.Б. Поверенного для разработки должностных инструкций работников компании

Генеральный директор                        подпись                        И.Т. Шувалов

М.М. Миронова

00-00-00

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 6.5

Макет объяснительной записки

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000 г.

О нарушение производственной дисциплины

06 января 2009 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что и привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий И.И. Иванов.

И.И. Иванов ранее также нарушал правила ТБ, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к И.И. Иванову

Горный мастер                        подпись                        Р.Д.Грибнев

В дело 00-00, подпись, дата

Приложение 6.6

Пример оформления объяснительной записки

00.00.0000 г.

О разработке графиков

отпусков

В соответствии с приказом генерального директора от 00 00 0000 г № 000 отдел должен представить в отдел кадров проект графика отвсотрудников акционерного общества на 2009 г.

График отпусков был подготовлен, согласован в указанный срок но не представлен в отдел кадров из-за болезни секретаря

Начальник отдела                        подпись                        Н.В. Кирисова

В дело 00-00, подпись, дата

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ №7.

Информационно-справочная документация

Наименование работы Оформление справочно-аналитической документации

Цель занятия: закрепить навыки составления и оформления документов оперативной информации на примере акта и справки.

Задание:

1. Составить и оформить акт согласно полученным заданиям.
2. Оформить справку на разную тематику.
3. Оформить доверенность.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

1. краткая характеристика документов;
2. особенности составления и оформления актов, справок.

Методические указания

Все информационно-справочные документы предназначены для передачи информации либо для фиксации информационных сведений. Их особенность — могут не требовать исполнения. Основная функция - реализация внутренних коммуникативных свя-зей организации.

АКТ — это документ, составленный комиссией (несколькими шцами), подтверждающий конкретные факты, события или дей-С I кия.

Акты могут не только устанавливать какие-либо факты, на- рушения, но содержать предложения по устранению недостатков о нарушении правил пожарной безопасности, техники безопасности), т.е. во всех случаях в акте отражаются только те фак- | ы которые были обнаружены в ходе работы комиссии.

О фактах повреждения, недостачи, порчи груза и т.д. составляются коммерческие акты, которые составляются на типографском бланке установленного образца, заполняются без всяких помарок (подчисток, зачеркиваний). Все дополнения и изменения в таком акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и грузоотправителя).

Акты бывают внутренними и внешними документами организации.

Внутренний акт составляется на общем бланке организации.

Внешний акт должен содержать справочные данные об организации.

Акт состоит из вводной части и констатирующей. В основной части указывается основание, мотив его составления: устное распоряжение руководства, факты.

В констатирующей (основной) части излагаются цели, задачи, существо вопроса и сроки проведения комиссией работы, ее результаты: выводы, заключения и т.д.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При необходимости он утверждается руководителем и заверяется гербовой печатью.

Справка- это документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Существует два вида справок: служебного и личного характера. Оформляются они на бланке предприятия. Типовой состав информации позволяет использовать при их оформлении трафаретный тексты: основная часть печатается, а переменные данные вписывается от руки. Справки обязательно заверяются печатью.

Текст справки личного характера обязательно начинается в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) человека, о котором даются сведения. Обязательно должна быть дата ее подписания, подпись руководителя и печать. Регистрационный номер ставится, если ведется учет выдачи справок. Справки составляются в одном экземпляре.

Справки служебного характера содержа: информацию но производственной тематике и могут быть внутренними и внешними.

Внешние справкисоставляются по запросу руководства, подписываются руководителем, а при наличии финансовых вопросов еще и гл. бухгалтером и заверяются печатью. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающей ее содержание, дату или период времени, к которому относятся сведения. Текст справки может быть оформлен в виде таблицы или делиться на разделы в зависимости от освещаемых вопросов. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах: один направляется адресату, второй подшивается в дело.

Внутренние справки— это документы, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель.

Приложение 7.1

СМИРНОВА Елена Ивановна действительно работает в должности экономист-менеджер планово-финансового отдела акционерного общества.

Оклад - 12 тысяч 500 рублей.

Начальник о/к                        подпись                                С.П. Борщева

                                   М.П.

Приложение 7.2

Макет оформления акта

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

А К Т

00.00.0000 г.   №50

Место издания

[Краткое содержание

события или факта]

Основание: распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта

Составлен комиссией:

Председатель -     Наименование должности                И.О. Фамилия

Члены комиссии: Наименование должности         И.О. Фамилия                                           (располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали:  Наименование должности         И. О. Фамилии               лиц, присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)

Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в        экземплярах:

1-й — кому (куда);

2-й — кому (куда) и т. д.

Председатель        (подпись)                                И. О. Фамилия

Члены комиссии:        (подпись)                        И.О. Фамилия

(подпись)                        И. О. Фамилия

11рисутствовали:        (подпись)                        И. О. Фамилия

И дело 00-00 (подпись, дата)

Приложение 7.3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

О недостачи макаронных изделий

Основание: приказ директора акционерного общества от 00.00.0000 г. №23.

Составлен комиссией в составе:

Председатель:        начальник отдела снабжения Р.Т. Кочанова

Члены комиссии:  менеджер по продажам А.Д. Арнов

зав.складом О.А. Литвяк

                    бухгалтер м/о Т.И. Шестакова

00.00.0000 г. на имя ООО «Рога и копыта» прибыл вагон с макаронными изделиями с завода-поставщика ОАО «Мельник». При вскрытии вагона в наличии не оказалось: макарон «Вермишель» - 1(один) ящик, «Рожки» - 2 (два) ящика, макароны «Спагетти» - 1(один) ящик - не кондиция, числящихся по накладной № 156522 от 00.00.0000 г.

Комиссия пришла к выводу: потребовать от завода-поставщика допоставку выше названных макаронных изделий.

Акт составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. - заводу-поставщику;

2-й экз. - бухгалтерию;

3-й экз. - в дело.

Председатель                подпись                                        Р.Т. Кочанов

Члены комиссии:        подпись                                        А.Д. Арнов

                                подпись                                        О.А. Литвяк

                                подпись                                Т.И. Шестакова

Приложение 7.4

Макет оформления акта

Заголовок (краткое содержание событий или факта)

Основание: распорядительный, нормативный документ, или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Составлен комиссией:

Председатель:        наименование должности        И.О.Ф.

Члены комиссии: наименование должности        И.О.Ф.

(располагаются в алфавитном порядке)

Присутствовали: наименование должности И.О.Ф. лиц, присутствующих при составлении акта (в алфавитном порядке)

Текст констатирующей части акта: описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в        экземплярах.

Приложение: наименование приложения, если оно есть.

Председатель                        подпись                        И.О.Ф.

Члены комиссии                   подпись                        И.О.Ф.

                      подпись                И.О.Ф.

                      подпись                И.О.Ф.

Присутствовали                    подпись                        И.О.Ф.

Практическое занятие №8.

Организация документооборота

Наименование работы:Общие принципы и методические основы организации документационного обеспечения управления.

Цель занятия:знать последовательность прохождения и технологию обработки различных групп документов.

Задание:

1. Показать этапы работы с документами.
2. Оформить номенклатуру дел своего предприятия.
3. Оформить регистрацию документа.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

• понятие, принципы и характеристика документооборота;
• потоки документооборота и порядок их прохождения;
• принципы систематизации.

Методические указания

Документооборот- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (ГОСТ Р 51 141-98).

Основные принципыорганизации документооборота:

• оперативность (операции выполнять параллельно);
• оправданное перемещение документов (сократить возвратные перемещения);
• единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки.

Документооборот — это не просто передача документов из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а процесс, сопряженный с выполнением определенных делопроизводственных операций на основе нормативнометодических документов государственных органов управления.

В управлении организации прямую и обратную связь осуществляют определенные потоки документов. В документационном обеспечении выделяется три основных потока документов

• входящие документы, поступившие из внешних организаций
• исходящие документы, отправляемые за пределы организации;
• внутренние документы, используемые внутри организации.

На предприятиях существует многоуровневая систематизация документов:

- первый уровень систематизации - год. Делопроизводство осуществляется в течение календарного года, дела истекшего года в обязательном порядке закрываются, а новые дела открываются с 1 января нового года. Принципы систематизации можно изменять только с наступлением нового года;

• второй уровень - вид деятельности (планирование, руководство) либо код или номер подразделения, отдела;
• третий уровень - согласно направлению (подвиду) деятельности.

Например, папка «общее руководство» может быть дело «переписка с вышестоящей организацией».

Документы, однородные по виду, срокам хранения, по подвиду деятельности группируются в одну папку, называемую «Дело».

Принципы систематизации: перечень всех дел, которые ведутся в течение года, фиксируется в документе «Номенклатура дел», утверждаемом руководителем предприятия, и является законом в течение года.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовок дел с указанием срока хранения, оформленный в установленном порядке.

Регистрация документов- это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и порядкового номера с последующей записью в регистрационных формах.

Регистрация должна быть однократной. Например, 01-02/123. 01-02 - это индекс согласно номенклатуре дел; 01 - структурное подразделение; 02- номер дела этого подразделения; 123 - индивидуальный порядковый номер.

Контроль исполнения- неотъемлемая функция управления и важный элемент процесса ДОУ.

Цель контроля- содействие своевременному и качественному исполнению решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Существует два направления контрольной деятельности:

• контроль по существу поставленных вопросов в документах, осуществляемый руководителем организации, структурного подразделения или специалист;
• контроль за сроками исполнения - это важнейшая функция службы ДОУ или секретаря-референта.

Задачами контроляисполнения являются: постановка документа на контроль, предварительная проверка и регулировка хода исполнения, снятие с контроля, направление в дело, анализ хода и результатов исполнения документов.

Приложение 8.1

Зав. канцелярией

Одобрено

Протокол заседания

Экспертной комиссии

От ________№_______

В дело №03-01, дата, подпись

Практическое занятие №9.

Формирование, оперативное хранение и использование дел

Наименование работы:Подготовка дел к оперативному хранению.

Цель занятия:изучить правила и требования к оформлению дел: экспертиза ценности, лист-заверитель дела, внутренняя опись, их назначение.

Норма времени- 2 часа.

Задание:

Документальное оформление результатов экспертизы ценности.

Оформить внутреннюю опись.

Оформить обложку дел.

Для проведения данной лабораторной работы нужны опорные знания, а именно:

1. понятие «экспертиза ценности документов», ее цель;
2. требования и порядок к процессу проведения ЭЦД;

правила подготовки документов для передачи в архив.

Методические указания

Экспертиза ценности документов (ЭЦД)- это отбор документов на государственное или иное хранение, уничтожение и установление сроков их хранения.

Задача экспертизы - охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации в составе трех человек из числа наиболее квалифицированных работников. Её решение вступает в силу с момента утверждения руководителем.

Работа экспертной комиссии заключается не только в отборе документов по заголовкам на основе номенклатуре дел, но и путем полистного просмотра документов. В случае обнаружения

смешивания документов разных сроков хранения обязательно производится перегруппировка.

Результатом работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по срокам хранения:

• постоянного хранения;
• временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10

лет);

• временного хранения (до 10 лет);
• подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Уничтожение документов и дел оформляется актами.

Подготовка дел и передача их на архивное хранение предусматривает полное их оформление в соответствии с установленными правилами, которое складывается из ряда операций, таких, как нумерация листов, составления листа-заверителя дела, внутренняя опись, оформление обложек и т.д.

Внутренняя опись помещается в начале дела и нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов через знак «+».

Приложение 9.1

Макет акта о выделении документов к уничтожению

О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании (название и выходные данные перечня документов суказанием сроков их хранения)        

отобраны к их уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы предприятия:

Итого         (цифрами и прописью) дел за______________год.

Описи дел постоянного хранения с ЭПК___________________(наименование архивного учреждения) протокол от____________________ №_____________________.

Должность проводившего ЭЦД                 подпись                расшифровка подписи

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол ЭК

От                №        

В дело 00-00, дата, подпись

Приложение 9.2

Форма внутренней описи документов

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов дела №___________

Итого ________________________________________________________документов

                                (цифрами и прописью)

Должность составившего опись                подпись                расшифровка подписи

00.00.0000

Библиографический список

1.Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров/Кузнецов И.Н. -М.,Юрайт,2013.-576с.

2.Документационное обеспечение управления. Практикум: учеб.пособие для студ.вузов./Пашенко А.В., Доронина Л.А. 3-е изд.стереотип. -М.: Академия, 2012.-160с.

3.  Деловые документы в примерах и образцах. Рогожин М.Ю.-Директ-Медиа, 2014. -398с.

Учебно-методическое издание

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
к выполнению практических занятий

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Составители: Гриднева Марина Алексеевна

                            Богданова Ольга Александровна

_________________________________________________________

Отв. за выпуск И.И. Кузнецова

Подписано в печать 04.09.2015г.

Формат 60х84 1/16. Бумага офисная. Ризография.

Усл.-печ. л. 4,42.  Уч.- изд. л. 4,75. Тираж 100 экз.

_________________________________________________________

Южно – Российский государственный политехнический

институт (НПИ) имени М.И. Платова

Адрес ун-та: 346428, г. Новочеркасск, ул. Просвещения, 132

Шахтинский институт (филиал) ЮРГПУ (НПИ) им. М.И. Платова

Адрес ин - та: 346500, г. Шахты, пл. Ленина, 1