Порядок ведения личных дел педагогических работников в учреждении
методическая разработка по теме

Порядок ведения личных  дел педагогов и сотрудников

МБОУ гимназии № 2

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок определяет ведение личных дел педагогов и сотрудников учреждения.

1.2. Порядок разработан в соответствии с:

• Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
• Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
• Трудовым кодексом РФ;
• Коллективным договором ОУ;
• Уставом гимназии.

1.3. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства.

2.  ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников гимназии производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников из другого образовательного учреждения.

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и сотрудников гимназии вкладываются следующие документы:

• Заявление о приеме на работу;
• Автобиография;
• Копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• Копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• Копия идентификационного номера налогоплательщика;
• Копии документов об образовании;
• Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
• Копия трудовой книжки;
• Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
• Копия свидетельства о заключении (расторжении) брака;
• Копии свидетельств о рождении детей;
• Копии документов о награждениях;
• Копии аттестационных листов;
• Копии удостоверений о прохождении курсов, экспертные заключения.

2.3. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

3. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников  учреждения  ведется в течение всего периода работы сотрудника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

• Размещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:

- Заявление;

- Личный листок по учету кадров (обновляется каждые 10 лет работы);

- Дополнение к личному листку по учету кадров (обновляется при существенных изменениях персональных данных);

- Личная карточка;

- Автобиография (обновляется каждые 10 лет работы);

- Копии документов об образовании;

- Копия приказа о приеме на работу;

- Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;

- Копии документов о награждении, поощрении;

• Ксерокопии:

- паспорта (страницы с персональными данными, местом регистрации);

- военный билет (для военнообязанных лиц);

- свидетельство о браке, расторжении  брака (если такое имеется);

- свидетельства о рождении детей;

- страхового свидетельства пенсионного фонда;

- ИНН

• Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников учреждения на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
• Листы документов, подшитых в личное дело, подлежащему архивации, нумеруются.
• Личное дело регистрируется в журнале « Учет личных дел»
• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

4. ПОРЯДОК УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников ОУ организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

• Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
• Должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.

• Личные дела сотрудников хранятся в сейфе.
• Доступ к личным делам педагогов и сотрудников ОУ имеют только лица, определенные приказом директора.
• Систематизация личных дел педагогов и сотрудников производится в алфавитном порядке.
• Личные дела педагогов и сотрудников школы хранятся 75 лет с года увольнения работника.

5.ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора ОУ. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за ведение и учет личных дел обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

5.2. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Педагоги и сотрудники ОУ обязаны своевременно представлять сведения об изменении  персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел педагогов и сотрудников ОУ;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ.

7. ПРАВА

7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников ОУ,

педагоги и сотрудники ОУ  имеют право:

• Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• Получить  доступ к своим персональным данным;
• Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные.
• Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных

работодатель имеет право:

• Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников ОУ, в том числе и на электронных носителях;
• Запросить от педагогов и сотрудников ОУ всю необходимую информацию.