СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КАК ТЕКСТЫ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ И ИХ РЕДАКТИРОВАНИЕ
методическая разработка на тему

Краевое государственное автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Добрянский гуманитарно-технологический техникум им. П.И. Сюзева»

СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

КАК ТЕКСТЫ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ

И ИХ РЕДАКТИРОВАНИЕ

Добрянка 2012

  Составитель Дроздова С. Н., преподаватель ДГТТ

   г. Добрянка, 2012 г.

  «Служебные документы как тексты официально-делового стиля» - методическое пособие направленно на практическое усвоение дисциплины «Редактирование служебных документов», изучаемой студентами специальности «Документационное обеспечение управление и архивоведение»,  и рассказывает о языковых особенностях официально-делового стиля.

  «Служебные документы…» снабжены текстами и заданиями, выполняя которые вы научитесь оформлять в соответствии с нормами русского языка деловые бумаги.

Всякий автор, кем бы он ни был, о чем бы ни писал, какие бы

 ни ставил  перед  собой  официальные задачи,  обязан говорить с

 читателем  на языке правильном, вразумительном, точном: иначе

   статья < … > окажется  бесполезной. И < … > принесет читателю

             вред, приучая его неточно думать…

Л. К. Чуковская.

Предисловие

Выпускники, как показывает опыт, зачастую не способны самостоятельно написать автобиографию, заявление. Составление такого документа, как апелляция, становится для большинства из них мучительным написанием еще одного сочинения.

Задача предлагаемого пособия – познакомить студентов с нормами и правилами составления и оформления деловых документов. Это поможет выпускникам не чувствовать себя неловко в незнакомой деловой обстановке, кроме того, человек, поминутно не задающий вопросов работнику отдела кадров о том, где поставить число, где указать свой адрес и прочее, производит хорошее впечатление.

Из этого пособия вы узнаете о языковых особенностях официально-делового стиля, а выполняя различные задания, научитесь оформлять в соответствии с нормами русского языка деловые бумаги.        Весь материал подчинен основной цели – научить построению стилистически, грамматически, композиционно, логически правильного текста. Большое внимание уделяется редактированию и саморедактированию текстов, ведь создание текста – это сложный, творческий процесс.

В соответствии с данной целью, весь материал «Служебных документов…» изложен следующим образом: во-первых даются теоретические знания, затем – вам предлагается применить их практически.

Пособие состоит из двух частей. Назначение первой – познакомить студентов с языковыми особенностями официально-делового стиля на лексическом, морфологическом и синтаксическом уровнях. Вторая часть посвящена собственно редактированию, где вы узнаете о его этапах, корректирующих знаках и основных правилах. Научитесь на конкретных примерах оформлять и редактировать различные типы текстов служебных документов.

ЧАСТЬ I.

Понятие «служебный документ» включает в себя распорядительные (постановления, распоряжения, решения, приказы), организационные (уставы, положения, инструкции) и информационно-справочные документы (справки, рекламные объявления).

В рамках каждого документа возможна дальнейшая дифференциация текстов в соответствии с более частными задачами, решаемыми их составителями.

Служебные документы относятся к официально-деловому стилю.

Сфера функционирования официального стиля – это управление, право, делопроизводство.

Цель текстов официального стиля – регулирование государственных, социальных, служебных, деловых и личных отношений людей.

Большинство текстов официального стиля существуют в письменной форме – акты, законы, постановления, уставы, инструкции, приказы, доверенности, объявления, заявления, докладные, накладные и т. д..

Наиболее общими свойствами текстов официального стиля считаются точность, однозначность формулировок, не допускающих  инотолкования, информативность, неличность изложения (в некоторых жанрах («с Вами говорит не человек, но закон»)), стандартность, компактность структуры текста, унифицированность языковых средств, отсутствие эмоциональности и экспрессивности.

Все особенности текстов служебных документов можно представить в следующей таблице:

На тестовом уровне официальный стиль также имеет некоторые особенности: преобладание такого специфического типа речи, как констатация, в некоторых текстах (протоколах, например) встречается описание; стереотипная композиция; доминирование фактической информации; лексических (повторов) и грамматических средств связи; для текстов официального стиля характерны директивные средства воздействия на адресата. Тип реакции адресата на текст официального стиля – восприятие и действие; размер текстов значительно варьируется (заявление и конституция); подавляющему большинству текстов свойственна монологичность, диалоги встречаются редко (например, резолюция на заявлении); в официальном стиле преобладают графические средства оформления (приказы, ходатайства, договоры и т.д.).

А теперь весь изложенный выше теоретический материал попробуем применить на практике. Сделаем подробный анализ текста официально-делового стиля:

Официальное письмо-подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма с приложенными каталогами и сообщаем, что этот информационный материал мы направили на рассмотрение нашим заказчикам.

В случае проявления ими интереса к изделиям Вашей фирмы мы Вам сообщим об этом дополнительно.

Ход рассуждения:

1. Текст представлен в письменной форме.
2. Особенность этого текста – сжатое, компактное изложение, экономное использование языковых средств, точность, однозначность формулировок, стандартность.
3. Употребляются характерные для данного стиля клише (с благодарностью подтверждаем; сообщаем, что…; в случае проявления; сообщим дополнительно); отглагольные существительные (получение, рассмотрение, проявление), «нанизывание» существительных (в случае проявления интереса к изделиям фирмы).
4. Документ характеризуется «сухостью» изложения, отсутствием выразительных средств, употреблением слов в прямом значении.
5. В тексте всего два предложения – одно сложное, другое простое. Но простое предложение значительно распространено, объемно.
6. Употребляются условные конструкции (в случае проявления интереса…), прямой порядок слов; преобладают тематические и грамматические средства связи, логические средства связи не используются.
7. Текст монологичный, небольшой по объему; заключает в себе исключительно фактическую информацию, его  композиция стереотипна.

ЗАДАНИЕ 1.Прочитайте строки из стихотворения К. Симонова. Какие элементы официально-делового стиля включил автор в стихотворение? С какой целью поэт использует эти слова? Какие функции выполняют канцеляризмы в художественном произведении?

Представьте, что автор текста не поэт, а почтовый работник. Напишите текст извещения, которое могло бы прийти с почты автору по поводу не дошедшего до адресата письма. Определите стилевую принадлежность текста К. Симонова и текста, который составили вы.

                           Я вас обязан известить,

                           Что не дошло до адресата

                            Письмо, что в ящик опустить

                            Не постыдились вы когда-то.

                                                                           (К. Симонов)

ЗАДАНИЕ 2.Определите стилевую принадлежность текста. Аргументируйте свой вывод. Проанализируйте текст по плану:

1. Сфера употребления.
2. Цель текста.
3. Формы речи, в которых реализуются текст анализируемого стиля.
4. Наиболее общие свойства текста.
5. Анализ особенностей языковых единиц: а) на фонетическом уровне; б) на словообразовательном уровне; в) на морфологическом уровне; г) на лексическом уровне; д) на синтаксическом уровне.
6. Средства связи.
7. Свойства стилей на текстовом уровне.

ВЫПИСКА

из протокола №2 заседания технического совета машиностроительного завода от 15 января 2005 г.

        С л у ш а л и:

        Предложение мастера механического цеха Николаева А.Н. «Об изменении конфигурации детали № 532 и заготовки для нее».

        П о с т а н о в и л и:

        Принять предложение Николаева А.Н. «Об изменении конфигурации детали № 532 и заготовки для нее», так как это позволит уменьшить расход материалов и сэкономить денежные средства.

        Председатель собрания                                                    Силаев Б.П.

Секретарь                               подпись                           В.К.  Белова

ЗАДАНИЕ 3.Изучите композицию текста. Ответьте на вопросы: Какова цель написания заявления? Композиция данного текста свободная или стереотипная? На какие части можно разделить текст заявления? Каково содержание этих частей? Кто, как правило, является адресатом заявления? Что происходит с заявлением после его написания? Какие особенности текста свидетельствуют о его принадлежности к официально-деловому стилю?

ЗАЯВЛЕНИЕ

        Прошу разрешить использование архивных материалов Областного центра информации и статистики для создания школьной выставки, посвященной юбилею г. Ростова-на-Дону.

20.03.1999г.                                                                              Крылов А.К.

ЗАДАНИЕ 4.Напишите текст заявления, в котором вы просите принять вас на работу. Кто является адресатом вашего заявления? Перечислите особенности вашего текста, которые свидетельствуют о его принадлежности к официально-деловому стилю.

ЧАСТЬ II.

        Редактирование (от лат. «redact us» - «приведенный в порядок») – обязательный и важный этап создания текста.

        Основная задача редактирования – совершенствование содержания и формы текста, в нашем случае, текста служебного документа.

        Редактирование начинается с первого чтения (правки-вычитки), при котором обычно текст не правится, делаются лишь некоторые пометки, касающиеся наиболее грубых, бросающихся в глаза, лексических, грамматических, стилистических, логических и других ошибок.

        При первом чтении текстов служебных документов проверяются все фактические данные (даты, фамилии, факты, графики, цифры) по различного рода справочникам, энциклопедиям, исходным документам.

        Если текст деловой бумаги, письма, договора и т.д. делится на главы, разделы, параграфы, пункты и подпункты необходимо проверить правильность их нумерации.

        ЗАДАНИЕ 5. Проведите правку-вычитку. Последовательность: а) подчеркните места в тексте, которые требуют уточнения, сверки; б) найдите источники информации, при котором можно произвести сверку; в) сравните данные текста с источником, исправьте неточности; г) запишите предложения в отредактированном виде, в скобках уточните источник, которым вы пользовались при сверке данных.

        Пример: Куликовская битва состоялась в 1485 году. – Куликовская битва состоялась в 1380 году. (Терра-Лексикон: Иллюстрированный энциклопедический словарь под ред. С. Новикова     – М.: ТЕРРА, 1998)

1. Самая большая планета нашей вселенной – Земля. 2. В толковом словаре С.Ожегова более 500 тыс.слов. 3. Волга впадает в Черное море. 4. «Макси»  -  самый  экономичный фасон юбки. 5. Мы побывали в столице Норвегии – Стокгольме. 6. В нашей стране Олимпийские игры проводились один раз – в Москве в 1984 году.

        Далее, продолжая работу над редактированием текста, вносятся изменения в композицию текста; если нужно текст сокращается, устраняются логические ошибки и непоследовательность в изложении. Это, так называемое, второе чтение.

        ЗАДАНИЕ 6. Изучите композицию текста. Ответьте на вопросы: Какова цель написания протокола? Композиция данного текста свободная или стереотипная? На какие части можно разделить текст протокола? Каково содержание этих частей? Что происходит с протоколом после его написания? Какие особенности текста свидетельствуют о его принадлежности к официально-деловому стилю?

ПРОТОКОЛ

заседания школьного совета по самоуправлению средней школы №… г. Ростова-на-Дону от 15 марта 1999года

        С л у ш а л и: Об организации школьной выставки, посвященной юбилею г.Ростова-на-Дону.

        В ы с т у п и л и:

1. Ученик 10-В класса Крылов А.К. с предложением об организации школьной выставки, посвященной юбилею г. Ростова-на-Дону.

        2.  Преподаватель истории Трифонов А.В. с информацией о возможных источниках получения документов и фотографий для выставки.

        3. Преподаватель труда Замков М.Е. с информацией о материальных возможностях создания выставки.

        П о с т а н о в и л и: 1. Организовать школьную выставку, посвященную юбилею г. Ростова-на-Дону. 2. Ответственным за организацию школьной выставки назначить ученика 10-В класса Крылова А.К.

        Председатель школьного совета

        по самоуправлению                                                           Рябов Л. П.

        Секретарь                                                                        Лапина Д. М.    

        При третьем чтении устраняются пунктуационные и орфографические ошибки, описки (опечатки), проводится проверка правильности написания и значения слов и грамматических форм по словарям.

        ЗАДАНИЕ 7.Прочитайте внимательно текст документа. Найдите и устраните орфографические и пунктуационные ошибки.

         ИП «Глухов С. И.».

         АКТ.

         27. 09. 2001 г.

         г. Добрянка.

         Анарушении трудовой дисцыплины.

      В пресутствие начальника отдела снабжения Михалева инжинере отдела снабжения Дикушина и секретаря Алексеевой начальник отдела кадров Зайцева Маша велела написать обьяснительную записку вадителю Лузгину М. К., по причине того, что он не явмлся на работу 26. 09. 2001. От дачи письменого обьяснения последний (т.е. Лузгин) отказался, нечем не мотевируя свой отказ.

      Начальник отдела снабжения                                            Михалев В. С.

      Инженер отдела снабжения                                           Дикушина М. С.

      Секретарь                                                                         Алексеева М. П.

И, наконец, нужно убедиться в правильности нумерации страниц и ссылок на какую-либо страницу. Например, если в документе имеется подобная ссылка: «... См. статистические данные в приложении № 5 на странице 3 данного письма…», то необходимо проверить, действительно ли эта информация находится именно на странице 3.

        Заключительный этап редактирования – четвертое, контрольное, чтение.

ЗАДАНИЕ 8. Внимательно прочитайте текст. Подумайте и ответьте на вопрос: Соответствует ли вид служебного документа его содержанию? Опишите текст по плану задания 2. Найдите примеры фактических, логических и лингвистических ошибок. Предложите способ их устранения. Запишите текст в отредактированном виде.

                                                                       Зам. ген. дир. ОАО «ГерРос-С»

                                                                        В. фон Штайн

Уважаемая фрау фон Штайн!

Низкий вам поклон и наше вам здрасьте!

        Спасибо за интерес проявленный Вами к нашему обращению.

        Рад сообщить Вам, что закрытое акцыонерное общество «Эксклюзив» имеет честь предладить вашему предприятию исключительно наивыгоднейший контракт-договор на постановление сварочного оборудования КСО – 10.

        Указаное оборудоваине соответствует по всем мировым стандартам качества и , по признанию авторитетных специалитов в данной области, является одним из самых-пресамых эфективных   при проведении сварочных работ очень повышенной сложности.

        В реальное время сворочное указанного типа(в различных модификациях) эффективно используется предприятиями двадцать двух европейских стран, в том числе и Вашими колегами из германии.

        Нам извесно, што ранее Ваше предприятие проявляло живой интерес к приобретению оборудования подобного типажа, но однака, к глубочайшему нашему сожелению, по не  зависящим то нас причинам мы несмогли ответить на Ваш запрос положительно.

        Сейчас наше предприятие располагает и имеет все необходимое, для того чтобы представить в Ваше распоряжение необходимое, нужное и очень важное количество сварочного оборудования указанного типа в любой,в том числе специальной копмлектации. Необходимая документация на оборудование и проект контракта на его поставку прилагается.

        Мы были бы признательны и благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу настоящего предложения.

        Позвольте госпожа фон Штайн в этой связи возобновить мои уверения в совершейнейшем к Вам почтении.

        С почтением, первый заместитель директора ЗАО «Эксклюзив»

        П. Н. Цуканов

Теперь, изучив все этапы редактирования, расскажем о некоторых приемах исправления текстов и об общепринятых знаках и обозначениях, используемых при редактировании.

Текст лучше править карандашом. Это позволить при повторном редактировании вносить уточнения и поправки. Вставки можно вписывать между строк или на полях. Написанная на полях вставка обводится и стрелкой указывается место вставки.

Межстрочная вставка подчеркивается, а место вставки указывается «птичкой».

                                                                                             под водой

Международная группа археологов обнаружила у города Александрия (Египет), на глубине восьми метров, развалины легендарного дворца царицы Клеопатры.

Слова, исключаемые из текста, аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой.

Это крупнейшее уникальнейшее открытие, по своему значению и интересу превосходящее даже сделанную в 1802 году находку гробницы Александра Македонского, основателя Александрии.

При замене одних слов другими первые аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой, а над ними надписывается новый вариант.

              стоял

Дворец был неподалеку от большого порта и был самым роскошным зданием своей эпохи.

Таким же образом, т.е. аккуратным зачеркиванием (/ - наклонной небольшой чертой) и надписыванием сверху, если это буква, и рядом, если это знак препинания, исправляются орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки.

1. Надо воззместить из заработной платы бракоделов причиненный ущерб государству.

2. Третья бригада обогатительной фабрики, которой руководит А. Кувалдин, -- одна из лучших на комбинате.

Если нужно перевести отрывок с одной страницы на другую, делают это так: отрывок обводят карандашом и около него располагают обведенную в кружок надпись, например «на с. 10», место вставки отмечается и около него тоже нужна надпись, обведенная в кружок, например, «Вст. со с. 4».

Если же какой-то отрывок нужно исключить из текста, он обводиться и перечеркивается крест-накрест.

Чтобы сравнить эффективность разных средств городского транспорта, гамбургская вечерняя газета послала трех своих корреспондентов добраться до одной из станций метро до здания редакции. Один из них ехал на такси, другой – на метро, а третий – на велосипеде. Испытание проходило весной, погода была прекрасная.

Иногда нужно поменять местами слова, предложения, абзацы в пределах страницы или изменить порядок слов в предложении. Удобно это сделать с помощью особых знаков:

а) Наши слова звучат странно очень – этот  знак применяется, если нужно поменять местами рядом стоящие слова, в нашем примере странно и очень.

б) Лед треснул, и рыбаки оказались отрезанными от суши. Произошло это 15 апреля. Их стало уносить все дальше от берега. – Такой знак используется при переносе слов, частей предложения, предложений в пределах страницы.

       2            1                     5                      6                         3

в) Начался митинг  с  опозданием  на  2  часа  из-за  отсутствия 

         4

разрешения. – цифрами указывается порядок слов в составе предложения.

Знаком     Z    обозначается абзац.

    Администрация датской городской поликлиники № 45 доводит до вашего сведения, что по вашей вине было залито помещение (кабинеты №№ 12, 13) детской поликлиники № 45, расположенной на первом этаже дома № 4 по ул. З. и А. Космодемьянских.  Z  14 октября 2003 г. Комиссия из Д/у № 59 ПТО Городского хозяйства и администрация детской поликлиники составили акт о причинённом материальном ущербе.   Z   По всем вопросам о возмещении материального ущерба обращаться в детскую поликлинику (ежедневно с 8.00 до 19.00).

 В нашем примере второе и третье предложения нужно писать с красной строки.

Знак  указывает на то, что абзац нужно убрать.

Русский алфавит иначе называют кириллическим.

Название это историческое. Считают, что славянский алфавит изобрели два ученых монаха – братья Кирилл и Мефодий.

Знаком  обозначается пробел, а знаком    то, что пробел между словами нужно убрать.

     Настоящим сообщаем, чтоваше заявление о том, что не  которые жильцы за  громождают лестничные площадки, должно быть рассмотрено наобщем собрании членов ТСЖ.

        В тексте показано, что слова что ваше и на общем нужно писать раздельно, а некоторые и загромождают – слитно.

        Существуют особые знаки для замены строчной буквы прописной– в и прописной строчной В.

        Я, Белова наталья Матвеевна, Родилась в г.москва  4 мая 1980 г. В семье военнослужащего.

        В примере знаки указывают на то, что слова Наталья и Москва нужно писать с большой буквы, а слова родилась и в семье – с маленькой.

        При редактировании текста часто используется не один знак, а их комбинация. Так, чтобы объединить два простых предложения в сложное, нужно зачеркнуть точку и поставить запятую, вписать сверху союз и указать место вставки, поменять прописную букву на строчную.

                                                                   потому что

Пример: Не пойдут они.  Устали.

        После внесения исправлений необходимо еще раз внимательно перечитать новый вариант, чтобы убедиться в его правильности, логичности, отсутствии ошибок.

А теперь предлагаем вам самостоятельно, в соответствии со всеми правилами, отредактировать текст коммерческого контракта.

Список литературы:

1. Валова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учеб. Пособие для среднего профессионального образования/Л.М. Валова – М.: Изд. Дом «Академия», 2003-176 с.
2. Введенская Л.А., Пономарева А.М. Русский язык: культура речи, текст, функциональные стили, редактирование: Учебное пособие для учащихся общеобразовательных школ, студентов и преподавателей колледжей и училищ. Изд-е 3-е. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. – 352с.
3. Дёмин Ю.М. Современное деловое письмо, -М: Бератор, 2004.-224 с.
4. Дускаева Л.Р., Кыркунова Л.Г. Речевое мастерство: Учебное пособие для студентов. – Пермь, 1998.
5. Кудрявцева Т.С., Шарапова О.Ю. Деловые бумаги. Деловые качества. Деловой стиль речи. – М.: ЮНВЕС. – 1997. – 192 с.
6. Кушпаренко Н.Н. Документоведение: учеб. –2-е изд., перераб. и доп..-К:Знания, 2000-460 с.
7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. Пособие –М.: Ростов н/Д: Март, 2004.-288 с.
8. Пшенко А. В. Делопроизводство: Учебное пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Мастерство, 2002. – 176 с.
9. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник для студ. Учреждений сред. проф. Образования. – М.: Мастерство, 2002. – 208 с.
10. Сотов П. В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство. – М.: Проспект, 1999 – 80 с.
11. Стенюков М. В. Секретарское дело. – М.: ПРИОР, 2000 – 192 с.

(Это почти площадь Великобритании)

на   с.10

вст. со с. 4