Статья на тему «Базы данных Access: основные понятия и этапы разработки»
статья по информатике и икт (9, 10, 11 класс)

В настоящее время жизнь человека зависит от различного рода информации, для управления которой требуются создания огромного количества баз и банков данных различного назначения. Одной из таких баз данных выступает Microsoft Office Access.

База данных (БД) – именованная совокупность взаимосвязанных данных, отображающая состояние объектов и их отношения в некоторой предметной области, используемых несколькими пользователями и хранящимися с минимальной избыточностью.

Microsoft Access является одним из самых популярных приложений. Microsoft Access имеет в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Помимо этого, Microsoft Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению.

Система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, поддержания их в актуальном состоянии и совместного использования БД многими пользователями. Систему управления базой данных можно определить как специальный пакет программ, посредством которого реализуется централизованное управление базой данных и обеспечивается доступ к данным. Среда СУБД состоит из аппаратного обеспечения (компьютеров), программного обеспечения (СУБД, операционной системы и приложений), данных, процедур и пользователей (администраторы данных и баз данных, проектировщики БД, прикладные программисты и конечные пользователи).

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести:

• проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных;
• создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;
• ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики;
• создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Объектами  в  СУБД  Access являются:

1.  таблица – объект, который используется для хранения данных.

Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа. Также таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные и записи, которые называются строками. Для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ (одно поле, имеющее для каждой записи уникальное значение или несколько полей). Первичный ключ является однозначным идентификатором каждой таблицы.

2. запрос – объект, который позволяет получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета.

В Ассеss можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов: на выборку, обновление, удаление, или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. форма – объект, предназначенный для ввода данных, их отображения на экране, а также добавлять в таблицы новые данные, редактировать или удалять существующие.
4. отчет – объект, предназначенный для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах.
5. макрос – объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access.
6. модуль – объект, который служит для автоматизации работы с БД. Модули еще называют процедурами обработки событий и пишутся на языке VBA (Visual Basic).

СУБД Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

В основном при разработке БД можно выделить следующие этапы:

1. на первом этапе (постановка проблемы) формируется задачи по созданию БД, в котором описывается состав БД, назначения и цели его создания, а также перечисляются виды деятельности, которые предполагается выполнять в БД;
2. на  втором этапе происходит анализ объектов, т.е.определяется состав объектов БД, их свойства: параметры, которыми будут описаны выбранные объекты, а также тип каждого из параметров;
3. третий этап реализуется синтез модели, т.е. происходит выбор определенной модели базы данных и создания схемы выбранной модели с указанием связей между таблицами и узлами;
4. на четвертом этапе (способы представления информации, программный инструментарий) происходит выбор программы СУБД и формы представления информации;
5. пятый этап реализует синтез компьютерной модели объекта и технология его создания.