методические рекомендации к выполнению практической работы "Электронные таблицы. Структура электронных таблиц"
методическая разработка по информатике и икт (10, 11 класс)

Практическая работа №1

Электронные таблицы. Структура электронных таблиц.

Назначение и функциональные возможности электронных таблиц

Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1. проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2. автоматизация итоговых вычислений;
3. решение задач путём подбора значений параметров;
4. обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
5. проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6. подготовка табличных документов;
7. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8. создание и анализ баз данных (списков).

Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.

1.2.Основные элементы окна MS Excel

Основными элементами рабочего окна являются:

1. Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
2. Вкладки основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью).
3. Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (fx), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
4. Рабочая область (активный рабочий лист).
5. Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
6. Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
7. Строка состояния.

1.3.Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа.

Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование.

В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные.

Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставить на панели Главная, вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа.

Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном. Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.

Форматирование ячейки

Можно изменить формат ячейки, запомнить его и применить к другой таблице. Сначала рассмотрим возможности по форматированию ячейки. Для этого выделим несколько ячеек, затем щелкнем по ним правой кнопкой и вызовем режим Формат ячеек.

Как видно окно содержит несколько вкладок. Вкладка Число позволяет указать формат данных, находящихся в ячейке. Обычно он редко меняется. Как правило, при вводе данных в ячейку, программа сама определяет формат. В поле Числовые форматы его можно посмотреть.

Вкладка Выравнивание позволяет установить: где будет находиться текст в ячейке. Предположим мы набрали текст в ячейку.

Как видно из рисунка, текст примыкает к левой границе ячейки. Для того чтобы поставить его по центру, нужно установить параметр по центру в поле по горизонтали.

Интересен режим Ориентация, он позволяет напечатать текст не по горизонтали, а в другом направлении. Предположим, нужно изменить направление к горизонтальной оси на 45 градусов. Для этого установим стрелку в поле Ориентация, как показано на рис. ниже.

Как видно из рисунка направление текста изменилось только в той ячейке, к которой применен режим. Кроме того, размер строки изменился и стал больше. В правой ячейке находится текст, и он находится у нижней границе. Чтобы установить его в другом месте, выделим вторую ячейку и воспользуемся режимом Формат ячеек, вкладкой Выравнивание. Там в поле по вертикали установим значение – по верхнему краю.

И текст передвинется выше.

Интересен режим автоподбор ширины, который позволяет программе автоматически увеличивать размер ячейке (по горизонтали и вертикали), если значение выходит за рамки имеющихся. Например, увеличим размер шрифта до 24 в таблице при работающем параметре автоподбора.

Видно, что размер по вертикали (строк) изменился в сторону увеличения. Так строчки под таблицей имеют меньший размер, чем там, где имеется таблица. Отметим, что вид шрифта в заголовке разный, так как он увеличен по размеру (ширине) ячейки.

На вкладке Шрифт имеется возможность установить вид шрифта, его начертание, размер, цвет, установить его как зачеркнутый, надстрочный, подстрочный.

Установим в показанном выше примере в заголовке шрифт одного стиля (Arial), установим его полужирным, сделаем подчеркивание и выберем синий цвет. Для этого выделим ячейки заголовка и установим параметры, как это показано ниже.

В поле Образец можно посмотреть, как будет выглядеть текст.

Теперь снова выделим заголовок таблицы, уберем галочку в параметре автоподбор ширины, получим следующую картинку.

Как видно текст налезает на текст других ячеек. Воспользуемся режимом Формат на вкладке Главная.

В появившемся панно выберем режим Автоподбор ширины текста. Получим:

На вкладке Граница можно установить границы вокруг ячейки. Допустим, у нас имеется несколько ячеек, как показано на рис. ниже.

Выделим их и воспользуемся вкладкой Граница.

Мы выбрали цвет – оранжевый, тип линии – двойной и нажали на кнопку внешние.

Теперь снова выделим таблицу, и снова воспользуемся вкладкой Граница.

Мы выбрали другой цвет, тип линии и нажали на кнопку внутренние. Можно было не выходить из режима установки границ, установить цвет, тип линии, нажать на кнопку внешние, затем изменить тип линии, цвет и нажать на кнопку внутренние.

Вкладка Заливка позволяет установить заливку ячеек. Снова выделим предыдущие ячейки и установим цвет. Можно выбрать цвет и тогда ячейки будут закрашены однородным цветом, но мы выбрали Узор и к нему Цвет узора.

Сохранение стиля ячеек. Предположим, что полученным стилем мы будем пользоваться при создании следующих таблиц. Поэтому выделим снова четыре ячейки и нажмем на кнопку Стили ячеек на вкладке Главная.

Здесь уже имеются стили, установленные в программе, но нам нужно создать свой стиль. Поэтому нажмем на надпись Создать стиль ячеек.

На экране появится окно, в котором имеются элементы, для которых создается свой стиль, назовем его Проба. Поставим галочки во всех переключателях и нажмем на кнопку ОК. Теперь новый стиль запомнится в программе, и когда вызовем режим Стили ячеек, то он появится в списке Пользовательские.

Затем, когда нужно использовать новый стиль, выделите ячейки и воспользуйтесь режимом Проба. После этого новая таблица примет новый Ваш стиль.

Иногда требуется выделить цифры в зависимости от определенных условий. Так, если в таблице представлены сравнительные данные по категориям населения, злоупотребляющие определенными продуктами, то лиц, склонных к спиртным напиткам, лучше выделить наклонным шрифтом, вегетарианцев, поедающих пищу с грядок – шрифтом с подчеркиванием, а потребляющих бесконтрольно большое количество еды – жирным шрифтом.

Кроме того, использование цветового формата может быть продиктовано некоторыми условиями. Например, если температура в квартире зимой не поднимается выше 0, то количество таких квартир лучше показывать синим цветом, при температуре 0 – 10 градусов – зеленым, при диапазоне 10 – 20 градусов – желтым, а свыше 30 градусов – красным цветом.

Вернемся к созданной ранее таблице. Выделим часть таблицы с численными значениями и воспользуемся режимом на вкладке Главная → Условное форматирование. На экране появится окно режима, вид которого показан на рисунке. В этом окне выберем режим Создать правило.

Появится окно, в котором установим значения для правил.

Поставим задачу форматировать цвет фона ячеек в зависимости от их значения. Выберем верхнее правило Форматировать все ячейки на основании их значений и нажмем на кнопку ОК.

Если изменим цвет на синий, то получим следующую таблицу.

Выберем режим в стиле формата – трехцветная шкала и нажмем на кнопку ОК.

В этих режимах можно изменить среднее значение, введя значение при помощи клавиатуры, но можно и указать ячейку, в которой находится это значение, нажав на кнопку - .

Можно установить значение гистограмма. Тогда указанным цветом будет заполнены ячейки в зависимости от их значения.

Можно установить значки около значений при помощи режима – наборы значков.

Можно выполнить условное форматирование не со всей таблицей, а с ее частью. Имеются и другие режимы. Например, Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между.

В окне все значения, которые находятся между 25 и 72 будут выделены светло-красной заливкой и темно-красным цветом. Эти значения можно изменить, введя их с клавиатуры.

В списке значений, на которые можно поменять формат, имеется пользовательский формат, где можно поменять тип шрифта, начертание и пр. Например, можно сделать начертание полужирным.

Задания к практической работе.

1. Открыть программу MS Excel.
2. Первый лист переименовать в Потребители электроэнергии.
3. На листе создать таблицу следующего вида:

4.  Задать для таблицы следующие параметры:

• Формат поля Наименование оборудования – Текстовый, шрифт Times New Roman, размер 12, выравнивание по центру по вертикали и горизонтали, на панели выравнивание поставить галочку – переносить по словам.
• Формат поля Pн, кВт (за ед.) – числовой, с двумя знаками после запятой, шрифт Times New Roman, размер 12, выравнивание по центру по вертикали, и по правому краю по горизонтали.

5. Лист 2 переименуйте в Коэффициенты спроса.
6. На нем необходимо разместить следующую таблицу:

7. Для диапазона ячеек В2:Н2 задать Условное форматирование – форматировать цвет ячеек в зависимости от значений, стиль формата – двухцветная шкала.
8. Задать для ячеек таблицы следующий формат:

• Формат строки Заявленная мощность – Текстовый, шрифт Times New Roman, размер 12, выравнивание по центру по вертикали и горизонтали, на панели выравнивание поставить галочку – переносить по словам.
• Формат строки Коэффициент спроса – числовой, с двумя знаками после запятой, шрифт Times New Roman, размер 12.

9. Сохранить Книгу под именем Расчет электрической сети дома.