Лабораторные работы по MS Access
план-конспект урока по информатике и икт (9 класс) на тему

Урок №0

УРОКИ ПО ACCESS

Тип урока: Лекция

Под базой данных понимается некоторая унифицированная совокупность данных, совместно используемая персоналом/населением группы, предприятия, региона, страны, мира...

Задача базы данных состоит в хранении всех представляющих интерес данных в одном или нескольких местах, причем таким способом, который заведомо исключает ненужную избыточность. В хорошо спроектированной базе данных избыточность данных исключается, и вероятность сохранения противоречивых данных минимизируется. Таким образом, создание баз данных преследует две основные цели: понизить избыточность данных и повысить их надежность.

Кроме того БД представлена в виде файла на носителе ЭВМ.

Системы управления базами данных (СУБД) являются едва ли не самым распространенным видом программного обеспечения. СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. В большинстве случаев предполагается, что данные представлены в виде файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Многие практически важные случаи хорошо укладываются в такое представление данных. Например, в отделе кадров информация о сотрудниках имеют такую природу. Сотрудников принимают на работу и увольняют, но форма личного листа по учету кадров остается неизменной для каждого сотрудника. Товарно-материальные ценности поступают и расходуются, но форма инвентарной карточки остается неизменной. Число примеров без труда можно множить. Ясно, что СУБД является адекватным средством во всех случаях, когда исходную информацию можно представить в виде таблицы постоянной структуры, но неопределенной длины или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции:

• добавление в базу данных одной или нескольких записей;

• удаление из базы данных одной или нескольких записей;

• поиск в базе данных одной или нескольких записей, удовлетворяющих заданному условию;

• обновление в базе данных значений некоторых полей.

1. Иерархические (существует главное поле а вес другие поля ему подчинены. Пр. NC)

 2. Сетевые (с вертикальными связями установление горизонтальных связей называют паутинными)

 3. Реляционные (по принципу таблицы, все поля равноправны)

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может быть установлена явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл — такие СУБД называются сетевыми. Если же связь может быть установлена неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах, то- такие СУБД называются реляционными.

СУБД (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle и т.д.).

MS Access является СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичные для современных СУБД. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. Access в переводе с английского означает «доступ». MS

MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Кроме того, MS Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования — Visual Basic Application.

Популярность СУБД MS Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

• 1. Access полностью русифицирована;

• 2. в Access имеется возможность использования OLE-технологии;

OLE (англ. Object Linking and Embedding, произносится как oh-lay [олэй]) — технология связывания и внедрения объектов в другие документы и объекты, разработанная корпорацией Майкрософт.

В 1996 году Microsoft переименовала технологию OLE 2.0 в ActiveX. Были представлены элементы управления ActiveX, ActiveX документы и технология Active Scripting. Эта версия OLE в основном используется веб-дизайнерами для вставки в страницы мультимедийных данных.

OLE позволяет передавать часть работы от одной программы редактирования к другой и возвращать результаты назад. Например, установленная на персональном компьютере издательская система может послать некий текст на обработку в текстовый редактор, либо некоторое изображение в редактор изображений с помощью OLE-технологии.

Основное преимущество использования OLE (кроме уменьшения размера файла) в том, что она позволяет создать главный файл, картотеку функций, к которой обращается программа. Этот файл может оперировать данными из исходной программы, которые после обработки возвращаются в исходный документ.

OLE используется при обработке составных документов (англ. compound documents), может быть использована при передаче данных между различными несвязанными между собой системами посредством интерфейса переноса (англ. drag-and-drop), а также при выполнении операций с буфером обмена. Идея внедрения широко используется при работе с мультимедийным содержанием на веб-страницах (пример — Веб-ТВ), где используется передача изображения, звука, видео, анимации в страницах HTML (язык гипертекстовой разметки) либо в других файлах, также использующих текстовую разметку (например, XML и SGML). Однако, технология OLE использует архитектуру «толстого клиента», то есть сетевой ПК с избыточными вычислительными ресурсами. Это означает, что тип файла либо программа, которую пытаются внедрить, должна присутствовать на машине клиента. Например, если OLE оперирует таблицами Microsoft Excel, то программа Excel должна быть инсталлирована на машине пользователя

• 3. Access интегрирована с пакетами Microsoft Office;

• 4. в Access 97 поддерживается WWW-идеология;

• 5. визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi; *

• в Access широко и наглядно представлена справочная система;

• в Access имеется большой набор мастеров по разработке объектов.

Запустить систему Access можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню в Windows 95/98;

• запуск с помощью ярлыка на рабочем столе Windows или панели MS Office;

 • открытие какой-либо базы данных автоматически запускает Access.

 При наличии вопросов о Microsoft Access прежде всего необходимо попытаться найти ответы на них в документации или в справочной системе.

В этой работе мы предлагаем набор заданий, которые позволят освоить основные приемы работы с СУБД Access. Помогать при работе с СУБД Access могут карточки-подсказки. Они предназначены для обучения непосредственно в процессе работы с Microsoft Access и после открытия базы данных будут постоянно сопровождать любые действия пользователя.

МЕТОДИКА

И. И. Сильванович,

преподаватель информатики и информационных технологий школы № 1246, Москва

УРОКИ ПО MICROSOFT ACCESS 7.0 FOR WINDOWS

Урок 1. Создание и редактирование базы данных. Режим таблицы

Общие характеристики MS Access. Структура базы данных

Система управления базами данных MS Access служит для создания различных баз данных, их редактирования, выборки из базы требуемых данных по условию, созданию на основе баз отчетов различной формы. Созданная база данных может быть представлена на экране в виде картотеки (режим формы) или в виде таблицы (режим таблицы).

База данных состоит из отдельных записей. Каждая запись в базе данных состоит из отдельных полей.

Допустим, у нас имеется следующий набор карточек, на основе которых мы хотим создать базу данных:

Фамилия: Иванов Имя:Егор Телефон:

4Б6-23-79 Зарплата: 200

Фамилия: Семенов Имя: Николай

Телефон: 678-94-50 Зарплата: 160

Фамилия; Ефимов Имя: Евгений

Телефон: 123-45-86 Зарплата:

210

карточка 1

карточка 2

карточка 3

Каждая карточка в этой картотеке будет отдельной записью в нашей базе данных;

каждая запись будет состоять из четырех полей, соответствующих разделам карточки. В базе данных это выглядит следующим образом:

Имена полей

Создание базы данных (в режиме таблицы)

Базу данных удобнее создавать в режиме таблицы. Саму таблицу проще всего построить при помощи Мастера таблиц. Мастер предложит нам несколько готовых таблиц, среди которых следует выбрать подходящую, т. е. такую, которая содержит нужные нам поля. Итак, для создания базы данных следует:

1. Выполнить команду файл, Создать.

2. В диалоговом окне Создание активизировать вкладку Общие, выбрать вариант Новая база данных и щелкнуть на кнопке ОК.

3. В диалоговом окне Файл новой базы данных в разделе Имя файла ввести имя файла будущей базы (такие файлы имеют расширение mdb) и, если необходимо, установить директорию, в которой будет находится этот файл; щелкнуть на кнопке Создать.

4. В диалоговом окне База данных активизировать вкладку Таблица и щелкнуть на кнопке Создать.

5. В диалоговом окне Новая таблица выбрать вариант Мастер таблиц и щелкнуть на кнопке ОК.

6. В первом окне Мастера таблиц, в разделе Образцы таблицы щелчком мыши выбрать подходящий образец (для нашей базы данных лучше всего подойдет вариант Сотрудники), при этом в разделе Образцы полей появятся имена полей; щелкая на кнопке «>», перенести нужные имена полей в раздел Поля новой таблицы (в нашем примере это должны быть поля Фамилия, Имя, Телефон, Зарплата, но если образцы имен полей не совсем такие, как хотелось бы, позднее их можно будет изменить);

щелкнуть на кнопке Далее.

7. Во втором окне Мастера таблиц ввести имя будущей таблицы (оно не обязательно должно совпадать с именем самой базы данных); щелкнуть на кнопке Далее.

8. В третьем окне Мастера таблиц выбрать режим Непосредственный ввод данных в таблицу (это значит, что сразу после создания таблицы мы начнем вводить в нее данные); щелкнуть на кнопке Готово.

Теперь можно начать ввод данных в ячейки базы-таблицы. Перемещение между ячейками базы производится с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab. Ввод данных в ячейку завершается при нажатии клавиши Enter или перемещении в другую ячейку. Если содержимое ячейки введено неверно, следует щелкнуть в ячейке, отредактировать запись и нажать клавишу Enter. Если текст не умещается целиком в поле-ячейке, следует переместить мышью границу ячейки заголовка таблицы, содержащей название этого поля, расширив тем самым весь столбец. При попытке ввести в ячейку номер телефона вы увидите, что в ней появится число, вид которого несколько отличается от вводимого, — это происходит потому, что поле «Телефон» исходно содержит шаблон (маску) ввода, предполагающий, что перед цифрами номера должен быть указан код города (для Москвы — 095). О том, как изменить шаблон поля на простой семизначный номер, будет рассказано ниже. Обратите внимание, что левый столбец таблицы "с названием «Код» состоит из номеров записей и заполняется автоматически.

Вид нашей базы в режиме таблицы изображен выше.

Сохранить таблицу в файле следует с помощью команды Файл, Сохранить.

Редактирование структуры базы данных (в режиме таблицы)

Прежде чем редактировать структуру таблицы-базы, следует переключиться в режим конструктора, как раз и предназначенный для внесения изменений в структуру. Переход в этот режим производится с помощью команды Вид, Конструктор таблиц. Возвращение в режим таблицы осуществляется командой Вид, Режим таблицы.

Окно режима конструктора состоит из двух частей. В верхней части перечислены имена полей базы данных и типы данных этих полей (текстовый, денежный и т. п.), в нижней части — различные параметры текущего поля (того, в котором находится курсор).

Существуют следующие варианты редактирования структуры базы данных.

Изменение имени поля. Щелкнуть на нужном имени поля в верхней части окна конструктора, изменить имя и нажать клавишу Enter.

Изменение типа данных. Щелкнуть в разделе Тип верхней части окна конструктора против нужного имени поля. Раскрыть, щелкнув на кнопке с направленной вниз стрелкой, список типов данных и выбрать нужный тип.

Изменение шаблона данных. Щелкнуть на нужном имени поля в верхней части окна конструктора. Щелкнуть в нижней части окна конструктора в разделе Маска ввода и изменить шаблон данных. (В нашей базе для поля «Телефон» следует ввести новый шаблон: 000-00-00).

Добавление нового поля справа. Щелкнуть в строке, расположенной непосредственно под последним именем поля в списке имен полей в верхней части окна конструктора, ввести имя нового поля, тип данных этого поля и, если нужно, в нижней части окна конструктора — шаблон данных.

Добавление нового поля внутрь базы. Выделить в списке имен полей строку с именем поля, слева от которого надо вставить новое (для выделения следует щелкнуть мышью слева от имени поля). Выполнить команду Вставка, Поле. Щелкнуть в появившейся пустой строке, ввести имя нового поля, тип данных и, если нужно, шаблон данных.

Удаление поля. Выделить строку с именем удаляемого поля в списке имен полей и нажать клавишу Delete.

Урок 2. Режим формы. Фильтры. Сортировка записей

Представление базы данных в режиме формы

Иногда удобнее вводить новые записи в базу, когда она представлена в виде отдельных карточек. Такой режим представления базы, как указывалось выше, называется режимом формы. Чтобы представить нашу базу-таблицу в режиме формы, следует:

1. С помощью команды Файл, Открыть активизировать окно База данных с созданной базой.

2. В окне База данных активизировать вкладку Форма и щелкнуть на кнопке Создать.

3. В окне Новая форма выбрать вариант Мастер форм; из списка Выберите в качестве источника, щелкнув на кнопке со стрелкой, направленной вниз, щелчком выбрать имя созданной нами таблицы; щелкнуть на кнопке ОК.

4. В первом окне Мастера форм с помощью кнопки «»» добавить в картотеку все поля нашей таблицы-базы или с помощью кнопки «>» — нужные поля (форма может содержать не все поля таблицы, а лишь некоторые из них); щелкнуть на кнопке Далее.

5. Во втором окне Мастера форм выбрать вариант В один столбец; щелкнуть на кнопке Далее.

6. В третьем окне Мастера форм выбрать подходящий вариант оформления карточки;

щелкнуть на кнопке Далее.

7. В четвертом окне Мастера форм ввести имя будущей формы (оно не обязательно должно совпадать с именем самой базы и с именем таблицы); щелкнуть на кнопке Готово.

Перемещение между карточками созданной формы следует производить 'путем нажатия на кнопки «>» и «<». Номер текущей записи указан в левом нижнем углу окна формы. Для добавления новой записи следует переместиться на последнюю запись-карточку и нажать кнопку «>». Для перемещения между полями одной записи надо пользоваться мышью. Завершать ввод данных в поле следует нажатием на клавишу Enter. Форма сохраняется в файле командой Файл, Сохранить.

Сортировка данных (в режиме таблицы)

Сначала следует выделить поле, по которому надо произвести сортировку данных (т. е. надо выделить весь столбец нашей таблицы), для чего достаточно щелкнуть на имени поля в заголовке таблицы. Затем нужно щелкнуть на одной из двух кнопок:

С помощью первой из этих кнопок производится сортировка текстовых данных по алфавиту, а числовых — по возрастанию, с помощью второй данные сортируются в обратном порядке.

Ниже приведены примеры сортировки нашей базы данных.

Выделено поле «Фамилия», активизирована кнопка «Я-А»:

Выделено поле «Зарплата», нажата кнопка «А-Я»:

Фильтрация данных (в режиме таблицы)

Иногда бывает необходимо увидеть на экране не все записи базы данных (строки таблицы), а лишь те из них, которые отвечают определенным условиям. Этот процесс называется фильтрацией или выборкой данных.

Чтобы осуществить выборку необходимых данных, следует:

1. Выполнить команду Записи, Фильтр, Изменить фильтр.

2. Щелкнуть на имени требуемого поля в списке и ввести условие (маску) выбора.

3. Выполнить команду Фильтр, Применить фильтр.

На экране появится таблица, которая будет содержать строки, данные которых отвечают указанному условию. Чтобы вновь увидеть всю таблицу целиком, следует выполнить команду Записи, Удалить фильтр.

В условиях помимо математических равенств и неравенств можно использовать знак «*», который заменяет собой любую последовательность символов, или знак «?», заменяющий один символ.

Ниже приведены варианты условий выборки данных из нашей базы и результаты выборки.

Условие: Зарплата: >=200 (сотрудники, у которых зарплата больше или равна 200):

Условие: Имя: н* (сотрудники, имена которых начинаются на букву Н):

Урок 3. Создание отчета

Перед выводом базы данных на печать следует установить, в каком виде (таблица, форма) она должна быть представлена на листе бумаги, какие в ней должны присутствовать поля и записи. Этот процесс называется созданием отчета. Для создания отчета по базе данных следует:

1. В окне База данных активизировать вкладку Отчет и щелкнуть на кнопке Создать.

2. В окне Новый отчет выбрать вариант Мастер отчетов; из списка Выберите в качестве источника, щелкнув на кнопке со стрелкой, направленной вниз, щелчком выбрать имя созданной нами таблицы; щелкнуть на кнопке ОК.

3. В первом окне Мастера отчетов с помощью кнопки «>» выбрать имена полей из списка, которые следует включить в будущий отчет; щелкнуть на кнопке Далее.

4. Во втором окне Мастера отчетов произвести, если это необходимо, группировку полей; щелкнуть на кнопке Далее.

5. В третьем окне Мастера отчетов, щелкнув на кнопке со стрелкой, направленной вниз, выбрать щелчком имя поля, по которому следует провести сортировку данных-(если это нужно); щелкнуть на кнопке Далее.

6. В четвертом окне Мастера отчетов выбрать подходящий вариант оформления отчета и ориентацию листа бумаги в принтере (книжная — строки печатаются вдоль узкой стороны листа, альбомная — вдоль широкой стороны); щелкнуть на кнопке Далее.

7. В пятом окне Мастера отчетов выбрать стиль (внешний вид) отчета; щелкнуть на кнопке Далее.

8. В шестом окне Мастера отчетов ввести заголовок будущего отчета; щелкнуть на кнопке Готово.

Созданный таким образом отчет можно напечатать командой Файл, Печать. Если щелкнуть на кнопке W, расположенной на панели инструментов, отчет будет импортирован в программу MS Word, где его можно дополнительно отредактировать средствами текстового редактора и распечатать.

Примерные варианты практических работ

Практическая работа nb 1. Тема работы: Создание базы данных.

Создайте на основе предложенной картотеки базу данных в виде таблицы. Название таблицы — «Вклады». Постройте на основе этой базы форму, которая должна содержать поля «фамилия» и «Сумма вклада». Имя формы — «Инвесторы».

Практическая работа На 2. Тема работы: Фильтры. Сортировка записей. Создание отчета.

Создайте на основе предложенной таблицы базу данных в виде таблицы. Название таблицы — «Персонал». Отфильтруйте базу данных, выбрав записи о тех сотрудниках, у которых оклад больше 400. Проведите сортировку данных так, чтобы фамилии были расположены по алфавиту. Подготовьте по базе отчет с заголовком «Данные по зарплате». Параметры отчета: имеет вид таблицы; включает поля «Фамилия», «Должность» и «Оклад»;

фамилии расположены по алфавиту; ориентация листа — альбомная.

Примерный вариант контрольного зачетного теста

База данных к вопросам 1—5:

Выберите вариант правильного ответа:

1.База данных содержит поля:

1)5

2)9

3)8

4)100

5)1005

2. После проведения сортировки по убыванию по полю «Фамилия» запись с номером 6 будет, считаться сверху,

1)8-й

2)1-й

3)5-й

4)7-й

5)6-й

3. После проведения выборки по полю «Вклад» с условием >=1000 будут получены записи с номерами

1)2;

2)6;

3)2, б, 7;

4)3;

5) 2, 6.

4. После проведения выборки по полю «Фамилия» с условием с* и последующей сортировки по возрастанию по полю        «Вклад» верхнюю строку таблицы займет запись с номером

1)2;

2)3;

3)8;

4)7;

5)4.

5. После проведения выборки данных по полю «Вклад» с условием <520 и последующей сортировки по убыванию по полю «Имя» две нижние строки займут записи с номерами

1)1 и 4;

2)1 и 7;

3)4 и 7:

4)1 и 3:

5)3 и 7.