Слияние документов Microsoft Office Word и Excel для автоматизации процесса.
методическая разработка по информатике и икт на тему
В школьной жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы. В гимназии очень часто приходится оформлять грамоты, дипломы, сетификаты для множества школ района и для большого количества участников. Программы Microsoft Office Word и Excel позволяют автоматизировать процесс. Программа Microsoft Office Word вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список данных в отдельном файле Microsoft Office Excel, а затем выполнить их слияние.
Процедура слияния состоит из следующих этапов:
1. Подготовка данных электронной таблицы
Столбцы электронной таблицы должны иметь уникальные имена. Для сохранения документа Excel и Word должна быть создана отдельна папка. Все данные сохраняются в неё.
2. Подготовка шаблона документа Word.
Для грамот, дипломов, сертификатов, благодарностей и т.п. обычно создается предварительная картинка в графических редакторах изображения документа, либо используются стандартные принципы оформления в MS Word.
3. Работа Мастера слияния MS Word
Для слияние данных используется Мастер слияния. В версиях после Word 2007 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки. Выполнить шаги описанные в презентации.
4. Сохранить или распечатать документ.
Надеюсь, публикация о слиянии убедила вас в полезности этого инструмента и, возможно, он в дальнейшем даже немного облегчит вашу жизнь.
Скачать:
Вложение | Размер |
---|---|
![]() | 601.01 КБ |
Предварительный просмотр:
Подписи к слайдам:
Задача слияния документов : создание множества одинаковых документов, отличающихся лишь отдельными данными. Пример : письма с одинаковым содержанием. Их отличие – обращение (ФИО), адрес. В операции слияния участвуют 2 документа: источник - он содержит таблицу (создан в Word, Excel или Access ) основной – содержит текст письма и изменяемые данные, импортированные из источника.
Этапы выбора полей 1. 2. 3. 5. 4.
Алгоритм слияния Создать и сохранить файл источник с таблицей в Word, Excel или Access (первая строка строго содержит заголовки столбцов)
2. Создаем новый документ в Word , 3. Выбрать получателей (открыть файл источник с таблицей) 4. Набираем текст письма и вставляем поля (имена столбцов) таблицы-источника. Алгоритм слияния
Алгоритм слияния 5. Выбираем адресатов, просматриваем результат слияния. …
Алгоритм слияния 6. Печатаем письма
Алгоритм слияния 7. Некоторым адресатам можно изменить содержание письма Автоматически создается новый текстовый документ, в котором письма каждому адресату расположены на отдельных листах. При необходимости можно внести изменения в некоторые из них.
По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Электронный учебник по Microsoft Office Word 2003
p { margin-bottom: 0.21cm; } Пояснительная записка Данный учебник разработан, как методическое пособие для учителя, так же может быть использовано учащимися для самостоятельного изучения тем...

Microsoft Office Word 2010.Дидактические материалы.
Текстовой редактор Microsoft Office Word 2010.Дидактические материалы....
Презентация "Работа с графикой в документах Microsoft Office Word 2007"
Графика является важным элементом документа Microsoft Office Word 2007. Научиться применять все возможности растровой графики, векторной графики или работать с графическими объектами поможет данн...
Работа с таблицами Microsoft Office Word 2007
В презентации предстален материал для урока по теме "Работа с таблицами Microsoft Office Word"...
Открытый урок. Создание и форматирование таблиц в Microsoft Office Word
Открытый урок. Создание и форматирование таблиц в Microsoft Office Wordперезентация, конспект, физминутка, практическая работа...

Завершённая система учебных занятий по теме: Создание сайта средствами Microsoft Office Word.
Главное изменение в обществе, влияющее на ситуацию в сфере образования, — ускорение темпов развития общества. По подсчетам специалистов компании IBM, человек меняет свою специальность не менее семи ра...

Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, Internet Explorer)
Вы познакомитесь с пакетом прикладных программ фирмы Microsoft Office. Изучение этого пакета позволит вам реализовать свои творческие возможности. Если вы имеете склонность к сочинительству, то ...