Слияние документов Microsoft Office Word и Excel для автоматизации процесса.
методическая разработка по информатике и икт на тему

В школьной жизни часто возникает необходимость подготовки документов стандартной формы. В гимназии очень часто приходится оформлять грамоты, дипломы, сетификаты для множества школ района и для большого количества участников. Программы Microsoft Office Word и Excel позволяют автоматизировать процесс. Программа Microsoft Office Word  вставляет по очереди предварительно подобранные данные в стандартный текст и распечатывает результаты. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа с множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа Word и список данных в отдельном файле Microsoft Office Excel, а затем выполнить их слияние.

Процедура слияния состоит из следующих этапов:

1.      Подготовка данных электронной таблицы

Столбцы электронной таблицы должны иметь уникальные имена. Для сохранения документа Excel и Word должна быть создана отдельна папка. Все данные сохраняются в неё.

2.     Подготовка шаблона документа Word.

Для грамот, дипломов, сертификатов, благодарностей и т.п. обычно создается предварительная картинка в графических редакторах изображения документа, либо используются стандартные принципы оформления в MS Word.

3.     Работа Мастера слияния MS Word

Для слияние данных используется Мастер слияния. В версиях после Word 2007  Мастер слияния  запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки. Выполнить шаги описанные в презентации.

4.     Сохранить или распечатать документ.

Надеюсь, публикация о слиянии убедила  вас в полезности этого инструмента и, возможно, он в дальнейшем даже немного облегчит вашу жизнь.