Практическая работа "Слияние. Стандартное письмо в Microsoft Word"
материал по информатике и икт на тему

Рассылки. Слияние. Стандартное письмо.

Слияние – это создание бланка письма, который используется для печати или отправки по электронной почте нескольких копий, предназначенных разным получателям. Можно вставить в такой бланк поля, например, «Имя» или «Адрес», которые автоматически заполняются сведениями из базы данных или списка контактов для каждой копии бланка письма.

В Microsoft Word 2007-2010 на ленте Рассылки щелкните на кнопке Начать слияние и выберите команду Пошаговый мастер слияния. В правой части окна появится специальная панель Слияние, в которой указаны этапы (всего их 6).

Этап 1. Выбор типа документа. Это могут быть: письмо, электронное сообщение, конверты, наклейки, каталог. Выбираем тип документа: письмо. Щелкаем в нижней части панели Слияние Далее.

Этап 2. Выбор документа. Основой для создания писем могут являться текущий документ, шаблон, существующий документ.  Выберем Текущий документ – Далее.

Этап 3. Выбор получателей. Предлагаются варианты: использование списка, контакты Outlook, создание списка. Выбираем Создание списка – Создать. Появится окно Новый список адресов. Вводим данные.

С помощью кнопки Настройка столбцов можно добавить в список, удалить или переименовать дополнительные поля, например Отчество. С помощью кнопок Вверх, Вниз расположить в нужном порядке поля.

Если список уже имеется, то нужно выбрать команду Использование списка – Изменить список.

Этап 4. Создание письма. Здесь необходимо написать содержимое письма, добавляя в него сведения о получателях. Для этого можно использовать Блок адреса, Строку приветствия, Другие элементы слияния.

Этап 5. Просмотр писем. Можно просмотреть созданные вами письма, чередуя получателей с помощью счетчика. Также можно изменить список получателей, добавив или исключив их из списка.

Этап 6. Завершение слияния. Можно распечатать готовые письма. Для уточнения писем можно щелкнуть ссылку «Изменить часть писем».

Задание Вариант 1

Введите в файл адресов следующие записи (обратите внимание на имена полей – они отличаются от имеющихся). Добавьте еще 6 записей самостоятельно.

Отсортируйте список получателей по полю Фамилия.

Святослав Боголюбов

Щепкина, 31

г. Москва

«Имя» «Фамилия»

«Адрес_1»

«Индекс», «Область»

Напоминание о доплате

«Обращение» «Имя»  «Отчество» «Фамилия»,

В соответствии с предварительной договоренностью мы выслали вам дополнительную литературу и материалы. По-видимому, из-за случайного недосмотра эта дополнительная информация до сих пор не оплачена.Вы должны «Сумма» рублей.

Прошу Вас погасить задолженность, переслав на наш счет указанную сумму. В противном случае наш договор теряет силу.

С уважением, Святослав Боголюбов.

Задание Вариант 2

Введите в файл адресов следующие записи (обратите внимание на имена полей – они отличаются от имеющихся). Добавьте еще 6 записей самостоятельно.

Отсортируйте список получателей по полю Фамилия

В строке с обращением (Уважаем…) в зависимости от пола получателя нужно проставить окончание (ый или ая) с помощью применения условного оператора: Рассылки – Правила  (IF…THEN…ELSE).

Святослав Боголюбов

Щепкина, 31

г. Москва

«Имя» «Фамилия»

«Адрес_1»

«Индекс», «Область»

Напоминание о доплате

Уважаем    «Имя»  «Отчество» «Фамилия»,

В соответствии с предварительной договоренностью мы выслали вам дополнительную литературу и материалы. По-видимому, из-за случайного недосмотра эта дополнительная информация до сих пор не оплачена. Вы должны «Сумма» рублей.

Прошу Вас погасить задолженность, переслав на наш счет указанную сумму. В противном случае наш договор теряет силу.

С уважением, Святослав Боголюбов.