Эффективность использования АИС «Сетевой город: Образование» для оптимизации системы документооборота.
статья

Эффективность использования АИС «Сетевой город: Образование»  для оптимизации системы документооборота.

Для решения задачи уменьшения нагрузки на образовательные организации в части предоставления различного рода отчётов нами было предложено использовать возможности автоматизированной информационной системы «Сетевой город. Образования».

Использование информационных систем обеспечивает удовлетворение потребностей всех участников образовательного процесса, а также способствует развитию информационной открытости.

Эффективность информационной системы можно оценить по следующим критериям:

• наличие информации, сведений и документов. Информация должна быть достоверной, актуальной;
• востребованность информации. Информация, содержащаяся в информационных системах,  должна использоваться. И следовательно, она должна постоянно обновляться;
• полезность (применимость) сервисов и информации для решения конкретных задач.

Более того, в рамках представления информации посредством информационных систем существенно снижается или сглаживаются большинство рисков, присущих феномену информационной открытости образования.

В частности, формальный подход руководителей и сотрудников образовательных организаций сглаживается посредством утверждения перечня обязательных документов и сведений, вносимых в информационную систему.

Риск переизбытка информации отчасти нейтрализуется посредством её четкого структурирования.

Риск недостоверности информации уменьшается посредством установления ответственности за вносимую информацию в информационную систему, имеющую статус «государственная» или «региональная» и т. д.

Таким образом, информационные системы как источник актуальной, достоверной и четко структурированной информации могут служить средством управления.

Система «Сетевой Город. Образование» позволяет сформировать все необходимые административные и итоговые отчёты, а также все формы ФГСН  и осуществляет взаимодействие образовательных организаций друг с другом, а также с органами управления образованием.

Параллельно к обобщенной информации по образовательным организациям имеют доступ и специалисты органов управления образованием для формирования статистических и иных отчётов в рамках своей компетенции, не требуя от руководителей образовательных организаций отдельных отчётов с последующей работой по своду информации.

Эта система была введена в действие приказом Министерства образования и науки Ульяновской области, следовательно, сведения, содержащиеся в ней, принимают статус официальной информации и являются государственным информационным ресурсом системы образования Ульяновской области.

Важно понимать, что «Сетевой Город. Образование» – не просто административная система. Это комплексный продукт, в котором тесно переплетены воспитательно-образовательные, коммуникативные и административные функции. В единой информационной среде на основе «Сетевого Города» открываются новые возможности для сотрудничества и коллективной работы всех участников образовательного процесса.

Решаемые задачи для руководства дошкольной образовательной организации:

• Ведение личных дел сотрудников, воспитанников, родителей для создания оперативных отчетов.
• Ведение расписания, просмотр расписания с разных точек зрения (на месяц/неделю/день, по воспитателям, по группам и т.д.), ведение организационных мероприятий.
• Мониторинг движения воспитанников.
• Учёт родительской платы за содержание ребенка в ДОУ (учёт текущего баланса для каждого воспитанника, список задолженностей и т.д.).
• Создание системы документооборота ДОУ.
• Автоматизированное составление отчетности для Управления образования.

Для воспитателей:

• Формирование групп различных возрастов, профилей, программ и специализаций, различных типов и возрастных диапазонов.
• Ведение электронного журнала посещаемости воспитанников.
• Автоматическое получение всех стандартных отчетов о посещаемости.
• Ведение календарно-тематических планов.
• Доступ к расписанию занятий, просмотр организационных мероприятий.
• Ведение портфолио своих проектов и методических разработок.

Раздел «Сведения об ОУ»

Данный раздел позволяет заполнять основные формы государственной статистической отчётности, а также задавать основные настройки дошкольной образовательной организации.

Карточка образовательного учреждения – это форма, содержащая общедоступные сведения о дошкольной образовательной организации (общие сведения, административный состав, контактная информация и т.д.).

Эти сведения могут получить все пользователи по ссылке с названием ДОО в верхней части экрана. Другие экраны «Сведения об ОУ» включают в себя:

• региональные настройки (определяющие формат даты и времени в «Сетевом Городе»);
• настройки ДОО (доступно редактирование границ возрастных групп);
• настройки прав доступа для всех типов пользователей;
• определение справочников системы.

Ведение учебного плана

Учебный план – одно из основных понятий в системе «Сетевой Город. Образование», поскольку определяет связь между группами и преподаваемыми в них предметами. «Сетевой Город. Образование» позволяет подготовить учебный план образовательного учреждения и вывести его на печать в удобном виде. Предварительно нужно определить все исходные данные для учебного плана: список предметов, список образовательных областей, компоненты учебного плана, профили, предельные нагрузки.

Движение воспитанников

Раздел «Движение» в «Сетевом Городе» обеспечивает целостность системы в плане учёта воспитанников.

При этом важно, что воспитанник, выбывший из одной образовательной организации, автоматически доступен для зачисления в другие образовательные организации с возможностью переноса его личного дела, с отслеживанием причины выбытия, с возможностью получения сводных отчетов по движению и т.п.

При корректном заполнении «Книги движения воспитанников» в «Сетевом Городе» автоматически будут получены такие отчёты, как «Движение воспитанников по ДОУ», «Наполняемость групп» и соответствующие отчеты для Управления образования.

Книга движения воспитанников, расположенная на экране «Движение», обеспечивает учёт движения воспитанников на уровне дошкольной образовательной организации, а именно:

• перевод воспитанников из группы в группу в течение учебного года (с отражением этой информации в журнале посещаемости и внутренних отчетах);
• перевод воспитанников по окончании учебного года (список выпускников, а также переведённые на следующий год);
• зачисление/выбытие воспитанников из дошкольной образовательной организации в другие образовательные учреждения, включая причины выбытия, куда выбыл/откуда прибыл и т.п.

Ведение групп, предметов

В разделе «Группы и предметы» «Сетевой Город. Образование» позволяет сформировать список групп, профиль, определить программу обучения, специализацию и тип группы, задать возрастной диапазон, воспитателя группы, наполняемость, а также набор предметов, преподаваемых в каждой группе.

При создании новой группы для неё автоматически создается набор преподаваемых предметов. Это происходит на основании данных учебного плана. На экране «Группы и предметы» – «Предметы» можно при необходимости изменить набор предметов, выбрать воспитателей для предметов в конкретной группе. Именно те воспитатели, которые указаны здесь, смогут редактировать посещаемость в журнале, просматривать расписание и отчеты для этого предмета согласно установке прав доступа.

Ведение расписания

Задача ведения и оперативного изменения расписания очень актуальна для заведующего и старшего воспитателя. Кроме того, составить расписание в дошкольной образовательной организации требуется, чтобы сформировать журнал посещаемости.

«Сетевой Город. Образование» содержит средства для ведения расписания и решает следующие задачи:

• составление расписания в режиме ручного ввода или импорт из специализированных программ составления расписания;
• гибкий просмотр готового расписания с разных точек зрения: на месяц, на неделю, на день, по группам, по дням недели;
• оперативную замену воспитателей, групп – все изменения моментально становятся доступны пользователям, работающим в «Сетевом Городе»;
• ведение не только расписания занятий, но и организационных мероприятий;
• учет в расписании официальных праздников РФ и выходных;
• возможность переноса расписания и всех мероприятий целиком с одного дня на другой (в случае праздников или выходных);
• возможность просмотра именинников.

Для решения этих задач предназначен раздел «Расписание». Экран «Год» позволяет наглядно увидеть календарь на весь учебный год, в котором цветом выделены праздничные дни и выходные; кроме того, можно перейти на любой месяц, неделю или день, пройдя по соответствующей ссылке. Кнопка «События года» позволяет просмотреть и отредактировать сроки официальных праздников, ввести организационные мероприятия.

Кнопка «Перенос дней» позволяет произвести перенос расписания и всех мероприятий с одного дня на другой.

Просмотр отчётов

Раздел «Отчёты» в «Сетевом Городе» предоставляет следующие возможности.

Готовые аналитические отчёты (экран «Отчёты») дают возможность получить сводную информацию о воспитательном процессе (посещаемости), текущую информацию о воспитательном процессе, а также административную информацию (отчеты о движении воспитанников, о составе групп и т.п.).

Существует возможность работы с данными отчёта внутри таблицы, т.е. возможно сворачивать/разворачивать те или иные группы данных, что позволяет скрыть детализированную информацию по показателю, если это необходимо.

Конструктор отчётов – инструмент для создания запросов к базе данных и составления собственных табличных отчетов. Предназначен для пользователей – администраторов системы, имеющих начальные знания в области баз данных. Отчеты, созданные с помощью «Конструктора», могут быть использованы любыми сотрудниками ДОУ на экране «Дополнительные отчеты».

Каждый из отчетов, полученных в «Сетевом Городе», можно:

• вывести в виде, удобном для печати;
• сохранить в MS Excel для дальнейшей обработки;
• отправить по внутренней почте «Сетевого Города» другим пользователям.

По умолчанию администратор системы и заведующий могут просматривать любые отчеты во всех группах дошкольной образовательной организации; воспитатель, отвечающий за какой-либо предмет, и воспитатель группы – только по своему предмету или в своей группе, однако эти права доступа можно изменить. Родитель может просматривать отчеты о посещаемости своего ребенка.

Любой отчет выгружается в формате «.xls», что позволяет осуществлять передачу данных в общепринятом формате вышестоящим организациям, которые не обладают доступом в АИС «Сетевой Город. Образование».

Для удобства использования отчетных форм с данными по показателям существуют дополнительные возможности работы с таблицей отчета:

Настройки отображения данных. Панель настроек вида таблицы позволяет выбрать компактный или расширенный вид таблицы, отображать параметр сворачивания/разворачивания группы показателей, выводить итоговые/промежуточные строки по столбцам или строкам.

Работа со списком полей. В блоке «Список полей» располагается список всех доступных полей, которые можно добавлять в таблицу. Список полей является фиксированным и содержит следующие значения: регион, город, УО, Функциональность ОО, тип ОО, заголовок, подзаголовки.

Изменение расположения блока на экране. При работе с таблицей существует возможность перемещения блока списка полей и настроек в необходимую область экрана.

Фильтрация и сортировка значений полей. При работе с данными таблицы существует возможность сортировать их по возрастанию и убыванию, а также фильтровать по нескольким критериям (название, значение, первые/последние), при этом, в зависимости от выбранного критерия, можно выбрать несколько условий, например, соответствует/не соответствует введенному значению, больше/больше или равняется/меньше/меньше или равняется введенному значению и т.п.

Настройки оформления таблицы. В меню настроек оформления таблицы можно выбрать ширину заголовков, ширину и высоту ячеек таблицы, а также применять различные настройки оформления к заголовкам столбцов и строк, данным, содержащимся в ячейках и т.п.

Работа с графиками. Помимо отображения данных в табличном виде в модуле существует возможность получить информацию в виде графика. При формировании графика можно выбирать его тип (гистограмма, линейчатая диаграмма, график, сплайн-диаграмма, диаграмма с областями, круговая диаграмма, сплайн-диаграмма с областями), а также параметры (отображение графика в трехмерном виде, установка темы оформления, отображение легенды и подсказок и т.п.).

Календарно-тематическое планирование

В разделе «Планирование занятий» системы «Сетевой Город. Образование» есть возможность ведения календарно-тематических планов по предметам. Данный раздел может быть использован в качестве вспомогательного при ведении журнала – здесь указываются темы занятий, количество отведенных часов, необходимые для занятия материалы и т.д. Заполнение плана в «Сетевом Городе» необязательно. Для создания календарно-тематического плана предназначен экран «Планы занятий».

Система «Сетевой Город. Образование» позволяет также вести Форму № 85-К, причем многие поля этих форм рассчитываются автоматически по данным, которые введены в «Сетевой Город. Образование».

Решаемые задачи для родителя:

• оперативный просмотр расписания своего ребёнка, отчётов о посещаемости;
• просмотр текущего баланса родительской платы за своего ребёнка;
• доступ к информации о собраниях, мероприятиях, поездках, отмене занятий и др.

Единое информационное пространство дошкольной образовательной организации было бы неполным без участия родителей. Родитель в «Сетевом Городе» – лицо, связанное с воспитанником в его личном деле (это может быть настоящий родитель воспитанника, родственник, опекун). Родитель имеет доступ к текущему расписанию занятий и мероприятий, может получать информацию о посещаемости своего ребенка, общаться с воспитателями и руководством дошкольной образовательной организации.

В разделе «Расписание» родитель может просматривать индивидуальное расписание занятий на месяц, неделю и день, используя закладки «Месяц», «Неделя» и «День» соответственно. Закладка «Год» предназначена для удобного перехода к информации по различным периодам учебного года.

Кроме занятий в расписании помечаются мероприятия той группы, в которую зачислен ребёнок, а также организационные мероприятия. На экране «Месяц» родитель может также просмотреть и распечатать список именинников месяца среди сотрудников, воспитанников, родителей.

В разделе «Отчёты» родитель может просматривать отчёты о посещаемости своего ребёнка. Отчёты о персональной посещаемости других воспитанников для родителя недоступны.

Также родитель может просмотреть отчет «Родительская плата и посещаемость», показывающий текущий баланс родительской платы и наличие задолженности.

Таким образом, использование автоматизированной системы управления региональной системы образования «Сетевой город. Образование» различными категориями пользователей позволяет дошкольным образовательным организациям практически полностью автоматизировать управленческую деятельность и воспитательно-образовательный процесс, а также помогает Управлению образования вести оперативный контроль над деятельностью подотчётных ему учреждений.