Делопроизводство
презентация

Слайд 1

Департамент образования города Москвы Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования города Москвы «Московский городской педагогический университет» Институт педагогики и психологии образования Презентация по предмету: делопроизводство ТЕМА: «Порядок прохождения документов в образовательных учреждениях» Выполнила: студентка 3(2) ПОБ ДОШ-161-кз Мамонова Людмила Алексеевна Москва 2018

Слайд 2

Базовые понятия темы Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Слайд 3

ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ входящие исходящие внутренние Руководителям Структурным подразделениям Отдельным исполнителям

Слайд 4

Схема работы с документами прием входящих документов предварительное рассмотрение секретарем регистрация документов доклад руководителю о полученных документах принятие решения руководителем направление документов на исполнение контроль исполнения документов исполнение документов формирование документов в дела использование документов в справочно- информационной работе определение сроков хранения документов передача документов в архив уничтожение документов дальнейшее использование прием входящих документов регистрация документов принятие решения руководителем направление документов на исполнение контроль исполнения документов использование документов в справочно- определение сроков хранения документов передача документов в архив уничтожение документов дальнейшее использование прием входящих документов предварительное рассмотрение секретарем регистрация документов доклад руководителю о полученных документах принятие решения руководителем направление документов на исполнение контроль исполнения документов исполнение документов формирование документов в дела использование документов в справочно- информационной работе определение сроков хранения документов передача документов в архив уничтожение документов дальнейшее использование прием входящих документов предварительное рассмотрение секретарем регистрация документов доклад руководителю о полученных документах принятие решения руководителем направление документов на исполнение контроль исполнения документов исполнение документов формирование документов в дела использование документов в справочно- информационной работе определение сроков хранения документов передача документов в архив уничтожение документов дальнейшее использование

Слайд 5

Этапы обработки входящих документов 1. Прием и первичная обработка документов 1.1. Проверка правильности доставки и целостности вложений 1.2. Вскрытие документов 1.3. Нанесение регистрационного штампа 1.4. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые 2. Предварительное рассмотрение 2.1. Доклад руководителю о поступивших документах и передача ему наиболее важных и срочных документов 2.2 . Распределение корреспонденции между заместителями структурных подразделений 2.3. Подбор при необходимости дополнительных материалов (предыдущих писем, контрактов..) 2.4. Наложение руководителем резолюции 2.5. Внесение сведений из резолюции об исполнителях, сроках исполнения документов в журнал входящей корреспонденции, карточку регистрации 3. Контроль исполнения документов 4. Формирование дел

Слайд 6

Этапы работы прохождения исходящих документов 1. Согласование проекта документа 2.Согласование, визирование (в необходимых случаях) 3. Подписание и утверждение 4. Регистрация (в журнале или на карточке) 5. Отправка документа адресату 5.1.Проверка правильности оформления документов 5.2. Проверка наличия приложений, указанных в документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов 5.3.Проверка правильности адресовании 5.4. Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию (сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки)

Слайд 7

Регистрация документов Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения Цель регистрации – обеспечение учета, контроля и поиска документов Процесс регистрации – это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяющий создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами

Слайд 8

Регистрационный штамп Наименование организации Вх .№_______________________________ От_________________________________ Необходимо регистрировать: документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения; пакеты с пометкой «лично», документы, поступающие в копиях для сведения.

Слайд 9

Правила первичной регистрации На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (машинописным или рукописным способом): • входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2009 (№ 150 – порядковый номер поступающего документа, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2000 – дата поступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе на документе; •от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ); • количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); • дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2008 №259/10); • краткое содержание документа. Например: просьба заключить договор на поставку строительных материалов.

Слайд 10

Лицевая сторона карточки регистрации входящих документов

Слайд 11

Оборотная сторона

Слайд 12

Образец карточки регистрации исходящих документов

Слайд 13

Контроль за исполнением документов Цель контроля – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей Основные задачи: контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения , укреплению исполнительской дисциплины.

Слайд 14

Сроки исполнения документов определяются 1. Документы с конкретной датой исполнения – в конкретный срок . . Например, письмо Министерства образования и науки РФ поступило в организацию 20.01.2009, но в письме указано: представить информацию 15.03.2009, значит, срок исполнения – 1 месяц 15 дней. 2. Имеющие в тексте пометку «СРОЧНО» - исполняются в 3-дневный срок. 3. Имеющие пометку «ОПЕРАТИВНО» - в 10-дневный срок. 4. В резолюции указан срок исполнения . Например: Г.В. Иванову Дать информацию в течение трех дней. Подпись руководителя Дата 5. Остальные – до 1 месяца

Слайд 15

Спасибо за внимание!