Деловая беседа - основной метод деловой коммуникации.
консультация

Деловая беседа - основной метод деловой коммуникации

Как обеспечить конструктивное взаимодействие между сотрудниками для успешной реализации общих целей и задач.

Основные принципы:

• мы с коллегами делаем общее дело, поэтому строим взаимоотношения на принципах конструктивности, доброжелательности, искренности
• мы признаем, что работа всех подразделений компании, а значит, любого специалиста, важна; конкуренция отделов и сотрудников мешает достижению общих целей, а кооперация помогает их достичь

Общие требования:

• Приветствуется в поведении: вежливость, доброжелательность, терпимость, искренность; радостное приветствие коллег, уверенность в себе без самоуверенности.
• Выработайте привычку: все, с чем Вы сталкиваетесь, нужно рассматривать с точки зрения пользы для дела, не забывая интересы коллег.
• Всегда выполняйте обещания в срок; если Вы не смогли это сделать, не оправдывайтесь, а определите новый срок и сдержите слово.
• Будьте внимательны и объективны к предложениям коллег, если они противоречат интересам компании, отклоняйте их вежливо и тактично.
• Не забывайте, что Ваше мнение или позиция не всегда оптимальны.
• Не оставляйте без тщательного анализа ни одного случая неудачи, сбоя или промаха.
• Будьте терпимы к недостаткам людей (если это не мешает делу), помните, что недостатки есть у каждого.
• Избегайте обсуждать дела и проблемы компании, свою заработную плату, личные проблемы, болезни и т.д. в присутствии посторонних, особенно в присутствии Клиентов.
• Чаще общайтесь и обменивайтесь полезной информацией со своими коллегами из других отделений и центрального офиса.
• Улыбайтесь и благодарите коллег, если они что-то для Вас делают, даже если это какая-то мелочь или часть их работы.
• Проявляйте интерес к работе своих коллег в других отделах или отделениях.
• Выясняйте проблемы коллег, возможно, Вы сможете им помочь на своем рабочем месте.
• Будьте честны, но избегайте невежливости и собственной бесполезности. Если Вы не можете кому-то помочь, скажите об этом прямо, но предложите альтернативы. При необходимости объясните причину отказа.

Относитесь к коллегам так, как Вы хотите, чтобы относились к Вам, помните, что Вы делаете общее дело!

Правила взаимодействия с коллегами

Правила предъявления просьбы (если Вы о чем-то просите):

• говорите по существу;
• объясните, почему Вы об этом просите и объясните важность/ последствия невыполненной просьбы;
• будьте кратки;
• не пытайтесь хитрить;
• будьте готовы к отказу.

Правила отказа в выполнении просьбы:

• покажите, что Вы сочувствуете обращающемуся к Вам;
• говорите «нет» просто, четко и ясно;
• объясняйте, а не оправдывайтесь;
• будьте кратки;
• не переходите на личности;
• повторите Ваше «нет», если оно не попало в цель;
• предложите, если можете, альтернативные решения.

Правила высказывания критического мнения:

• критикуйте поступок/предложение, а не человека;
• критикуйте предложение или начинание коллеги только в том случае, если у вас есть встречное предложение;
• необходимо вести себя рационально, даже если Ваш коллега проявляет эмоции;
• умейте признавать достижения и сильные стороны коллег так же, как и свои ошибки и неправоту;
• не упускайте возможности помочь новичкам и менее опытным коллегам.

Недопустимое поведение:

1. Заносчивый, самонадеянный, категоричный тон в общении с коллегами;
2. Унижение коллег любым способом. Никогда не забываем, что это - самое болезненное для людей;
3. Злословие о коллегах.
4. Оскорбление коллег не только словом, но и выразительными позами, жестами, мимикой, интонацией;
5. Сокрытие какой-либо деловой информации
6. Обсуждение состояния дел и проблем компании, своей заработной платы, личных проблем, болезней и т.п. в присутствии посторонних;
7. Провокация и поддержка ссор и конфликтов;
8. Предъявление жалоб руководству на коллег из чувства личной мести.

Перечисленные ниже выражения не рекомендованы к употреблению:

"Первый раз слышу".
"Звонил, не дозвонился".
"Приходил, но Вас (его, ее, их... ) не было".
"Искал, но не нашел".
"А я думал...".
"Это было еще до того (до меня, тогда...)".
"А я говорил (предупреждал, делал...)".
"А мне никто не говорил".
"А почему я?".
"Не слышал".
"Не знаю".
"Не передавали".
"Хотел, как лучше".
"Я хотел, но не получилось".
"Хотел позвонить, но не было жетона (пейджера, телефона...)".
"Я сказал, а он (она) не сделал".
"Меня в это время не было, кажется, болел (был в отпуске и т.п.)".

Спорные моменты

Конфликты возникают между людьми постоянно: чем больше у них общих точек соприкосновения, тем выше вероятность недопонимания или недовольства. Однако не следует резко и эмоционально высказывать свое мнение, чтобы после не ломать голову над вопросом, как помириться с коллегой. Полностью избежать спорных ситуаций не получится, однако их количество можно свести к минимуму. В этом вам поможет деловой этикет:

1. Общение с коллегами должно происходить на равных, не следует угождать, выпрашивать или грубить;
2. Каждый работник имеет право на собственное мнение и уважительное отношение;
3. К коллегам принято обращаться с просьбой, а не приказом;
4. Избегайте в разговоре перехода на личности, деловое общение по рабочим вопросам – лучший способ избежать конфликтов, интриг и сплетен;

Правила хорошего тона

Удовлетворенность своей работой зависит не только от зарплаты, но и отношений, которые возникли между сотрудниками и руководством. Умение правильно выражать свои мысли, трезво оценивать сложившуюся обстановку и контролировать свои эмоции – верный путь работать в дружном и слаженном коллективе.

• Будьте оптимистом. Многие люди любят жаловаться, но никто не любит выслушивать чужие жалобы;
• Проявляйте сдержанность, когда интересуетесь профессиональной деятельностью коллег по работе, а также при рассказах о собственных достижениях на предыдущем месте работы. Пускай за вас говорит результат вашей работы.
• Проявите умеренный интерес к личной жизни начальника и подчиненных. Если человек не настроен, делится своими переживаниями – не настаивайте;
• Искренность, честность и готовность помочь – верный способ добиться признания и уважения в рабочем коллективе;
• Не пытайтесь понравиться всем сразу. Это невозможно!
• Будьте самим собой. Не стоит казаться умнее, скромнее, общительнее, чем вы есть на самом деле. Внутреннее напряжение будет накапливаться, пока не превратится в хроническое недовольство рабой, коллегами и жизнью в целом.

Специфика делового этикета

 Для каждой профессии и работы существует свой собственный, уникальный набор правил и требований к общению между коллегами. Так, для воспитателей в детском саду одним из основополагающих моментов является умение налаживать контакт с родителями детей. Для этого разрабатывается специальный кодекс профессиональной этики.

В таком кодексе перечисляются все основные моменты, касающиеся общения между коллегами, учителями, учениками, пациентами, администрацией, а также выдвигаются требовании к внешнему виду, личным характеристикам работника, его моральному облику. Несоблюдение данных норм говорит о несоответствии работника занимаемой должности.