Планирование и организация презентации
учебно-методическое пособие по теме

Учебно-методическое пособие для педагогов

«Планирование и организация презентации

для выступления перед педагогическим сообществом»

Как вы думаете, можно ли построить дом без плана?  Прежде, чем кто-нибудь сможет построить дом, нужен план для того, чтобы закупить материалы и показать, как можно эти материалы использовать. Точно также, разработка плана презентации сделает работу над ней более плодотворной. Составление плана – это процесс, состоящий из двух шагов. Он включает постановку целей и оценку аудитории.

Шаг 1. Определяем цели

Сначала сформулируйте цель презентации в одном предложении.

В информативной презентации вы, как правило, не пытаетесь изменить поведение, установки или убеждения человека. Вы просто сообщаете факты. Пример такого типа презентация – сообщениие, в котором вы просто информируете других о работе.

В убеждающей презентации вы пытаетесь изменить некоторые аспекты поведения вашей аудитории, установки и убеждения. Например, вы можете захотеть, чтобы слушатели одобрили ваш проект; иметь желание победить, быть лучшим; получить грант для продолжения проекта и так далее. В среде профессиональных работников чаще всего проводятся презентации убеждающего типа.

Шаг 2. Оцените слушателей

Поставьте себя на место людей, которые будут слушать вашу презентацию.

Когда вы оцениваете аудиторию, следует учесть три вещи:

1. Каковы ценности, потребности и ограничения у ваших слушателей?

В отношении малой группы людей вы можете сделать более всесторонний анализ, так как хорошо знаете тех, кто входит  в эту группу. Когда речь идет о большей группе, вам придется опираться на более общие характеристики.

2. Насколько информирована ваша аудитория?

Сталкивались ли вы с ситуацией, когда выступавший использовал аббревиатуры (сокращения), акронимы (слова, состоящие из первых букв какого-либо выражения) или технические термины, незнакомые слушателям? Если вы сомневаетесь в информированности аудитории, лучше всего предположить, что слушатели не поймут тех специальных терминов, которые вы намереваетесь включить в речь. Если вам нужно использовать какие-то термины, коротко поясните их.

З. Что подействует на слушателей, а что - нет?

Вам нужно задать себе вопрос, какие логические доводы и доказательства вызовут наиболее благоприятную реакцию слушателей. И наоборот, какие аргументы и доказательства вызовут неблагоприятную реакцию. В зависимости от этого и вносите или не вносите их в план.

Форма, которую мы предлагаем далее для заполнения, поможет более эффективно спланировать любую презентацию.

1. Организация презентации

Шаг 1. Поиск основных идей

Возьмите карточки и напишите на них идеи, которые могут стать главными в вашей презентации. Напишите по одной идее на каждой карточке. Излагайте мысли свободно, не редактируйте их (позже вы сами отбросите все ненужное). Смысл в том, чтобы сформулировать как можно больше идей.

Когда идей будет достаточно, начните исключать некоторые из них. Попробуйте остановиться на двух-пяти главных мыслях. Именно такое количество идей нужно для презентации. Если у вас более пяти идей, вам нужно сократить их количество и свести их в подпункты.

Шаг 2. Сформулируйте второстепенные идеи

Как только вы уяснили главные идеи вашей презентации, настает время подкрепить их другими идеями, подтверждающими вашу точку зрения. Это может быть объяснение, факты или другие свидетельства, подтверждающие основные идеи.  

В вашей презентации может быть больше или меньше подпунктов. Как только вы закончите эту процедуру, разложите карточки так, как сочтете нужным. Попытайтесь рассмотреть несколько вариантов и посмотрите, какой вариант лучше. Не упускайте из виду цели и помните, для кого вы будете говорить.

Шаг З. Сформулируйте преимущества вашего опыта работы

В убеждающей презентации необходимо рассказать аудитории о конкретных преимуществах и пользе, которую даёт Ваш опыт. Об этих преимуществах нужно сказать прежде, чем перейти к основной части презентации, или о них можно рассказать в конце основной части, а в идеале – и во вступлении, и в конце основной части.

Шаг 4. Подготовьте раздаточные материалы

Теперь вы можете подумать о том, какие дополнительные материалы понадобятся вам для презентации. Раздаточные материалы презентаций должны выполнять три основные функции:

• подтверждать важную для ваших идей информацию;
• подводить промежуточные итоги, чтобы  следовать дальше;
• предоставлять поддерживающую информацию, которой вы не можете загромождать визуальные материалы;
• как только вы решили, что вам понадобятся раздаточные материалы, продумайте, когда вы будете их раздавать.

У вас есть три варианта раздачи: до, во время и после презентации.

До презентации. Основная проблема состоит в том, что ваши слушатели заинтересуются раздаточными материалами и начнут читать их, пока вы произносите речь. Когда люди читают, они не слушают. С этим можно бороться, например, так: раздавать тексты, когда люди только входят в помещение. В этом случае у слушателей есть время, чтобы прочесть всю информацию перед тем, как вы начнете говорить. Кроме того, вы сможете пояснить текст и удовлетворить любопытство заинтересовавшихся слушателей.

Во время проведения презентации. Этим способом нужно пользоваться осторожно. Во время проведения презентации вы должны быстро раздавать материал, и он должен соответствовать теме. В противном случае эта информация будет отвлекать слушателей, и не помогать вам.

После  презентации. Во время презентации вы можете сообщить, что в конце ее слушатели получат основную информацию по интересующим их вопросам. В этом случае слушателям не придется записывать.

Шаг 5. Подготовьте иллюстрации

После того, как вы разработали схему проведения презентации, нужно решить, стоит ли включать иллюстративные (визуальные) материалы и когда их использовать.

Шаг 6. Сформулируйте основную идею в начале и в конце презентации

Вы когда-нибудь слышали поговорку: Скажите им, что вы им собираетесь сказать, а потом скажите им, что вы им сказали!

Иными словами, главные идеи вашей презентации нужно повторять дважды. Этого можно легко добиться, если вы в одной фразе в начале презентации выразите основную идею, а потом, в конце, вновь вернетесь к ней.

Эти фразы нужно включить во введение и заключение.

Шаг 7. Составьте вступление

Теперь вы уже достаточно подготовились и можете составить вступление. Вступление служит достижению нескольких важных целей. Эти цели следующие:

1. Привлечь внимание аудитории и сконцентрировать его на вас, выступающем.
2. Донести основополагающую информацию о предмете вашей презентации.
3. Представить вас и дать возможность вам рассказать, кто вы и почему имеете основания говорить о предмете презентации.

Хорошее вступление исключительно важно, независимо от цели речи. Во вступлении вы можете использовать несколько разных приемов, которые, наряду с сообщением важной информации, помогут ещё и привлечь внимание слушателей. Вот лучшие из этих приемов:

 Анекдот – это короткая история, используемая для иллюстрации основной идеи. Иногда это шуточный рассказик, но не всегда

Юмор в презентации помогает преодолеть напряженность и сломать лед. Но остерегайтесь! Юмор должен быть уместным, связанным либо с выступающим, либо с темой, либо с предметом презентации, либо с аудиторией, либо с ситуацией.

Хуже всего, когда во введении используются шутки, совершенно не относящиеся к теме речи.

Плоская и неудачная шутка может испортить впечатление и вызвать замешательство в зале.

Риторический вопрос – это вопрос с очевидным ответом, когда выступающий не ждет, что получит от аудитории ответ. Вы могли бы спросить, например, сколько человек  в этом зале хочет зарабатывать больше?» Это отличный прием для привлечения внимания.

Шокирующая фраза

Например, вы начинаете со слов: «В прошлом году от несчастных случаев на дорогах погибло столько человек, что их хватит, чтобы заполнить все места на стадионе Уэмбли. Вот почему я хочу убедить вас обязательно пристегивать ремни». Такая фраза сама по себе привлечет внимание.

Шаг 8. Создайте заключение

Хорошее заключение всегда возвращает аудиторию к материалу вашего введения. Обычно в заключении вы обращаетесь к основополагающему материалу, риторическому вопросу, анекдоту или данным, приводимым во введении (вступлении).

В убеждающей презентации вам иногда необходимо вставить в заключение «призыв к действию». В заключении вы должны рассказать, какие конкретные действия нужно предпринять, как их осуществить и когда, чтобы использовать Ваш опыт.

Введение и заключение напоминают голову и хвост в теле презентации. Если их нет, или они составлены плохо, ваша презентация покажется незавершенной, и аудитория это заметит.

Использование визуальных материалов в процессе презентации

Под понятием восприятие информации подразумевается включение в процесс усвоения информации органов чувств: слуховых, зрительных, двигательных и др. Чем больше органов чувств участвуют в восприятии информации, тем легче она усваивается. Конечно, кроме наличия иллюстративного материала, для активизации процесса осмысления информации важно, чтобы она была доступной, интересной, логически взаимосвязанной, актуальной. В этих целях лучше использовать яркие и точные формулировки, таблицы, схемы, рисунки, анимацию, аудио-видеофрагменты.

Используйте визуальные материалы, если вам необходимо:

1. Сфокусировать (заострить) внимание аудитории.
2. Подкрепить ваше вербальное (словесное) сообщение (но не повторить его дословно).
3. Стимулировать интерес.
4. Проиллюстрировать факторы, которые трудно представить.

Не используйте иллюстрации, чтобы:

1. Произвести сильное впечатление путем представления слишком подробных таблиц и графиков.
2. Избежать взаимодействия с аудиторией.
3. Сделать на их основе не один главный, а несколько выводов.
4. Представить простые идеи, которые можно выразить словами.

Когда вы начнете подбирать иллюстрации, то используйте принцип простоты и краткости. Не перегружайте графики и таблицы многочисленными данными. Если вы все же их сделаете, аудитория быстро потеряет интерес к презентации или придет в замешательство.

Руководство по информационному содержанию.

1. В табличных материалах презентации используйте максимум 30 чисел. Каждое число должно состоять не более чем из 5 цифр. Например, 18 922 считается одним числом. Превышение этой разрядности чисел производит впечатление перегруженности, и внимание слушателей рассеивается.
2. Помните, что эффективность презентации, перегруженной визуальными материалами и/или информацией, существенно снижается.
3. Чем более четко и сжато излагается информация в вашем иллюстративном материале, тем легче слушателям ее запоминать.

Руководство по информационному содержанию текстовых визуальных материалов

В части текстовых визуальных материалов используйте максимум 36 слов, исключая заголовок. Попробуйте изложить ваш материал максимум на 6 строках, не более чем 6 слов в каждой строке. Если вам нужно больше места, как в следующем примере, используйте больше строчек, и меньше слов. Не нужно в визуальном материале буквально повторять каждое слово презентации. Ваша цель в данном случае проста – подкрепить основные идеи.

Разработка заголовков для иллюстративных материалов

Для наглядных материалов существует три базовых типа заголовков. Выберите тот, который лучше всего отвечает вашим потребностям.

Название предмета. Оно используется, когда нет необходимости передавать конкретное послание, а нужно только предоставить информацию или сырой материал.

Тематический заголовок. Он используется для того, чтобы сообщить аудитории о том, какая информация будет извлечена их представленных данных.

3аголовок-утверждение. Оно используется, когда вы хотите представить аудитории мнение о том, к какому выводу она должна прийти на основании этих данных. Такое название чаще всего используется в убеждающей презентации.

Для того чтобы привлечь внимание аудитории, сосредоточьте внимание на слушателях, а не на методах, которые вы используете. Слишком часто в презентациях, чтобы донести информацию до слушателей, используются аудиовизуальные средства. Поможет ли в действительности такое средство, зависит от вашего взаимопонимания с аудиторией, которое и определяет разницу между эффективной и неэффективной презентацией.

Как показывает практика, в презентации с использованием мультимедийных средств используют, в основном, в качестве наглядного материала следующие средства изобразительной наглядности: фотопортреты, фотоизображения окружающего мира (природы и общества) и рисунки.

Первым источником таких изображений являются иллюстрированные каталоги, фотоальбомы, различного рода сборники фотографий и др. Выборка, а затем сканирование и обработка - довольно трудоемкий и затратный по времени процесс.
Второй источник фотоматериалов - собственно авторские фотографии различных объектов (архитектектура, люди, животные, явления природы и т.д.).
Третий источник изобразительных средств - это подготовленные на бумаге эскизы рисунков, которые преобразуются в электронный вид.

Четвертый источник фотоизображений - сеть Интернет. Для его использования необходимо иметь навыки работы с глобальной сетью. Не следует забывать, что при использовании фотоизображений из любых источников необходимо учитывать вопросы охраны авторских прав.

Таблица - это самое простое графическое изображение материала, в котором основными элементами графики являются линии и колонки. Таблицы легко создать, они просты в использовании и существенно облегчают восприятие текста.
Практически любая информация, представленная в форме таблицы, значительно легче воспринимается.
Рекомендуется использовать таблицы, когда необходимо:

• повысить зрительную наглядность и облегчить восприятие того или иного смыслового фрагмента текста;
• произвести сравнение двух и более объектов (к примеру, событий, фактов, явлений, персоналий, предметов, фрагментов текста и др.);
• осуществить группировку ряда объектов;
• произвести систематизацию тех или иных объектов.

При разработке таблиц рекомендуется:

• использовать как можно меньше комментирующих слов в таблице;
• снабжать отступами верхние, нижние и боковые поля;
• учитывать, что палитра цветов не должна приводить к пестроте, т.к. это будет утомлять глаза;
• выбирать количество ячеек таблицы в соответствии со спецификой содержания и характером выделенного фрагмента текста и т.п.

При этом сопоставляемые элементы таблицы желательно располагать друг под другом (в столбик), противопоставляемые - рядом (по горизонтали).

Удачная компоновка в таблице материала может помочь в его восприятии и понимании. Эффективность использования таблиц повышается, когда они совмещаются с другими графическими средствами, например, со схемами, рисунками или картинками.
Схемы, как и таблицы, бывают разноформатными.

Располагая компьютерными графическими средствами схемы можно оформить с помощью:

• разнообразной палитры цветов;
• рисунков (здесь рисунок как элемент оформления схемы или блок-схемы);
• разнообразного набора шрифтов;
• разнообразных средств обрамления схем;
• установления определенного количества составных частей и связей схем;
• реализации эффекта движения схем (анимация) и др.

Графики и схемы используются как для выявления существенных признаков, связей и отношений явлений, так и для формирования локального образного представления фрагмента текста. При помощи схематического изображения раскрывается логическая последовательность, обеспечивается наглядное сравнение двух или более объектов, а также обобщается и систематизируется информация.

Динамическая иллюстрация (анимация), где излагаемая информация иллюстрируется условно-графическими изображениями (схемы, блок-схемы, диаграммы, траектории) и реальными изображениями является наиболее эффективной.

В анимационном фрагменте или видеоряде кадры взаимосвязаны, расположены в определенной последовательности.

По ходу изложения информации, можно в качестве иллюстрации выдавать из арсенала анимационных кадров или видеоряда проблемные вопросы, сравнительные таблицы, блок-схемы или несколько фотоиллюстраций (для сравнения). Иллюстрации, находящиеся во фрагментах анимации (или в видеоряде), могут сопровождаться лаконичным комментарием, то есть таким комментарием, который направляет внимание только на изображение, или без сопроводительного текста.

Видеофрагменты. Видеоматериалы также существенно усиливают потенциал электронных средств. Конечно, демонстрация работы натуральных объектов, вступительных слов, комментариев и др. существенно повышает эффективность восприятия информации. Целесообразно использовать короткие видеофрагменты, продолжительностью одна, максимум две минуты

Аудиофрагменты и звук. В качестве аудиофрагментов  могут выступать записи произвольных звуков, музыки или голоса. Звук может присутствовать в виде звукового ряда видеофрагмента. Разнообразные звуки повседневной жизни (пение птиц, звонок телефона, хлопанье дверью и т.п.) и музыку можно найти в музыкальных архивах, опубликованных в сети Интернет, а также на различных компакт-дисках.

Очень важен музыкальный фон. Музыкальный фон подбирается после того как составлен текст и подготовлен видеоряд. Ведь музыка должна соответствовать не только тому, что Вы говорите, но и тому, что зрители видят (те самые видеоэффекты). После текста, музыкальное сопровождение второе по значимости. Если его не будет, то у зрителя может возникнуть ощущение, что чего-то не хватает. Громкость музыкального фона должна составлять 20% от громкости Вашего голоса - в этом случае зрители слышат только ВАС. Тихая-тихая музыка только подчеркивает ваши слова.

Список использованной литературы.

1. Кленова Н.В., Харитонов Н.П., Буйлова Л.Н. Как подготовиться к конкурсу «Педагог-внешкольник Москвы». Методические рекомендации / Серия: Дополнительное образование детей: московская методическая библиотека – М.: Изд. МГДД(Ю)Т, 2005.
2. Официальный учебный курс Microsoft: Microsoft Office Paver Point 2003 / Пер. с анг. – М.: Изд-во ЭКОМ; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2006.
3. Рекомендации по организации и проведению презентации для начинающих педагогов образовательных учреждений начального профессионального и среднего профессионального образования / сост. Т.А.Корчак, Л.А.Широкова – Екатеринбург: ИРРО, 2007.
4. Intel «Обучение для будущего» (при поддержке Microsoft), 2002.