Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Измайловский детский сад»

Семинар-практикум в рамках реализации проекта

«Повышение ИКТ – компетентности педагогов ДОУ»

Работа в «Microsoft Word». Работа с таблицами в MS Word.

Актуальность. Большое  количество информации мы получаем в табличной форме. Это может быть список товаров с характеристиками, прогноз погоды на неделю, расписание движения транспорта и так далее. Таблицы улучшают восприятие информации, и там где это необходимо имеет смысл применять их.

 Цель данной темы - освоение приемов и способов работы с таблицами в редакторе MS Word: создание таблиц, ввод данных и перемещение по таблице, редактирование таблиц, форматирование таблиц, преобразование текста в таблицу и таблицы в текст, сортировка и проведение вычислений в таблицах.

Ход семинара.

Организационный момент.

Сообщение темы и цели.

Теоретический материал и практическая работа

Подведение итогов

Прежде чем перейдем к практической части, вспомним «горячие клавиши», которые помогут ускорить Вашу работу и существенно упростить определенные процессы.

Home — горячая клавиша перемещения курсора в начало строки.

Ctrl+ Home — перемещение курсора в начало документа (страницы).

End – горячая клавиша, обеспечивающая перевод курсора в конец строки.

Ctrl+ End – перемещение курсора в конец документа.

Ctrl+ → — перевод курсора на одно слово вперед.

Ctrl+ ← перевод курсора на одно слово назад.

Ctrl+ A — выделить всё.

Ctrl+ C — скопировать выделенное.

Ctrl+ V — вставить все.

Ctrl+ Z — отменить последнее действие.

Ctrl+ S — сохранение документа.

Shift + ← — выделение текста на символ влево.

Shift + → — выделение текста на символ вправо.

Shift + ↑ — выделение текста на строчку вверх.

Shift + ↓ — выделение текста на строчку вниз.

Ctrl + Shift + ← — горячие клавиши выделение текста по словам влево.

Ctrl + Shift + → — горячие клавиши выделение текста по словам влево

1. Применение таблиц в документах MS Word.

В своей работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах являются таблицы. Кроме этого можно пользоваться таблицами для представления разнообразных списков, перечней и решения большого числа других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия информации, содержащейся в таблице. Например, списки детей с соответствующей картинкой.

MS Word предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами, упрощающих выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные для работы с таблицами, позволяют упростить создание и редактирование таблицы, а также упорядочить и отформатировать содержащиеся в ней данные. Отчеты можно делать буквально на лету. Почти любой отчет содержит таблицу и диаграмму. Создать простую таблицу в Word можно легко и быстро. Но бывают и очень сложные таблицы, глядя на которые многие просто теряются. Это сначала кажется, что сложно. На самом деле создавать такие таблицы не трудно, а даже интересно. В этом вы убедитесь сами.

Как создать таблицу в word.

Таблица представляет сетку, образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы, для нее вы можете установить требуемый размер и формат.

Ячейки могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы. Если вводится в ячейку текст, при достижении правого края он будет автоматически переноситься на следующую строку в соответствии с шириной ячейки. При изменении ширины столбца или ячейки текст автоматически будет переноситься на следующую строку (при уменьшении ширины) или возвращаться на предыдущую строку (при увеличении ширины) так, чтобы полностью заполнить ячейку нового размера.

Практическая работа. Рекомендации: перед началом работы  на панели инструментов выбираем команду Отобразить все знаки  (облегчает работу).

Перейдите на вкладку Вставка, и щелкните по иконке Таблица.

В выпадающем окошке установите курсор на левую верхнюю клеточку, нажмите левую кнопку мыши, и не отпуская ее, выделите столько клеточек, сколько вам необходимо сделать колонок и строк. Теперь отпустите клавишу мыши, и каркас таблицы готов.

Если вам необходимо гораздо больше строк, чем показано, то это можно сделать потом или выберите ниже пункт «Вставить таблицу», и в открывшемся окошке укажите необходимое вам количество строк и столбцов.

Если вы будете часто создавать таблицы, то можете задать начальные параметры и установить галочку напротив пункта «По умолчанию для новых таблиц». Тогда все эти настройки сохранятся, и в следующий раз вам будет необходимо только нажать кнопку «ОК».

Можно выбрать Нарисовать таблицу, но для таблиц, которые будут размещаться на нескольких листах, я бы не советовала это делать. Такой метод хорош только для небольших табличек внутри таблицы.

Поэтому пункт «Нарисовать таблицу», я вам не советую выбирать. Это для очень продвинутых пользователей, и то часто такая таблица очень плохо редактируется

Если вы выберите пункт «Таблица Excel», то у вас появится точно такая же таблица, как в программе Excel.

Очень интересен пункт «Экспресс таблицы», о котором поговорим позже.

Каждая ячейка таблицы заполняется как отдельный документ и, если текст не помещается в заданной ширине столбца, он автоматически переносится на следующую строку (при этом высота всех столбцов данной строки увеличится):

Следует отметить, что для задания табуляции в ячейках таблицы необходимо использовать клавиши Ctrl+Tab, поскольку клавишаTabиспользуется для перемещения между столбцами в строках.

Для данных в ячейках таблицы можно, как и для обычного текста, задать форматирование символов и абзацев, а также выделять фрагменты текста и перемещать или копировать их в другие ячейки таблицы или в документ.

Для добавления строки после любой строки таблицы, включая последнюю, надо подвести курсор справа от последнего столбца строки и нажать клавишу Enter.

Помимо выделения текста в ячейках таблицы, можно выделять:

• отдельные ячейки– подвести курсор к левой части ячейки, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши;
• строки– подвести курсор слева от первой ячейки строки, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши
• столбцы– подвести курсор выше первой ячейки столбца, так чтобы курсор принял вид, а затем нажать левую клавишу мыши;
• прямоугольный фрагмент таблицы– подвести курсор к одному из углов фрагмента, так чтобы курсор принял вид, затем нажать левую клавишу мыши, и не отпуская ее выделить весь фрагмент.

Можно изменить форматирование текста в выделенных ячейках. Кроме того, содержимое выделенных ячеек может быть взято или скопировано с помощью команд Вырезать или Копировать меню Правка и помещено в другие, предварительное выделенные ячейки с помощью команды Вставить меню Правка. При этом количество и расположение ячеек, из которых взято или скопировано содержимое и количество и расположение ячеек, выделенных для вставки, должно совпадать.

Если таблица не помещается на одной странице, то для вставки заголовка в начало перенесенной на другую страницу части таблицы надо выделить заголовок в начале таблицы и включить опцию Заголовкив меню Таблица. Для того, чтобы не разрывать содержимое строки таблицы при переносе таблицы на другую страницу надо выключить переключатель разрешить перенос строк на следующую страницу на вкладке Строка диалогового окна команды Свойства таблицы меню Таблица.

Для изменения положения вертикальной линии, границы столбца надо подвести курсор к этому столбцу и нажать на левую кнопку мыши, и не отпуская ее, переместить границу в нужное место. Если какие-то из ячеек столбца, для которого проводится перемещение границы, выделены, то перемещение границы будет проводиться только для этих выделенных ячеек.

Редактирование таблицы.

Как объединить ячейки таблицы?

Выделите необходимое количество ячеек, и щелкните правой кнопкой мыши по выделению.

Как разбить ячейку на несколько ячеек

Щелкните правой кнопкой мыши в ячейке, которую необходимо разбить, и выберите в выпадающем меню пункт Разбить ячейки.

В окошке Разбиение ячеек, укажите необходимое число столбцов и строк, и нажмите кнопку ОК.

Как раскрасить ячейку таблицы

 Щелкните правой кнопкой мыши по ячейке, которую необходимо раскрасить, и в выпадающем списке выберите пункт Границы и заливка.

Добавить строку в конец таблицы

1.Установите курсор справа за гранью таблицы возле последней строки и нажмите Enter на клавиатуре.

2.Установите курсор в последнюю ячейку таблицы и нажмите на клавиатуре клавишу < Tab>.

Добавить строку в середине таблицы

Первый способ. Установите курсор справа возле той строки, после которой необходима вставка новой строки и нажмите Enter.

Второй способ. Установите курсор в любую ячейку строки, перед или после которой вы хотите вставить новую строку и выберите в меню – Таблица – Вставить – Строки выше  или Строки ниже.

Вставка несколько строк одновременно

Выделите столько ячеек (именно ячеек – всю строку выделять не обязательно) сколько строк вам необходимо добавить (выделите три строки – получите новых три строки) и выберите в меню команду – Таблица – Вставить– Строки выше или Строки ниже .

Удаление строк из таблицы. Удаление одной строки из таблицы.

Первый способ. Щелкните правой кнопки мыши по любой ячейке строки, которую вам необходимо удалить. В выпадающем меню выберите пункт «Удалить ячейки…».

Откроется окошко «Удаление ячеек».

Выберите пункт «удалить всю строку» и нажмите кнопку «OK». 

Второй способ. Установите курсор в любой ячейке строки, которую вы хотите удалить и выберите в меню пункт – Таблица – Удалить – Строки.

Удаление нескольких строк одновременно

Выделите в любом столбце несколько ячеек в строках, которые вам необходимо удалить и щелкните на выделенном участке правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите пункт «Удалить ячейки…».

В открывшемся окошке «Удаление ячеек» выберите пункт «Удалить всю строку».

Точно таким же образом можно добавлять и удалять столбцы таблицы.

Добавление и удаление столбцов таблицы

Добавить столбец в таблицу.

Установите курсор в ту ячейку, возле которой хотите добавить колонку и выберите в меню пункт – Таблица – Вставить – Столбцы слева/справа (выберите то, что необходимо вам).

Удалить столбец из таблицы.

Для того чтобы удалить столбец из таблицы щелкните правой кнопкой мыши в любой ячейке того столбца, который необходимо удалить и в выпадающем меню выберите пункт – Удалить ячейки…— Удалить весь столбец – или выберите в меню пункт – Таблица – Удалить – Столбцы.

И в том и в другом случае по умолчанию удаляется столбец слева.

Работа с ячейками таблицы. Объединение ячеек в таблице.

Выделите те ячейки, которые необходимо объединить и щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши. В выпадающем меню выберите пункт – Объединить ячейки.

Разбиение ячейки таблицы.

Для того чтобы разбить ячейку сделайте следующее. Щелкните правой кнопкой мыши по той ячейке, которую необходимо разбить и выберите пункт – Разбить ячейки.

В следующем диалоговом окне установите количество, необходимых столбцов и строк и нажмите кнопку «ОК».

Направление текста в ячейке таблицы (вертикально или горизонтально).

Для того, чтобы изменить направление текста (из горизонтального в вертикальное) сделайте следующее. Щелкните правой кнопкой мыши по той ячейке, в которой необходимо изменить направление текста и в выпадающем меню выберите пункт – Направление текста…

 Выберите нужную вам ориентацию и нажмите кнопку «ОК».

Советы, которые облегчают работу с таблицами

Используйте шаблоны. Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию». Здесь вы найдёте несколько вполне полезных вариантов и, что самое главное, сможете сохранить в качестве шаблона любую другую таблицу или её фрагмент, в том числе и собственного производства.

Если вы привыкли точно выставлять значения отступов, ширину и высоту ячеек через свойства таблицы, попробуйте альтернативу — линейку.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Используйте горячие клавиши

1. Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
2. Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
3. Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицу.

Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.

Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Контролируйте размеры ячеек

Если слово не помещается в ширину ячейки. Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Word поднатужится и вернёт убежавшую букву на место.