Семинар-практикум

Работа в «Microsoft Word». Требования к оформлению текстовых документов.

Актуальность

В современном мире документация занимает всё большее место в работе педагогов. Microsoft Word – это полнофункциональная программа подготовки и редактирования текстов, обладающая всеми средствами, необходимыми для создания документов всевозможных типов.

Цель: Научить педагогов грамотно оформлять документы, таблицы, строить блок-схемы, диаграммы.

Ход семинара.

Теоретический материал

MS Word является приложением Windows, предназначенным для создания, редактирования, просмотра и печати документов.

MS Word – один из наиболее популярных текстовых редакторов, который предусматривает выполнение более сотни операций над текстовой и графической информацией. С его помощью можно подготовить практически любой документ – от небольшого письма до оригинала – макета сложного издания.

Практическая работа.

Запуск Word

1. Правой кнопкой мыши щелкаем по свободному месту рабочего стола, в выплывающем меню выбираем Создать  - Документ Microsoft Оffice Word 

Завершение работы:

- Выберите Файл – Выход;

- Выберите Закрыть в системном меню главного окна Word;

- Установите указатель мыши на пиктограмму системного меню в главном окне Word и дважды нажмите кнопку мыши;

- Нажмите правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите Закрыть из контекстного меню;

- Нажмите кнопку Закрыть в строке заголовка главного окна;

- Нажмите Alt + F4 на клавиатуре.

Сохранение документа.

Для сохранения файла выполните следующие действия:

1. Выберите команду Файл – Сохранить как или нажмите F12.
2. В поле Имя файла введите имя файла или согласитесь с предложенным Word.
3. С помощью раскрывающегося списка Папка, выберите сначала диск. В нашем случае это диск D.
4. Из списка папок выберите ту, где хотите сохранить ваш файл.
5. Выбрав все уровни вложения папок, нажмите Сохранить.

В процессе работы над документом можно добавлять или изменять итоговую информацию.

1 Требования к оформлению текстовых документов на ПК

Правильно оформленный документ - будь то документация, описание, рабочая программа и т.д. - это важная составляющая любой работы. Для того, чтобы эти документы удобно было читать и изучать, были разработаны требования к оформлению документов.

1 требование. Шрифт для текста – строчный нежирный Times New Roman с кеглем не менее 12.

Устанавливаем Times New Roman шрифтом по умолчанию.

Требование набирать все документы исключительно шрифтом Times New Roman встречается почти во всех известных российских инструкциях по делопроизводству. Однако с 2007 года поведение программы изменилось: в двух последних версиях Word по умолчанию использует для обычного текста шрифт Calibri.

Чтобы исправить этот недостаток, лучше всего создать и установить по умолчанию новую шрифтовую тему. Для этого: 

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу  или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
2. Выберите команду ленты Главная – Изменить стили – Шрифты – Создать новые шрифты темы.
3. В появившемся диалоге установите Times New Roman в качестве шрифта заголовков и шрифта обычного текста, задайте имя схемы и нажатием кнопки Сохранить зафиксируйте изменения.
4. Вновь войдите в меню Главная – Изменить стили – Шрифты, убедитесь, что новая шрифтовая схема появилась в списке, и выберите ее. Этим вы зафиксируйте данную схему в текущем документе.

Еще раз вызовите меню Главная – Изменить стили и выберите команду По умолчанию. Этим шагом вы обяжете Word использовать для всех последующих документов схему, которую вы на предыдущих шагах создали и зафиксировали для текущего документа.

В документах, которые вы успели создать в Word 2010 до внесения этих изменений, шрифтовую схему нужно поменять вручную так, как мы сделали это на шаге 4.

Требование  2. Исправляем размер шрифта и расстояние между строками текста

Обычно, кроме наименования шрифта, в инструкциях прописана и его величина. Чаще всего документы необходимо набирать 14-м размером, реже – 13-м или 12-м, но никогда – 11-м, который Word 2010 предлагает по умолчанию.

Похожая ситуация и с расстояниями между строками текста. В нормах делопроизводства обычно фигурирует одинарный или полуторный межстрочный интервал. Выравнивание текста по всей ширине листа.

1. Любым удобным для вас способом вновь создайте новый пустой документ со стандартными настройками.
2. На вкладке Главная в галерее стилей найдите кнопку того стиля, который нужно поправить. Щелкните по ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выберите пункт Изменить. Откроется диалог Изменение стиля(рис. 1).
3. В диалоге Изменение стиля (рис. 1) поправьте размер шрифта. При корректировке встроенных заголовков здесь заодно стоит поменять цвет (сделать цветной текст черным) и выравнивание (в России заголовки чаще центруют, а не выравнивают влево, как это изначально делает Word).
4. Щелкните мышью по кнопке Формат в левом нижнем углу диалога и в открывшемся меню выберите команду Абзац. Откроется диалог, в котором переключитесь на вкладку Отступы и интервалы.
5. На вкладке Отступы и интервалы приведите элементы управления группы Интервал в соответствие с требованиями вашего работодателя и закройте диалог кнопкой OK.
6. Вернувшись в диалог Изменение стиля (рис. 1), обязательно установите в нем переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и нажмите кнопку OK.

Рис. 1. Диалог Изменение стиля.

Может показаться, что такая "возня" со стилями – это лишние проблемы. Однако если вы создаете много документов со стандартизированным оформлением, затраты сил на приведение стилей в соответствие с инструкциями вашей организации быстро окупятся.

Требование  3. Приводим поля страницы к установленной норме

По умолчанию Word 2010 создает документы, в которых левому полю отдано 3 см, правому – 1,5, нижнему и верхнему – по 2 см. Однако часто в инструкциях по делопроизводству предписаны другие размеры. Например, могут встречаться цифры, заимствованные из ГОСТа Р 6.30-2003, где левому, верхнему, нижнему и правому полям отведены соответственно 2, 2, 2 и 1 см. На вкладке Разметка страницы в меню Поля есть несколько предустановленных вариантов полей, но именно этих значений там нет.

Чтобы не приходилось менять поля в каждом новом документе, проделайте следующее:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в OKне Word горячую клавишу  или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
2. Перейдите на вкладку ленты Разметка страницы и в группе Параметры страницы выберите команду Поля – Настраиваемые поля. Откроется вкладка Поля диалога Параметры страницы .
3. В открывшемся диалоге установите необходимый размер полей.
4. Когда поля заданы, обязательно нажмите кнопку По умолчанию в нижней части диалога. Если этого не сделать, поля изменятся только в текущем документе, а не в шаблоне, на основе которого будут создаваться последующие новые документы.
5. Закройте диалог нажатием кнопки OK.

Рис. 4. Вкладка Поля диалога Параметры страницы.

 Если вы создаете документы на основе других шаблонов, аналогичные действия нужно выполнить и с ними.

ИЛИ

Редактируем готовый текст. Открываем нужный документ (или копируем и вставляем нужный текст). Нажимаем сочетание клавиш  - выделяется весь текст в документе. И задаем нужные параметры На вкладке Главная: Шрифт, Размер шрифта, Выравнивание текста По ширине, Междустрочный интервал Одинарный или – Другие варианты – Во вкладке Абзац - Перед, После – 0 Пт - ОК.

Требование  4. Создаем стиль для стандартного абзаца с красной строкой

В российских организациях и учреждениях принято выравнивать обычный текст документов по ширине страницы, а первую строку каждого абзаца начинать отступом ("красной строкой"). Во многих инструкциях задана величина такого отступа  – обычно 1,25 см.

Начинающие пользователи такое форматирование обычно производят вручную. Для выравнивания по ширине используется кнопка в группе Абзац вкладки Главная или горячая клавиша . Отступ обычно создают, передвигая на горизонтальной линейке верхний треугольник – тот, который направлен острием вниз. Ленивые обходятся нажатием в начале абзаца клавиши  – при стандартных настройках она сдвигает текст влево как раз на 1,25 см. Однако если вы хотите, чтобы ваши документы были аккуратными и предсказуемыми, правильнее реализовать такое оформление как стиль.

Для этого доступны несколько способов. В частности, можно активировать и поправить уже существующую стилевую заготовку Красная строка, которая глубоко запрятана в недрах программы. Но, пожалуй, проще и быстрее создать новый собственный стиль. Вот как это делается:

1. Создайте новый пустой документ со стандартными настройками. Это можно сделать, например, нажав в окне Word горячую клавишу  или выбрав команду Файл – Создать – Новый документ.
2. В созданном документе наберите абзац произвольного текста.
3. Выделите абзац, перейдите на вкладку Главная и в галерее экспресс-стилей убедитесь, что абзацу присвоен стиль Обычный. Если это не так, установите ему именно Обычный. Строго говоря, этот шаг необязателен, но в дальнейшем создание нового стиля на базе Обычного, а не какого-либо другого стиля, облегчит форматирование (особенно если ваш документ попадет к пользователю, который применяет более изощренные приемы оформления).
4. Полностью оформите абзац. В нашем случае следует установить выравнивание по ширине с помощью соответствующей кнопки вкладки Главная, а отступ первой строки – с помощью верхнего треугольника линейки. На рис. эти элементы управления выделены. Клавишу  в этом случае лучше не использовать, если вы точно не знаете алгоритма ее действия. При необходимости определите другие параметры абзаца.

Рис. Выделенные элементы управления позволяют быстро выровнять абзац по ширине и снабдить его красной строкой.

5. Когда абзац приведен к желаемому виду, установите в него курсор и из контекстного меню вызовите команду Стиль -  Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.  Появится диалог Создание стиля.
6. В диалоге Создание стиля определите имя стиля, например, КрСтр. По возможности давайте своим стилям названия длиной не более 5-6 символов, иначе их неудобно различать в галерее стилей.
7. Нажмите кнопку Изменить, которая приведет вас в подробный диалог настройки стиля.
8. В подробном диалоге Создание стиля обязательно установите переключатель В новых документах, использующих этот шаблон и убедитесь, что включен флажок Добавить в список экспресс-стилей. При необходимости здесь также можно провести более тонкую настройку стиля.
9. Когда стиль полностью настроен, нажмите кнопку OK. В галерее стилей на вкладке Главная должен отобразиться новый элемент.

Теперь мы сможем выравнивать абзац по ширине и снабжать его красной строкой одним щелчком мыши по кнопке в галерее стилей.

Алгоритм создания стилей здесь описан на примере абзаца с красной строкой, но на самом деле он универсален. Примерно так же можно создать любой стиль, например, для быстрого оформления адресата документа.

Требование  5. Снабжаем шаблон правильной нумерацией страниц

Российские правила делопроизводства обычно требуют, чтобы при изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы были пронумерованы. Номер должен состоять только из цифры, размещаться посередине верхнего поля листа и оформляться тем же шрифтом, что и основной текст документа.

В Word 2007-2010 к этим требованиям ближе всего заготовка Простой номер 2, которая доступна на вкладке Вставка в меню Номер страницы - Вверху страницы. Однако эта заготовка требует "доводки": номер сначала вставится на всех страницах документа, включая первую, а оформление его может отличаться от основного текста.

Нумерация  страниц.

Начиная с 2007 года, программа Word использует так называемый ленточный интерфейс. В этом интерфейсе все функции программы распределены по нескольким вкладкам. Функция «Нумерация страниц» находится на вкладке «Вставка».

Кликнув по кнопке «Нумерация страниц» вы увидите выпадающее меню, в котором можно выбрать расположение номеров страниц. Например, нумерацию страниц можно расположить вверху страницы, внизу страницы или на полях. Для того чтобы добавить нумерацию страниц в Ворде выберите один из предложенных вариантов расположения.

Если вы хотите, чтобы нумерация страниц началась не с единицы, а другой цифры, то это можно указать в меню «Формат номеров страницы».

Откройте выпадающее меню «Номер страницы» и выберите пункт «Формат номеров страниц». В открывшемся окне нужно включить функцию «Начать» и указать цифру, с которой должна начинаться нумерация страниц в Ворде.

Нумерация страниц в Word 2007, 2010 или 2013 без титульного листа

Еще одной возможной проблемой при нумерации страниц является нумерация без титульного листа. Пользователи просто не знают, как отключить нумерацию страниц на первой странице документа.

Для того чтобы настроить нумерацию страниц без титульной страницы (первой страницы) вы должна сначала пронумеровать все страницы, так как это описано выше. После того как на всех страницах вашего документа появится номер нужно просто отключить отображение нумерации на первой странице.

Для этого перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на небольшую кнопку справа от надписи «Параметры страницы».

После этого перед вами должно открыться окно под названием «Параметры страницы». Здесь нужно установить галочку напротив функции «Размечать колонтитулы первой страницы». В результате нумерация страниц исчезнет с первой страницы вашего документа.

Практические задания

1. Скопировать текст  из «Интернета». Отредактировать  в соответствии с требованиями.

2. Сохранить отредактированный текст на «Рабочий стол». Отправить по эл. почте.