Автоматизация документооборота в детском саду на примере авто заполнения Договоров об образовании в МБДОУ № 90 "Незабудка", г. Сургут.
статья на тему

Автоматизация документооборота в детском саду на примере авто заполнения Договоров об образовании.

В современной России за последние годы объем документооборота растет со скоростью геометрической прогрессии. За последние пару лет у заведующего детским садом круг обязанностей увеличился как минимум вдвое. А время на их выполнение осталось прежним. Каким образом все успеть и ничего не оставить без внимания?

Существует огромное количество различных методик тайм-менеджмента. Одна из них учит нас делать все четко и правильно с первого раза, не тратя время на исправление собственных ошибок. Ежедневно обрабатывая огромное количество различных форм и унификаций, важно помнить, что эффективность выполняемых работ непосредственно связана с качеством заполнения формы. Ведь если изначально была допущена ошибка в документе, то приходиться заново тратить время не только на его заполнение, но и возможно на распечатку или даже подпись какого-либо лица.

Одной из важных унифицированных форм документов в детском саду является Договор об образовании между МБДОУ и родителями. Порой, в период распределения детей в учреждение,  необходимо заполнить, распечатывать и подписать до двадцати договоров в день. А внесение изменений в договор влечет за собой создание дополнительных соглашений к каждому договору (в зависимости от количества контингента дошкольного учреждения количество документов варьируется от 100 до 300, а порой и более экземпляров).

В таких случаях остро встает вопрос о необходимости исключить ошибки до минимума. Иначе временные затраты на исправление этих ошибок могут практически остановить деятельность работника, занимающегося заполнением, распечаткой и визированием договоров.

При отсутствии автоматизированной системы документооборота для упрощения и ускорения работы, а также минимизации ошибок можно создать Word-шаблон договора или дополнительного соглашения и связать его с таблицей данных Excel.

Таким образом, обрабатывая данные не внутри текста Word-документ, а в таблице Excel, исключается возможность не заполнить какое-либо поле или оставить в нем данные от предыдущего договора.

А также отпадает необходимость создавать отдельный файл Word для каждого ребенка.

Успеха!