Методические рекомендации для воспитателей и специалистов "Требования к оформлению документов"
методическая разработка на тему

Муниципальное казённое учреждение

«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»»

Требования к оформлению документов

Ленинск-Кузнецкий

2013

        Из опыта работы  муниципального казённого учреждения  «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»» г. Ленинска-Кузнецкого.

        Данные методические разработки содержат практический материал по  ведению документации.

Материалы предлагаемого пособия окажут специалистам практическую помощь в ведении документов и отчетности.

Муниципальное казённое учреждение

«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»»

Требования к оформлению документов

методические рекомендации для воспитателей и специалистов

                                                                               Составитель:                                                                                                                      

                                                                                             Шерина О.В.,                                                                                                                  

                                                                                             воспитатель

Ленинск-Кузнецкий

2013

Содержание

Пояснительная записка

        Работа с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В работе воспитателя и специалиста необходим порядок и планомерность. Только при этих условиях, возможно, получить удовлетворение. Не секрет, что оформлению документов часто отводится второстепенная роль. Однако оформленные своевременно и корректно, они могут стать нашими первыми помощниками.

В методических рекомендациях рассматриваются вопросы, знания которых необходимы для эффективной работы

Данные материалы призваны помочь специалистам в правильном оформлении документов.

Рекомендации будут полезны не только начинающим, но и опытным специалистам.

Правила оформления и составления документов

1. По возможности используйте редактор Microsoft Word последних версий и стилевой файл издательства.
2. Набор текста производится на страницах формата А4 (148х210). Шрифт  Times New Roman. Стандартный размер шрифта (кегль) – 12, междустрочный интервал полуторный, абзацный отступ 1,25. Текст излагается от первого лица единственного числа (представляю, сообщаю и так далее).
3. Страницы документа нумеруются  арабскими цифрами (1, 2, 3), нумерация страниц —  сквозная, выравнивание по центру верхнего края страницы (первую страницу не нумеруют – титульный лист, но учитывают).
4. Каждый лист документа, оформленный на бланке либо без него, должен иметь следующие поля:

• верхнего – 2 см.;
• нижнего – 2 см.;
• правого – 1,3 см.;
• левого – 2,5 см.

Бумага для документов, как и бланки должна быть белой.

5.  Не используйте иные языки набора кроме русского и английского. Не смешивайте русские и латинские буквы в одном слове.
6. Не используйте более одного пробела – используйте абзацные отступы и табуляцию.
7. Используйте возможности, предоставляемые текстовым редактором, - автоматическое использование сносок, автоматический перенос или автоматический запрет переносов, создание списков, автоматический отступ и так далее.

Рекомендации по набору текста

При компьютерном наборе текста необходимо соблюдать определенные правила. Это позволит получить тексты, близкие по оформлению к оригинал-макетам, используемым при издании книг. Кроме того, правильно оформленные и структурированные тексты легче перенести с одной платформы на другую (т.е. прочитать в другой операционной системе) или опубликовать в глобальной сети Internet.

1. Перед тем, как приступить к вводу текста, в пустом документе установите поля стандартного размера.  
2. Любой текст состоит из отдельных предложений, объединенных одной мыслью, и разбивается на отдельные абзацы. Они облегчают восприятие новых мыслей при чтении.  Абзацный отступ 1,25. В текстовом наборе абзацные отступы должны быть строго одинаковыми во всем документе, независимо от кегля набора отдельных частей текста.
3. Любое предложение начинается с большой буквы. В конце предложения делайте точку. Текст размещается по «ширине».
4. Между словами нужно ставить ровно один пробел. Равномерное распределение слов в строке текстовым процессором выполняется автоматически.
5. Не набирайте весь текст заголовка прописными буквами.
6. Буква «ё» везде заменяется на «е», кроме фамилий и особых случаев.
7. Между инициалом и фамилией всегда ставится пробел: А.А. Иванов (кроме перечисления авторов и заглавия статьи, где пробелы ставятся и между инициалами – А. А. Иванов).
8. Во всем тексте, кроме даты поступления, все даты в виде «число.месяц.год» набираются следующим образом: 02.05.1991, 26.12.2004 и тому подобное.
9. Кавычки и скобки не отделяются пробелами от заключенных в них слов: (при 300К), (а), а не ( при 300К ), ( а ).

10. Между знаком номера и параграфа и числом ставится пробел: (№ 1), § 5.65).
11. Числа с буквами в обозначениях набирают без пробела: (рис. 1д).
12. Ссылки на рисунки и таблицы набираются с пробелами (рис. 1, вместо рис.1, табл.2).
13. В географических названиях после точки ставится пробел: р. Енисей, г. Ленинск-Кузнецкий.
14. Графически наличие пробела – признак слова. Следует разделять все сокращения и цифры: 2007 г., 2008-2014гг., с 2001 по 2008 г. Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

• цифрами: 22.08.2007;
• словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
• только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слова года или сокращение г. после даты не требуется.

15.  Принятое сокращение слова годы – гг. Следует писать: 2000-2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы». Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон.
16. Знаки:  . , : ; « () ! ? % - пишут без пробела.
17. Знаки: № § - пишут с пробелом.
18. знак «черточка»: перенос и дефис – пишут без пробела, тире – с пробелом.
19. Математические знаки  +  -  :  х =  пишут с пробелом.
20. Единицы измерения в сочетании с цифрами пишутся с пробелом: 2 см 3 м 9 кг.
21. Заголовки пишут по центру рабочей строки, в конце заголовка знаки препинания не ставятся, кроме ? и !. Если заголовок состоит из двух и более предложений, их разделяют точкой. Перенос в слове заголовка запрещен. От заголовка к тексту делают интервал в два раза больше, чем в тексте.  
22. Просмотрите тест, обращая внимание на слова с кранным подчеркиванием. В текст файла-заготовки специально внесены орфографические ошибки. Исправьте их.

Список принятых сокращений

Сокращению подлежат различные части речи.

Для всех грамматических форм одного и того же слова применяют одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа, лица и времени.

Допустимо использование общепринятых сокращений.

При сокращении слов применяют усечение, стяжение или комбинированный метод. Вне зависимости от используемого метода при сокращении должно оставаться не менее двух букв.

Пример; институт – ин-т; типография – тип.; школа – шк.

Сокращение слова до одной начальной буквы допускается только для общепринятых сокращений и отдельных слов

Пример: век – в.; год – г.; страница – с.

В конце сокращения ставят точку.

Пример: автор – авт.

Точку не ставят, если сокращение образовано стяжением, и сокращенная форма оканчивается на ту же букву, что и полное слово.

Пример: издательство – изд-во

Точку не ставят также при сокращении слов, обозначающих единицы величин по ГОСТ 8.417.

Пример: грамм – г; киловатт – кВт; километр – км; сутки – сут; минута – мин; час – ч

Стандартизированы следующие виды сокращений:

• почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);
• наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);
• названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);
• слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);
• денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн);
• текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Примеры стандартизированных сокращений:

• т. е. - то есть (после перечисления);
• и т. д. - и так далее (после перечисления);
• и т. п. - и тому подобное (после перечисления);
• и др. - и другие (после перечисления);
• и пр. - и прочие (после перечисления);
• см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа);
• ср. - сравни (при ссылке, например, на другую часть документа);
• напр. – например;
• в. - век (при обозначении цифрами веков, годов);
• вв. - века (при обозначении цифрами веков, годов);
• г. - год (при обозначении цифрами веков, годов);
• гг. - годы (при обозначении цифрами веков, годов);
• т. – том;
• тт. – томы;
• н. cm. - новый стиль;
• cm. cm. - старый стиль;
• н. э. - нашей эры;
• г. – город;
• обл. – область;
• р. – река;
• оз. – озеро;
• о. – остров;
• стр. – страница;
• акад. – академик;
• доц. – доцент;
• проф. – профессор;
• ж. д. - железная дорога;
• ж.-д.- железнодорожный;
• им. - имени.

Правила оформления конспекта занятия / мероприятия

        Конспект занятия, развлечения оформляется на отдельных листах форматом А4, шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14, межстрочный интервал полуторный. В каждом конспекте  подробно указывается тема, цель, материалы и оборудование, предварительная работа с детьми и ход занятий.

Начнем с титульного листа. Титульный лист не нумеруется. Вверху титульного листа указывается полное название вашего  учреждения (шрифт 14, интервал межстрочный одинарный). Посередине листа идет надпись:

Конспект (шрифт 20)

Занятия по _________________

                            название раздела

Тема: «………….»  для детей группы _______________

                                                                                                        название группы

(шрифт 14, интервал полуторный)

Ниже название конспекта справа указывается фамилия автора конспекта и его должность: Иванова И.П., воспитатель (шрифт 14, интервал одинарный).

В конце титульного листа, посередине, пишется город, а еще ниже год (шрифт 14, интервал одинарный).

Следующий лист начинается с цели занятия. Цель – конечный результат, то, к чему мы стремимся (всегда имя существительное).

Задачи – то, что требует исполнения, решения (всегда глагол).

Материалы и оборудование: прописываются все используемые материалы, наглядные пособия, оборудование.

Предварительная работа: описывается вся предварительная работа, как педагога, так и совместная с детьми. Образец оформления в приложении 1.

На титульном листе допускается применять картинки, цветной шрифт.

Следующая страница:

        Цель:

        Задачи:

• образовательные;
• развивающие;
• воспитательные;
• коррекционные

        Материалы и оборудование:

        Предварительная работа:        

Следующая страница:

Ход занятия / мероприятия

I.        Организационный момент

Привлечение внимания детей к воспитателю, отвлечение от тех видов деятельности, которыми дети были заняты ранее; напоминание правил дисциплины; сюрпризный или заинтересовывающий момент (появление героя, персонажа, конверта, картины, игрушки, прочтение стихотворения, отгадывание загадки и др.); сообщение цели занятия.

II.       Основная часть.

Состоит из последовательно сменяющих друг друга игр и заданий, связанных одним сюжетом или целью. Длительность её определяется соответственно возрастной группе. (Посчитайте сами, не забудьте от времени занятия отнять время итоговой и вводной части).

 При оформлении конспекта обязательно отмечать цифрой II начало второй части, указать полностью слова «основная часть».

По мере утомления детей проводится физкультминутка, которая так же должна (желательно) согласовываться с темой или сюжетом занятия.

3. Итог занятия

При оформлении конспекта обязательно отмечать цифрой III начало третьей части, указать полностью слова «итог занятия».

Правила для оформления таблиц

Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Таблицы применяются для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей.

 Создавать таблицы, используя возможности Word (Таблица – добавить таблицу) или MS Excel. Таблицы, набранные вручную   не могут быть использованы.

Название таблицы, при его наличии, должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с ее номером через тире.

При переносе части таблицы название помещают только над первой частью таблицы, нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую таблицу, не проводят.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица», выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы, который следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерации  (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Шрифт таблиц Times New Roman, размер 12 (при необходимости шрифт можно уменьшить до 10), межстрочный интервал одинарный.

Таблицы рекомендуется размещать после первого упоминания о них в тексте.

Таблица - _______  ________________________

                        номер                     название таблицы

Правила оформления плана воспитательно-реабилитационной работы на месяц

        План набирается (в готовой таблице) на листе форматом А4 (ориентация альбомная).

Обязательно указывается в центре листа: Планирование воспитательно-реабилитационной работы месяц, год группы название группы.

        Текст таблицы набирается шрифтом Times New Roman, размер шрифта 10-12 (в зависимости от объема), межстрочный интервал одинарный.  Цвет всегда черный, применение другого цвета недопустимо!).

Допускается выделение теста – полужирный, курсив.

Планирование воспитательно-реабилитационной  работы группа «Ромашки»,  январь 2013 год

Правила оформления самоанализа проведенного занятия (если требуется)

Занятие по _________ _______________

                                                              раздел                    тема

___________                                        воспитатель: _________________

    Дата                                                                                                         фамилия, имя, отчество

        Место проведения:

        Цель:

Задачи:

Материалы и оборудование:

Предварительная работа:

Характеристика группы:

Форма организации деятельности:

Тип занятия:

Методы:

Приемы:

Анализ занятия: _______________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«___»___________20___г.                   _________/__________________

                дата                                                                  подпись           фамилия, имя, отчество

        Набор текста производится на страницах формата А4 (148х210). Шрифт  Times New Roman. Стандартный размер шрифта (кегль) – 14, междустрочный интервал одинарный, абзацный отступ 1,25.

        Лист должен иметь следующие поля:

• верхнего – 2 см.;
• нижнего – 2 см.;
• правого – 1,3 см.;
• левого – 2,5 см.

Правила оформления отчета проведенного мероприятия

Набор текста производится на страницах формата А4 (148х210). Шрифт  Times New Roman. Стандартный размер шрифта (кегль) – 14, междустрочный интервал одинарный, абзацный отступ 1,25.        

        Титульный лист (как у конспекта занятия).

        В отчете указывается:        

Тема: ___________________

Дата: _______________

Место проведения: ________________________

Участники (количество детей, возрастная категория): _____________

Цель мероприятия: ___________________________________

Задачи:

1.___________________

2.__________________ и т.д.

Материалы и оборудование: ____________________________

Предварительная работа: ______________________________

План проведения мероприятия

1. _________________

2. _________________

3. _________________ и т.д.

        Ход мероприятия (на следующей странице).

        Результат (на новой странице): логическая последовательность составных элементов содержания мероприятия и целенаправленность каждого из них. Педагогическая ценность проводимого мероприятия, его значение для последующего развития несовершеннолетних, целесообразность применения данной формы. Продолжительность мероприятия. Соответствие хода мероприятия заранее продуманной программе. Четкое распределение обязанностей между участниками мероприятия.  Целесообразность применения наглядности, мультимедийного оборудование и умение их применять. Анализ получавшихся моментов, и с какими столкнулись трудностями при проведении, общий эмоциональный фон мероприятия,  активность детей.

Правила оформления отчета тематической недели

1. Титульный лист (как у конспекта занятия).
2. Цели и задачи:
3. План мероприятий (заносится в таблицу)

4. Приложения (конспекты всех проведенных мероприятий с небольшим самоанализом о проведении, можно в рукописном варианте).
5. Видео- и фото- материалы (в электронном виде).

Правила оформления отчета группы  за квартал, полугодие, 9 месяцев,  год

1. Титульный лист (как для оформления  конспекта занятия).
2. Цели, задачи группы.
3. Основные направления работы группы.
4. Дальше отчет оформляется в таблицу:

Отчет воспитательно-реабилитационной  работы группы «Почемучки» за _______ квартал ________ года

1. Коррекционно-развивающая работа

1. Проведено занятий по направлениям:

2.  Тематические мероприятия

2. Работа с родителями

3. Методическая работа и повышение квалификации:

1. Работа по теме самообразования _______________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.  Посещено (проведено) открытых занятий (даты, тема)

_________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Изготовлено наглядных пособий, дидактического материала (название количество) _____________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Награды педагогов за участие в конкурсах (название, дата, уровень) _________________________________________________________
5. Выводы о работе группы ______________________________

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«___»_____________20___г.          ___________/ _______________________

                дата                                                подпись                      фамилия, имя, отчество

Рекомендации по оформлению сценариев массовых мероприятий

1. Титульный лист (как у конспекта занятия).
2. Пояснительная записка (актуальность, цели и задачи, условия и особенности реализации, предварительные организационные мероприятия).
3. Литературный сценарий (название, действующие лица, полный текст ведущих и героев, описание игр, конкурсов; ремарки в тексте раскрывают особенности характеров героев, происходящее действие, музыкальное оформление, художественные номера и т.д.; имена персонажей печатаются в левой части текста, выделяются и не сливаются с основным текстом).
4. Методические советы по проведению.
5. Используемый реквизит.
6. Рекомендуемая и используемая автором литература и музыкальный материал.
7. Приложения (дидактические материалы, вопросы и ответы викторин, схемы, таблицы и т.д.).

Рекомендации по оформлению текстов выступлений на семинарах, педсоветах

1. Титульный лист (Приложение 2)

Титульный лист не нумеруется. Вверху титульного листа указывается полное название вашего  учреждения (шрифт 14, интервал межстрочный одинарный).

2. Содержание выступления (на следующей странице)
3. Используемая литература (на новой странице)

Характеристика на воспитанника

Характеристика (педагогическая/психологическая)

на ________________________ 21.05.2006 г.р.

                                                    фамилия, имя, отчество

                                       текст характеристики

Воспитатель/педагог-психолог __________/ _____________________

                                                                               подпись                 фамилия, имя, отчество

«____» ___________20____г.

        Набор текста производится на страницах формата А4 (148х210). Шрифт  Times New Roman. Стандартный размер шрифта (кегль) – 14 (допускается 12), междустрочный интервал одинарный, абзацный отступ 1,25.

        Лист должен иметь следующие поля:

• верхнего – 2 см.;
• нижнего – 2 см.;
• правого – 1,3 см.;
• левого – 2,5 см.

Правила оформления списка литературы

        К библиографическому описанию предъявляется ряд требований: точность, полнота, единообразие. Надежность и достоверность библиографической информации достигается за счет унификации и стандартизации.

1. При оформлении списка использованной литературы по любому из ГОСТов необходимо помнить следующее:
2. Все источники в списке литературы оформляются в алфавитном порядке.
3. В список литературы вписываются все авторы, указанные на обложке издания.
4. Сначала пишется фамилия автора книги, а затем инициалы. Например: Костомаров А.К. Теория управления, а не А.К. Костомаров Теория управления.

Записи рекомендуется располагать следующим образом:

- если указано несколько работ одного автора - по алфавиту заглавий;

- при совпадении первых слов в названиях источников - по алфавиту вторых и т.д.;

- указывать количество страниц документа (источника), если он полностью изучен - 336 с.;

- если рассматриваем несколько страниц - С. 30-38.

Например:

Алешина, Н.В. Ознакомление дошкольников с окружающим и социальной действительностью. Старшая и подготовительная группы [Текст]: методическое пособие / Н.В. Алешина // - М.: ЦГЛ, 2005. – 246 с.

Волчкова, В.Н., Степанова, Н.В. Конспекты занятий в старшей группе детского сада. Познавательное развитие [Текст]: учебно-методическое пособие для воспитателей и методистов ДОУ / В.Н. Волчкова // - Воронеж: ЧП Лакоценин С.С., 2008. – 207 с.

Санкина, Л.К. Познание предметного мира [Текст]: комплексные занятия для детей 5 – 7 лет / авт.-сост. Л.К. Санкина // - Волгоград: Учитель, 2009. – 159 с.

Аудиоиздания

Гладков, Г. А. Как львенок и черепаха пели песню и другие сказки про Африку [Звукозапись] / Геннадий Гладков; исп.: Г. Вицин, В. Ливанов, О. Анофриев [и др.]. — М.: Экстрафон, 2002. — 1 мк.

Газета

Академия здоровья [Текст]: науч. попул. газ. о здоровом образе жизни: прил. к журн. «Аквапарк» / учредитель «Фирма «Вивана». - 2001, июнь. - М., 2001- 8 полос. - Еженед. 2001, № 1–24. - 10000 экз.; 2002, № 1(25)–52(77). - 15 000 экз.

Журнал

Актуальные проблемы современной науки [Текст]: информ. аналит. журн. / учредитель ООО «Компания «Спутник +». - 2001, июнь. - М.: Спутник +, 2001 - Двухмес. - ISSN 1680_2721. 2001, № 1–3. - 2000 экз.

Нотные издания

Бойко, Р. Г. Петровские звоны [Ноты]: (Юность Петра): муз. ил. к рус. истории времен Петра Первого : ор. 36 / Ростислав Бойко; [крат. предисл. И. Мартынова и Е. Светланова]. - Партитура. - М.: Композитор, 2001. — 96 с.; 30 см. — Н. д. 9632.

Список литературы

1. Добрецова Н.В., Инц И.Г. Учебно-методический комплекс - неотъемлемая часть профессиональной деятельности педагога [Текст]: учебно-методическое пособие для воспитателей и методистов /  Н.В.  Добрецова // - СПб, 2004. - 62 с.
2.   ГОСТы по документационному обеспечению (в соответствии с Федеральным законом «О техническом регулировании») [Текст]: М.: «Книга сервис», 2006 г.
3. ГОСТ 7.1–2003 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.

Приложение 1

Образец оформления титульного листа

Муниципальное казённое учреждение

«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»»

                  10 х 1,5

Конспект (шрифт 20)

Занятия (праздника, развлечения) по ознакомлению с окружающим 

                Тема: «Дикие животные» для детей группы «Непоседы»

                                                                                               5 х 1,5

                                                                                              Выполнил:                                                                                                              

                                                                                              Иванова И.П,                                                                                                                

                                                                                              воспитатель

                                                                8 х 1,5

Ленинск-Кузнецкий

2013

Приложение 2

Образец оформления титульного листа выступления

Муниципальное казённое учреждение

«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»»

                                                                  6 х 1,5

Форма и название мероприятия (шрифт 20)

                                                                 3 х 1,5

Тема выступления (шрифт 20)

                                                                                           6 х 1,5

                                                                                       Выполнил:

                                                                                       Иванова И.П.,

                                                                                       воспитатель

                                                                                      «___»_____20___г.

                                                                  9 х 1,5

Ленинск-Кузнецкий

Муниципальное казённое учреждение

«Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Радуга»»

652523

Кемеровская область

г. Ленинск-Кузнецкий

пр-т Ленина, 57/5

телефон директора:8 (38456) 2-05-61

телефон отделения социальной диагностики: 8 (38456) 2-03-67

Зам. дир. по ВиРР