Консультация для педагогов "Создание эффективной презентации"
консультация

Консультация для педагогов ДОУ « Создание эффективной презентации»

Презентация — современный продвинутый метод представления информации, требующий серьезной подготовки: ведь от того, какое впечатление она произведет, зависит эффективность восприятия информации.

Этапы создания эффективной презентации

Любой публичный доклад, любое публичное выступление – это всегда своеобразный поединок с аудиторией, сколько бы доброжелательно она ни была настроена с самого начала и как бы она ни стремилась  поддерживать докладчика в ходе его выступления.

Перед созданием презентации на компьютере важно определить:

• назначение презентации, ее тему — следует самому понять то, о чем вы собираетесь рассказывать;
• примерное количество слайдов;
• структурировать информацию;
• определить примерное содержание основных слайдов;
• выбрать стиль графического оформления слайдов.

В голове должен сложиться образ презентации.

В презентации не должно быть ничего лишнего. Каждый слайд должен представлять собой логически связанное звено с темой повествования и работать на общую идею презентации.

Создание презентации состоит из трех основных этапов: планирования, разработки и репетиции презентации.

Планирование презентации - это многошаговая процедура, включающая определение целей, изучение аудитории, формирование структуры и логики подачи материала.

Хорошая презентация немыслима без планирования, во время которого хорошо поможет знание ключевых слов: доступность, уместность, полнота изложения. Доступность и уместность могут быть представлены как две стороны одной монеты, для создания доступной презентации (т.е. понятной аудитории) необходимо выбирать для представления уместный для данной аудитории материал. Это означает, что при отборе и визуализации материалов для презентации следует помнить о возрастных особенностях и уровне подготовки аудитории.

Этапы планирования презентаций

1. Определение целей.
2. Сбор информации об аудитории.
3. Определение основной идеи презентации.
4. Подбор дополнительной информации.
5. Планирование вступления.
6. Создание структуры презентации.
7. Проверка логики подачи материала.
8. Подготовка заключения.

1. Определение целей

Цель любой презентации - убедить.

Определите идею презентации. Какова ее задача?

• В чем-то убедить слушателей?
• Проинформировать?
• Проинструктировать?
• Вдохновить?

Аудитории, для которой предназначена презентация, должны знать, что презентация важна и полезна для них. Определение целей поможет продумать эти вопросы и прояснить, что нужно включить в презентацию, а что — нет.

Восприятие презентации аудиторией более важно, чем собственное ощущение создателя презентации.

Каждая презентация должна быть запоминающейся, привлекать внимание, призывать к действию, быть значимой.

При подготовке презентации выступающий должен задать себе вопрос: «Зачем я собираюсь проводить эту презентацию»? Презентация должна давать ответ именно на этот вопрос.

Как определить реальные цели вашей презентации?

Можно сформулировать цели, начиная словами:

По окончании моей презентации слушатели будут _______

Цель моей презентации - _______

Я буду говорить о _______, для того чтобы _______

Для того чтобы выступить успешно, нужно не только владеть материалом (условие необходимое), но и уметь его "преподнести" слушателям в удобной и понятной для них форме.

Планируя публичное выступление нужно помнить, что мы его готовим для кого-то, а не для себя. Определив цели. И Вы удивитесь, как такое очевидное требование повлечет за собой множество необходимых уточнений.

2. Информация об аудитории 

Информация об аудитории еще при подготовке презентации является очень важным шагом к успеху.

Каждому приятно считать, что что-то сделано специально для него. Подумайте о специфике аудитории. Постарайтесь найти ее общие особенности.

Соберите необходимую информацию о ваших будущих слушателях, руководствуясь предлагаемым списком наиболее важных вопросов.

• Возрастная группа.
• Образование.
• Каково их знание обсуждаемого предмета?
• Причины присутствия на презентации.
• Каковы их цели?
• Каковы их ожидания?
• Ценят ли они юмор?

При любой возможности используйте примеры, которые близки аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо. Используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами. Подумайте о примерах, которые слушатели могут связать со своей жизнью или работой. Исключительно важно, чтобы сообщения резонировали с аудиторией.

Обязательно уясните, каковы цели, ожидания и желания Ваших слушателей. Чего они хотят от Вас?

3. Выделение основных идей презентации

Выделив основные идеи, Вы поможете слушателям легче следить за ходом вашей презентации.

Чтобы выделить основные идеи презентации, ответьте на вопросы:

• Какие идеи будут соответствовать целям презентации?
• Какие идеи слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны:

• служить конкретным целям;
• содержать умозаключения;
• быть интересными;
• и их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти).

При выделении основных идей презентации используйте обобщенный портрет слушателя, который Вы создали себе в соответствии с рекомендациями предыдущего материала.

4. Подбор дополнительной информации

После того как выделены основные идеи презентации, необходимо подобрать дополнительную информацию для поддержки основных идей.

Такой дополнительной информацией могут быть:

• примеры;
• сравнения;
• цитаты;
• открытия;
• статистика;
• графики;
• аудио и видео материалы;
• экспертные оценки.

5. Планирование вступления

Аудитория формирует мнение о Вас уже в первые несколько минут презентации. Нужно сделать все возможное, чтобы это мнение было позитивным.

Хорошим началом могут быть провокационный вопрос, ситуации из жизни, история из жизни замечательных людей, план действии, какие-то факты или статистические данные, упоминание последних новостей или известная цитата.

Выбор в первую очередь зависит от Вас, Вашего материала и специфики аудитории.

Продумайте, что нужно сказать во вступлении.

Как минимум необходимо:

• представиться (имя, должность, организация);
• сказать, сколько будет длиться ваша презентация;
• договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после;
• представить тему вашей презентации;
• установить доверительные отношения со слушателями.

Чтобы достичь целей вступления, помните о четырех советах, весьма полезных при подготовке вступления вашей презентации.

1. Привлеките внимание. (Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными.)
2. Укажите основные идеи. (Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему Вашей презентации).
3. Укажите интересы аудитории. (Для чего аудитория пришла Вас слушать? Что полезного в Вашей презентации для слушателей? Расскажите об этом, и Вас будут слушать с еще большим вниманием.)
4. Используйте уместные слова и жесты.

Программа PowerPoint позволяет делать разветвлённые презентации. Во время доклада возможно управлять, – по какой из ветвей будет делаться доклад. Поэтому в случае необходимости можно легко «подстраиваться» к настроению зала – для того, чтобы повести аудиторию за собой и добиться своей цели.

6. Структура презентации

Сократ когда-то пошутил, что структура публичной речи проста: сначала скажи, о чем ты собираешься рассказать, затем расскажи это, затем скажи, о чем ты сейчас рассказал. Примерно так.

Оказывается, это не такая уж и шутка. Структура любого публичного выступления, в том числе и презентации, подчиняется нехитрому закону. Закон этот основан на принципах гармонии. Но не эстетическое начало заставляет нас прислушаться к этим принципам, а забота об эффективности презентации. Этот закон выдуман не человеком, а, как и все остальные законы, выведен из наблюдения за природой. Таким образом, это естественный закон, и все, что сделано в соответствии с ним, будет таким же естественным. И презентация, созданная согласно этому закону, будет восприниматься легко и гармонично.

Закон композиции

Из каких частей состоит композиция:

• вступление (увертюра, завязка, прелюдия и т.п.);
• основная часть (развитие темы);
• заключение (финал, развязка).

В конце второй части, непосредственно перед заключением должна быть кульминация.

Законы композиции одинаково справедливы как для музыкальных, литературных и прочих произведений, так и для областей жизнедеятельности человека, которые с меньшим основанием могут называться искусством.

Очень важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Только тогда можно говорить с уверенностью о том, что Ваши идеи будут понятны слушателям.

Материал можно излагать в одном из типов логической последовательности изложения материала: 

• в хронологическом порядке;
• в порядке приоритета;
• в территориальном порядке;
• в тематической последовательности;
• структурируя его по принципу «проблема-решение».

Важно, чтобы метод соотносился именно с Вашим материалом. Подкрепляйте Ваши идеи дополнительной информацией в виде примеров, цитат, статистики, историй, определений, сравнений и т.д.

Хронологический порядок:

• сначала Вы описываете события в прошлом;
• затем рассказываете о ситуации в настоящем;
• потом предполагаете, что произойдет в будущем.

Подача материала в порядке приоритета:

• сначала фокусируем внимание аудитории на самых важных вещах;
• затем переходите к менее значительным.

Территориальный порядок изложения материала довольно специфичен. Он может быть полезен, если в презентации обсуждаются идеи или проблемы различных географических областей.

Тематический подход - его можно назвать противоположным способу подачи материала в порядке приоритета. Начинаем презентацию с менее важных идей, затем переходите к более интересным, а заканчиваете самыми значительными.

Такой подход дает возможность слушателям запомнить самую важную информацию, так как о ней будет говориться в конце презентации.

Можете также структурировать материал по принципу «проблема - решение»:

• сначала обращаем внимание аудитории на существующую проблему;
• затем объясняем, почему эта проблема возникла;
• только после этого предлагаем свои рекомендации или решение проблемы.

Здесь же, можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы.

7. Логика и переходы

Для того чтобы логика подачи материала не нарушалась, а слушателям было легко за ней следить, необходимо продумать переходы:

• от вступления к основной части презентации;
• от одной основной идеи к другой;
• от одного слайда к другому.

Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой.

Необходимо продумать – каким образом дать аудитории понять, что закончено обсуждение одного тезиса доклада, и Вы переходите к следующему.

Нужно помочь слушателям сформулировать понимание того, как увязаны в Вашем выступлении эти части.

С помощью переходов создается естественный ход презентации, что позволяет аудитории легко следить за рассказом докладчика.

Для обозначения перехода можно:

• использовать короткие фразы;
• найти привлекающее внимание высказывание;
• привести актуальную статистику;
• использовать шутку или шокирующее заявление;
• выдержать паузу;
• изменить тон голоса.

8. Заключение

Яркое и запоминающееся заключение очень важно для успеха всей презентации, так как большинство людей запомнят его лучше всего.

Еще раз выскажите основную мысль презентации.

«Бросьте вызов» аудитории. Призовите к действию или пригласите на следующую презентацию.

Короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Ключевые составляющие заключения:

• яркое высказывание - переход к заключению;
• повторение основных идей презентации;
• выводы;
• подведение итогов;
• короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Заключение должно быть позитивным и уверенным.

Существует несколько типов заключений: 

• возвращение к теме вступления;
• призыв к действиям;
• «вызов»;
• рассказ о том, что последует за этой презентацией.

Можно использовать приемы, которые подходят для вступления: цитаты, риторические вопросы, ситуации из жизни, текущие события или истории из жизни замечательных людей. Заключение должно быть мощным и сильно влиять на аудиторию.

При разработке мультимедийных презентаций для их последующего использования должны учитываться особенности восприятия, памяти, мышления человека, работающего с дисплеем.

Разработка презентации - методологические особенности подготовки слайдов презентации, включая вертикальную и горизонтальную логику, содержание и соотношение текстовой и графической информации. Заполнение слайдов информацией, причем уже в момент заполнения нужно понимать, что здесь будем показать материал единым куском, а вот здесь – части материала должны будут появляться одна за другой, по мере необходимости.

На этом этапе начинается непосредственная разработка презентации — создание шаблонов (заготовок) слайдов и основных информационных компонентов: отбор, обработка и тщательный анализ информации для слайдов, определение соотношения текстовой и графической информации, заполнение слайдов информацией, обдумывание анимационных эффектов, если материал на слайде должен появляться по мере необходимости. Наличие каждого слайда в презентации должно быть оправдано. Слайд сам по себе можно рассматривать как маленькую презентацию. Поэтому желательно для каждого слайда в отдельности сформулировать цель. Когда все готово, переходим к заключительному этапу — тестированию презентации. 

Тестирование презентации – это проверка и отладка созданного «продукта». На этом этапе добавляется анимация, которая была ранее запланирована, или усиливаются с помощью анимации утверждения, регулируется поток подачи информации. Проверяем – насколько удачно «смонтировали» материал, насколько уместны переходы от слайда к слайду, как работает навигация, соответствуют ли подобранные иллюстрации поставленной цели, достаточно ли высоко их качество. Необходимо научиться смотреть на свою презентацию со стороны, оценивать ее эффективность и удобство для стороннего пользователя. Чтобы сделать хороший востребованный продукт, требуется много сил, времени, желания, знаний терпения. Презентация делается не для личного использования, а для других людей. Об этом надо постоянно помнить. Затем нужно спланировать выступление с ней.

Планирование выступления

• определите цель выступления;
• напишите доклад или лучше тезисы к нему;
• сформулируйте вступление и заключение доклада;
• приспособьте презентацию и доклад к аудитории;
• говорите без «бумажки» так, чтобы никто не догадался, что доклад вы выучили наизусть;
• продумайте свой внешний вид.

После того, как выступление спланировано, нужно заняться доводкой презентации.

Доводка презентации заключается в неоднократном просмотре своей презентации, определении временных интервалов, необходимых аудитории для просмотра каждого слайда и времени их смены. Возможно, при окончательном просмотре презентации вам придется поменять местами некоторые слайды для создания более логической структуры презентации или внести другие коррективы.

Нужно помнить, что слайд должен быть на экране столько времени, чтобы аудитория могла рассмотреть, запомнить, осознать его содержимое. Между тем большой интервал между сменами слайдов снижает интерес к презентации.

Таким образом, основные этапы создания презентации:

1. Выбор темы.
2. Планирование презентации:

• Определение целей.
• Сбор информации об аудитории.
• Определение основной идеи презентации.
• Подбор дополнительной информации.
• Планирование вступления.
• Создание структуры презентации.
• Проверка логики подачи материала.
• Подготовка заключения.

3. Разработка презентации.
4. Тестирование презентации.
5. Планирование выступления.
6. Доводка презентации.

При создании презентации следует находить как можно больше точек соприкосновения темы презентации и “внешних” информационных потоков, а это значит, что при подготовке мультимедийных презентаций необходимо использовать возможности Интернет, современные мультимедийные энциклопедии, электронные учебники и печатные издания. Все это позволит сделать презентацию более интересной, актуальной и захватывающей.

Нельзя перегружать слайды лишними деталями, а анимацию следует использовать только с целью привлечения внимания к основным, ключевым моментам слайда. Звуковые и визуальные эффекты не должны выступать на передний план и отвлекать внимание от основной информации.

Знание технологии изготовления компьютерной презентации необходимо для того, чтобы презентация выглядела профессионально: ее просмотр должен быть комфортным для зрителя, не должен смущать нелогичностью подачи информации — совокупности текста, изображений и звукового сопровождения.

Приложение 1. Оценка чёткости цветовых комбинаций элементов

Приложение 2. Медицинские, физиологические и психологические
характеристики цвета

Приложение 3. Факторы, вызывающие чувство комфорта

Приложение 4. Требования к представлению информации

Приложение 5. Таблица сочетаемости цветов

Приложение 6.  Ощущения человека, вызываемые различными цветами

Приложение 7. Основные рекомендации по подготовке и проведению представления готовой презентации

1. Свою презентацию надо хорошо знать, чтобы легко в ней ориентироваться.
2. Докладчик должен полностью понимать то, что говорит.
3. Доклад должен быть отрепетирован со всеми необходимыми приспособлениями (компьютер, проектор, лазерная указка, дистанционная мышь, микрофон).
4. Для закрепления в памяти последовательности показа слайдов, отшлифовки используемых фраз проговорите текст доклада несколько раз с часами в руках.
5. Старайтесь реже заглядывать в текст доклада.
6. Представляйте свою работу с искренним энтузиазмом, слушатели должны почувствовать ваш интерес.

Не читайте текст со слайда!  Слушатели умеют читать и сами прочтут все тексты. Стоит строить доклад так, чтобы слайды дополняли сказанное им, а не повторяли.  

Приложение 8. Самые распространенные ошибки, допускаемые при разработке презентаций

• Плохо проработана структура презентации.
• Отсутствие заголовков на слайдах.
• Не проработана цветовая гамма, присутствует цветовая агрессия.
• Не оптимизирована, искажена графика.
• Не оптимизированы, искажены изображения, расположенные на слайдах.
• Не продумана анимация и целесообразность интерактивных элементов.
• Не учтены характеристики качества текста (читаемость, гарнитура, размеры, стиль и т.п.).
• Перегруженность слайдов текстом.
• Наличие орфографических и синтаксических ошибок.
• Информация размещена не по центру экрана.
• Речь докладчика повторяет слово в слово, содержимое каждого слайда.
• Несоответствие изображений и текстового содержания.

Приложение 10. Памятка разработчику презентации

1. Помните, что главная цель презентации — обеспечить комфортное восприятие информации пользователем, донести до него основные идеи, заложенные в содержательной части презентации. Презентационный дизайн подчиняется содержанию.
2.  Представляя презентацию, не повторяйте дословно то, что написано на слайдах.
3. Размещенные в презентации графические объекты должны быть, в первую очередь, оптимизированными, четкими и с хорошим разрешением. Лучше использовать изображения в формате заранее обработанные в любом графическом редакторе для уменьшения размера файла. Если такой возможности нет, используйте панель «Настройка изображения»
4. Графические объекты не располагаются в средине текста, это плохо смотрится и тяжело воспринимается.
5. Все заголовки должны быть выполнены в едином стиле (цвет, шрифт, размер, начертание).
6.  В конце заголовка точка никогда не ставится.
7. Анимация к заголовкам, как правило, не применяется.
8. Текст на слайде по возможности форматируется по ширине.
9. Размер и цвет шрифта подбираются так, чтобы текст хорошо читался. Помните, что фон слайдов не должен «глушить» текст. Не используйте редкие виды шрифтов, их может не быть на других компьютерах, с помощью которых презентация будет демонстрироваться в других аудиториях.
10. Подчеркивание для выделения информации не используется, т.к. оно в документе указывает на гиперссылку.
11. Элементы списка отделяются точкой с запятой. В конце обязательно ставится точка. После двоеточия все элементы списка пишутся с маленькой буквы.
12. На схемах текст лучше форматировать по центру.
13. Обычный текст пишется без использования маркеров списка.
14. Выделяйте главное в тексте другим цветом (желательно все в едином стиле).
15. Музыка не должна заглушать докладчика, раздражать слух, иметь резкие переходы, а также усыплять слушателей. Звуковое сопровождение должно органично вписываться в тему вашей презентации. Если вы не уверены в необходимости или выборе звукового сопровождения презентации, то лучше вообще не устанавливать звуковое сопровождение.
16. Списки на слайдах не должны включать более пяти элементов. Если элементов списка все-таки больше, их лучше расположить в две колонки.
17.  В таблицах не должно быть более 4 строк и 4 столбцов — в противном случае данные в таблице будет просто невозможно увидеть. Ячейки с названиями строк и столбцов и наиболее значимые данные рекомендуется выделять цветом.
18. Гистограммы не должны включать более 4 категорий, а организационные диаграммы — более 5 элементов.
19. Выбранные средства визуализации должны быть адекватными содержанию.
20. Информация, которая плохо воспринимается на слух — даты, имена, новые термины, названия — должна быть обязательно представлена на слайдах.
21. При графическом представлении информации должны использоваться адекватные средства визуализации, т.е. подбираться соответствующие содержанию типы графиков и диаграмм, иллюстрации, таблицы.
22. Средства динамического представления информации (перемещение или разновременное появление фрагментов текста и графических объектов, другие анимационные эффекты и эффекты смены слайдов) должны служить для дозирования информации, привлечения внимания слушателей к той ее части, о которой идет речь в определенный момент выступления, и показа явлений в динамике.
23. Стоит учитывать, что на большом экране текст и рисунки будет видно также (не лучше и не крупнее), чем на экране компьютера. Для подписей к рисункам или таблицам используйте шрифт не менее 18 пунктов.
24. В презентации не стоит использовать музыкальное сопровождение, если, конечно, оно не несет смысловую нагрузку, так как музыка будет сильно отвлекать и рассеивать внимание — трудно одновременно слушать лектора и музыку.
25.  Не используйте анимационные эффекты как самоцель. Чаще всего неудобочитаемые быстро появляющиеся и сразу исчезающие надписи не вызывают ничего кроме раздражения, особенно это касается анимации текста.

Не читайте текст со слайда во время доклада.