Тайм-менеджмент в работе руководителя ДОУ
статья

Тайм-менеджмент в работе руководителя ДОУ

Автор-составитель:

 Захарова Татьяна Юрьевна

заведующий ГБДОУ №81 комбинированного вида

Фрунзенского района Санкт-Петербурга

Чем выше у человека должность, тем больше круг обязанностей — контроль над подчинёнными, общение с заказчиками образовательных услуг, проверки, написание отчётности. Руководители  часто работают сверхурочно, постоянно ощущают нехватку времени.

Как найти дополнительное время и научиться всё успевать? Именно этому вопросу и посвящен данный материал, сейчас появилась отдельная наука — тайм-менеджмент, основанная на психологии, экономике, социологии, кадровой работе. Разработаны принципы, ставшие классическими и появляются новые авторы, предлагающие свои методики.

Управление временем — управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределения всех ресурсов во времени. Это дисциплина о рациональном использовании времени и методах оптимизации временных затрат, позволяющая достигать поставленных целей в современном скоростном мире.

Цель управления временем:

• выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами, без спешки и стрессовых ситуаций;
• максимальное использование собственных возможностей и сознательное
• управление течением времени;
• результаты качественного управления временем;
• возрастание мотивации;
• рост квалификации;
• меньшая загруженность работой;
• отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций;
• достижение целей кратчайшим путем.

Правила планирования времени руководителя

(Современные приемы тайм-менеджмента)

1. Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. Желательно заранее провести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей, чтобы выяснить, какие свои сильные стороны надо поощрять, а над какими слабыми сторонами работать для дальнейшего развития своего потенциала.

Цель должна быть ясной, четкой и понятной. Конкретное формулирование практических целей важно для последующего планирования. Еще один важный момент. При постановке целей лучше ориентироваться не на процесс деятельности, а на его результаты.

Чтобы правильно выполнять свои функции и достигать намеченных целей, руководитель должен четко представлять свой бюджет времени.

2. Существуют несколько основных правил планирования рабочего времени:

Основное правило классического планирования времени: 60% - запланированное время, 20% - резерв времени на незапланированные действия, 20% - творчество.

3. Важно фиксировать и перепроверять, как и на что вы используете свое время.

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);

Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

Постоянное выполнение работы за своих коллег (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых вы участвовали. Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.

Хронофаги-поглотители времени:

• Отсутствие целей
• Нечеткая постановка целей
• Отсутствие приоритетов
• Попытка слишком много сделать за один раз
• Плохое планирование дня
• Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать
• Недостаток мотивации
• Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей
• «Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности
• Отрывающие от дел телефонные звонки
• Болтовня на частные темы
• Отсутствие самодисциплины
• Медлительность
• Длительное ожидание
• Спешка, нетерпение

4. Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде дела. Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу при составлении плана на следующий период.

5. Разделите задачи на долго-, средне- и краткосрочные. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с этим.

Как определить, какие из дел важные и срочные? В этом нам поможет метод Эйзенхауэра. Вернемся к обычному утру директора и распределим дела с применением решетки Эйзенхауэра.

Важное срочное - требует немедленного решения.

Важное не срочное - стоит поручить другому или наметить на не напрягающий вас срок его выполнения. (здесь главное- не затягивать до момента, когда оно станет важным срочным).

Неважное несрочное- дело лучше игнорировать, так же как и неважное срочное (его можно перепоручить кому-то сделать).

6. Работайте над своими планами регулярно и системно (доводите до конца начатое дело).

7. Не впадайте в крайность чрезмерного планирования, планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.

8. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени (н-р: лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течении следующего целого дня нагонять упущенное накануне).

9. Составляйте свои временные планы на формулярах собственного изготовления или на специально разработанных карточках. (вы всегда будете иметь полный обзор дел).

10. Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние, а не просто действие.

11. Предусматривайте в плане столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

12. Устанавливайте точные сроки исполнения задач.

13. С самого начала в своих планах устанавливайте, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).

14. Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные дела быть выполнены полностью.

15. Планируйте выполнение рутинных функций: просмотр документации, обход ДОУ.

16. Стремитесь сократить расход времени на непродуктивную деятельность.

17. Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и кратковременных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.

18. Старайтесь сделать свои рабочие дни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей.

При постановке цели на предстоящий планируемый период необходимо знать, на какой отрезок времени планировать достижение конкретных результатов как в плане личной жизни, так и карьеры.

Время — самый бесценный, самый незаметный ваш ресурс. Научитесь им управлять, научитесь ставить цели, планировать дела, жизнь, чтобы, однажды оглянувшись назад, вы увидели свое радостно улыбающееся Время, которого вам всегда и на все будет хватать!

Источники:

https://www.maam.ru/detskijsad/taim-menedzhment-sovremenogo-rukovoditelja-doshkolnogo-obrazovatelnogo-uchrezhdenija.html

https://dszavod.ucoz.net/news/samoobrazovanie_rukovoditelja_kak_osnovnoj_pokazatel_samoobuchajushhejsja_organizacii/2017-12-04-43

https://zazama.ru/lichnostnyy-rost/taym-menedzhment-rukovoditelya.html

https://kdelu.vtb.ru/articles/taym-menedzhment