Документальное оформление деятельности образовательного учреждения

Система документального оформления деятельности учреждения называется делопроизводством. Делопроизводство образовательного учреждения должно соответствовать определенным требованиям и предусматривать:

·                     единообразие в постановке этой работы во всех образовательного учреждения и их подразделениях;

·                     правильное и своевременное исполнение распорядительных документов в соответствии с действующим законодательством;

·                     обязательную организацию: учета, регистрации, контроля исполнения, соответствующей обработки, систематизации документов, подготовки их для сдачи в архив, соблюдения порядка хранения и исполнения.

Документация образовательного учреждения должна быть своевременно оформлена, сведения внесены разборчивым почерком без подчисток, вызывающих сомнения в правильности данных. За достоверность сведений, содержащихся в документах, надлежащее их оформление несут ответственность должностные лица, подписавшие документ. В ряде документов (банковские документы, аттестаты об основном общем и среднем (полном) общем образовании государственного образца и др.) исправления не допускаются.

В настоящее время номенклатура дел образовательного учреждения должна содержать уставную документацию и локальные акты, формирующие правовое поле деятельности учреждения, как автономной единицы системы образования, а также перечень документации по охране труда и технике безопасности при организации образовательного процесса.

Документы после их исполнения группируют в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения.

Для быстрого поиска документов по содержанию и выводам вводится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся тематизированным списком дел, с указанием сроков их хранения, который утверждается руководителем учреждения.

Номенклатура дел предназначена для: распределения новых и исполненных документов в дела, закрепления индексации, установления сроков исполнения дел. Она используется в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве хранения дел для временного хранения (до 10 лет включительно).

Основными принципами построения номенклатуры дел являются:

·                     единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов;

·                     применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;

·                     стабильность индексов дел;

·                     сохранение за номенклатурой дел функций учета документов.

Номенклатуры дел подразделяют на индивидуальные, примерные и типовые.

Индивидуальная номенклатура дел отражает систематизацию документов одного конкретного образовательного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатываются в целях унификации группировки документов определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документов.

Как правило, типовой номенклатурой устанавливается индексация дел для учреждений всей системы, т. е. она является обязательной. Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер.

И примерные, и типовые номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями в качестве основы для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных учреждениях. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и обязательно согласовываются с архивными учреждениями.

Книга приказов образовательного учреждения – один из самых важных видов номенклатурной документации. Книга приказов хранится в учреждении в течение 50 лет, в случае реорганизации или ликвидации учреждения – передается по акту в архив управления образования. Это практически единственный документ, по которому можно восстановить стаж любого работника учреждения, период обучения обучающегося, управление образовательным процессом. Поэтому другая номенклатурная документация должна быть согласована с книгой приказов (по датам, нумерации, содержанию).

 В настоящее время при наличии компьютерной техники приказы образовательного учреждения могут быть записаны на электронных носителях. В этом случае должна быть заведена единая книга регистрации приказов, в которой указываются нумерация приказов, дата издания и их название; к книге регистрации прилагается папка первых экземпляров приказов на печатных листах с подписью руководителя образовательного учреждения и лиц, ознакомленных с содержанием приказа.

В книгу приказов могут заноситься различные приказы по вопросам создания, управления и развития образовательного процесса, административно-хозяйственной деятельности.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения. Он является самым распространенным видом распределительного документа, применяемого в практике управления. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками образовательного учреждения. Он не может содержать положений, противоречащих действующему законодательству РФ.

Можно выделить следующие стадии подготовки приказа:

·                     изучение существа вопроса;

·                     подготовка проекта документа;

·                     согласование, подписание (утверждение).

Текст приказа содержит, как правило, две взаимозависимые части: констатирующую и распределительную.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, она призвана объяснить, чем вызвано распоряжение, на основании каких правовых документов оно основывается. В ней кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием (поводом) для издания приказа. Она может начинаться словами: "в целях", "в соответствии", "во исполнение" (при получении распоряжения органа управления образованием исполнить вновь изданный или дополненный законодательный или нормативный акт). Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата и заголовок. Констатирующая часть приказа не является обязательной, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Приказ должен быть предельно кратким и точно соответствовать заголовку. Подписывать приказ может должностное лицо, которому дано право подписи. При этом приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте

В журнале учета мероприятий по контролю должны вести записи все должностные лица, посетившие образовательного учреждения с целью контроля (надзора), при этом журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью образовательного учреждения.

Локальный акт – это документ, регламентирующий деятельность различных организационных структур (структурных подразделений, отделов, отделений, кафедр, методических советов и т. д.).

Нормативные правовые документы являются для этого образовательного учреждения локальными актами, т. к. их действие распространяется на коллективы только данного учреждения. В основном, к ним относится следующая документация:

·                     приказы,

·                     решения,

·                     инструкции,

·                     правила,

·                     акты,

·                     положения,

·                     положения о порядке проведения,

·                     договоры.

В соответствии с современными требованиями делопроизводства каждый из перечисленных видов локальных актов имеет собственную структуру построения. Так, например, положение о структурном подразделении либо об органе самобразовательного учрежденияправления должно содержать следующие разделы:

·                     Общие положения (общая часть).

·                     Цель и задачи.

·                     Функции и обязанности.

·                     Права.

·                     Организация управления.

·                     Взаимосвязи.

·                     Ответственность.

·                     Делопроизводство (документация).

·                     Заключительные положения.

Основными замечаниями при различных проверках локальных нормативных правовых актов образовательного учреждения являются:

·                     расплывчатость формулировок задач и функций, не позволяющая их конкретизировать и понять;

·                     дублирование: одни и те же задачи, функции выполняются разными подразделениями образовательного учреждения;

·                     "вакуум" – т. е. ответственность за выполнение необходимых функций ни за кем не закреплена: ни за подразделением, ни за работником (при осуществлении таких "беспризорных" функций обычно складываются напряженные отношения в коллективе);

·                     неувязка – не предусмотрена взаимная согласованность деятельности подразделений, работников (в результате – задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы);

·                     перегрузка или недогрузка – нерациональное распределение функций, которые необходимо выполнять, без учета реального объема работ, предусмотренных этими функциями, и нормативов времени на их выполнение;

·                     дисбаланс – не сбалансированные функции (обязанности), права и ответственность (при множестве обязанностей и минимуме прав, работник устает от должности и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе, что является одной из причин конфликтов в коллективе).

При проверках управления деятельностью образовательного учреждения отмечаются следующие недостатки в работе руководства:

·                     отдельные структурные подразделения работают без утвержденных положений, т. е. без указания их прав, ответственности, а иногда и функций, с помощью которых должны быть решены задачи, определяющие назначение структурного подразделения; отсутствуют положения о профессиональном объединении педагогических работников – методическом объединении и т. д.);

·                     в отдельных локальных актах отсутствуют особо важные разделы: "функции", "задачи", "права", "ответственность";

·                     в положениях о различных структурах государственно-общественного образовательного учреждения дублируются одни и те же функции (например, совет образовательного учреждения и родительский комитет контролируют организацию горячего питания обучающихся (воспитанников)), а выполнение других функций, актуальных для данного образовательного учреждения, не включено ни в какие положения об органах самоуправления (например, оказание помощи руководству образовательного учреждения в организации выполнения требований санитарно-гигиенических норм при организации образовательного процесса);

·                     нечеткое изложение компетенции органов самоуправления приводит к неосознанному искажению проводимых функций;

·                     в отдельных случаях наблюдается дисбаланс прав и ответственности, и т. д.

Поэтому при разработке локальных актов, регулирующих деятельность образовательного учреждения, необходимо: выбрать его вид; определить структуру; разработать необходимые разделы в соответствии с установленной компетенцией, устранив дублирование функций другими органами самоуправления.

Необходимо помнить, что основным материалом для разработки локальных актов, регулирующих деятельность образовательного учреждения, является действующее законодательство Российской Федерации и регионов с учетом муниципальных норм и требований в вопросах организации и развития образования.

 План контроля должен полностью соответствовать годовому плану работы общеобразовательного учреждения, т. к. контроль является одной из форм управленческой деятельности, влияющей на эффективность основного вида деятельности общеобразовательного учреждения – образовательной. Результаты контроля должны использоваться в работе педагогического совета, методического объединения учителей и других структур государственно-общественного управления данного образовательного учреждения.

Кроме этого, в плане контроля должна прослеживаться преемственность задач предыдущего учебного года и последующего; для этого необходимо проведение анализа результатов контроля в предыдущем учебном году.

План контроля, как и любой другой план, должен своевременно выполняться. По уважительным причинам возможна замена одной темы проверки на другую или изменение сроков осуществления контроля (в пределах ежемесячного планирования), но обязательно при согласовании с проверяемым педагогическим работником и органом самоуправления (традиционно это педагогический совет), утвердившим план работы образовательного учреждения на год. О назначении новых сроков проведения проверки должен быть издан соответствующий приказ. План контроля, являясь составной частью годового плана работы общеобразовательного учреждения, должен быть утвержден на заседании педагогического совета (протокол № 1 учебного года) либо другого структурного подразделения самоуправления общеобразовательного учреждения, в положение о котором включена функция утверждения плана работы. Мероприятия, предусмотренные по годовому и по месячному планам контроля с указанием сроков и ответственных исполнителей, должны быть размещены на стенде объявлений в учительской или методическом кабинете для обеспечения информированности педагогических работников.

При осуществлении контроля необходимо пользоваться той методикой, которая наиболее полно раскрывает содержание тематики проверки.

Так, при проверке выполнения образовательных программ бессмысленно вычерчивать таблицу по классам: сколько уроков по учебному предмету намечено по плану, сколько уроков проведено фактически, т. к. анализируется не количество пропущенных и незамененных уроков, а качество освоения образовательной программы.

Выводы и предложения по совершенствованию работы проверяемого должны соответствовать теме проверки.

Контроль в отдельных общеобразовательных учреждениях все еще используется как "карательный" вид деятельности руководства, а не как один из видов кропотливой методической работы с педагогическим работником по совершенствованию его деятельности.

Не приводятся объяснения по поводу ежегодного назначения одних и тех же объектов проверки. Результат контроля при этом нередко минимальный, т. к. из года в год проверяются одни и те же учебные предметы и одни и те же педагогические работники, без изменения тематики и методики проверок.

Причиной неэффективности контроля может быть и слабый уровень подготовки руководства к проведению проверок. Вследствие этого предложения по итогам проверки вносятся в основном по тем же замечаниям, которые очевидны при посещении учебных занятий (выполнение домашнего задания, активность и поведение обучающихся на уроках).

В заключение отметим, что при проверках довольно часто вскрывается отсутствие каких-либо следов проведения контроля, хотя по утверждению педагогических работников их "замучили контролем".