Организация дистанционного родительского собрания в детском саду
статья

                          Мастер класс

Тема:

Дистанционное родительское собрание

Подготовила : Якатова Юлия Тахировна

Воспитатель высшей категории

              Оренбург 2021

Как же спланировать и провести дистанционное родительское собрание?

Какую выбрать цифровую платформу, чтобы максимально привлечь родителей к такому неизвестному и пугающему формату.  

Исходя из практики и  личного опыта я разработала алгоритм проведения дистанционного родительского собрания на цифровой платформе ZOOM.

Первым делом, нужно было определиться  с выбором  цифровой платформы. Изначально рассматривались самые популярные и всем известные приложения Skype,  WhatsApp и ZOOM, соответственно.

В скайпе так же можно организовать видеоконференцию, но в отличие от платформы зум потребуется регистрация всех участников, что отнимет массу времени и может существенно снизить желание родителей участвовать в собрании,  это стало ключевым моментом не в пользу скайп.  Вход на конференцию  Зум выполнить довольно просто, но об этом чуть позже.

Мессенджер  WhatsApp проиграл в том, что провести видеоконференцию  можно лишь с небольшой группой людей до 4-х человек, но и эта функция доступна ещё не всем моделям телефонов. Проводить собрание в текстовом формате, даже если вся  группа родителей онлайн, не целесообразно, так как невозможно отследить обратную связь и  ещё набор текста займёт массу времени.

Но родительская группа в WhatsApp  или Viber нам очень пригодится,  их можно использовать как главное  связующее звено в организации дистанционного родительского собрания.

Zoom — это интуитивно-понятное приложение, которое очень просто использовать. Загружаешь файл, нажимаешь — и можно работать.

Предлагаю для педагогов следующую последовательность шагов алгоритма проведения родительского собрания в онлайн формате на платформе Zoom.

Шаг 1. Скачать приложение зум на компьютер (планшет)и телефон. (Слайд где скачать плеймаркет, эплстор, в интернете)

Для чего на компьютере? Если Вы используете зум на компьютере, у вас есть возможность демонстрации экрана, что позволяет показать презентацию, любой формат документа, фото.

На телефон также рекомендую скачать приложение для оказания помощи родителям в подключении. (Вам лучше разбираться в обеих версиях, хотя они отличаются незначительно.)

Шаг 2. Зарегистрироваться. Регистрация обязательна для того, кто хочет организовать видеоконференцию. Сама процедура регистрации стандартная, предполагает наличие адреса электронной почты. (слайд регистрации)

Далее работа педагога ведётся  в родительской группе WhatsApp.

Шаг 3. Сделать объявление о предстоящем дистанционном родительском собрании (для первого собрания - не позднее, чем за две недели до планируемой даты) и предложить родителям  выбрать время проведения путём голосования. Я рекомендую предложить на выбор не более двух вариантов: будний день после 19.00 или выходной день во второй половине дня.

Хочу заметить, что на этом этапе отмечается  высокая заинтересованность родителей, так как есть возможность выбрать удобное для себя время.

Шаг 4. Выдать инструкции родителям в электронном и печатном виде. Подробнее обсудим её позже.

Следующий, важный шаг на пути к цели, это проведение пробной видеоконференции.

Шаг 5. Запланировать и объявить родителям о проведении пробной конференции. Отправить ссылку – приглашение в группу WhatsApp. (слайд запланировать)

Рекомендую планировать все конференции в телефоне, так будет проще и быстрее отправить ссылку-приглашение нужным контактам или группе контактов.

Она необходима для оценки уровня готовности родителей использовать приложение зум и чтобы в случае возникновения трудностей педагог мог оказать помощь.

Оценивает педагог такие параметры:

• Педагога организатора видно и слышно всем участникам;
• Педагогу и группе слышно и видно других участников;

Дату и время пробной конференции педагог определяет сам (не позднее, чем за неделю до основного собрания!). Рекомендую выбрать будний день после 19.00, когда большинство работающих находятся дома и могут выделить 5-10 минут.  Сама пробная конференция длится до тех пор, пока все запланированные родители не выйдут на связь. Следует принимать всех, кто находится в зале ожидания, эта информация будет появляться на экране, соответственно участникам конференции. Педагог принимает решение о завершении сеанса видеосвязи и покидает конференцию последний, убедившись, что все участники уже покинули конференцию.

Из личного примера: передо мной был список родителей, я отмечала каждого, кто входил, приветствовал меня, проверяя звук, видео и если не возникало проблем, я предлагала выйти из конференции. При возникновении проблем технического характера, я решала проблему в индивидуальном порядке, во время этой конференции или же позже при личной встрече.

Итак, все проблемы решены, родители вникли и готовы к участию основного собрания. Следующий этап, касаемый непосредственно педагога, это

Шаг 6. Подготовка к дистанционному родительскому собранию. Запланировать и отправить ссылку – приглашение с точной датой и временем.

На этом этапе педагог назначает секретаря, определяет выступающих (психолог, логопед, члены родительского комитета и т.д) и готовится сам. Стоит учесть, что выступления должны быть лаконичными, яркими без лишних фраз, это связано с лимитом времени конференции. Педагог лично проверяет тексты выступлений и если надо, корректирует.

За 3-5 дней педагог планирует по такому же принципу, как и пробную конференцию в зум и отправляет в родительскую группу WhatsApp ссылку приглашение с точным указанием даты и времени. (слайд)

Важно! Во время планирования включить автоматическую запись конференции. (слайд)

Шаг 7. Проведение дистанционного родительского собрания.

В день проведения собрания, педагог напоминает о предстоящем событии и ещё раз отправляет ссылку – приглашение.

Важно помнить, что время конференции ограничено и педагог, как организатор, начинает видеоконференцию не раньше,  чем за 5 минут до запланированного времени. Следовательно, стоит предупредить родителей о пунктуальности.

В начале собрания педагог регистрирует присутствующих. Секретарь пишет протокол.

Напоминаю, что для отслеживания обратной связи у всех участников включено видео, но выключен звук, чтобы не отвлекать выступающих. Педагог, следуя плану собрания,   передаёт слово выступающим.

• Голосование в чате.

Согласно протоколу родительского собрания, все вынесенные предложения подлежат процедуре голосования Голосование удобно провести в чате конференции, поставить заранее утверждённый смайлик «за» или «против». (слайд)

• Заключительный этап мероприятия.

Если у участников нет вопросов и раскрыты все запланированные темы, конференцию можно заканчивать. Если  собрание вышло за рамки отведённого времен и конференция прервалась, то её можно возобновить, предложив пройти по той же самой ссылке. Но о действиях при возникновении форс-мажорных обстоятельствах стоит договориться  заранее.

В завершении педагог благодарит за внимание, прощается и покидает конференцию в последнюю очередь, я повторюсь. Компьютер начнёт форматировать состоявшуюся конференцию (это займёт некоторое время), после чего вы сможете скинуть файл к себе на электронную почту и отправить в группу  WhatsApp, с пометкой «для тех, кто пропустил собрание».

Теперь осталось заверить протокол родительского собрания подписями членов родительского комитета  и педагогом.  

Теперь перейдём к инструкции для родителей. Учтя все возможные риски, своим родителям я предложила такую инструкцию.

Инструкция для родителей

1. Скачать приложение зум на телефон. (регистрироваться не надо!) (слайд)
2. Принять участие в пробной конференции. Выполнить все запросы приложения:

1. пройти по ссылке в указанное время;
2. ввести свою фамилию, имя, отчество;
3. в зале ожидания дождаться, пока организатор примет Вас;
4. разрешить все запрашиваемые приложением включения: видео, звук - вызов через интернет и т.д;(слайд)
5. убедиться в том, что Вас слышно и видно, в том, что Вы слышите и видите педагога и других участников;
6. найти чат и отправить смайлик (слайд)
7. если возникли проблемы, сообщить об этом педагогу , покинуть конференцию.

3. Принять участие в дистанционном родительском собрании:

1. пройти по ссылке;
2. включить своё видео, но отключить звук;
3. при желании задать вопрос или внести предложение, включить звук и поднять руку. (слайд)
4. принять участие в голосовании по предложенным вопросам (слайд);
5. покинуть конференцию;

При проведении дистанционного родительского собрания на цифровой платформе зум, я выделила плюсы и минусы.

 Один из самых существенных плюсов – это 100% охват родительской аудитории (включая участие и просмотр в записи).

Удобное для родителей место и время проведения, которое они могут выбрать сами.

 Обратная связь – видно участников собрания, их реакции, а у них в свою очередь, есть возможность задавать вопросы.

И всего один минус можно выделить – это то, что в условиях нашего ДОУ пока воспитателям нет возможности широко проводить дистанционные мероприятия из-за отсутствия интернета, хотя и здесь возможно использование безлимитного интернета собственного гаджета. Но все-таки необходимо понимать, что широкое применение онлайн форм требует цифровизации дошкольных образовательных организаций.

Таким образом, получив положительный  опыт проведения родительского собрания онлайн, хочу подчеркнуть то, что организация онлайн взаимодействия с родителями не трудна и  имеет много преимуществ, а также позволяет разнообразить формы работы с родителями.