Бережливое образование. "Оптимизация процесса "Формирование личного дела воспитанника"
презентация

Слайд 1

Челябинская область 1 МКДОУ «Детский сад №2» г.Пласта Презентация защиты проекта по внедрению бережливых технологий в системе образования Челябинской области Заведующий МКДОУ д /с №2 г.Пласта Никонова Жанна Андреевна « Оптимизация процесса « ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА ВОСПИТАННИКА » Пласт - 2023г .

Слайд 2

2

Слайд 3

ШАГ 1 Карта текущего состояния процесса «ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА ВОСПИТАННИКА» ВПП (время протекания процесса) – 81 мин. - 110 мин. 3 3 4 Родитель Приходит в ДОУ в кабинет ответственного за прием ребенка ДОУ Параметры шага 3 мин. – 5 мин. Нет на рабочем месте ответственного за прием ребенка Временные потери при заполнении бланков документов (вручную) Нет бланков Невнимательность, ошибки во время заполнения, длительный временной процесс устранения ошибок (переписывание всего документа) ВХОД Ответственный за прием ребенка Знакомит родителя (законного представителя) с нормативно- правовой базой и Локальными актами ДОУ Параметры шага 40 мин.- 50 мин Ответственный за прием ребенка Предоставляет бланки документов для заполнения (вручную) Параметры шага 3 мин. – 5мин. Родитель Заполняет заявление на прием ребенка в ДОУ (вручную), фиксирует факт ознакомления с нормативно- правовой базой и Локальными актами ДОУ Параметры шага 5 мин. – 8 мин. Родитель Заполняет заявление - согласие на обр аботку персональных данных ( вручную) Параметры шага 5 мин. – 7 мин. Ответственный за прием ребенка Регистрирует в журнале заявление родителей Параметры шага 1 мин. – 2 мин. Ответственный за прием ребенка , родитель Заключают договор в 2-х экземплярах ( вручную) Параметры шага 10 мин. – 13мин. 2 Ответственный за прием ребенка Издает распорядительный акт о зачислении ребенка в ДОУ Параметры шага 6 мин. – 8мин. 1 ВЫХОД Ответственный за прием ребенка Формирует личное дело воспитанника Параметры шага 5 мин. – 7мин. ШАГ 9 1 3 ШАГ 2 ШАГ 4 ШАГ 5 ШАГ 6 Ответственный за прием ребенка Принимает у родителя ксерокопии документов (свидетельство о рождении ребенка; регистрация ребенка). Выдает расписку. Параметры шага 3 мин. – 5 мин. ШАГ 7 ШАГ 8 2 ШАГ 3 4 Челябинская область

Слайд 4

Проблема Коренная причина Способ решения 1 . Нет на рабочем месте ответственного за прием ребенка Нет графика приема родителей по вопросам оформления в ДОУ ребенка Создание графика приема родителей по в о просам оформления в ДОУ ребенка (экономия времени 10- 12 мин) 2 . Временные потери при заполнении бланков документов (вручную) Не подготовлен пакет документов для оформления детей в ДОУ. Создание буклета-памятки и страницы на сайте ДОУ. Заранее подготовленный пакет документов для оформления детей в ДОУ. Электронный вариант заполнения документов (экономия времени 22 - 25 мин ) 3 . Нет бланков Не подготовлены бланки Создание оцифрованной формы личного дела воспитанника. Заполнение в электронном виде (экономия времени 3-6 мин ) 4 . Невнимательность, ошибки во время заполнения, длительный временной процесс устранения ошибок (переписывание всего документа) Не оцифрована форма личного дела воспитанника Автоматическое предотвращение/исправление ошибки; не требуется переписывания ( перезаполнения ) всего документа (экономия времени 6-7 мин ) 4 Анализ проблем Челябинская область

Слайд 5

Пирамида проблем 5 НЕ ВЫЯВЛЕНЫ НЕ ВЫЯВЛЕНЫ 1. Нет на рабочем месте ответственного за прием ребенка 2. Временные потери при заполнении бланков документов (вручную) 3. Нет бланков 4. Невнимательность, ошибки во время заполнения, длительный временной процесс устранения ошибок (переписывание всего документа) Челябинская область 1 2 3 4

Слайд 6

Карта целевого состояния процесса « ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА ВОСПИТАННИКА » 6 ШАГ 5 ШАГ 4 ШАГ 3 ШАГ 1 ШАГ 2 ВПП (время протекания процесса) – 40 мин. - 60 мин. ШАГ 7 ВЫХОД ВХОД Родитель Приходит в ДОУ в кабинет ответственного за прием ребенка ДОУ Параметры шага 3 мин. – 5 мин. Ответственный за прием ребенка Знакомит родителя (законного представителя) с нормативно- правовой базой и Локальными актами ДОУ Параметры шага 10 мин.- 20 мин Родитель Предоставляет заполненную электронную форму личного дела воспитанника ( в электронном или распечатанном виде) Параметры шага 12 мин. – 15 мин. Ответственный за прием ребенка Регистрирует в журнале заявление родителей Параметры шага 1 мин. – 2 мин. Ответственный за прием ребенка Принимает у родителя ксерокопии документов (свидетельство о рождении ребенка; регистрация ребенка). Выдает расписку. Параметры шага 3 мин. – 5 мин. Ответственный за прием ребенка Издает распорядительный акт о зачислении ребенка в ДОУ Параметры шага 6 мин. – 7мин. Ответственный за прием ребенка Формирует личное дело воспитанника Параметры шага 5 мин. – 6мин. ШАГ 6 Челябинская область Предложения по улучшению 1 Создание графика приема родителей по вопросам оформления в ДОУ ребенка, размещение документов на сайте ДОУ 2 . Заранее подготовленный пакет документов для оформления детей в ДОУ. Электронный вариант заполнения документов. 3 . Создание оцифрованной формы личного дела воспитанника 4 . Автоматическое предотвращение/исправление ошибки 1 2 3 4

Слайд 7

7 Челябинская область Проблема Мероприятия по решению проблемы Ответственный срок Ожидаемый результат 1. Нет на рабочем месте ответственного за прием ребенка Создание графика приема родителей по вопросам оформления в ДОУ ребенка, размещение документов на сайте ДОУ Делопроизводитель 18.10.2023 Появилась возможность заполнения документов вне Учреждения. Временные потери при заполнении бланков документов (вручную) Заранее подготовленный пакет документов для оформления детей в ДОУ. Электронный вариант заполнения документов. Старший воспитатель 27.10.2023 Ознакомление с нормативно – правовой базой на официальном сайте ДОУ (родители (законные представители) заранее изучают всю необходимую документацию. Нет бланков Создание оцифрованной формы личного дела воспитанника. Заполнение в электронном виде Делопроизводитель 31.10.2023 Создана электронная форма личного дела воспитанников Невнимательность, ошибки во время заполнения, длительный временной процесс устранения ошибок (переписывание всего документа) Автоматическое предотвращение/исправление ошибки, не требуется переписывания ( перезаполнения ) всего документа. Делопроизводитель 31.10.2023 При заполнении электронной формы личного дела воспитанника, в случае, допущения ошибки, нет необходимости в переписывании всего документа, а также исчезла необходимость в заполнении второго экземпляра договора между МКДОУ и родителями (законными представителями) воспитанника (вручную), что также повлияло на сокращение времени. План реализации проекта

Слайд 8

Достигнутые результаты (было и стало) Время протекания процесса: 8 БЫЛО : 81-110 мин СТАЛО : 40-60 мин ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ или других ресурсов: 41-50 мин –единицы измерения 54% СНИЖЕНИЕ ВРЕМЕННЫХ ПОТЕРЬ ЗА СЧЕТ Создание графика приема родителей по вопросам оформления в ДОУ ребенка, размещение документов на сайте ДОУ Заранее подготовленный пакет документов для оформления детей в ДОУ. Электронный вариант заполнения документов Создание оцифрованной формы личного дела воспитанника. Заполнение в электронном виде Автоматическое предотвращение/исправление ошибки;, не требуется переписывания ( перезаполнения ) всего документа. Челябинская область

Слайд 9

Челябинская область 9 Выполнение плана реализации проекта Создана электронная форма личного дела воспитанников Ознакомление с нормативно – правовой базой на официальном сайте ДОУ (родители (законные представители) заранее изучают всю необходимую документацию. При заполнении электронной формы личного дела воспитанника, в случае, допущения ошибки, нет необходимости в переписывании всего документа, а также исчезла необходимость в заполнении второго экземпляра договора между МКДОУ и родителями (законными представителями) воспитанника (вручную), что также повлияло на сокращение времени. Появилась возможность заполнения документов вне Учреждения.

Слайд 10

Челябинская область 10 Результаты реализации проекта 81-110 мин 40-60 мин Было

Слайд 11

Стандарт реализации процесса (алгоритм) «Формирование личного дела воспитанников» 11 Челябинская область

Слайд 12

12 Челябинская область Ссылка на сайт ДОУ (вкладка Бережливое образование) https://ds2-plast.ru/berezhlivyi-detskii-sad