Консультация для педагогических работников

«Правила оформления и представления презентаций»

Автор работы:

Бруданина А.П.

педагог дополнительного образования

Содержание

1. Понятия «презентация» и «мультимедийная презентация» в системе образования        

2. Планирование презентации        

3. Оформление презентации        

3.1. Фон        

3.2.Текст в презентации        

3.3. Графические объекты в презентации        

3.4. Таблицы в презентации        

3.5. Схемы в презентации        

3.6. Использование аудио и видео        

3.7. Анимационные эффекты        

4. Выступление с презентацией        

Список использованной литературы        

1. Понятия «презентация» и «мультимедийная презентация» в системе образования

Презентация (от лат. praesento – передаю, вручаю или англ. present – преподносить) - это современный эффективный способ устного или письменного представления информации, в котором удачно сочетаются возможности справочника, методической или дидактической разработки и т.д.

Мультимедийная презентация – презентация, выполненная с помощью специализированной программы на компьютере, в которой задействованы все современные мультимедийные возможности: она включает графику и анимацию, тексты и таблицы, фотографии, видео- и аудиоматериалы.

Каковы преимущества применения мультимедийных презентаций

- происходит одновременное включение зрительного и слухового восприятия, что повышает эффективность восприятия информации;

- увеличивается выразительность, наглядность и зрелищность излагаемого материала;

- происходит структурирование излагаемого материала, ориентированное на цели выступления;

- весь отобранный и подготовленный материал представляется в концентрированном, сжатом виде;

- создаются оптимальные условия для восприятия информации (общие дизайнерские или частные – анимационные – решения);

- исключается вероятность ошибочной трактовки мыслей.

2. Планирование презентации

Любое планирование включает в себя выяснение следующих вопросов:

- что конкретно нужно донести до аудитории по заданной теме;

- за какое время;

- в какой последовательности;

- какова будет роль, функция презентации (сопровождение, иллюстрация и пр.).

Планирование своего выступления с презентацией – это начало, первый этап планирования презентации.

Начнем с титульного листа.

Как правило, титульный лист презентации должен содержать название работы и имена авторов.

В другом варианте титульный лист может, кроме названия, содержать эпиграф, нужную, актуальную для выступления цитату или эмоционально значимый рисунок – то, что активизирует внимание слушателей, поможет создать проблемную ситуацию или эмоциональный настрой, требующийся для восприятия информации. Еще один элемент, который можно включить в титульный лист, – название организации, к которой принадлежит выступающий или от имени которой он говорит. В этом случае, когда на титульном листе размещаются рисунок, эпиграф, цитата или название организации, имена авторов могут быть вынесены на последний слайд.

Второй этап планирования презентации включает в себя решение о том, какие разделы необходимо включить, каково назначение каждого из них. Разместите их в логическом порядке и определите порядок выступления.

При планировании презентации желательно рассортировать возможные

элементы на группы:

1. То, что обязательно должно быть включено.

2. То, что желательно включить.

3. То, что можно будет сказать, если будет время.

Необходимо помнить, что нельзя охватить все. Стройте презентацию только на тех фактах, которые могут заинтересовать всю аудиторию целиком или на тех, без которых нельзя обойтись при объяснении (пусть и не интересных). Старайтесь не включать ничего утомительного, неизвестного для большинства.

Третий этап планирования презентации – ее завершение. Продумайте логически выверенное завершение.

Цель презентации обязательно диктует окончание, которое должно быть обдумано заранее. Оно может включать:

− краткое описание изложенных фактов и аргументов – в этом случае завершение – это обобщение, подведение итогов, суммирование;

− список использованной литературы – в этом случае завершение презентации словно вовлекает слушателей в самостоятельное изучение проблемы;

− благодарность за внимание – жест вежливости;

− эмоциональные эффекты (изображения, вопросы, цитаты) – в этом случае финал предлагает некие размышления, есть ориентация на сохранение эмоционального, а не рационального эффекта.

Профессионалы продумали возможные сценарии заключения и даже привели их классификацию:

− Заключение «Счастливый конец» предполагает перечисление сильных сторон и преимуществ предмета вашего изложения.

− В заключении «Айсберг» последний слайд с изображенным айсбергом сведет воедино факты, доказательства, и примеры, находящиеся под поверхностью воды и поддерживающие вершину айсберга.

− Заключение «Головоломка-конструктор»: нужно разбить цели аудитории на несколько частей и показать, как ваши рекомендации дают решение для каждой части, обеспечивая общее решение.

− «Эмоциональное заключение» может завершаться цитатой.

3. Оформление презентации

3.1. Фон

Фон является элементом заднего (второго) плана. Он должен выделять, оттенять, подчеркивать информацию, находящуюся на слайде, но не заслонять ее.

Использование разных фонов на слайдах в рамках одной презентации не создает ощущения связанности, стильности, комфортности.

Чтобы избежать данной ошибки, составление цветовой схемы презентации должно начинаться с выбора двух главных функциональных цветов, которые используются для фона и обычного текста.

Сочетание двух цветов – цвета текста и цвета фона существенно влияет на зрителя: некоторые пары цветов не только утомляют зрение, но и могут привести к стрессу.

Традиция нашего восприятия связана с тем, что фон должен быть светлым, а текст темным. Этот контрастный образ пришел от «книжного» текста. В печатных текстах мы сталкиваемся с максимальным контрастом: черный – белый. Мы к нему привыкли, глаз он не утомляет. Однако восприятие текста с экрана имеет несколько иную специфику. В частности, экран генерирует излучение, и поэтому резкий контраст цвета и фона утомителен для глаза. Есть приемы, при помощи которых можно этот резкий контраст смягчить. Например, можно выбрать фон и цвет в одной гамме, только сделать фон максимально светлым, а шрифт – темным.

Необходимо запомнить еще одно правило выбора фона.

Любой фоновый рисунок повышает утомляемость глаз обучаемого и снижает эффективность усвоения материала.

Использование фотографий в качестве фона не всегда удачно из-за трудностей с подбором шрифта. В этом случае надо либо использовать более или менее однотонные, иногда чуть размытые фотографии, либо располагать текст не на самой фотографии, а на цветной подложке.

3.2.Текст в презентации

Выбор шрифта

Не экспериментируйте со шрифтами. Шрифт - сложнейший элемент дизайна. Испортить слайд неумелым использованием шрифтов проще простого. При оформлении презентации лучше всего использовать следующие шрифты:

Для оформлении презентации лучше всего использовать следующие шрифты:

− Arial,

− Comic Sans MS,

− Courier,

− Georgia,

− Tahoma,

− Times New Roman,

− Verdana.

Выбор размера (кегля) шрифта к заголовку и к основному тексту

Кегль шрифта зависит от типа, фона презентации, проекционного оборудования.

При оформлении заголовков необходимо использовать кегль от 28 пунктов.

Не следует использовать выделения подчеркиванием, потому что в восприятии активных пользователей Интернет подчеркивание связано с гиперссылкой.

При оформлении основного текста необходимо использовать кегль от 20 пунктов.

Текстовая перегруженность

Не помещайте на слайд целиком то, что вы намерены сказать словами. Большой текст будет очень трудно прочитать и почти невозможно запомнить. Старайтесь максимально сократить длину предложений, отказаться от вводных конструкций и иных грамматических «излишеств». Текст в презентации должен быть простым, лаконичным, напоминающим тезисы (если, конечно, вы не работаете с цитатой). Просто мысленно убирайте по очереди каждое слово из предложения и смотрите, изменится ли смысл. Если нет - безжалостно выкидывайте это слово. Вот как можно было

бы написать этот абзац на слайде:

Не пишите весь текст прописными буквами.

СЛОВО, НАПИСАННОЕ ОДНИМИ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ,

УТРАЧИВАЕТ ИНДИВИДУАЛЬНОСТЬ И СЛИВАЕТСЯ С ДРУГИМИ.

Выравнивание текста

В некоторых презентациях текст, как бы «плывет». Например, на рисунке мы видим, что заголовок выровнен по правому краю, а основной текст – по левому.

В частности, текст в несколько абзацев будет лучше смотреться, если установить красную строку и выдержать интервал между абзацами.

3.3. Графические объекты в презентации

При использовании графических объектов в презентации необходимо учитывать некоторые моменты.

1) Не использовать рисунков, фотографий плохого качества и с искажениями

пропорций.

2) Корректно применять иллюстративный материал на слайде.

3) Равномерно и рационально использовать пространство на слайде

Предлагаю соблюдать следующие правила:

- перед размещением на слайд каких-либо объектов для создания четкой композиции, правильного взаимного расположения объектов и соблюдения пропорций нужно устанавливать на слайде сетку и направляющие линий (Вид → Сетка и направляющие);

- учитывать границы расположения объектов на слайде

Если текст первичен, а графика – это всего лишь иллюстрация, то лучше разместить текстовый фрагмент в левом верхнем пространстве слайда, а графический объект – внизу справа. Если же графический объект является

смысловой доминантой слайда, а текст – это комментарий к рисунку, то в этом случае взаимное расположение нужно сделать иначе: рисунок сверху слева, а текст– внизу справа.

3.4. Таблицы в презентации

Не стоит вставлять в презентации большие таблицы: они трудны для восприятия лучше заменять их графиками, построенными на основе этих таблиц.

 Если все же таблицу показать необходимо, то лучше оставить как можно меньше строк и столбцов, привести только самые необходимые данные. Это также позволит сохранить необходимый размер шрифта, чтобы таблица не превратилась в медицинскую таблицу для проверки зрения.

И все же не следует разбивать таблицу и размещать ее отдельные части на разных слайдах, если при этом вы забыли на одном из слайдов (обычно, втором) отметить функциональные и содержательные поля таблицы.

3.5. Схемы в презентации

Использование схем в слайдах делает презентацию более эффективной.

При использовании схем в слайдах, созданных при помощи инструментов Автофигур, необходимо учитывать следующие моменты:

− Выравнивать ряды блоков схемы - добиться этого на глаз довольно трудно. Помогут сетка и направляющие линии.

− Выравнивать расстояние между блоками, если расстояния между прямоугольниками разные.

− Добавлять соединительные стрелки. MS PowerPoint предоставляет большой выбор различного вида стрелок, однако для структурной схемы лучше всего воспользоваться соединительными линиями. У такого рода линий есть очень привлекательная особенность: они «привязываются» к связываемым объектам. В дальнейшем, при перемещении фигур, стрелки будут двигаться вместе с ними.

При создании схем на слайде с помощью Организационных диаграмм необходимо учитывать ряд особенностей, например, связь между составными частями схемы.

3.6. Использование аудио и видео

Использование аудио и видео может как способствовать усилению эффекта, так и утомить. Это возможно при несоблюдении следующих моментов.

- При использовании звуковых средств обучения длительность звукозаписи допустима в пределах 25-30 мин, если при этом используется музыка, то на 5 мин больше.

- В презентации не стоит использовать музыкальное сопровождение, если, конечно, оно не несет смысловую нагрузку (трудно одновременно слушать педагога и музыку).

- Видео-, кино-, телематериалы могут быть использованы полностью или фрагментарно – в зависимости от целей, которые преследуются. Существуют следующие нормы использования аудио и видео, учитывающие динамику работоспособности ребенка:

- продолжительность фильма на одном занятии не должна превышать 10-15 мин,

длительность фрагментов – 4-6 мин, общее количество фрагментов на одном занятии– не более 2-3;

- количество кадров в диафильме не должно превышать 25;

- нельзя использовать два фильма на одном занятии, но показ фрагментов из двух разных фильмов (в качестве сравнения, взаимодополнения и пр.) вполне целесообразен.

3.7. Анимационные эффекты

Большое влияние на подсознание человека оказывает анимация. Четкие, яркие, быстро сменяющиеся картинки легко влияют на подсознание. Причем чем короче воздействие, тем оно сильнее.

Анимационные эффекты не должны быть самоцелью.

Не стоит думать, что чем больше различных эффектов – тем лучше. Чаще всего неудобочитаемые, быстро появляющиеся и сразу исчезающие надписи не вызывают ничего, кроме раздражения.

Анимация допустима либо для создания определенного настроения или атмосферы презентации (в этом случае анимация тем более должна быть сдержанна и хорошо продумана), либо для демонстрации динамичных процессов, изобразить которые иначе просто не возможно (например, для поэтапного вывода на экран рисунка).

Отметим, что любой движущийся объект понижает восприятие, оказывает сильное отвлекающее воздействие, нарушает динамику внимания.

Основная роль анимации в текстовых презентациях – это решение вопроса дозирования информации.

Люди, как правило, лучше воспринимают информацию «порциями», небольшими, завершенными со смысловой точки зрения фрагментами. Именно анимация позволяет решить эти задачи, когда текст появляется на слайде фрагментами, поэтапно. Такой же поэтапный ввод информации хорош для логических схем, блок-схем, которые словно строятся на глазах у слушателей, отражая логику говорящего. Анимационные эффекты сродни театральным: они могут решать и эмоциональные задачи. Например, на слайде демонстрируются два объекта: один из них «положительный», другой – «отрицательный». С помощью несложных анимационных эффектов входа, выхода, выделения и перемещения можно выстроить определенную композицию, при которой объект «-» исчезает, растворяется, а объект «+» словно занимает его место, перемещаясь в центр слайда и увеличиваясь в размерах. Подобных эмоциональных решений можно создать множество.

4. Выступление с презентацией

Проработайте структуру выступления и визуально представьте ее в презентации: преобразуйте цифровую информацию в понятные диаграммы, используйте рисунки и фотографии в качестве дополнения к выступлению; сформулируйте заголовки, способные отразить основную суть слайда и настроить аудиторию на нужный лад; создайте заключение с наиболее важными тезисами презентации.

Осмыслите, как будет взаимодействовать ваше выступление с презентацией, какие слайды будут соответствовать тем или иным частям вашего выступления, как вы будете работать со слайдом. Рассмотрим несколько возможных вариантов взаимодействия устного выступления и слайдов:

1) слайд – это иллюстрация, к которой обращается выступающий, предлагая рассмотреть, обращая внимание на детали и подробности, сравнить, сопоставить и пр., а далее делает соответствующие выводы, обобщает наблюдения, которые сделаны им вместе с аудиторией;

2) слайд – это материал, который нуждается в комментарии, например, высказывание, суть которого комментирует выступающий, схема или диаграмма, которые требуют пояснений;

3) слайд содержит материал, который нуждается в примерах и подробностях, т.е. на слайде дан тезис, который выступающий разворачивает в своем выступлении, иллюстрирует примерами;

4) слайд содержит вывод, обобщение, выжимку из сказанного выступающим, и в этом случае его текст не нуждается в проговаривании, слушатели могут прочитать его самостоятельно, отдыхая от голоса докладчика;

5) слайд содержит вопрос, формулировку целей и задач выступления или представляемого проекта, исследования, и в этом случае информация со

слайда также в проговаривании не нуждается.

Приведенные примеры – это лишь отдельные варианты взаимодействия

выступающего с презентацией. Все возможные варианты предусмотреть невозможно и не нужно. Главное – придерживаться правила обязательно продумывать, о чем вы будете говорить, когда на экране появится определенный слайд, как будут взаимодействовать «речевой» и визуальный компоненты выступления.

Если вы учтете все сказанное, аудитория не будет разрываться между слушанием и чтением с экрана. Выступающий и презентация будут работать, как слаженный механизм, все элементы которого взаимодействуют и поддерживают друг друга.

Главный запрет для выступающих с презентацией: слайды – это не суфлерская подсказка, их ни в коем случае нельзя читать!

Это объясняется следующими причинами. Визуальное восприятие информации намного быстрее, чем аудиальное, мы читаем быстрее, чем выступающий проговаривает текст. Поэтому при чтении презентации получается своеобразное эхо, которое по сути является серьезной помехой для аудитории: текст мы воспринимаем как бы дважды – читая (быстро) и со слуха (чуть медленнее). Этот бессмысленный «шум», в который превращается речь выступающего, рождает подсознательное раздражение, потому что мешает нам, отвлекает наше восприятие. Слушатели отвлекаются, внимание теряется, раздражение накапливается: в конце концов, я умею читать сам, – думает слушатель.

Чтение презентации может погубить самое разумное, самое интересное выступление.

Темп выступления:

Нашему сознанию требуется некоторое время, чтобы хотя бы просто осмыслить картинку, которая появилась перед глазами. Человек успевает заметить изменение окружающей ситуации приблизительно за 0,1 - 0,3 секунды. Этого времени вполне достаточно для того, чтобы понять, что изображено, но не достаточно для того, чтобы вчитаться и осознать, осмыслить, зачем это появилось перед глазами. Для того чтобы вчитаться и осознать, нужно времени значительно больше – в два, а то и в три раза – в зависимости от объема информации, степени ее сложности и особенностей представления на слайде.

Итак, основной критерий, по которому определяется время на демонстрацию слайда, – это особенности самого слайда (текстовая или графическая информация, ее объем, насыщенность слайда анимационными эффектами и пр.) Эмпирически установлено, что для демонстрации одного слайда на экране необходимо от 20 секунд до 3-5 минут (такая длительность нужна обычно для сложных анимационных слайдов, на которых информация появляется постепенно). Темп представления информации всегда корректируется выступающим исходя из реакций аудитории, на которые необходимо чутко откликаться. Если какая-то картинка (или слайд целиком) появилась на 5 секунд, а вы не дали возможности её рассмотреть и тут же сменили её другой, то аудитория не будет вами довольна: она будет считать, что вы её подгоняете!

Планируя выступление, целесообразно помнить о так называемой «кривой внимания», отражающей особенности человеческой психики, ее способность концентрироваться и сосредоточиваться в процессе восприятия информации на слух.

На графике отчетливо видно, что первая половина времени выступления характеризуется для слушателей тенденцией к снижению внимания, которое происходит достаточно медленно. Далее, в течение еще одной четверти времени, внимание начинает снижаться более резко, а в течение последней четверти – возрастать. Из этого можно сделать некоторые выводы. Во-первых, те идеи, которые слушатели должны запомнить,

лучше сформулировать в начале и в конце выступления. Во-вторых, «критической точкой» для внимания слушателей является третья четверть времени (между двадцатой и тридцатой минутами), и в этот период выступающий должен предпринимать шаги, способствующие активизации внимания (менять виды деятельности аудитории, давать эмоциональную разрядку и пр.) Разумеется, эти данные относительные, потому что способность к концентрации и сосредоточению внимания зависит от многих причин, в частности от степени мотивированности слушателей, от их заинтересованности темой выступления. Важно также учитывать, какое по счету ваше выступление (в процессе длительного слушания внимание притупляется).

Смена слайдов:

Не делайте презентацию полностью автоматической.

Представьте себе, например, что вы настроили смену слайдов по времени (истекло положенное время, и слайд сменился!) а во время доклада вам кто-то из присутствующих подал реплику, задал вопрос, и вы оказались вынуждены потратить на ответ 20 секунд. Произошла смена слайда, пошли один за другим ваши тезисы на новом слайде, а вы все ещё комментируете ушедший слайд. Вам придется извиняться, останавливать показ, возвращаться на нужный слайд, продолжать комментарии, а затем снова запускать презентацию, но уже из середины. Несомненно, впечатление будет скомкано!

Список использованной литературы

1. Брыкова, О.В. Рекомендации по оформлению и представлению презентаций / О.В. Брыкова, З.Ю. Смирнова, Ю.В. Ээльмаа.- Спб.: Региональный центр оценки качества и информационных технологий, 2008.